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TECHNOLOGY

AIの活用で煩雑なシフト作成がスムーズに!おすすめツールを紹介

 

交代制勤務を取り入れている企業において、シフト作成は手間がかかる業務のひとつです。読者の中にも、定期的なシフト作成が大きな負担になっていると感じている方もいるのではないでしょうか。

適切なシフトを作成するにはさまざまな条件を考慮しなければならず、手間がかかるものです。そこでこの記事では、AIを活用してシフト作成を可能な限りスムーズにする方法をご紹介します。

シフト作成にかかる手間を大きく削減すれば、より重要な業務に充てる時間を増やして生産性を高められるでしょう。

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シフト作成は定期的に行わなければならないため、ルーティンワークのひとつと考えている方もいるのではないでしょうか。しかし、さまざまな原因によって思ったように作成できず、業務が煩雑化することがあります。

業務効率化を目指しているなら、シフト作成が煩雑化する原因を知って適切に対処することが必要です。ここでは主な4つの原因をご紹介しますので、自社の状況に何が当てはまるか考慮しましょう。

イレギュラー対応が発生しやすい

シフト制を採用している職場は24時間稼働している工場などさまざまです。人間が働くことには変わりないため、イレギュラー対応が発生します。シフトが確定した後に、病気による欠勤や急な需要変動による必要人数の変動が発生することもあるでしょう。

シフト作成は確定したら終わりというわけではなく、発生したイレギュラーにその都度対応しなければなりません。いつ、どのような対応が発生するか分からないのもシフト作成を難しくする要素のひとつで、機械化を阻む要因です。

細かいルールが決まっていない

シフト制を採用している職場が多い場合、職場によって細かいルールが異なるものです。法令や就業規則によって定められている基本的なルールは共通でも、必要人員数の計算方法やスタッフの習熟度など、考慮しなければならない要素は多岐にわたります。

職場ごとの明文化されていないルールなど、シフト作成者にしか分からない要素も多く、これらも業務を煩雑にする原因のひとつです。繁忙期と閑散期の需要差にどのように対応するかも職場によって異なり、ルール化しにくいでしょう。

考えられるパターンが多い

一言でシフトといっても、考えるパターンは多種多様です。数人程度の職場ならパターンも限られますが、数十人・数百人規模になればさまざまなパターンがあります。

効率的に人員を配置するには、膨大な組み合わせの中からどれが最適か考えなければなりません。業務量やスタッフの習熟度、資格の有無などの要素を考慮しなければならないでしょう。多くの要素を考慮した上で最適な組み合わせを考えるのは非常に骨の折れる仕事です。

スタッフ側の事情を考慮する必要がある

シフト作成の現場では、スタッフ側の事情も考慮しなければなりません。希望シフト制を採用している企業の場合は、契約上の制約だけではなくスタッフの希望も最大限反映できるように作成します。

他にも、特定のスタッフにかかる負荷が大きいシフトを組むのも不公平です。責任者クラスと一般スタッフ、新入りスタッフが偏らないように配置し、可能な限り公平なシフトを組まなければなりません。

AIを活用したシステム化が業務効率化の鍵

業務上の必要性、スタッフの希望、法令や就業規則による制限など、さまざまな要素を考慮した上で適切なシフトを作成するにはAIを活用するのがおすすめです。シフト作成担当者の力に頼っていると、いつまでも業務を効率化できません。担当者が変わると積み重ねてきたノウハウが失われてしまうことにもなるでしょう。

人間に依存したシフト作成業務から脱却し、システム化して効率を上げるために役立つのがAIです。AIを活用したシフト作成システムを導入すれば、これまで膨大な時間がかかっていた業務を一気に効率化できるでしょう。

これから、AIを活用するメリットやおすすめのシステムなどをご紹介します。業務を最大限効率化したいと考えている方は要チェックです。

シフト作成システムで可能になること

社内にシフト作成システムを導入すると、希望シフトの提出からシフトの作成、調整を自動化できます。これまで人の手に頼っていた場合でも、多くのプロセスを自動化することで大幅に効率化できるでしょう。

ここでは、それぞれのプロセスにおいて何を効率化できるのかを詳しく解説します。これらに魅力を感じるなら、シフト作成システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

シフトの申請および一元管理

希望シフト制を採用している場合、定期的なシフト作成業務はスタッフの希望を集めるところから始まります。紙ベースの希望シフト表を使用している場合は、収集・管理に手間がかかるでしょう。

シフト作成システムを導入することで、スタッフはPCやスマホから希望シフトを申請できるようになります。シフト作成者はシステム上に情報を集約でき、チェックしやすくなるでしょう。スタッフ側、シフト作成担当者側双方が業務効率化の面でメリットを得られます。

