シフト自動作成ツール導入の背景

LEOは新しいワークスタイルを実現する場所として、起業家やベンチャーの育成拠点「なごのキャンパス」や「NAGONO WORKBAR & SAUNA」を運営しています。
施設の運営において、シフト作成業務のノウハウが社員個人に溜まっており、会社として業務の標準化をすること、新たな事業を開始した際に、シフト作成業務を引き継ぎしやすくするために、シフト自動作成ツールの導入を決定しました。
また、「NAGONO WORK BAR & SAUNA」事業を開始したことで、LEOが運営管理する拠点が増加。施設を運営管理するマネージャごとのシフト作成業務に掛かる負荷を軽減するために、シフト自動作成ツールの導入を検討しました。

「HRBEST」を導入した理由

データが可視化され従業員の状況が見える化できる

勤務時間や休暇取得状況など、従業員の勤務状況を一目で把握できます。作成済みのシフト結果の一部を削除したり、変更した状態を初期状態にして計算を行うことも可能です。

シフトを自動で作成できる

人員配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせやリーダー業務の可否を考慮したシフト作成が可能。職場の規則・状況に最適化したシフトを作成します。

マネージャが全て取りまとめをするのではなく従業員がシフト希望を入力できる

人員配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせやリーダー業務の可否を考慮したシフト作成が可能。職場の規則・状況に最適化したシフトを作成します。

シフト作成を自動化して、コミュニケーションの密度を高める

～担当者からのメッセージ～
株式会社LEO　取締役COO　天野　貴文

「HRBEST」を導入してシフト作成業務の時間が減ることにより、マネージャはスタッフとのコミュニケーション、状況把握に割く時間を増やせるようになりました。
今までシフト作成に掛かる時間を極力抑えるために人数を絞っていましたが、今後は運営スタッフの人数を増員して、退職したパート、アルバイトの従業員などより多くの人が働きやすくなるような環境提供をしていきたいと思います。

【導入背景】勤務時間帯が多様な宴会・レストランスタッフの複雑なシフト作成の負担を軽減したい

津山鶴山ホテルでは、勤務時間帯が多様な宴会・レストランスタッフのシフト作成が複雑で、担当者がシフト作成に費やす時間や負担が大きな課題となっていました。

そこで、自動作成ツールを活用することで、担当者の負担を軽減し、浮いた時間を他の業務にあてられるようにしたいと考えたことが、この度の「HRBEST」導入のきっかけです。

【導入の決め手と成果】シフト作成の負担・時間の削減や担当者の対応に高評価

シフト作成の時間や負担の削減

もともと手書きでシフトを組んだものをExcelなどに転記などして作成していましたが、シフト組みからシフト表への変換まで自動で行えるようになり、工数削減を実感しています。

トライエッティング「HRBEST」担当者の迅速・柔軟な対応

急なお願いや些細なことに対しても、トライエッティングの「HRBEST」の担当の方が迅速、柔軟に対応してくださりとても助かっています。

【担当者からのメッセージ】工数削減をすでに実感。今後のさらなる業務効率化にも期待

業種柄流動的なシフトのため、すべてを自動作成の通りに適用することは難しいのですが、作成されたシフトを参考に調整することで、以前に比べ、シフト作成の負担軽減や時間削減ができるようになりました。まだ慣れていない部分もありますので、今後ますます業務効率化していけることを期待しています。

アリス・エリザベス・ホームは、「その人らしく　あるがままに　豊かなくらしを支援する」という理念を掲げ、利用者が安心してメリハリのある豊かな暮らしを送るサポートをする知的障害者支援施設です。

常時介護を必要とする障害者が入所し、充実した設備・自然な環境の下で、その障害レベルに応じた介護、機能回復訓練及び余暇活動を実施し、個人の尊重を重視した利用者本位の考え方に基づき、生きがいと社会的参加を助長することを目的としています。

今回のHRBEST（ハーベスト）導入ですが、シフト自動作成AIを導入しようと考えたきっかけは何でしょうか？

全体で約60名いる職員の内、施設入所の担当職員約30人が夜勤を含む変形労働時間制のシフトで働いています。そのなかで、希望シフトの実現やシフトの偏りについて不公平感や不満が出てきてしまうという課題がありました。また、シフト作成に時間が多く取られている状況でもあったため、それらを解決できればと考えたことがきっかけでした。

HRBEST（ハーベスト）を活用してシフトを割り振ることで、シフト作成の職員の心的負担の軽減や、人数・時間調整などの業務を削減を実現できればと導入を決定しました。

利用して感じた「HRBEST（ハーベスト）」の特長は何でしょうか？

まずは、夜勤・変形労働時間制に対応していることです。抱えていた課題の特性上、夜勤・変形労働時間制のシフト作成に対応していることは必須条件でした。シフト作成のみのシンプルでリーズナブルなサービスで、夜勤・変形労働時間制に対応している使い勝手の良さから「HRBEST（ハーベスト）」を選びました。

