シフト作成は「平等さ」が重要！従業員の満足度を向上させるシフト作成とは？

シフト作成者のあなたは「平等」なシフトを作れていますか？今回はなぜ「平等」なシフト作成をすべきなのか、なぜシフト管理をクラウド化すべきなのかについて見ていきます。面倒で手間ばかりかかるシフト管理。どうすれば最適で、平等なシフトを手早く作ることができるのでしょうか。

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シフト作成で「平等」にするべき4つのポイント

各従業員にとって「平等」なシフトを作るべき理由とは何でしょうか。ここでは、なぜ「平等」なシフト作成をしなければいけないのか、Aさん（既婚、妻子持ち）とBさん（独身、アイドルオタク）をモデルケースに、4つのポイントについて紹介していきます。

勤務日数

1つ目は勤務日数です。例えば従業員AさんとBさんを契約時、同じ待遇にしたとします。しかし彼らの実働を比べてみれば、Aさんは平日の昼間や土日でも忙しくないシフトが多く、Bさんは平日の夜や土日の忙しい時ばかりシフトに入っています。Aさん、Bさん共に給料面では同じ待遇、同じ時間ですが、労働の強度自体は不平等になってしまいます。このようなシフトを組み続けていると、必然的にBさんから不満が出てしまうでしょう。

勤務時間

2つ目は勤務時間です。Aさんはいつも日中の勤務なのに対し、Bさんばかりが夜勤や早番ばかりでは「不公平」が生じてしまいます。例えAさんが日中希望で、夜勤は難しい主張したとしても、Bさんばかりに夜勤を押し付けては、それは「公平」なシフトではありません。従業員の希望通りのシフト作成はもちろん理想的です。しかし、Aさんだけの要望を聞いていては、またBさんはシフト作成者に不満を募らせるでしょう。

休暇日数

3つ目は休暇日数です。Aさんは子供がいるので、土日祝日は休みたい。Bさんは独身なので、休みは平日でも土日でもこだわりはありません。しかしある日、Bさんは推しのアイドルツアー参戦のため、土日を含めた5連休を希望したとします。普段は忙しい土日に率先して仕事に出てもらっているBさん。しかし同日、Aさんは休みを希望したとします。ただ土日は、AさんかBさん、どちらかに出勤してもらわなければいけません。Aさんはすでに規定以上休んでいる場合、シフト作成者はAさんに出社をお願いすることは難しくなります。

シフト希望提出日

4つ目はシフト希望提出日です。シフト提出日を明確にすることは重要です。例えば毎月、一番にシフト提出してくれるBさん。一方、子供の習い事の送り迎えで毎月シフト提出が間に合わないAさん。しかし、「平等」なシフトを「迅速」に出すためには、従業員に対してシフト提出の期限を守ってもらわなければいけません。例え家庭の事情があるAさんでも、少しは考慮すべきかもしれませんが、考慮しすぎるのもまた問題です。「平等」なシフトを作成するためにも、シフト提出期限のルールを定め、誰にでも平等に守ってもらうようにしましょう。

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シフト作成の平等さは従業員満足度につながる

シフト作成を「平等」にすべき理由は、従業員満足度に直結するからです。多くの従業員が土日休みを望むのは当然かもしれません。しかしシフトの制約上、全てを叶えることはできません。とはいえ、要望が全く叶わないのもまた問題です。従業員の満足度を低下させないためにも、「平等」にシフト希望をヒアリングし、明確なルールに乗っ取った「平等」なシフト作成を心がけましょう。

シフト作成時に管理者が注意する点

ここからは、シフト作成時に管理者が注意すべき点を3つ紹介します。「平等」なシフトの作成や、従業員の働くモチベーションを下げないシフトを作成し続けるためには、意識しておきたいポイントです。

従業員に不平不満が溜まっていないか

まず1点目は、管理者が作成したシフトに対し、従業員の不満が溜まっていないかです。「特定の人のみ希望休が叶えられている」「シフトが少ない」「望んでもいないのに連勤」などなど、従業員は様々な不満を持ちます。従業員の望みを全て叶えることは無理なので、従業員がシフトに対して多少の不満を持つのは仕方のないことです。しかし、全従業員に対して負荷が平等に分散されていることが明確に分かること。そして、管理者とスタッフの間に信頼関係が築けていれば、この問題も解決に向かうでしょう。

コンプライアンスが遵守されているか

2点目はコンプライアンスが遵守されているかどうかです。日々の業務の中では、従業員の休み希望が重なってしまったり、欠勤による穴埋めをし、連勤や残業が起きてしまう場合があります。特に夜勤や昼勤、早番や遅番など、様々な勤務時間のパターンがある職場では、個別で従業員のシフト管理をすることが難しく、時間外労働や休日不足などの問題を見逃してしまいがちです。そのためにも個々に従業員のシフトを管理する必要があります。

