なぜシフト作成には時間がかかるの？自動化で時間＆手間を短縮しよう！

シフト作成において、当日の業務量や従業員の希望をすべて網羅するためには、考慮する点が多く、シフト作成の度に頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、シフト作成時に時間がかかる要因やその解消方法について解説します。

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シフト作成に時間がかかる4つの原因

なぜシフト作成に時間がかかってしまうのでしょうか。ここでは、主に4つの原因についてひとつずつ明らかにしていきましょう。

従業員の希望が噛み合わない

従業員の人数が増えれば増えるほど、シフト作成は煩雑になりがちです。従業員には、休みの希望だけでなく、早番遅番といった時間帯の希望もあります。全ての要望を受け入れると、公平性が保てない、シフトが埋まらないという事態に陥ってしまう場合があります。

シフト作成の条件が難しい

シフト作成時は、コンプライアンスが遵守されているかどうか、チェックの徹底が重要です。しかし、さまざまな勤務時間のパターンがある職場においては、休日数、労働時間超過、連勤上限の問題に気づきにくくなります。そのため、知らぬ間にコンプライアンスに抵触していた、という可能性もあり得ます。

シフトの提出が遅い

希望シフトの提出が遅いと、その分シフト作成も滞ってしまいます。期日を伝えていても、出し忘れや訂正依頼が発生する可能性はゼロではありません。未提出の従業員に対する催促に手間がかかり、シフト作成に日数を要してしまうおそれがあります。

まとまった時間が取れない

シフト管理者は、自分の業務をこなしながらシフト作成をします。そのため、シフト作成だけに多くの時間を割くのは難しくなりがちです。業務が忙しいばかりになかなか取りかかれず、従業員の希望や勤務の条件を考慮すると、余計に時間がかかってしまい、頭を抱えてしまう場合もあるのではないでしょうか。

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シフトの作成時間を短縮するには？

紙やエクセルで作成している場合、変更があった際の修正に手間がかかり、通常業務の時間を奪われてしまいがちです。そこで、作成時間を短縮する方法を探っていきましょう。

シフトに関するルールを作る

希望シフトの提出期限や希望の休みの数を含め、シフトに関するルールを定めてみましょう。ルールに則って進めていくと、平等なシフトが作りやすくなるはずです。

従業員と良好な関係を築く

日ごろから、従業員同士がコミュニケーションをとり、良好な関係を築いておくことも重要なポイントです。急なシフト変更にも快く応じるなど、いざという時にもフォローし合えるでしょう。

シフトの自動作成ツールを使う

毎月のシフト作成にかける時間を短縮させるため、シフト表を自動的に作成するためのツールを導入するのもひとつの手です。自動作成ツールには、エクセルのテンプレートを利用するタイプや、定額で利用できるクラウドサービス、オーダーメイドによるシステム開発など多くの種類が存在します。

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シフトの自動作成ツールを導入する3つのメリット

シフト管理者は、従業員のシフト希望を考慮しつつ、全体のバランスを考えてシフト表を作成しなければいけません。こうした問題を解決する手段として、シフト自動作成ツールがおすすめです。ここからは、シフト自動作成システムを活用するメリットをご紹介します。

1．短時間でシフトが完成する

ツールを活用すると、以前と比べてシフト作成の工程が短縮でき、短時間でシフトが完成します。そのため、シフト作成に要していた時間を他の業務に充てられるようになるでしょう。

2．急なシフト変更にも対応できる

急病などによる欠員が生じた場合、ヘルプ要員を配置しなければなりません。しかし、急なシフト変更を手作業で行う場合、人員配置や通算労働時間を的確に把握できず、コンプライアンスに抵触する恐れもでてきます。しかしツールを活用すれば、このようなミスは限りなく減らしていくことができます。

3．コストカットに繋がる

適切な人員配置は、人件費のコストカットにつながります。シフトの偏りで1日の人件費がオーバーしないよう、ベテランと新人をうまく配置してコストを平準化しましょう。適切なシフト管理は、業務効率の改善や人件費の適正化を可能とし、結果として収益性の向上を図れます。

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時間短縮に最適！シフト自動作成ツールの選び方

シフト自動作成ツールには、無料でテンプレートをダウンロードできるタイプから、定額制のクラウドサービス、大企業向けのオーダーメイドなど、さまざまなタイプがそろっています。そこで、ここでは自社に最適な自動作成ツールの選定方法について説明します。

職場に合った機能があるか

シフト制といってもそのパターンはさまざまであるため、自社に最適な機能を持った自動作成ツールを選ぶ必要があります。複雑なシフトにも対応をしているか、職場のルールに沿った作成ができるかといった点を確認しましょう。

コストパフォーマンスが良いか

使いやすい機能が搭載されたシフト自動作成ツールであっても、コストパフォーマンスに優れていなければ、長くは使い続けられません。そのため、導入コストや月額料金をあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

従業員と共有しやすいか

従業員と社内情報を共有しやすいかどうかも重要なポイントです。クラウドタイプは、インターネット環境さえあれば、場所や機器を選ばずに誰でも利用できます。インターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを利用するため、社内情報の共有が容易です。

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導入＆共有が簡単！シフト作成ならクラウド型の「HRBEST」

TRYETINGのHRBEST（ハーベスト）は、導入までたったの2ステップで、複雑なシフト作成を瞬時に解決できます。クラウドタイプのため、いつでも最新版で、法改正にも随時対応可能。更新作業や買い替えといった面倒な作業は必要ありません。希望シフトの提出は、従業員が各自のスマホから簡単な入力をするだけで済み、提出したシフトはすぐにシフト表に反映されます。

まとめ

シフト勤務が多様化する中で、シフト管理者の負担増は課題となっています。シフト作成の効率化を図るには、HRBESTの活用が効果的です。シフト管理に多くの労力を要しているとお悩みの方は、ぜひHRBESTを利用して従業員が働きやすい環境づくりを目指してみてはいかがでしょうか。