また、希望シフトを加味した自動作成ができる上、手直しも可能であることです。職員それぞれの希望シフトを加味した上でシフトを自動で作成できるので、作業の量や時間を大幅に削減することができました。加えて、自動作成されたシフトを手動で編集できる点も使いやすいと感じています。

導入の効果を教えてください！

希望シフトを職員間で聞き間違えたり、周りを気にして休暇希望を言えないなどの不満が解消されました。また、シフト作成にかかる時間も約4分の1に削減できました。修正の手間も大きく減り、シフトの間違いも減らせるようになりました。

「お客さま第一主義』～人任せにせず、自分たちの手で〜

食に対する不信感が高まる今だからこそ私たちは、誠実であり続けたいと思うのです。そのために、商品の開発から素材の生産販売・発送までを一貫して自社で行うことにより責任と自信を持ってお客さまへ商品をお届けする体制づくりにつとめています

シフト自動作成ツールを導入しようと考えたキッカケを教えてください。

毎月、希望の公休を確認してシフトを作成するのにかなりの時間を要してしていました。なかなかみんなの希望通りにいかず調整も難しかったです。
また、会社で勤怠システムを導入決定していましたが、そこにはシフト作成のシステムがありませんでした。他社のシフト作成だと勤怠システムも一緒だったりで機能が重複し、価格も高かったです。
どうにか時間の短縮と勤怠システムにシフトがすぐ入れられるAIツールを探していたところ、私たちの希望に合ったツールを見つけました。

HRBESTを導入いただいた理由を教えてください。

• 必要最低限の機能で価格が安い
• 手厚いサポートがある
• シフト作成の時間短縮

ツールを導入してみてのご印象や効果などはいかがですか？

紙で回覧して休み希望を出してもらっていましたが、携帯から出してもらって履歴も残るので希望の有無がすぐ分かるようになりました。
携帯で自分のシフトも分かるので回覧する手間も省けています。
こちらから使用していて機能の要望などを出した後、すぐ実装された件もありとても助かりました。
シフトも人ごとにスキルを入れたら勝手に入れてくれるので考える時間が短縮できました。

今後の展望について教えてください

利用して半年がすぎ、少しずつ慣れシフト作成時間が毎回短縮されています。
マニュアル作成し今後シフト作成を担当化していけたらと思っています。
また、より効率よく作成できるようにうまくアプリを活用していきたいと思います。

お客様に寄り添った地域密着型スーパーを運営するかとりストアー

かとりストアーは生鮮食料品を中心としたスーパーマーケットを経営する長崎県の企業です。

地域社会に深く根差した密着型営業活動を行っている「かとりストア」では、生鮮食品から日用品、珍しい調味料まで揃えています。またコレモ大村内にある「大きな新鮮村」も経営しています。

『お客様の立場で、まごころ込めて、良い品を』を理念とし、お客様の視点に立った営業活動を続けています。従業員・取引先に感謝しながら地域社会と調和し、その発展に貢献する会社活動を実践しています。

【導入背景】細かな要望にも対応できるシフト作成サービスを導入したい

レジスタッフの雇用と定着率向上のため、細かな要望を反映した勤務シフトの作成にかなりの時間を要していました。これまで課題解決・改善のために数社と打ち合わせをしてきましたが、ニーズにマッチしない状況が続きました。

そんな中で、HRBESTはシンプルで使いやすい上、シフトパターンの複数作成など求める機能が揃っていたことから導入を決定しました。

利用して感じた「HRBEST（ハーベスト）」の特長

スタッフの細かな要望をシフトに反映できる

スタッフそれぞれの希望シフトを加味した上でシフトを自動で作成できるので、作業の量や時間を大幅に削減することができました。

スマホでシフト希望を提出でき、シフト作成を効率化できる

もともとシフト希望は紙で提出することになっていたため、提出忘れや遅れが課題でした。スマホで提出できるようになり、早く簡単に集められるようになりました。

60代の高齢スタッフでも簡単に使いこなせる

スタッフの半数は60代と高齢ですが、HRBESTのシフト提出システムは使いやすく、すぐに使いこなせるようになりました。

導入を含めたコスト負担が軽い

HRBESTは初期費用・サポート費用が不要で料金も定額なので、リーズナブルに利用することができています。

シフト回収・作成を効率化し、勤務しやすい環境を整えていきたい担当者からのメッセージ

もともとシフト作成には4日程度かかっていましたが、HRBESTを導入してからは半日で完了できるようになりました。機能改善要望の反映などサポートも手厚く、年間契約で利用させていただいています。

HRBESTを活用してシフト回収・作成を簡単にしてスタッフの手間も省き、以前よりもシフトを迅速に展開できるようにしていき、かとりストアで勤務しやすい環境を整えていきたいです。

