急なシフト変更は違法？企業側の対応方法やシフト変更する際の注意点

シフト制を採用している職場では、何らかの理由でシフトを変更しなければならなくなることがあります。しかし、確定したシフトを変更するのは違法になるリスクがあると聞いて、躊躇している方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、シフト変更の違法性や可能な限りシフト変更が発生しないようにするコツを紹介します。シフトを組むのは大変ですが、うまく運用することで使用者・労働者双方が快適に働ける環境を作れるでしょう。

▼更にシフト作成について詳しく知るには？
シフト表作成に役立つツールとは？メリットやおすすめは？

▼面倒なシフト作成をAIで自動化
シフト自動作成AIクラウドHRBEST紹介ページ

会社都合のシフト変更は違法？

時短営業や休業などにより、やむを得ずシフト変更が必要になることもあります。ただし会社都合でシフトを変更することは、法律で禁止されています。まずはシフト変更が違法になるケースとともに、変形労働時間制の場合についてもあわせて解説します。

シフト変更が違法になるケース

雇用契約で定めた労働条件について、従業員の同意を得ずに変更することは法律で禁止されています。シフト変更が違法になるケースは、主に以下の内容です。

・従業員の同意なく、シフト決定後に休みを変更する
・従業員の同意を得ずに、勤務時間をカットする
・雇用契約で定められた勤務日数分、シフトを入れない

法令違反を防ぐためにも、シフト変更時は従業員の同意を得なければなりません。合意内容を書面に記しておくなど、客観的に分かるようにしましょう。

シフト変更に違法性が認められないケース

シフト変更はどのような場合でも違法になるわけではありません。正当な理由に基づいていれば、正当なものとして認められます。例えば、次のような理由です。

・自然災害の被害を受けた
・設備トラブルで操業できない
・戦争・紛争に巻き込まれた
・大規模停電が発生した

不可抗力によって普段通りに業務を遂行するのが難しい場合は、シフト変更が正当なものと認められやすいでしょう。業務量や内容が止むなく大幅に変更されたときも認められる傾向があります。

変形労働時間制の場合

変形労働時間制とは、繁忙期や閑散期の業務量にあわせてシフトを組む方法です。労働基準法によると、変形労働時間制であっても会社都合のシフト変更は原則として認められていません。

ただ、天災地変や機械の故障、業務の大幅な変動など正当な理由があり、なおかつ適切な手続きが行われていれば特例として変更が認められます。この点は一般的な企業と同様といえるでしょう。

シフト変更すると休業手当の支払いが必要？

会社都合でシフトを変更する場合、休業手当を支払う義務があります。本項目では、休業手当の支払いが必要、または不要なケース、計算方法などについて詳しく解説します。

休業手当の支払いが必要なケース

会社都合でシフトを変更して従業員を休業させる場合、休業手当の支払いが必要となります。会社都合による休業とは、具体的に以下のケースが挙げられます。

・事業主の過失
・経営難、売上不足による業務量の減少など

経営難、売上不足や事業主の過失など会社都合による休業の際には、従業員に休業手当を支払わなければなりません。

休業手当の支払いが不要なケース

休業に至った原因が停電、地震による天災など不可抗力によるものであった場合は、休業手当の支払いは不要です。不可抗力による休業の例は、具体的に以下の通りです。

・地震、落雷など自然災害
・戦争・紛争などが発生したとき
・大規模な感染症の流行が発生したとき

休業する理由が不可抗力に該当するか判断しにくいときは、弁護士などの専門家に相談したほうがよいでしょう。

シフトを変更したときの休業手当の計算例

シフトを変更したことで休業手当の支払い義務が発生した場合は、関連法令に基づいて金額を計算し、支給しなければなりません。

休業手当の支給金額が不足していると法令違反になるため、正しい計算方法を理解することが大切です。ここでは、具体的な計算方法と時短勤務になったときの計算例を紹介します。

休業手当の計算方法

休業手当は、会社側の都合により労働者を休ませた際に支払う手当のことです。休業手当は、平均賃金の6割以上を支給しなければなりません。具体的な計算式は、以下の通りです。

・休業手当＝平均賃金×0.6以上×休日日数

労働基準法において、休業手当は平均賃金の6割を支払うことが義務付けられています。できれば労働者が安心して休むことができるようにと、就業規則等により6割を超える休業手当を定めることが望ましいとされています。したがって、休業手当を計算するには平均賃金の算出が必要です。

平均賃金の計算は、休業日の前日から3か月間（※賃金締切日がある場合、直前の賃金締切日から3か月間）、その労働者に対し支払われた賃金の総額から、その期間の総日数で除した金額のことです。具体的な金額は、以下の式で計算します。

