シフト作成を自動化するアルゴリズムとは？おすすめのサービスも紹介

シフト作成は店舗運営になくてはならない作業です。しかし、その作業には多くの時間と手間がかかるため、業務効率化が求められています。それらを実現する手段の一つには、AIなどのシステムによる自動化があります。そこでこの記事では、その手法やサービスなどを紹介していきます。

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シフト作成を変えた「遺伝的アルゴリズム」とは？

遺伝的アルゴリズムとは、生物の進化の考え方に基づき学習を行うアルゴリズムを指します。突然変異や交叉などの考えを取り入れた操作と、その操作によってできた個体の評価、評価の高いものの選択を繰り返すことでより適応度の高い個体を探索します。

シフト作成で直面する3つの問題点

シフト作成には、大きく分けて以下3つの問題点が存在します。ここでは、これら3つの問題点に関して、その課題の詳細や留意すべき点について詳しく述べていきます。

1.作成までに時間と手間がかかる

シフト作成において最も大きな課題となるのが、作業時間の長さです。シフト作成のフローとして以下3つが挙げられ、それぞれの作業に違った難しさがあります。

1. 希望シフトの収集：時間のかかる提出確認や入力作業
2. 勤務シフトの作成：希望時間やポジション、時間ごとの必要人数などの考慮
3. 作業シフトの作成：経験や能力まで配慮した人員の割り振り

2.シフトの完成度が低い

シフト表完成後の変更はよくあることですが、その原因には最初に完成したシフトの精度が低い可能性があります。一度完成したシフトが店舗の実情に合っていない場合、追加の出勤要請などが多く発生してしまいます。また、急なシフト変更が度重なると、従業員側も後で変更できると考え、適当な希望シフトが提出されてしまうことがあります。こうした悪循環を断つためにもシフト作成の精度を向上させる必要があります。

3.作業内容が均一化されない

シフト時間の割り当て数や人数だけが、シフト作成の課題ではありません。仕事の負荷が平等に分配される必要があるでしょう。例えば、早朝、或いは深夜ばかりの勤務、長時間の残業などの負担がある特定の人にだけ集中する状態では、従業員からの不満は高まるばかりです。シフト作成においては、このように特定の人員に偏りがないよう気を配る必要があります。

シフト作成を自動化した3つのシステム

シフト作成を自動化するには、3つの手段があります。それぞれにできることや強み・弱みがあり、コストパフォーマンスの点でも違いがあります。ここでは、それらについて詳しく解説していきます。

エクセルのマクロの場合

エクセルのマクロでは、従業員の勤務曜日や勤務時間帯の入力や、作成された勤務時間の月間労働時間の計算などは自動化できます。しかし、その他複雑なアルゴリズムの構築や、大量のデータの取り扱いには限界があります。

プログラミング言語の場合

プログラミング言語で自動化されたシフト作成機能の場合、エクセルのマクロ機能では実行が困難である以下のものが実現可能です。

• 従業員別の決められた休日日数を自動で割り当てる
• 仕事の繁閑に合わせて必要人数を割り出し、自動で確保する
• 出勤予定の従業員に対して適切な勤務シフトを割り当てる
• 作業時間に必要な時間を自動的に人数を確保し割り当てる

これらの機能により、自動化できる範囲は増えますが、作成者の満足いくレベルまで自動化するにはまだまだ課題があります。

AIの場合

AIを使いシフト作成の自動化を行った場合、以下のことが自動化可能です。

• 土日の公休数が平等になるように土日の公休を自動的に割り当てる
• 早番や遅番などの勤務シフトを平等に割り当てる
• 従業員の作業スキルを考慮して割り当てる
• 月間の人件費予算などに合わせてシフトを作成する

AIを用いたシフトの自動作成は、働くスタッフの不平不満にまで配慮したシフト表を自動作成できる点を強みとしています。また、プログラミングに求めると複雑すぎて実現不可能なことでも、AIなら簡単に実行できます。AIはシフト自動作成において非常に有効な手段と言えるでしょう。

【おすすめ8選】シフト作成を自動化できるシステムならこれ！

ここでは、シフト作成を自動化するのに便利なシステムを8つ紹介していきます。それぞれの特徴や強み・弱み、月額料金などの基本情報に加え、どういった業種に向いているのかなども詳しく解説していきます。

1.セコムかんたんシフトスケジュール

警備会社として知られるセコムから提供されているのが「セコムかんたんシフトスケジュール」です。このサービスはシフト自動割付機能が特徴で、スタッフのスキルや勤務状況等によってシフト表を自動的に作成してくれます。作成されたデータをベースにシフト作成を行うことで、時間をかけずにシフト作成が可能です。また、勤務シフト調整支援機能やAIレコメンド機能が備わっているため、急なシフトの調整が必要になった際にもシフトに入れそうなスタッフのピックアップが手軽に行えます。