月岡ホテル様について

創業370年の月岡城外濠跡の日本庭園に囲まれた老舗の宿です。 山形の四季とその食、文化、歴史を愛し「お食事」「接遇」「館内の雰囲気」を通してその魅力をお客様に提供することを理念としています。素朴でも温かい、おひとりおひとりに寄り添った気持ちの通い合うおもてなしをし、お客様に笑顔で帰っていただけるサービスを提供しています。四季折々の風情が織り成す景色、郷土の味覚、優しく包み込む美肌の湯、真心のおもてなしと、逢うたび笑顔で皆様をお迎えいたします。

導入背景

宿泊業を営む月岡ホテルでは、これまでスタッフのシフトや休み希望を紙やチャットツールなどで回収していました。しかし、回収方法が人によって異なっていたため、締め切りまでに希望を回収するためにリマインドを行う必要があり、回収後も情報の整理に手間がかかっていました。

また、スタッフの希望や労働時間、朝番・遅番などの配置バランスを加味しながらシフトを調整する作業に多くの時間を要しており、シフト作成担当者の負担が大きいことが課題となっていました。これらの課題解決に向けて検討していたところ、トライエッティングの「HRBEST」を知り、このたび導入に至りました。

シフト作成の手間を半減。HRBESTで業務効率と職場満足度が向上

HRBESTでは希望の回収から作成までを一貫して行うことができ、複雑な調整も自動化されているため、シフト作成にかかる時間が従来の半分に短縮されました。

また、スタッフの要望を効率良く回収でき、担当者の心的負担も軽減されました。これまでは希望回収のために、リマインドをしたり、提出方法がバラバラで集約に手間がかかっていました。HRBESTでは、締め切り設定ができ、一括で希望を回収できるようになったため、シフト作成担当者の心的負担も軽減。また、クラウド上での作業なので利便性も向上しました。

加えて、朝番・遅番の配置バランスなど、細かな事前設定が可能で、自動作成されたシフトに微調整をするだけでシフトが完成します。

スタッフの働きやすい環境づくりに、HRBESTを活用

これまでシフト作成担当者の負担が大きかったのですが、HRBESTを導入して半分の時間で完了できるようになりました。朝番・遅番などのシフト配置や労働時間の管理に活用し、スタッフの働きやすい環境づくりに取り組んでいきます。

にかほ市社会福祉協議会様について

にかほ市社会福祉協議会では、「安心して暮らせる福祉のまちづくり」に自覚と誇りをもって行動しようを理念とし、地域に暮らす皆様をはじめとして、行政機関、集落会長、民生委員・児童委員、社会福祉施設・社会福祉法人等の社会福祉関係者等の参加・協力のもと、地域の人々が住み慣れたまちで安心して生活することのできるまちづくりを目指し、さまざまな活動を行っています。

導入背景：送迎業務も含む、複雑なシフト作成を改善したい

福祉交流施設たんぽぽは、以下の3つの介護事業を展開しています。

• 訪問介護事業所
• 通所介護事業所（デイサービス）
• 短期入所生活介護事業所（ショートステイ）

特にデイサービス及びショートステイの事業所においては、職員の希望休を考慮したシフトの作成に多くの工数がかかっており、中でもデイサービスの事業所では、送迎業務を考慮した複雑なシフト作成に多くの時間がかかっていました。作業工数の削減に向けた取り組みを検討していたところ、ワンクリックでシフトが作成できる「HRBEST」の可能性を感じ、このたびの導入に至りました。

導入の決め手と成果：「HRBEST」で作業時間を80％削減、担当者の対応にも高評価

シフト作成の作業時間を10時間→2時間に

これまで合計10時間を要していたシフト作成業務が「HRBEST」で自動作成後、2時間程度の調整でシフトが完成。作業時間を80%削減することができました。

デイサービスの曜日ごとに、必要な送迎車を含めたシフトが作成可能

これまでシフト作成が複雑だった送迎車の運転業務を含むシフトも、「HRBEST」では自動で反映され、担当者の負担を大幅に軽減しています。

スムーズなサポートと安心感

機能の要望や質問の問い合わせをした際に、迅速なレスポンスが得られたことから、安心して長期的に活用できるツールだと評価いただきました。

担当者からのメッセージ：作業時間の大幅削減を実現、今後は更なる活用を

福祉交流施設たんぽぽ　管理者 小林　様

これまで、ショートステイの事業所に6時間、デイサービスの事業所に4時間と、シフト作成に都度合計10時間かかっていましたが、「HRBEST」導入後は自動作成後各1時間の調整で完成できるようになり、作業時間を80％削減することができました。「HRBEST」の担当者さんにご協力をいただきながら、今後は、厨房や看護師のシフト作成への展開や更なる機能活用を進めていけたらと考えています。