シフト作成ツールならワンクリックでシフトが完成！クラウド化のメリットは？

「シフト作成時に、スタッフの調整や人員配置をすることが難しい」と悩んでいるシフト作成担当者の方も多いのではないでしょうか。企業によっては、エクセルなどで手作業の管理をしているところもあるでしょう。シフト作成ツールは、シフトの自動作成が可能となって業務の効率化につながります。また、最近ではクラウドで利用できるシフト作成ツールが増えているため、手軽に導入できます。しかし、シフト作成ツールがどのようなものか、クラウド化について分からない人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、シフト作成ツールについての解説とクラウド化のメリットを紹介します。

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自動で簡単？シフト作成ツールとは

シフト作成ツールといっても、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、シフト作成ツールの概要と最近の傾向について解説していきましょう。

シフト作成ツールとは？

シフト作成ツールとは自動でシフト作成をしてくれたり、ツール上でシフト管理ができるものです。自動で作成するときには、事前情報を設定することで曜日や時期によって繁忙期か閑散期なのかを判断したり、スタッフのスキルを考慮してシフトを組んでくれます。また、スタッフの希望休などについてもツール上で管理できるため、管理工数が大幅に削減されます。

シフト作成ツールの傾向

最近のシフト作成ツールは、スマホを使ってスタッフがシフトに関する情報を入力し、入力データを集計してシフト作成をするクラウドタイプが主流です。スタッフはスマホから入力ができるため、シフト管理者とのやり取りが発生せずに希望休や出勤可能日を反映できます。希望休を直接シフト管理者に伝える場合、「最近忙しいから、自分の希望休を伝えづらい…」などの悩みを抱える人もいるため、スマホ入力によって自分の意見を反映できるのは魅力的です。

手動のシフト作成はなぜ難しいのか？

手動のシフト作成が難しい理由は、バランスよく人員配置をしなければならないからです。シフト作成をする場合、スタッフの希望を満たしつつ業務が回る形にしなければならないため、気にする点が多くシフト作成者に大きな負担がかかってしまいます。特定のスタッフばかりを希望通りのシフトにしてしまうと、他のスタッフから不満が出ることもあり、モチベーションの低下につながります。また、繁忙期か閑散期なのかによって適切な人数を配置しなければなりません。もし、人員を多く配置してしまうと人件費が多くかかってしまい、少なすぎる場合はスタッフの負担が大きくなってしまいます。

シフト作成ツールでクラウド化するメリット

最近のシフト作成ツールは、クラウドで運用されていることが多いです。しかし、クラウド化にするとどのようなメリットがあるのか気になると思います。ここでは、クラウド化する6つのメリットをご紹介しましょう。

シフト作成の工程を短縮

1つ目のメリットは、シフト作成に必要な工程を削減できることです。クラウドのシフト作成ツールは、スタッフが入力したデータを元にシフトが作成されます。したがって、スタッフが個別にシフト希望をシフト管理者に共有する必要がなくなり、やり取りする手間がなくなるのです。

公平なシフトを作りやすい

2つ目のメリットは、自動で作成されるため公平なシフトになりやすいことです。シフト作成ツールでシフト作成をおこなう場合、設定情報やスタッフが入力したデータを元に自動計算されるため、手動と比べてシフトの偏りがでません。不公平なシフトは、スタッフの不満が募る原因になりえるため、公平にシフト作成をすることでスタッフのやる気にもつながります。

コストカットに繋がる

3つ目のメリットは、適切な人員配置によってコストカットにつながることです。ツールによるシフト作成では、事前に必要な人数やスタッフの習熟度を登録できるため、過不足なく人員配置が可能です。その日に必要な人数を満たしつつ、新人だけにならないような人員配置ができるため、無駄な人件費を掛けずにすみます。

急なシフト変更にも対応できる

4つ目のメリットは、病欠や緊急の用事に対しても、すぐにシフト変更がおこなえることです。シフト作成ツールでは、急な欠勤が発生した場合でもすぐに再計算をして不足数がわかります。不足数が分かれば、別の曜日から人を調整するなどの対応ができるため、突発的な対応も素早くできるのです。

導入や確認が簡単

5つ目のメリットは、クラウドの導入時やシフトの確認が簡単なことです。クラウドのシステムは自社にサーバーを用意する必要がないため、すぐに導入ができます。また、クラウド導入後にスタッフがシフトの確認をおこなう場合、インターネットに接続できる環境さえあれば、時間や場所に問わず確認が可能です。

シフト管理者の負担軽減

6つ目のメリットは、シフト管理者の負担が軽減されることです。シフト作成ツールの導入によって、スタッフの不満が減ったり、シフト作成にかかる時間が削減されるため、シフト管理者の負担が小さくなります。また、シフト作成の時間が削減されたことで別の仕事に回れるため、業務効率の向上にもつながるでしょう。

職場に合ったシフト作成ツールの選び方

いざシフト作成ツールを選ぼうと思っても、種類が多すぎてどれを選ぶべきか悩む人も多いでしょう。シフト作成ツールは、職場によって選ぶべきツールが異なります。ここでは、シフト作成ツールを選ぶときのポイントである「特徴、使い勝手、コスト」を解説しましょう。

機能で選ぶ

1つ目は、ツールの機能で選ぶことです。選択するときはツールによって機能が異なるため、職場のシフトパターンに対応できる機能があるかどうかが重要です。例えば、スタッフの中でも経験者と新人を分けたり、繁忙期と閑散期をシフト作成時に組み込むなどの機能が搭載されています。職場で活用できそうな機能はあるのか、という観点で選択すると良いでしょう。

使い勝手の良さで選ぶ

2つ目は、ツールの使いやすさで選ぶことです。ツールは、どれだけ豊富な機能が搭載されていても、活用できなければ意味がありません。したがって、機能の豊富さよりも使いやすいツールであるのかが重要です。特に、シフト管理者が入力しやすいツールであるのか、スタッフがシフトを確認しやすいツールになっているのかに着目しましょう。

コストで選ぶ

3つ目は、ツールの料金に応じて決めることです。シフト作成ツールは、有料なものから無料なものまで幅広くあります。それぞれ料金が異なるため、シフト作成ツールにどれだけの予算を割けるのか、どういった機能が欲しいのかを明確化した上で選定することをおすすめします。また、導入に見合うコストであるのかも判断材料となります。

「HRBEST」なら複雑なシフトもワンクリックで作成！

シフト作成は複雑になりやすいため、ツールの導入によって効率化につながるでしょう。数あるツールの中でも、「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能面で制限がされていたり、利用人数が決められていることが多いです。よってHRBESTのように、有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が良いと言えます。

まずは無料トライアルから始めよう

シフト作成ツールは、実際に使ってみないと職場に合っているかが分かりません。職場に合ったツールであるのかを判断するためにも、無料トライアルで試すことがおすすめです。無料トライアルは、先ほどおすすめした「HRBEST」でも実施されています。もし気になる方は、下記バナーよりお申し込みください。

まとめ

今回は、シフト作成ツールとクラウド化のメリットについて解説しました。クラウド型のシフトツールを導入することで、管理者とスタッフ双方にメリットがあります。もし、どのシステムを導入するべきかわからない方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。