シフト表作成に役立つツールとは？メリットやおすすめは？

シフト表作成は、店舗の運営をうまく回していくためにも必要です。シフト表を作成することで、その日に必要な人数や出勤日数のバランスを取れます。しかし、従業員数が多いほど作成に時間がかかり、人員の配置でミスが出ることも考えられます。そこでおすすめしたいのが、シフト表作成ツールの導入です。今回は、シフト表作成ツールを導入するメリットとおすすめのツールをご紹介します。この記事を読めば、毎回手作業でおこなっていたシフト表作成から抜け出せるかもしれません。

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シフト表作成に役立つツールの特徴

ツールの活用は、シフト表作成に大きく役立てられます。ツールの特徴としては、シフト表の自動作成と管理機能の充実性があげられます。店舗に在籍する従業員数に応じて曜日ごとに適切な人数を自動で配置してくれるのです。また、作成したシフト表はツール上で管理ができるため、自動作成後の急な欠勤に対しても調整を加えられます。シフト表作成ツールは、今まで手作業でおこなっていた部分を自動で行ってくれるため、作業の効率化につながるでしょう。

シフト表作成ツールに含まれる主な機能

シフト表作成ツールには、シフト表の自動作成をするだけではなく、その他にも様々な機能があります。ここでは、3つの機能についてご紹介します。

1.必要人数や割り当てるスタッフを設定できる

1つ目の機能は、シフト作成時に必要人数や割り当てるスタッフを設定できることです。シフト表作成ツールは、業務や曜日ごとに何人配置するのかを設定できます。また、業務に割り当てるスタッフも設定できるのです。例えばファミリーレストランの場合、ホール担当とキッチン担当が分かれているので、それぞれの業務ごとにシフトが作成されるのです。シフトを設定をすることで、担当者の業務ごとに調整する手間がなくなります。

2.出勤日数の偏りが出ないように均等化できる

2つ目の機能は、スタッフごとに出勤日数の偏りがない均等化したシフトを作成できることです。手作業でシフト表を作成する場合、業務を幅広くこなせるスタッフの出勤日が多くなってしまったり、新人で仕事を回せないスタッフの出勤日が減ってしまったりするでしょう。シフト表作成ツールであれば、自動的に特定のスタッフの出勤日数が偏らないようなシフトを自動作成できるのです。また、従業員が特定の業務ばかりにならないようなシフト作成も可能です。

3.シフトの過不足状況を確認できる

3つ目の機能は、自動で作成されたシフトの過不足状況を確認できることです。過不足状況を確認することで、出勤人数が少ない日に出勤要請を出せます。自動作成後に出勤できない人が出てきた場合でも、過不足状況が一目で分かるため調整も容易です。

シフト表作成ツールは管理の悩みを解決してくれる

シフト表作成ツールの導入は、管理面においても多くの悩みを解決してくれます。ここでは、シフト表作成ツールの導入で解決する悩みを4つご紹介します。

1.入力ミスや転記ミスを防げる

1つ目は、シフト作成による入力ミスや転記ミスを防げることです。手作業でシフト管理を行う場合、従業員からシフトに関する情報をもらい、その情報を店長やシフト管理者が集計していきます。集計作業をするときに、対象の人物を間違ったり、以前の情報を転記してしまったり、転記の内容を間違えてしまうケースが多く見られます。シフト表作成ツールによってシフト作成を自動化すると、そういったヒューマンエラーによる入力ミスや転記ミスを防ぐことができます。

2.配置ミスの対策ができる

2つ目は、人員配置ミスの対策ができることです。シフトを作成する場合、下記のような多くの要素を反映したシフトにしなければなりません。

• 担当者のレベルに応じた配置ができているか
• 忙しい曜日には人員を多く配置できているか
• 従業員の出勤可能日を満たしているか

しかし、シフト作成は担当者の経験によって変わってくるため、作成者によってシフト作成の完成度が異なってしまいます。特に、経験の浅い担当者の場合、上記の要素を含んだ形でシフト作成するのは難しいでしょう。シフト作成ツールを利用することで、担当者の経験に左右されないシフト作成が可能となります。

3.シフト作成の人件費を抑えられる

3つ目は、シフト作成で発生する人件費を抑えられることです。シフト作成では、従業員の出勤可能日を調整したり、従業員のスキルレベルに応じた体制を考慮したり、曜日ごとの忙しさによって出勤人数を調整したりするなどの作業が必要なため、多くの工数を要してしまうのです。
他にも、経験の浅い担当者によってシフト作成が行われた場合、人員配置ミスによって余分な人件費がかかってしまう可能性があります。シフト作成ツールの導入は、シフト作成者に対する人件費を削減するだけではなく、無駄な人員配置による費用も削減できます。