・平均賃金＝算定期間中の賃金総額÷3か月間の総日数

時短勤務になった場合の計算例

午前中のみ勤務、時短営業など、その日の労働で発生した賃金額が休業手当の額を下回る場合、その差額分を休業手当として支払う必要があります。

例えば1日分の休業手当が5,000円で、午前中の勤務に対する賃金が4,000円の場合、賃金額が休業手当の額に比べて1,000円不足しているため、追加で1,000円の支払いが必要です。

シフト変更で勤務してもらう際の注意点

シフトを作成する際には、割増賃金の発生、労働基準法や労働者の所得制限などを考慮する必要があります。本項目では、シフト変更における注意点について解説します。

シフト変更で割増賃金が発生するケースも

シフト変更によって労働者に時間外労働、休日労働が発生する場合は、割増賃金の支払い義務が生じます。

割増賃金は正社員、パート、アルバイトなど雇用形態は関係なく、労働者である限り、労働基準法に基づいて支給されます。変形労働時間制を採用している場合でも、時間外労働の割増賃金を支払わなければなりません。

所得制限や時間制限でシフト変更できないケースも

学生やパートタイマーなどが多い職場では、所得制限を理由にシフト変更に応じてくれないケースもあります。さらに外国人留学生は、1週間に働ける時間に原則として週28時間以内、長期休暇中は1日8時間以内という制限があり、シフト変更の際には配慮する必要があります。

労働基準法や就業規則に違反する恐れも

労働基準法により、毎週1日もしくは4週間のうち4日以上の休日を設定しなければなりません。シフト変更により、それらの条件を満たさなくなると労働基準法や就業規則に違反する恐れがあります。

週1回の休日を従業員に与えないと違法になるため、確実に休日が付与されるような業務運営を行っていくことが重要です。

シフト変更する場合の対応方法と流れ

シフトを変更するときには、変更が必要である理由を従業員にきちんと説明し、理解を得ることが大切です。本項目ではシフト変更する際の対処法について紹介します。

業務量と必要な人員を改めて見積もる

シフトの変更が必要と思われる事象が発生したら、最初に業務量を正確に計算して可視化します。業務量が明らかになったら、どの程度の人員を確保すれば問題なく業務を遂行できるかを計算しましょう。

計算結果に応じ業務ごとに必要な人数を計算したら、変更前のシフトと比較します。その結果、過剰人員が発生していることが明らかになったら、シフトの変更が必要です。

新しいシフト表を前もって作成する

スムーズにシフトを調整するためにも、前もってシフト表を作成しておきましょう。当初のシフトと変更後のシフトや必要人員数の差を並べて記述しておくと、どこをどのように調整すればよいか分かりやすくなります。

具体的な調整や従業員へのヒアリングはここで作成したシフト表に基づいて行うため、誰が見ても分かりやすく、誤解が発生しないようなものを作成することが大切です。

従業員にヒアリングする

シフト変更を行う際は、従業員に個々の事情、シフト希望をヒアリングした上で、なるべく希望に沿うよう勤務時間や休日数を調整します。

とくにシフト作成は、一部の従業員のみ負担が大きくなるとトラブルにつながる恐れがあるため、不公平にならないように配慮してシフトを変更することが大切です。

従業員の合意を得る

従業員への周知や合意のないシフト変更を行うと違法になるため、注意が必要です。会社の都合でシフトを変更するときは変更が必要な事情を説明し、従業員の理解・合意を得ましょう。

残念ながら合意を得られない場合もあるでしょうが、従業員にとっても利益がある提案や代替案を提示することで、心変わりしてくれるかもしれません。

休業手当や割増賃金を計算して説明する

シフト変更に伴う休業手当や割増賃金など労働条件の変更がある場合は、正しく計算・説明する必要があります。基本的に、シフトの減少が発生した場合は休業手当の支給が必要です。

繁盛期や業務量の急増でシフトを増やす場合は割増賃金が発生するため、法律で定められた金額を確実に支給しましょう。従業員の不利益をなるべく抑える配慮が重要です。

労働管理・賃金計算システムと連動させる

手動で休業手当や割増賃金を計算すると、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しかねません。予期しないミスを防ぐためにも、シフト管理システムと労働管理・賃金計算システムを連携させるのがおすすめです。

シフト管理と賃金計算システムを連携させておくと給与計算を自動化でき、休業手当や割増賃金の計算も自動化できます。労務管理や給与計算を担当するスタッフの業務負荷を低減することにもつながるでしょう。

可能な限りシフト変更を防ぐためのコツ

シフト変更は従業員に時間外労働などの負担を求める結果になることもあり、トラブルのリスクを抱えています。働きやすい職場環境にするためにも、可能な限りシフト変更をしなくて済むようにしなければなりません。そこで本項では、シフト確定後の変更を防ぐためにできる4つのことを紹介します。