シフト作成

シフト作成システムなら、法令や就業規則の制限、スタッフの熟練度、必要な人員数などのさまざまな情報に基づいて自動的にシフトを作成可能です。手動でシフトを作成するとこれらの要素をひとつずつ考慮しなければならず、多くの時間がかかるでしょう。

システムを導入することで多くのプロセスを自動化でき、担当者が多くの時間を掛けてシフトを作成するという無駄な作業をなくせます。

シフト調整

繁忙期や閑散期などの需要変動、シフト確定後の欠勤をはじめとしたイレギュラーが発生したときにスムーズに調整できるのもシフト作成システムのメリットです。

シフト調整が必要になったときは変更するデータを入力し、再計算することでシステムが新しいシフト表を自動的に出力してくれます。イレギュラーはいつ発生するか分からないことも多く、万が一のときにすぐ対応できるのは非常に便利です。

AIを活用したシフト作成のメリット


シフト作成システムにはさまざまなものがありますが、その中にはAIを活用しているものがあります。AIを活用するタイプのものはより柔軟なシフトを作成できるので、かゆいところに手が届くシステムを探している方におすすめです。

これからご紹介する5つのポイントを大きなメリットと感じる方は、ぜひAI活用型のシフト作成システムを検討してみてください。

シフト作成をスムーズに行える

AIにシフト作成を任せることで、希望シフトの収集から実際のシフト作成、完成したシフト表の共有までを自動化できます。シフト作成業務において人間が介入しなければならないプロセスを削減できるため、業務効率が大幅に上昇するでしょう。

AIを活用するためのデータ準備やルールの作成にはある程度の手間がかかりますが、手間を上回る効果に期待できます。シフト作成の効率化を検討しているなら、AI化は有力な選択肢のひとつです。

法令などのルールを遵守できる

AIを活用すれば、あらかじめ登録した条件を満たすシフト表を自動で作成できます。従って、法令や就業規則によって定められている条件を事前に登録することによって、ルールを遵守したシフトを作成できるのがメリットです。

人間が作成しているとルールの見落としや改正内容の把握不足によって、知らぬ間に違反状態に陥るケースもあります。AIを活用することで予期しない法令違反を防ぎ、コンプライアンス遵守につながるでしょう。

人員配置を適正化できる

AIはシフト作成業務だけではなく、需要予測など別の業務にも用いられます。AI活用型の需要予測システムと連携すれば、需要に基づいて必要な人員を計算し、シフト作成に反映することで配置の適正化が可能です。

どの程度の人員をどこに配置するのかが決まっておらず、無駄が多い場合はAI化によって解決できる可能性があります。もし、需要予測システムとの連携を考えているなら、導入前にAPIを介した連携機能を備えているかチェックしましょう。

各スタッフの勤務を適正化できる

スタッフのスキルや保有している業務、責任者フラグなどを事前に登録することで、スキル面や業務習熟度を考慮したシフト作成が可能です。自動でシフトを組むと、スキルの偏りや習熟度の違いによる負荷の集中が発生しやすく、不公平になりかねません。

AIに必要なデータを学習させれば業務負荷を適正化でき、特定のスタッフに業務が偏ることを防げます。AIを活用することで勤務の適正化とシフト作成業務の生産性向上を両立でき、多くのメリットを得られるでしょう。

経理と連携して効率化できる

シフト作成システムと連携できる報酬計算システム・経理システムもあり、稼働状況を自動取得して報酬を自動的に計算することも可能です。勤務データを回収して手動で計算すると手間がかかるため、経理業務の効率が低下する要因になることがあります。

シフト作成システムと連携できる経理システムを導入すれば、シフト作成から報酬計算まで一連の流れを自動化可能です。AI化することで複数の業務を効率化することにつながるため、会社全体の業務改革を検討している方にも向いています。

AIを活用したシフト作成のデメリット


シフト作成業務のAI化には多くのメリットがありますが、見逃せないデメリットもあるのが事実です。メリット・デメリットをきちんと比較した上で導入するか判断するためにも、デメリットについても確認しておきましょう。主にコスト面の負担増や技術上の制約による限界などが考えられます。

運用コストがかかる

AI活用型のシフト作成システムを導入・運用すると、継続的な費用負担が必要です。「1ユーザーあたり年間いくら」のような料金形態になっているシステムもあり、ユーザー数が多くなるほどコスト負担が増大します。

具体的な料金は選択するシステムによって異なりますが、運用期間中にコストがかかることは変わりありません。ただし、業務を効率化するために活用できれば負担するコストを上回るメリットに期待できます。

イレギュラーに対応しにくいケースがある

システムによっては期間中の入退社、病気などによる突発的な欠勤に対応しにくいものもあるので注意しましょう。業務内容の違いによる負荷の差、スタッフ同士のスキル差にも適切に対応できないケースもあります。

