シフト作成が面倒！原因や効率化する方法は？

この記事を読んでいる皆さんは、シフト作成にどれくらいの時間と労力を割いているでしょうか。従業員からシフトを収集し、休日の要望を踏まえて、その週、月のシフトを作成する。手間や時間がかかり、面倒に感じている管理者も多いと思います。そこで今回は、このシフト作成が面倒に感じる理由や、シフト作成を効率化するための手法について解説していきます。

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シフト作成や管理が面倒に感じる原因は？

現場を回すために必要となるシフト。しかしなぜ私たちは、その作成を面倒に感じてしまうのでしょうか。ここでは、シフト作成が面倒に感じてしまう理由について5つ紹介していきます。

シフト作成に時間や手間がかかるため

シフト作成が面倒に感じてしまう理由はなんと言っても「時間」と「手間」がかかるためです。シフト作成は、従業員から提出されたシフトを集計するところから始まります。さまざまな従業員の要望を、限られたシフトに反映させる作業は、まるで複雑なパズルを解く作業。同じ形のピースなら問題ないですが、複雑な形も多く、なかなか綺麗に収まりません。その結果、時間や手間がかかり、シフト作成は面倒と感じてしまいます。

従業員の事情を考慮しなければならないため

シフト作成を難しくしている、従業員個々の事情。各従業員の希望を最大限叶えることは、従業員の働くモチベーション向上にもつながるため重要です。とはいえ、全従業員の求める条件を100％叶えることは現実的ではなく、管理者を悩ませるポイントの一つです。どの従業員にも「平等」になるシフトを組む必要性も、シフト作成を面倒と感じやすくしているでしょう。

法令や社内ルールに従わなければならないため

シフト作成においては、労働基準法を中心とする労働者を守るための法令や、社内ルールを遵守する必要があります。しかし夜間勤務や早朝勤務がある職場では、気づかずコンプライアンス違反をしているケースも少なくありません。また、連続勤務日数も同様です。日勤とは異なり、また別のルールに乗っ取った労働時間の計算をする必要があります。

給与計算が複雑であるため

先程のように様々な勤務体系がある場合、給与計算が複雑になります。アルバイトやパートがいる現場はなおさらです。従業員によって時給が異なったり、扶養を考慮しなければならないなど、気にかけなくてはいけない条件は多岐に渡ります。このように従業員次第で勤務時間や時給、働く条件が異なることで給与計算は複雑化していきます。作業に途方もない労力が伴うことが容易に想像でき、やる気は瞬く間に削がれるでしょう。

勤務時間の不正対策が必要なため

現場で働く従業員が全員、真面目でルールを守れば問題となりませんが、中にはタイムレコーダーの不正打刻をするアルバイトもいます。管理者は毎日、いつでも現場にはいられません。他の店舗を掛け持ちしていたり、本部に呼び出されることもあるでしょう。管理者が現場にいない時、自力で不正の把握や対策を行うのは困難です。

面倒でもシフト作成や管理を工夫したほうが良い理由とは？

ここまで見てきたように、シフト作成や管理は面倒で、「できることならやりたくない」と感じている方も多いと思います。しかし、シフト作成や管理は工夫して行えば、業務上多くのメリットを教授することができるのです。そこでここからは、なぜシフト作成や管理を工夫すべきなのか3つの理由を見ていきましょう。

業務の効率化になる

まず1点目は業務効率化です。シフト管理や調整が上手くいくようになれば、業務全体の効率化につながります。無駄な人員を雇ったり、無駄な出勤を減らしたりすることができるようになるだけでなく、適材適所な人員配置が実現すれば、サービス品質の向上にもつながります。

従業員に統一感が生まれる

2点目は従業員の統一感です。最適にシフトが管理されれば、従業員に対するマネジメントを行うゆとりを確保できるようになります。従業員をマネジメントする機会が増すことで、現場へのルール浸透や、顧客へのサービスレベルの向上などにもつながります。

給与計算がしやすくなる

3点目は給与計算です。シフトを月初など決まったタイミングで従業員に対して提示し、その通りに働いてもらうことで、給与計算の簡易化につながります。シフトと給与計算のソフトが連携できればなお、業務効率化につながるでしょう。このようにシフト管理や工夫を行うことは、業務効率化やマネジメントの負担軽減にもつながります。

面倒なシフト作成を効率化するポイント

それではどのようにしてシフト作成は効率化していけばいいのでしょうか。ここからは、面倒なシフト作成を効率化する時に役立つポイントを2点紹介していきます。

シフト管理の重要性を従業員と共有する

1点目は、シフト管理の重要性を従業員と共有していくことです。シフト作成は、従業員の協力なくしては成り立ちません。早くシフトを作成し、共有することができるようになれば、従業員の満足度が向上するとともに、管理者も早め早めに行動でき、円滑に店舗運営ができるようになります。シフト作成の重要性を従業員、管理者の双方で共有することで、よりよい職場環境づくりを心がけましょう。

