シフト作成にプログラミングは時代遅れ？シフト自動作成ツールで業務効率化！

小売業や接客業、製造業など、シフト制を採用する業界で大変なのがシフト作成です。シフト作成を効率化したいけれど、プログラミングができる人材がいなくて困っている企業も多いのではないでしょうか。そうした企業にオススメなのが、シフト自動作成ツールです。本記事では、シフト作成での課題、自動化の方法、ツールを使うメリットなどを紹介します。

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シフト作成でよくある課題

シフト作成は、多くの条件を考慮して、シフトを詰将棋のように組み合わせる大変な作業です。それゆえ、多くの課題が生じます。ここではシフト作成でよくある課題を紹介します。

シフト作成に時間がかかる

シフト作成には、各従業員から希望シフトを集め、現場の状態を想定しながら、従業員全員の希望がなるべく平等に通るよう考慮する必要があります。一連の作業は、多くの時間を要する面倒な業務です。月ごと、週ごとにシフトを決定している職場では、ギリギリにならないとシフトが出ない場合も多く、企業と従業員双方にとってデメリットになります。

シフト変更時の対応に手間がかかる

シフト決定後の欠勤などによる、シフト変更の手間もシフト作成の課題です。シフトの組み直しは非常に手間がかかりますし、シフトが埋められなくなることもあります。シフトの変更が度重なると、「どうせ1度決まっても変更できるから」と曖昧なシフトを提出されるようになるかもしれません。

特定のスタッフに負荷が集中する

なるべく平等にシフトを組もうとしても、業務の熟練度などにより、シフトに偏りが出てしまうケースも散見されます。また、同時間帯に勤務するスタッフに対し、負荷の不平等が発生してしまうことも。特定のスタッフへの負担の集中は、不満や従業員同士の軋轢の原因にもなり得ます。

シフト作成を自動化する方法

これほどまでに面倒なシフト作成の自動化を実現するには、Excelの活用とシフト自動作成ツールの導入という2つの手段があります。ここでは2種類それぞれのメリットデメリットを簡単に紹介していきます。

Excelを使う

Excelのマクロ機能（単純な繰り返し作業を自動化できる機能）やVBAを使うと、シフト作成を自動化できます。Excelは多くの企業ですでに導入されており、追加料金なしでシフト作成ができる点がメリットです。ただし、より複雑な作業を自動化しようとすると、プログラミングの知識が必要です。また、プログラミングを行う手間もかかります。

シフト自動作成ツールを導入する

シフト自動作成ツールを導入すると、プログラミングなしで簡単にシフト作成を自動化できます。また、勤怠管理や給与管理、連絡ツールなど、シフト作成以外の追加機能があるシステムも多く見られます。ただし、導入の際のコストは少なからず必要になります。

シフト自動作成ツールのメリット

ここではシフト自動作成ツールのメリットを具体的に紹介します。

1.完全な自動化が可能

Excelで全ての状況に対応しようとすると、どうしても手作業が発生しますが、ツールを利用すると簡単な操作で対応が可能です。シフト自動作成ツールなら、従業員の希望シフトを集計し、配慮すべき条件を選ぶだけで基本的なシフトが完成します。

2.急な欠勤でも即対応

シフトを一旦決めたとしても、忌引きや病欠など予測できない欠勤は往々にして発生します。そうした急な欠勤に対しても即時に対応し、自動で再計算できます。ツールによっては従業員にヘルプ募集の通知を自動送信する機能を搭載している製品もあり、スピーディーな対応が可能です。

3.人員配置の最適化

人員を適切に配置するには、個人の能力や熟練度を考慮してシフトを組む必要があります。シフト自動作成ツールなら、個人のスキルに合わせて、リーダー業務の割り振りやペアの組み合わせを考慮し、シフトを作成できます。個人の能力を可視化できるほか、それぞれの職場の状況や規則に適した人員配置が可能です。

4.プログラミング不要

シフト自動作成ツールは、フォーマットを自分で用意する必要がなく、VABなどのプログラミングが不要です。社内にプログラミングができる人材が不足している場合でも利用できるほか、プログラミングに必要な時間やコストを削減できます。

5.入力ミスを減らせる

シフト自動作成ツールを導入すると、手作業の発生が最小限に抑えられ、入力ミス削減に繋がります。転記・入力でのミスや考慮条件の漏れをなくすことができれば、現場での人数不足や直前でのシフト変更が減り、現場がより円滑に稼働するようになります。

6.人件費の削減にもつながる

シフト自動作成ツールは、人件費管理の効率化にも繋がります。ツールを使うと、それぞれの日付、週のシフトを管理しながら、かかった人件費の計算を自動で行ってくれます。売上や業務内容と、かかった人件費を比較することで「どのようなスキルを持つ人材を、何人配置すれば良いのか」が把握でき、現場の無駄を削減できます。

TRYETINGではシフト自動作成AIクラウド「HRBEST」を提供

TRYETINGでは、シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」を提供しています。ここではHRBESTの特徴を紹介します。

ノーコードAIでプログラミングスキル不要

HRBESTはノーコードで利用できるツールです。直感的に分かりやすく作られているので簡単に作業でき、プログラミングのスキルや知識、経験も必要ありません。

スマホからシフト提出・確認が可能

HRBESTはクラウド上のサービスです。クラウドに各従業員のスマホからアクセスでき、シフトの提出や確認がスマホ上で完結するため、手帳などに書き写す手間も無く、簡単にシフトが提出できます。シフトの提出忘れや提出遅れが起こることも減り、迅速なシフト作成が可能です。

労働基準法に自動対応

HRBESTは、クラウド上のサービスですので、情報は常に最新に保たれています。最新の労働基準法にも自動で対応するため、情報の更新や再設定、買い替えなどは必要ありません。

クラウド型なので導入が簡単

HRBESTの導入は非常に簡単です。まずWebサイトからメールアドレスや会社情報を登録し、案内メールを送信すれば、あとは手順に従って利用を開始するだけ。メールの送信は1営業日ほどで完了するのでスピーディーです。

まとめ

シフト作成は負担が大きい業務であり、さまざまな課題があります。そこでシフト自動作成ツールを活用できれば、それらの解決に直結します。特にオススメのツールであるTRYETINGのHRBESTは、スマホから簡単にシフト提出確認が可能。ノーコードで手間なく導入できます。興味のある方は下記のリンクからご連絡ください。