4.シフト管理担当者の引継ぎがしやすい

4つ目は、シフト管理担当者の引継ぎがしやすいことです。手作業でシフト作成をおこなっている場合、シフト作成者の知見や経験を基におこなわれるため、担当者間の引継ぎがしにくいという課題があります。なぜなら作業が属人化しており、言語化して伝えるのが難しいためです。しかしシフト作成ツールを導入することで、シフト作成時に考慮すべき内容をツール内に含んで運用できるため、引継ぎ事項が最小限で済みます。

シフト表の作成や管理におすすめのアプリやツール6選

シフト作成ツールのメリットについて理解したところで、実際に取り入れるべきアプリやツールが気になると思います。ここでは、シフト表の作成や管理におすすめのツールを6つご紹介していきましょう。

1.HRBEST

1つ目はTRYETINGが開発・運営するシフト自動作成AIクラウド「HRBEST」です。HRBESTが持つ最大の特徴は、AIを活用したシフトの自動作成機能です。シフトの自動作成時には、下記項目を考慮したシフト作成が可能です。

• 労働基準法で定められる休日や労働時間
• 病欠や私用での急な欠勤
• 従業員のスキル
• 曜日ごとの必要人数
• 最低でも1人の責任者配置

また、クラウドで運用ができるツールになっているため、常に最新の状態で利用が可能です。例えば、急な法改正によって休日や労働時間の決まりができたとしても、クラウド版を利用していれば常に最新の法規を反映したシフト作成ができます。クラウドは社内サーバーが不要なため、すぐに導入をして利用が開始できるのも大きな特徴です。

2.ジョブカン勤怠管理

2つ目は「ジョブカン勤怠管理」です。ジョブカン勤怠管理は60,000社以上に導入されている勤怠管理システムで、初心者でも扱いやすい操作性が特徴になります。また、細かな残業設定や勤怠管理機能があるため、複雑な設定にも対応しています。

3.oplus

3つ目は「oplus」です。oplusは、初期費用や月額費用を無料のまま利用できるのが大きな特徴です。無料版では、利用ユーザーや機能も制限されているため、一度試しに導入してみて使いやすければ有料プランへ切り替えるのが良いでしょう。

4.勤務シフト作成お助けマン

4つ目は「勤務シフト作成お助けマン」です。クラウド型でシフト表の自動作成や管理ができ、正社員の勤務時間に応じたシフトを作るだけではなく、アルバイトやパートに対し時間を指定したシフト作成機能があります。また、入力された勤怠情報をCSV出力できるため、企業で管理している勤怠管理システムや人事管理システムへの外部連携が可能です。

5.CAST

5つ目は「CAST」です。CASTはアプリとして提供されているため、スマートフォン上からシフトの作成や管理ができます。最大の特徴はLINEとの連携が可能なため、シフトの確認や提出を全てLINEでおこなえる点です。シフト表の管理時には、カレンダー機能によって管理ができるため、視覚的に見やすく管理しやすいです。

6.Airシフト

6つ目は「Airシフト」です。Airシフトはシフトボードとの連携により、シフトの管理をラクにしているクラウドサービスになっています。シフトボードは、iOSとAndroidで利用ができるスマホアプリのことで、バイトのシフト管理や給与計算ができるものです。
従業員はシフトボードから希望のシフトを入力し、Airシフト側で提出されたシフトを集計します。集計した結果を基に大枠のシフトを自動作成し、過不足を見ながら調整していきます。従業員のシフト提出時期が迫っている場合には、自動的にスタッフへ提出依頼のメッセージを送信してくれるため、従業員のシフト入力防止にもつながるのです。

コスパ重視で高機能なシフト作成ツールならHRBESTで決まり！

6つのシフト作成ツールを紹介しましたが、その中でもおすすめしたいツールが「HRBEST」です。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能面で制限がされていたり、利用人数が決められていることが多いです。よって、HRBESTのように有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が有効となるケースが多いでしょう。

まとめ

シフト作成ツールは、手作業によって属人化していたシフト作成を自動化できるため、人件費の削減や記入ミスを防げます。効率的にシフト作成や管理を実施したい場合には、シフト作成ツールの導入を検討するのが良いでしょう。もし、どのシステムを導入するべきかわからないという方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。