急な予定変更にも対応できるか

3点目は、急な予定変更にも対応できているかどうかです。例えばA店舗のシフトに欠陥が発生した場合、B店舗から従業員をヘルプしてもらうことが多いと思います。しかし、柔軟なシフト管理ができていないと、ヘルプを上手く呼べない場合もあります。このように仕方なく管理者が穴埋めする事態に陥らないためにも、急なシフトの空白にも対応できるシフト管理を心がけるようにしましょう。

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平等なシフト作成にはクラウド化がおすすめ！

従業員の不満を蓄積させず、コンプライアンス違反をせず、かつ急な予定変更にも対応するのは、人間では至難の技でしょう。そこでオススメしたいのが、シフト作成のクラウド化です。以下ではなぜクラウド化がいいのか、メリットについてご紹介していきます。

クラウドを使ったシフト管理システムとは？

昨今、ビジネスの現場において広まるクラウド化。シフト管理もまた、クラウドにより効率化を図れる業務の一つと言えます。クラウドを使ったシフト管理システムは、シフト作成における問題点である「時間」「ヒューマンエラー」「公平性」を解決できます。ここからはシフト管理のクラウド化のメリットについて、3つ見ていきます。

クラウド化のメリット1．スマホでシフト提出ができる

メリットの1つ目は従業員がスマホでシフトを提出できる点です。規定の紙を用意して書く必要はなく、特定のサイトにアクセスして希望日時を入力するだけで、シフトの自動収集が可能です。従業員からもらった紙を、エクセルに落とし込む必要もありません。またスマホで申請できるため、従業員からの希望日の提示が早くなるとともに、伝えにくかった希望も入力しやすくなります。

クラウド化のメリット2．いつでもどこでもシフト確認が可能

メリットの2つ目は、いつでもどこでもシフト確認が可能となる点。これは管理者と従業員双方にとっての大きなメリットです。従業員は各自の手持ちデバイスから直接シフトを確認できるため、管理者に確認する必要がなくなります。管理者もシフトの確認漏れを防ぐことができるでしょう。

クラウド化のメリット3．導入が簡単

メリットの3つ目は導入の簡単さです。TRYETINGの「HRBEST」の場合、アカウント登録をするだけで、利用を開始することができます。入力項目は「会社名」「メールアドレス」「担当者名」のみで、ものの数分で登録が可能です。アカウント発行までわざわざ営業マンと交渉する時間も必要もなく、導入したいと思えばすぐ導入できるのが魅力です。

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シフト作成ツールならワンクリックでシフトが完成！クラウド化のメリットは？

クラウドを使ったシフト管理システムなら「HRBEST」

近年ではシフト管理のクラウドシステムは多く、「シフト管理　クラウド」と検索するだけで、何百件もの検索がヒットします。その中で、なぜTRYETINGの「HRBEST」がおすすめなのでしょうか。ここからはHRBESTを導入すべきメリットについて3点紹介していきます。

クリック1つでシフト作成

1点目はワンクリックでシフトが作成できる点です。HRBESTのシフト作成フローは「従業員が希望シフトを提出」→「シフトを集計・最適化」→「作成したシフトを共有」です。つまり、たった3ステップでシフトを集計、作成、そして共有までこなせるということです。もちろんシフト提出は各従業員のスマホから完結。シフト作成においても、法的諸条件や従業員の能力まで把握して作成することができます。作成したシフトの共有も、時と場所を選びません。

複雑なシフトルールにも対応

2点目は複雑なシフトルールにも対応できる点です。HRBESTは、人員の配置に偏りがないように、ペアの組み合わせや、リーダー業務ができるかどうかまでを考慮した最適なシフトが作成できます。その他にも。その日の必要人数を満たすように計算する「キャパ制約」や、6連勤を超える連勤を組まない「6連勤ルール」や所定労働時間を過不足なく満たしたシフト作成ができる「所定時間ルール」などを守り、シフトを自動で作成することができます。

導入コストも最小限

3点目は導入コストです。低コストで始めることができ、その他初期費用や諸費用はかかりません。

まとめ

今回はなぜシフトが「平等」でなければいけない理由と「平等」なシフトを作成するポイント、そしてシフト管理をクラウド化すべき理由について見てきました。この面倒で、従業員の満足度にもつながるシフト管理を手早く、最適なシフト制作をするためにおすすめなのが、TRYETINGの「HRBEST」です。従業員のシフト希望や能力を考慮したシフト作成だけでなく、コンプライアンスにも準じた最適なシフト作成を自動で行ってくれます。気になった方はぜひ、無料体験をしてみてください。