普段から円滑なコミュニケーションを意識する

シフト作成を担当しているスタッフと従業員のコミュニケーションを円滑にし、普段から意思疎通することが大切です。常に従業員と接していれば一人ひとりの状況を把握しやすくなり、精度の高いシフトを組めるようになります。

もちろん、それでもシフト変更が必要になるケースも想定できます。しかし、普段からコミュニケーションが取れていれば、交渉や調整がしやすくなるでしょう。

人材が偏らないようにする

スタッフの属性（学生やフリーターなど）が偏ると、特定の時期に休み希望が集中して人員不足に陥ったり、出勤希望日が重なって調整が難しくなったりしがちです。そのため、採用段階から人材が偏らないように意識することをおすすめします。

日勤と夜勤の2つに分けて固定シフトを組んでいる職場であれば、日勤希望者と夜勤希望者をバランス良く採用することで偏りを防げるでしょう。

学生アルバイトが多いためにシフト編成が難しい場合は、時間の融通が効くフリーターを優先的に採用するのも一手です。

ヘルプを活用できる環境を整える

近隣に助け合える支社や店舗が複数あるならうまく活用しましょう。例えば予想外の忙しさで人員が必要になった場合、既存従業員のシフトを調整するのではなく、ヘルプを活用して一時的に外部の助けを借ります。

ヘルプ制度を導入しておらず、これから導入を検討している企業は、ヘルプ要件のルールを定めたり現場同士の勤怠管理システムを統一したりするなど、スムーズに運用できる体制を整えましょう。現場現場で独自のルールがあると管理や統制が難しくなるためです。

次のシフトを可能な限り早く公開する

希望シフト制度を導入しているのであれば、次のシフトを可能な限り早く公開しましょう。確定シフトを出す前に暫定シフトを提示できれば、スタッフがシフトの状況を前もって把握できます。

変更が必要な場合はその時点で変更すれば、確定シフトが出てから変更が必要になるケースを減らせます。シフト作成スタッフが時間的な余裕を持てるようになるのもメリットです。

シフトをスムーズに管理するならHRBEST！

シフトの作成・共有・変更をスムーズにするには、高機能なシフト管理ステムを導入するのがおすすめです。TRYETINGでは、AIを活用した高機能なシフト管理システムとして「HRBEST（ハーベスト）」を提供しています。ここでは、HRBESTの強み・メリットを紹介します。

シフト作成・共有がスムーズ

HRBESTを利用すればシフトの作成から共有までがオンラインで完結するため、シフト管理業務がスムーズになります。

シフトの編成にはAIを活用しており、ワンクリックで適切なシフトを編成できます。事前にスタッフのスキルを登録しておくことで、スキルレベルが偏らないように編成できるのが強みです。

シフト管理の大部分を自動化すれば、浮いた時間を他の重要な業務に充てられます。HRBESTを導入すれば、シフト作成・管理の現場が大きく変わるでしょう。

急なシフト変更にも柔軟に対応可能

シフト作成には、従業員の希望を反映させるだけではなく、労働基準法など考慮しなければならないポイントが多数あります。とくに社内に部署が多い場合は、部署ごとにシフトを分けて作成する必要があり、シフトの作成に時間がかかることが懸念されます。

そのようなときに急な欠勤などがあるとシフト変更が大変ですが、自動作成ツールのHRBESTなら臨機応変に対応できます。法令関係も踏まえて変更案を出せるため、労働規約違反になる心配もありません。クラウドで管理するシステム上、スマートフォンで作業・確認ができるのも強みです。スタッフはどこからでも自分のデバイスからシフトの提出・確認が可能です。

まとめ

企業が従業員の合意を得ずにシフトを変更することは、法律違反です。また、会社都合で従業員を休業させる場合は、休業手当を支払う義務があります。しかし、自然災害などの突発的な事象によって、シフト変更を余儀なくされることもあるでしょう。

シフト自動作成ツール「HRBEST」であれば労働基準法に自動で対応しているため、法律に沿ったシフト作成、変更が可能です。加えてHRBESTは、人員の配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせ、リーダー業務が可能か否かなどを考慮した上で、能力・状況に適したシフトを自動作成します。

HRBESTの導入によりシフト作成の時間を大幅に短縮できるため、人件費や労働コストの軽減も見込めるようになります。HRBESTの利用を検討されている方は、ぜひTRYETINGへお問い合わせください。

HRBESTのサービスページをチェックする

シフト自動作成AIクラウドHRBEST紹介ページ（活用事例あり）