シフトを自動作成できるツールを利用する

2点目はシフトを自動作成できるツールを導入することです。シフト作成は「面倒」です。管理者の仕事はシフト作成だけではありません。時間と手間がかかるシフト作成をなるべく自動化することにより、手早くシフトを作成できる環境を作りましょう。またシフト作成ツールは給与計算ソフトと連携できることも多く、シフトや給与計算における時間を大幅に削減することにもつながります。

面倒なシフト管理が簡単になるおすすめのシステム5選

シフト自動作成ツールを導入したい。しかし、「シフト作成　システム」と検索すると大変多くのシステムがヒットするため、どれが自社にとって最適なのかは分かりにくいでしょう。多種多様なツールから、どういったツールを選べばいいのでしょうか。そこでここからは、おすすめのシフト自動作成ツールを5つ紹介していきます。

ジョブカン勤怠管理

勤怠管理で有名な「ジョブカン勤怠管理」。このツールの最大の特徴は、打刻方法の多様性です。ICカードや指静脈認証、GPSやLINEなど、様々な方法で打刻することが可能です。その他にも、スタッフコードの設定やシフト作成、申請・承認機能や打刻データや出勤データの集計機能など多くの機能からカスタマイズ可能です。超過労働対策も万全で、働き方改革関連法に即したアラートの設定もできます。サポート体制も充実しており、「メール」「チャット」「電話」と様々な形式で対応してくれます。お試し期間は30日で、その間サポートを無料で受けることができます。

ビズプラシフト

パズルゲーム感覚で、直感的にシフト作成ができる「ビズプラシフト」。シフトの過不足が一目で分かるだけでなく、空白のマスをゲーム感覚で埋めるだけでシフト作成ができる容易さも持ち合わせるため、パソコンを使い慣れない人でも操作がしやすいことが特徴です。また、価格面では他のツールより安価で、1人につき100円程度で利用可能。使用するスタッフが多ければ多いほど安く利用できます。ただし機能はシフト作成と申請などシンプルなものに限られるため、超過労働対策には少し弱いかもしれません。サポートは電話とメールで対応しています。

勤労の獅子

あらゆる働き方に対応する「勤労の獅子」は、新型コロナウイルス感染症拡大で一般的になったテレワークや在宅勤務など、多種多様な働き方に柔軟に対応できるツールです。さまざまな業種のユーザーを抱えており、10万を超えるシフトに対応。勤務形態のバリエーションを例にとっても、変形労働制やフレックスタイム制、複数出勤・ヘルプ出勤など、多くのオプションを用意しています。労働関連の法律へ対応しており、コンプライアンス違反をしない工夫がされています。それだけでなく、個人ごとに労働時間の計算ができる機能も搭載しています。サポート体制は電話とメール。その他、マニュアルはオンライン上で閲覧できます。

シフケア

低価格が特徴の「シフケア」は中小規模向けのシフト管理ツールで、1従業員につき月額30円で100人まで利用できます。機能は従業員からのシフト収集やシフト作成、シフトパターンの設定などシンプルなもののみ。また、簡単な給与計算も可能です。しかし、労働関連の法律への対応記載がなく、コンプライアンス違反が少し心配ではあります。サポートは基本電話で、平日のみの対応です。

HRBEST

複雑なシフトもすぐに作成可能な「HRBEST」は、組合せ最適化を用いたアルゴリズムで、複雑な勤務体系の会社のシフトも一瞬で作成してしまうツールです。労働基準法に自動で対応するだけではなく、急な欠勤の対応や、従業員の能力に応じたシフト作成が可能です。AIがシフトを自動作成しているため、管理者が頭を悩ませる必要はありません。また、その日の必要人数に対応する「キャパ制約」や、そのキャパシティから計算される「ヘルプ勤務推定」が可能。いわゆる「かゆいところに手が届く」便利な機能を豊富に取り揃えているツールです。

まとめ

今回はシフト作成が面倒な理由や、なぜシフト作成をしなければいけないのか、そしてシフト作成の手助けとなるツールについて紹介してきました。シフト管理は確かに面倒ですが、現場を円滑に回す上で不可欠なものとして避けることができません。この面倒な作業を少しでも効率化するために、シフト管理ツールの導入を検討してみてください。多種多様なツールがある中でも、自動のシフト作成、且つかゆいところにも手が届くTRYETINGの「HRBEST」をぜひ検討してみてください。