シフト作成システムとは？導入するメリットや選び方を解説

シフト作成システムは、Excelでは反映することが難しい細かな設定に対応したり、他のシステムと連動して利用できる点で業務効率化に役立っています。本記事では、シフト作成システムの導入を考えている方のために、その特徴や導入メリット、選び方をご紹介します。

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シフト作成システムとはどんなもの？

シフト作成システムとは、シフト作成に関わる業務を自動化するシステムです。ここでは、システムの具体的な機能や 特徴を紹介します。

シフト作成システムの特徴

シフト作成システムの主な機能は、シフト作成の自動化です。スマホやPCから希望シフトをシステムに記録すると、シフトを自動作成できます。Excelや紙を使ったシフト作成に比べ、より細かな条件の対応や、工数削減効果があります。

シフト作成システムの機能

主な機能は以下の通りです。従業員から直接希望シフトを収集し、希望を反映させたシフトを自動作成するだけでなく、総労働時間や給与、連続勤務数など設定された条件に合わせたシフトを提案できます。その他に、需要予測システムと連携し、必要な人員を予想する機能や、店舗間の人員補填をサポートする機能などを追加できるシステムも多いです。

• 希望シフト、希望休の収集
• 条件を元にした勤務シフト自動作成
• 勤務シフト表を従業員へ送信する機能
• 作業割当表の作成
• 勤怠管理システムとの連携

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シフト作成システムの導入が重要となる理由

シフト作成システムの導入は、バックオフィス業務の効率化施策の1つとして重要視されている分野です。ここでは、シフト作成システムが重要視されている理由を紹介します。

従業員の働き方改革になる

シフト作成システムの導入は、従業員の働き方改革に繋がります。各従業員のライフスタイルに合わせて条件を設定し反映させることで、シフト作成の面から従業員のワークライフバランスを保証できます。

労働生産性を高められる

シフト作成システムは、無駄な人時投入を削減し、労働生産性を高めることができます。必要な人時と投入した人時を記録し見える化すると、無駄な人員投入削減に繋がります。

シフト作成者の負担を抑えられる

シフト作成ではさまざまな条件を把握し、組み合わせる作業が必要です。これらの作業はシフト作成者にとって大きな負担になります。システムを導入することで、シフト作成の工数を削減し、シフト作成者の精神的負担を軽減します。

従業員にもメリットがある！システム導入の魅力

システム導入は、企業だけでなく従業員にもメリットがあります。ここでは、従業員のメリットを解説します。

希望シフトを簡単に提出できる

シフト作成システムの多くは、従業員個人のスマホやPCから希望シフトを提出します。紙のシフト表に記入するよりも簡単です。シフトを入力すると、自動的に時給計算されるため、必要な勤務時間を計算する手間も省けます。

希望の出勤時間帯を管理できる

シフト作成システムは、希望の条件を細かく設定し反映させます。勤務希望日だけでなく、出勤時間帯も手軽に管理できるため、より希望に沿ったシフトで働けます。

提出期限を通知してもらえる

多くのシフト作成システムには、提出期限の通知機能があります。スマホ上で提出期限が告知されることで、シフトの提出忘れを防ぐことができ、ストレスが軽減されるでしょう。

シフトを手軽に確認できる

シフトの確認も、スマホやタブレットなどのデバイス上で行うことができます。従来のように、作成されたシフト表の写真をとったり、手帳に転記する作業が無くなり、ヒューマンエラーを防ぎ、確認作業を簡単に行えます。

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シフト作成システムを導入する際のポイント

シフト作成システムを導入する際のポイントを紹介します。

目標や現状の課題を明確にする

シフト作成システムを導入する際は、目標や現状の課題を明確にする必要があります。目標が実現できるかどうかは、実際に使ってみないとわからないことも多いので、事前に検証してから導入すると良いでしょう。

目標に合わせた投資計画を立てる

達成すべき課題や目標が定まったら、システムの費用対効果を見積もる必要があります。目標達成までにかかる費用と、削減できるコスト、期間を見積もって具体的な金額を算出し、システム導入する価値があるのかを見極めます。オプション機能や利用人数などによって料金プランも変わるので、費用に対する効果が見込めるのかを検証しましょう。

社内推進の体制を整える

システムの効果を最大限発揮するためには、シフト作成システムの必要性を社内に広め、システムの整備や管理体制を構築することが重要です。導入推進を行うだけでなく、導入後のアフターフォローも重要です。現場からのフィードバックや、継続的なシステム管理をする必要があります。

従業員への操作教育を行う

実際に利用する従業員への操作教育も必要です。属人化しないよう、マニュアル制作や講習会の実施を行いましょう。

シフト作成システムの種類

シフト制作システムには、特徴に合わせていくつか種類があります。具体的には以下の通りです。

・勤務条件の設定ができ、柔軟なシフト作成ができるタイプ
従業員の勤務希望や社内のルールをより強く反映できます。

・シフト希望を他のツールと連携できるタイプ
給与計算ソフトやビジネスチャットツール、カレンダー、Excelなどと連携できるシステムもあります。

・店舗間のシフト連携ができるタイプ
欠員要請や複数店舗での人員配置を行う場合に適したタイプです。エリアごとのシフトを把握し共有できます。

・無料から利用できるタイプ
無料から利用できる手軽なタイプ。一部の機能が有料など制約がある場合が多いです。

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シフト作成システムを選ぶ際のポイントは？

シフト作成システムは数多く存在し、それぞれ特徴や強みが異なります。費用対効果を得るためには、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。ここでは、選ぶためのポイントをご紹介します。

導入目的に合ったシステムを選ぶ

導入前に設定した目標を達成するための機能が揃っているシステムを選びましょう。業界に特化したシステムもあります。事前に利用できる機能をしっかりと把握する必要があります。

運用方法に合ったシステムを選ぶ

運用方法に合ったシステムを選ぶために、操作方法や、セキュリティ機能、他のツールとの連携状況などをチェックしましょう。運用方法に合ったシステムを選ぶことが大切です。

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まとめ

シフト作成システムは、労働生産性の向上や働き方改革、シフト作成者の負担軽減などの効果が期待できます。システムを導入する際は、自社の課題を明確にし、適したシステム選びが重要です。シフト作成自動化を検討している企業担当者様は、ぜひHRBESTも選択肢の1つに入れてみてください。