シフト自動作成ツール導入の背景

LEOは新しいワークスタイルを実現する場所として、起業家やベンチャーの育成拠点「なごのキャンパス」や「NAGONO WORKBAR & SAUNA」を運営しています。
施設の運営において、シフト作成業務のノウハウが社員個人に溜まっており、会社として業務の標準化をすること、新たな事業を開始した際に、シフト作成業務を引き継ぎしやすくするために、シフト自動作成ツールの導入を決定しました。
また、「NAGONO WORK BAR & SAUNA」事業を開始したことで、LEOが運営管理する拠点が増加。施設を運営管理するマネージャごとのシフト作成業務に掛かる負荷を軽減するために、シフト自動作成ツールの導入を検討しました。

「HRBEST」を導入した理由

データが可視化され従業員の状況が見える化できる

勤務時間や休暇取得状況など、従業員の勤務状況を一目で把握できます。作成済みのシフト結果の一部を削除したり、変更した状態を初期状態にして計算を行うことも可能です。

シフトを自動で作成できる

人員配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせやリーダー業務の可否を考慮したシフト作成が可能。職場の規則・状況に最適化したシフトを作成します。

マネージャが全て取りまとめをするのではなく従業員がシフト希望を入力できる

人員配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせやリーダー業務の可否を考慮したシフト作成が可能。職場の規則・状況に最適化したシフトを作成します。

シフト作成を自動化して、コミュニケーションの密度を高める

～担当者からのメッセージ～
株式会社LEO　取締役COO　天野　貴文

「HRBEST」を導入してシフト作成業務の時間が減ることにより、マネージャはスタッフとのコミュニケーション、状況把握に割く時間を増やせるようになりました。
今までシフト作成に掛かる時間を極力抑えるために人数を絞っていましたが、今後は運営スタッフの人数を増員して、退職したパート、アルバイトの従業員などより多くの人が働きやすくなるような環境提供をしていきたいと思います。

シフト自動作成ツール導入の背景

1946年、愛知県名古屋市で創業。東海地区を中心に、ラーメンと甘党の店「スガキヤ」のチェーン展開を行っています。2023年6月末現在、スガキヤ257店舗、寿がきや23店舗、一得庵2店舗、木村屋2店舗を運営しています。

当社が展開している飲食店は現在286店舗あり、従業員数は延べ2500名以上です。現在は各店舗の店長がシフト作成を担当していて、その負担も大きい上、業務が属人化してしまっている状況です。

また、利益向上の観点では適切な人数配置が重要ですが、繁閑の予測が難しく課題となっていました。シフト作成の時間や負担を削減して他の業務に充てることができればと考えていたことがきっかけでした。

「HRBEST」を導入した理由

店長の負担と工数を大幅に削減したい

工数削減は人件費の削減に繋がりますので、店長の工数と負担を大幅に削減でき、属人化の解消も実現できることはやはり大きなポイントでした。

UMWELTとの連携も可能

また、当社はトライエッティングが展開する別サービス「UMWELT（ウムベルト）」も利用しており、店舗の需要予測を行っています。現在はその予測を「HRBEST」でのシフト作成にも活用できないかテストを行っているところで、この連携による良い効果も期待しています。

シフト作成にかけていた時間をサービス向上に充てる

～担当者からのメッセージ～

現在運営している飲食店は全部で286店舗ありますので、今回のシフト作成の工数削減のインパクトは大きいと考えています。「HRBEST」を活用して生まれた時間は、様々な面でのサービスの向上に充てられたらと思います。

アリス・エリザベス・ホームは、「その人らしく　あるがままに　豊かなくらしを支援する」という理念を掲げ、利用者が安心してメリハリのある豊かな暮らしを送るサポートをする知的障害者支援施設です。

常時介護を必要とする障害者が入所し、充実した設備・自然な環境の下で、その障害レベルに応じた介護、機能回復訓練及び余暇活動を実施し、個人の尊重を重視した利用者本位の考え方に基づき、生きがいと社会的参加を助長することを目的としています。