2.勤務シフト作成お助けマン

JRシステム株式会社が提供している「勤務シフト作成お助けマン」には、「勤務シフト作成お助けマンDay」と「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類があります。前者はフルタイムの勤務者が多い現場や、夜勤の多い職場など、幅広い業種にマッチするサービスとして製造業や福祉、医療施設などで導入されています。後者は小売業や飲食店、サービス業など、パート・アルバイトの多い職種向けです。価格は6000円/月で、2ヶ月間の無料トライアルも設定されています。

3.快決！シフト君NEO

NTTデータセキスイシステムズの「快快！シフト君NEO」は、人員配置の見える化が特徴です。必要な勤務条件を入力するだけで簡単にシフト作成をすることができ、一箇所にデータを集約することで、全部署が人員配置の状況をチェックできます。また、医療向けに特化した「快快！シフト君NEOメディカル」や、介護向けの「快快！シフト君NEOウェルネス」なども展開しています。

4.Airシフト

リクルートが展開している「Airシフト」は、使いやすさが特徴です。専用アプリからのシフト提出や、リアルタイムの情報確認、チャット機能でのやりとりなど、便利な機能が盛りだくさんです。また、シフト管理アプリであるシフトボードを使うことで、いつでもどこでもシフト管理を行うことができます。概算の人件費も可視化できるため、日ごとの人件費を確実に把握できます。これにより無駄な人件費が削減でき、効率的なシフト運営が実現できます。1ユーザーあたりの月額料金は110円です。

5.シフオプ

「シフオプ」は飲食店などの店舗向けに設計されているのが特徴で、こちらもリクルートが提供しています。スタッフを多く抱えている職場のシフト管理に適しており、搭載されている「ヘルプ機能」では手軽な操作で自・他店舗からスタッフのヘルプを募ることができます。各店舗のシフトを可視化でき、リアルタイムに現状把握が行えるため、効率の良い人員配置ができます。月額料金は300円/1ユーザーとなっています。

6.R-Shift

株式会社ニッセイコムの「R-Shift」は、小売業やサービス業などで必要となる機能を豊富に取り揃えているのが特徴です。独自の最適化手法でシフト作成を行うため、無駄やムラをなくすことができ、従業員の満足度を高めます。また、シフト表のデータは他のシステムとの連携も可能で、拡張性の高さも魅力です。月当たりの利用料は400円/1ユーザーです。

7.Optamo

兼松コミュニケーションズ株式会社が提供している「Optamo」はバランスの取れたシフト作成ができることが特徴的で、勤務条件等の詳細な設定も可能です。作成したシフトは、エクセルでの配布やGoogleカレンダーでの共有もできます。管理者が把握しているスタッフのスキルをアプリに登録できるので、作業工程も大幅に削減されます。月額料金は都度お問い合わせです。

8.HRBEST

TRYETINGの提供する「HRBEST」はシフト作成の自動化をはじめとする便利な機能がさまざま搭載されています。シフト作成時に役立つ休暇設定機能や、必要人数・不足人数の計算、責任者フラグなど、かゆいところにも手が届く機能が魅力です。また、スマホからシフト提出や確認ができるなど、従業員にとっても便利な機能があります。

シフト作成の精度を高めるためのコツ

シフト作成を自動化するにあたって、精度の向上も重要なポイントです。ここからは、精度向上のためには何をすべきかについて具体的に解説していきます。

【コツ１】作業全般を細かく確認する

精度の高いシフト表を自動作成するには、店舗作業の見直しと再構築が重要です。まずは店舗における作業を把握し、整理します。ここで作業サイクルや実施曜日、作業人数などを把握でき、作業の5W1Hが明確になるのです。この情報をもとに曜日別でムリ・ムダ・ムラのある時間帯を洗い出し、最も効率の良い作業の再構築を行います。ガントチャートを作ると管理しやすいでしょう。

【コツ２】雇用契約と作業をマッチさせる

上記の作業の再構築は店舗側の都合で行えますが、従業員を必要な時間に必要な人数だけ確保できていなければ、ムリ・ムダ・ムラは無くなりません。どれだけ高度なシフト自動作成機能を導入していても、前提の雇用契約が現状作業とマッチしていなければ、精度の高いシフト自動作成は困難です。そのため、従業員の雇用契約を見直し、新規雇用者の入れる曜日や時間帯をきちんと考慮することで、自動作成されるシフト精度は向上していきます。

複雑なシフトの作成も「HRBEST」にお任せ！

複雑で手間のかかるシフト作成の自動化は「HRBEST」なら実現することができます。シフトの自動生成には以下に示したさまざまな条件を適用でき、複雑な条件でも対応が可能です。かゆいところに手の届く機能が多いため、シフト自動作成で業務効率化を目指すなら「HRBEST」だけで担うことができます。

• 再計算
• 休暇設定
• キャパシティ制約
• ヘルプ勤務推定
• 希望シフト入力
• 責任者フラグ
• 6連勤ルール
• 所定時間ルール

まとめ

シフト表を上手く作成し自動化を目指すには、自動作成ツールを活用していくことが重要です。「HRBEST」ならシフト自動作成の機能が豊富なので、さまざまな課題に対応可能です。シフト自動作成ツールに迷った際は是非「HRBEST」の導入をご検討ください。