イレギュラーが発生しやすい場合や考慮しなければならない要素が多い場合は、急な再計算にも対応できるようなシステムを選ぶのがよいでしょう。人員の偏りや業務負荷も考慮できるシステムならより安心です。

特殊な事情を考慮しにくい

スタッフ同士の人間関係や家庭の事情、資格の有無など、シフト作成時には多くのポイントを考慮しなければなりません。システムによっては特殊な事情を考慮するのが得意でないものもあるので注意が必要です。

個別の事情を考慮して柔軟にシフトを作成したい場合、システムが出力したシフトを手動で手直しする必要があるでしょう。しかし、これには手間がかかってしまいます。

最初から特殊な事情をきちんと考慮できるシフト作成システムを導入すれば解決できるので、システム選定時に注意深くチェックすることが大切です。

適正なシフトを作成できない可能性もある

AIを活用するには、機械学習に必要なデータを大量に用意しなければなりません。しかし、職場によっては過去のシフトデータなどが残っておらず、学習に必要なデータが集まらないケースがあります。

学習が不十分だとAIを活用しても適正なシフトを作成できないため、システム導入前に十分なデータがあるかチェックするのがおすすめです。今後AI化を考えているなら、早めにデータを収集しておきましょう。

AIを活用したシフト作成をお考えの方はHRBESTがおすすめ


AIを活用したシフト作成システムにはさまざまなものがあり、どのように選べばよいか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。イレギュラー対応や特殊事情への対応を必要とする場合はなおさらです。

そのようなニーズに応えるシステムとして、TRYETINGでは「HRBEST」というAIシフト自動作成システムを提供しています。企業ごとに異なるさまざまなニーズを満たしてくれるので、システム化をお考えの方はぜひご検討ください。

組み合せ最適化を活用して最適なシフトを簡単に作成可能

HRBESTでは組合わせ最適化を使用しています。組合わせ最適化とは、多種多様な選択肢の中から一定の条件を満たす最適な組み合わせを計算する仕組みです。

シフトを作成する際に組合わせ最適化を用いたアルゴリズムを活用することで、膨大なスタッフの組み合わせから効率的なものを選択できます。状況に応じて最適なシフトを自動で出力してくれるので、シフト作成の効率化と業務の最適化を両立可能です。

シフト提出から確認までがシステム上で完結

HRBESTでは希望シフトの提出から作成、共有までをシステム上で完結できます。具体的な流れは以下の通りです。

1. スタッフがPCやスマホから希望シフトを提出する
2. 提出された希望シフトを自動で集計する
3. 条件やスキルを考慮して適切なスタッフ配置を考える
4. 完成したシフト表を出力し、スタッフに共有する

ワンクリックでこの作業を自動的に行えるので、担当者が手動で作成するのに比べて大幅に効率化できます。空いた時間をコア業務に充当することも可能なので、業務効率化を実現したいならぜひご検討ください。

状況に最適化した人員配置が可能

責任者としての役割を果たせるスタッフを識別する「責任者フラグ」という機能を搭載しているのもHRBESTの特徴です。事前に責任者フラグを設定しておけば、時間帯によって責任者が不在になって緊急対応が遅れるといったトラブルを防げます。

時間帯ごとの必要人数や各スタッフのスキルも考慮できるため、状況に最適化したシフトの作成が可能です。さまざまな要素を複合的に考慮し、最適なシフトを自動出力してくれる便利なツールなので、ぜひご活用ください。

クラウド型なので導入が簡単

HRBESTはクラウド型のAIシフト作成ツールです。インターネット環境さえあればどこからでもシステムを利用でき、自社で特別な機器やサーバなどを用意する必要はありません。パソコンとインターネット回線があれば使えるので、簡単で手軽なシステムをお探しの方に向いています。

HRBESTの導入は、Webサイト上でアカウントを登録するだけです。その後、案内メールを受信すればすぐにお使いいただけます。1営業日程度で利用開始できますので、導入のスムーズさを重視している方にもおすすめです。

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まとめ


シフト作成はさまざまな要素を考慮しなければならず、規模が大きくなるほど手間がかかります。スタッフが多くて定期的なシフト作成が大変だと感じているなら、AIを活用して効率化を目指すのがおすすめです。

HRBESTはイレギュラー対応に役立つ再計算システムやキャパシティ制約、責任者フラグ、所定時間ルールなどシフト作成のかゆいところに手が届く機能を多数搭載しており、より快適に利用可能です。

クラウド式でスムーズにご利用いただけるので、シフト作成業務の効率化をご検討中の方はお気軽にお問い合わせください。

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