今回のHRBEST（ハーベスト）導入ですが、シフト自動作成AIを導入しようと考えたきっかけは何でしょうか？

全体で約60名いる職員の内、施設入所の担当職員約30人が夜勤を含む変形労働時間制のシフトで働いています。そのなかで、希望シフトの実現やシフトの偏りについて不公平感や不満が出てきてしまうという課題がありました。また、シフト作成に時間が多く取られている状況でもあったため、それらを解決できればと考えたことがきっかけでした。

HRBEST（ハーベスト）を活用してシフトを割り振ることで、シフト作成の職員の心的負担の軽減や、人数・時間調整などの業務を削減を実現できればと導入を決定しました。

利用して感じた「HRBEST（ハーベスト）」の特長は何でしょうか？

まずは、夜勤・変形労働時間制に対応していることです。抱えていた課題の特性上、夜勤・変形労働時間制のシフト作成に対応していることは必須条件でした。シフト作成のみのシンプルでリーズナブルなサービスで、夜勤・変形労働時間制に対応している使い勝手の良さから「HRBEST（ハーベスト）」を選びました。

また、希望シフトを加味した自動作成ができる上、手直しも可能であることです。職員それぞれの希望シフトを加味した上でシフトを自動で作成できるので、作業の量や時間を大幅に削減することができました。加えて、自動作成されたシフトを手動で編集できる点も使いやすいと感じています。

導入の効果を教えてください！

希望シフトを職員間で聞き間違えたり、周りを気にして休暇希望を言えないなどの不満が解消されました。また、シフト作成にかかる時間も約4分の1に削減できました。修正の手間も大きく減り、シフトの間違いも減らせるようになりました。

既存システムを置き換えず
導入可能なシフト作成AIとして、
製品を支えるコールセンタースタッフの
シフト作成に活用

健康家族は、1976 年の創業以来、「伝統にんにく卵黄」や「にんにく生姜」「熟成黒酢にんにく」などの健康食品の製造・販売を行ってきました。「『お客さま第一主義』～人任せにせず、自分たちの手で～」を理念として掲げ、自社でにんにくの有機栽培や研究を行い、高品質な製品を提供し続けています。

食に対する不信感が高まる今だからこそ私たちは、誠実であり続けたいと思っています。そのために、商品の開発から素材の生産販売・発送までを一貫して自社で行うことにより責任と自信を持ってお客さまへ商品をお届けする体制づくりにつとめています。

今回のHRBEST（ハーベスト）導入ですが、シフト自動作成A導入のきっかけは何でしたか？

コールセンターのスタッフのシフト作成では、毎月希望の公休を紙で回覧して確認していたため、これまでかなりの時間を要していました。加えてスタッフの希望通りのシフトにできるような調整が難しい状態でした。

また、勤怠システムの導入が決まっていたのですが、そのシステムにはシフト作成の機能がありませんでした。他のシフト作成ツールでは、勤怠システムと一体化していることが多く機能が重複してしまう上、価格も高い傾向がありました。

それらの課題を解決するシフト作成のためのAIツールを探していたところ、私たちの希望に合った「HRBEST（ハーベスト）」と出会いました。

利用して感じた「HRBEST（ハーベスト）」の特長は何でしょうか？

まず、必要最低限の機能で価格が安いことです。私たちが希望していた「シフト作成のみ」のツールで既存の勤怠システムともバッティングせず、過不足なくリーズナブルに利用できます。

また、機能の要望の声がすぐに反映されるなど、サポートも手厚く助かっています。

導入の効果を教えてください！

シフト作成時間を5分の3まで短縮することができました。あらかじめスタッフごとのスキルを登録しておけばそれを加味したシフトが自動で作成されるので、シフトを考える時間を大幅に短縮できました。だんだんと慣れていくので、毎回シフト作成するたびに時間が短縮されています。

また、これまでは紙で回覧して休み希望を出してもらっていましたが、「HRBEST（ハーベスト）」導入後は各々のスマホから提出ができるようになりました。また、それぞれの提出履歴も確認できるため、希望の有無がすぐ分かるようになりました。
決定したシフトもスマホで確認ができるので、これまでのように紙での回覧の必要がなくなり手間が省けペーパーレス化にも繋がりました。

今後の展望についてお聞かせください！

今後は、マニュアルを作成しシフト作成を持ち回りで担当できるようにしていけたらと思っています。より効率良くシフト作成できるように、上手くサービスを活用していきたいですね。