シフト作成はどうして大変なの？シフト作成を楽にする5つのコツ

業務を滞りなく進めつつ、利益や生産性もふまえてシフトを作成することは、管理者の重要な仕事です。スタッフの希望も考慮しなくてはならず、作成の負担が大きいと感じる方も多いでしょう。毎月必ず行うシフト作成を、どのようにしたら効率良く行えるようになるのか、この記事でコツを解説します。

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シフト作成はなぜ大変なのか？

シフト作成が大変なのは、次のような点を踏まえることが必要であるためです。1つずつ見ていきましょう。

公平さが求められる

シフト作成で最も求められることは、公平さです。スタッフ全員の希望をすべて取り入れるのはかなり難しいことだからです。例えば、土日休みの希望が重なった場合に、一部のスタッフだけこの希望が叶わないと、不公平感が強まってしまいます。人数が多くなるほど、公平さを保つことが難しくなり、シフト作成の負担が増えることになります。

モチベーションに繋がる

せっかくスタッフがシフト希望を出しても、希望が受け入れられない月が続くと、満足度やモチベーションが下がってしまいます。1か月程度であれば、スタッフも理解を示してくれるかも知れませんが、何か月も続けば不満はつのるでしょう。さらに、どうしてもシフトが埋まらない日時があると、スタッフの誰かは必ず出勤しなくてはいけません。出勤してもらうよう直接交渉し、承諾をしてくれたスタッフも、理解はするもののモチベーションは上がらないでしょう。

期限内に作成しなければならない

シフトは、毎月作成しなくてはならず、しかも決められた日までにスタッフに提示する必要があります。シフトの提示が遅れるとスタッフの不満が溜まり、満足度も下がってしまうものです。スタッフからシフト希望を集めた後、シフト作成の作業に入りますが、作成期間は長くても1週間程度かかる場合が多いです。この期間には、通常の業務にシフト作成が加わりますので、ストレスを感じやすいでしょう。

コンプライアンスを守る必要がある

スタッフの休み希望が重なったときや、当日欠勤者の代わりに急遽出勤した場合などに、連勤や勤務時間超過を招いてしまうケースが多く見られます。特に、従業員が多い企業や、勤務時間のパターンが複数ある企業などでは、この状況を把握し切れずに、コンプライアンスに抵触する恐れがあります。シフト作成の際には、休日を確保する・時間外労働にならないよう確認するなど、コンプライアンスを遵守することが重要です。

作成に時間がかかる

シフト希望を紙に書いたり、Excelに入力している企業では、写し間違えや記入漏れ、入力ミスが起こることも多く、シフト作成に時間がかかりがちです。特に、早番や遅番が関係してくる職場であれば、さらに複雑な処理が必要です。全員分の要望をひとつにまとめなければシフト作成が始められず、作成者に大きな負担がかかります。

シフト作成には下調べも必要

シフト作成をスムーズに行うには、次のような項目を把握しておくと安心です。それぞれの内容について、詳しく解説しますので、作成前に確認しておきましょう。

必要な従業員数は？

最も重要となるのは、スタッフをどのくらい確保すべきかです。季節や曜日、時間帯などによって、業種ごとで必要なスタッフ数は変わってくる上、早番や遅番などの交代制をとっている企業では時間帯による配置も考慮しなくてはいけません。これまでのシフト実績と、実際の混み具合を照らし合わせた上で、必要なスタッフ数を数値化しておくのも有効でしょう。

従業員の熟練度は？

シフト作成には、各スタッフの経験年数も関係してきます。新人や、経験の浅いスタッフばかりが集まってしまっては、トラブル時の対応が不十分になるおそれがあります。各時間帯で、少なくとも1人は正社員あるいはベテランスタッフを配置し、トラブルに備えたシフト作りが重要です。客足が減る時間帯では、新人スタッフを増やして教育を重視するのも方法のひとつです。

人件費はかさんでいないか？

スタッフを雇うとなると、どうしても人件費がかさみます。スタッフの希望を優先したシフトを作ると、一部の時間帯に必要以上の人が集まってしまい、人件費がかさんでしまうのです。人件費がかさむことで、売上とのバランスが取りづらくなるため、適正な人員配置をすることで極力必要以上の人件費がかからないように心がけましょう。

大変なシフト作成を楽にする5つのコツ！

毎月のシフト作成を楽に行い、負担を減らすには、次の5つのコツをふまえておくと役立ちます。

従業員の協力を得る

シフト制を取り入れている企業では、大半がシフトに関して一定のルールを設けています。休みの日数や、出勤人数を増やしたい曜日などが例としてあげられますが、なかには自分の意見を通そうとするスタッフもいるでしょう。このようなときに、スタッフの協力を得られるような交渉を行い、お互いが気持ち良く仕事ができるための話し合いをしましょう。

従業員の教育に力を入れる

シフトを組んでいても、当日不測の欠勤が起こったり、急遽退職者が出る事態も発生します。このとき、幅広い業務をこなせるスタッフが増えると、急なシフト変更が起きても対応可能です。普段から、スタッフのスキルを磨く教育に力を入れ、スタッフ層を厚くしておくと、シフト作成がしやすくなります。

シフトに関するルールを制定する

シフトを提出する際に、ルールを決めておくのも大切です。提出期限を定める、1か月あたりに出せる希望休の日数を決めるなど、公平なシフト作成ができるようなルールとしましょう。このとき、スタッフに対してだけでなく、作成側もルールを守るようにし、全員が協力できる体制づくりを行いましょう。

提出期限に余裕を持たせる

先ほど紹介したように、シフト作成には時間がかかります。そのうえ、全員からシフト希望が集まるのにも時間が必要です。提出期限に余裕を持たせることで、お互いが安心できるほか、シフトが出来上がるのを早められる可能性も高まります。早めにシフトが決まれば、その後に変更が生じても調整しやすくなるため、スタッフも心の余裕を持つことができるでしょう。

シフト管理ツールを利用する

シフト作成の負担を減らすには、シフト管理ツールを使うのも大きなメリットがあります。シフト表を共有することで、リアルタイムでの表確認ができ、スタッフ・管理者双方の利便性が向上します。シフト管理をシステムが自動で行いますので、人的ミスを防ぎ正確なシフト作成が可能なのです。

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まとめ

シフト作成は、負担の大きい業務のひとつと考えられています。しかし、管理ツールを使うことで、手間を大幅に減らせるようになり、さらに時間も短縮できることから、働き方改革にもつなげられるのです。「HRBEST」には、無料お試しがありますので、この機会に体験されたうえで、導入を検討いただけますと幸いです。