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COLUMN コラム

シフト作成

シフト表の作り方のポイント!組み方の流れも解説します

シフト表の作成は、店舗を効率的に運営していくためにも必要なものです。しかし、「シフト表の作り方がわからない」「もっと簡単なシフト表の作り方を知りたい」と思う人が多いのではないでしょうか。シフト表の作り方には、いくつかのコツがあります。今回は、シフト表の作り方のコツと流れを解説しましょう。

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シフト表の作り方のコツは?


店舗を効率的に機能させるシフト表には、いくつか抑えておきたいポイントがあります。ここでは、シフト表の作り方のコツを4つご紹介しましょう。

事業や店舗の運営状況を把握する

1つ目は、シフトを作るときに事業や店舗の運営状況を把握することです。事前に把握しておくことで、シフト作成時にどれくらいの人員が必要なのかがわかります。特に、飲食店や小売業の場合には、土日祝が混みやすいなど曜日によって客数が変わったり、イベントが開催されると混むなどの特徴があります。したがって、客入りの動向や今までの売上を考慮しておくのがおすすめです。

新人育成を考慮してシフトを組む

2つ目は、新人育成も考慮したシフトを組むことです。新人を育成するためには、経験豊富なスタッフと新人を同じ出勤日にして、経験を積ませるのが重要になります。新人の経験が浅いうちは、経験者だけでシフトを組んだ方が店舗が回るでしょう。しかし、今後を考えると新人を育てなければならなくなるため、新人育成を考慮してシフトを組むのが得策です。

従業員の人間関係を考慮する

3つ目は、従業員同士の人間関係も考慮してシフトを作ることです。人間が抱える悩みの多くは人間関係と言われています。したがって、シフトを組むときに気の合わない人同士を入れてしまうと、お互いにストレスとなり仕事をやめてしまうことも考えられるのです。全ての希望を満たすのは難しいものの、できる限り従業員の希望を汲み取るように話を聞くなどの対応をしましょう。

誰でも見やすいと感じるシフト表にする

4つ目は、誰でも見やすいと感じるシフト表にすることです。シフト表は、作成者だけではなく従業員も見るものです。したがって、実際に活用する従業員が見にくいシフト表では意味がありません。見やすいシフト表を目指すためには、出勤時間や休日を強調させるなどの視覚的効果を意識したり、文字ばかりにならないよう簡易記号を用いると良いでしょう。

見にくいシフト表の特徴と注意点


シフト表は、全従業員が閲覧するために見やすいものであるべきです。しかし、シフト表の中には見にくいシフト表が存在します。ここでは、見にくいシフト表の特徴と注意点を解説しましょう。

手書きでシフト表を作成する

特徴の1つ目は、シフト表を手書きで作成することです。手書きで作成した場合、書き間違いや文字が小さくなるなどのケースが多く、結果的に見にくいシフト表となるケースが多いです。

文字にメリハリをつけていない

特徴の2つ目は、文字に大きさや強調などのメリハリを付けていないことです。人間は、視覚的な情報を重要としています。よって、パッと見たときにどこが重要であるのかを判定するためにも、文字のメリハリが重要です。

色分けされていない

特徴の3つ目は、全体的に色分けがされていないことです。シフト表は、白黒だけで作成してしまうと、視認性が悪くなってしまいます。勤務時間によって色分けをするなどが良いでしょう。

見にくいシフト表はミスが起きやすい

見にくいシフト表は、記入ミスや従業員の確認時の間違いなどのヒューマンエラーが起きやすくなります。記入ミスをしてしまった場合、修正作業が発生するため余計な工数がかかってしまうでしょう。また、従業員の確認ミスによって出勤人数が足りなくなるなどの状況が発生してしまいます。

シフト表を作成する流れ


見にくいシフト表はミスが起きやすいと分かったところで、見やすいシフト表を作るまでの流れが気になるでしょう。ここでは、シフト表作成までの流れを解説します。

1.従業員が何人必要なのかを計算する

まずは、必要なスタッフ数を計算します。シフト作成において重要なのが、人員配置をバランスよくおこなうことです。忙しいと予想される日には人員を多く配置し、逆に忙しくない日は少なく配置することが理想です。もし適切なバランスで人員配置ができない場合、少なすぎるとスタッフの負担が大きくなり、多すぎると人件費がかかってしまいます。事前に必要なスタッフ数が分かっていれば、適切なバランスで人員配置ができるでしょう。

2.早めにシフト希望を申告してもらう

次は、従業員からシフト希望を申告してもらいます。シフト希望は、できる限り早く申告してもらいましょう。そのため、提出するシフト希望の期日を固定にするのがおすすめです。固定しておくことで、自然と従業員にもルールが浸透して希望シフトが集まりやすくなります。

3.シフト希望を確認しながらシフトを組む

シフト作成者は、従業員から申告されたシフト希望を確認しながらシフトを組んでいきます。できるだけ希望通りにシフトを組むことで、従業員のモチベーション低下を防げます。しかし、全従業員の希望を満たしたシフト作成は難しいです。もしシフト希望通りにいかない場合には、事前に従業員へ交渉をして決めていくのが良いでしょう。

4.不足している場合は他店にヘルプをお願いする

シフト作成をしたものの、人が足りない場合には他店にヘルプをお願いすると良いでしょう。ヘルプを要請する場合、他店でも同じようにシフト作成をしているため、できるだけ早く伝えることで日程の確保をしやすくなります。また、ヘルプのスタッフが作業しやすいように、店舗のルールが徹底されているかの確認は定期的におこなっておきましょう。

エクセルを使ったシフト表の作り方


エクセルを使ってシフト表を作る場合、ガントチャートを使うのがおすすめです。ガントチャートは、横棒グラフで従業員の出勤時間を表すため、視覚的にわかりやすいのが特徴です。エクセルでガントチャートを利用する場合、縦軸を従業員氏名、横軸を時間として表を作成します。その後、エクセルの機能である「積み上げ横棒」を用いて、従業員の希望時間に応じたグラフを作成します。

HRBESTなら自動で簡単にシフト表を作成できる!

シフト表の作成は複雑になりやすいため、ツールを使って作成から管理までをおこなうことが得策です。数あるツールの中でも、「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能面で制限がされていたり、利用人数が決められていることが多いです。よってHRBESTのように、有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が良いと言えます。

まとめ

今回は、シフト表の作り方のコツと、実際に組むまでの流れを解説しました。シフト表は、ミスを減らすためにもできるだけ見やすく作る必要があります。そこで、視覚的に見やすいシフト表の作成をしてくれるツールの導入を検討すると良いでしょう。もし、どのツールを導入するべきかわからない方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。

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