シフト表の作り方にコツや工夫はある？おすすめの自動化ツールも解説

シフト表の作成は、店舗を運営するために必要な作業です。しかし、「シフト表の作り方が分からない」「作成に手間がかかる」といった悩みを持つ企業様もいるのではないでしょうか。

この記事では、効率的なシフト表の作り方やおすすめの自動化ツールを解説します。最後まで読むことで、シフト作成に関する悩みを解決できるでしょう。

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シフト表の作り方の基本とコツ

ここでは、シフト表作成の基本と作成のコツを解説します。シフト表の作成に時間がかかるのも問題ですが、出来上がったシフト表が従業員の負担になってもいけません。5つのポイントを押さえて、正しく機能するシフト表を作成しましょう。

事業や店舗の運営状況を把握する

1つ目は、シフトを作るときに事業や店舗の運営状況を把握することです。事前に把握することで、シフト作成にどれくらいの人員が必要なのかが分かります。

特に、飲食店や小売業は日によって客数が変わります。例えば、土日祝日やイベント開催日は混みやすい日です。客入りの動向や今までの売り上げを考慮して作成する必要があります。

新人育成を考慮してシフトを組む

2つ目は、新人育成も考慮したシフトを組むことです。新人を育成するためには、経験豊富な従業員と新人を同じ出勤日にする必要があります。

新人の経験が浅いうちは、経験者だけでシフトを組んだほうが店舗が回るでしょう。しかし、それでは新人が育たないため、育成を兼ねたシフト作成が大切です。

従業員の人間関係を考慮する

3つ目は、従業員同士の人間関係も考慮してシフトを作ることです。職場の人間関係は、多くの人が抱える悩みです。

気の合わない人同士を同じシフトに入れるとお互いにストレスとなり、退職する可能性があります。全ての希望を満たせなくとも、できる限り希望を反映できるように話を聞くなどの対応をしましょう。

見やすいと感じるシフト表にする

4つ目は、全員が見やすいと感じるシフト表にすることです。シフト表は、作成者だけではなく従業員も見るため、見にくいシフト表では意味がありません。

見やすいシフト表を目指すためには、出勤時間や休日を強調するなど視覚効果を意識したり、文字ばかりにならないよう簡易記号を用いたりするとよいでしょう。

労働時間の上限と休憩を考慮する

5つ目は、労働基準法や社内規定を守ってシフトを作成することです。企業の責務として、従業員の労働時間を把握しなくてはなりません。

労働基準法では、1日8時間、週40時間が労働時間の上限です。1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を、勤務時間の途中で与える義務があります。

法律上、必要がなくても、社内規定で休憩時間の付与を認めている場合があります。社内規定も遵守して、シフト表を作成しましょう。

見にくいシフト表の特徴と作り方対策

シフト表によって業務効率を高めるためには、全ての従業員（従業員数20名程度が最適）が見やすいものを作る必要があります。見にくいシフト表とはどのようなものでしょうか。ここでは、見にくいシフト表の特徴と対策を紹介します。

手書きのシフト表

手書きのシフト表は、ペンだけで手軽に作成できます。しかし、作成者によっては文字が読みづらく、書き間違いも起こります。見やすくするために文字の色やサイズを工夫すると、作成に時間もかかるでしょう。

手書きよりはExcelがおすすめです。文字のサイズ分けやレイアウトによって、比較的簡単に見やすいシフト表を作成できます。

色分けのないシフト表

色分けのないシフト表は、見にくくミスが起きやすくなります。黒字だけのシフト表も見にくいため、メインカラーとアクセントカラーの2色を使うのがおすすめです。部署や役割別などで項目を分け、配置を分かりやすくすると、より見やすくなるでしょう。

しかし、人数が多い場合は100升計算表のような見にくい表になりがちです。視認性を上げるために、開始日と完了予定日を帯状に記したガントチャートを活用するとよいでしょう。

シフト表の作り方と流れ

シフト表をスムーズに作るには、一連の流れを理解する必要があります。Excelなどで表を作るだけがシフト作成業務ではありません。

必要な従業員数の把握から作成したシフトの改善まで、さまざまな手順があります。ここでは、シフトを作成する5つの手順を確認しましょう。

1.従業員が何人必要なのかを計算する

まずは、必要な従業員数を計算します。シフト作成において重要なのが、人員配置をバランス良く行うことです。忙しいと予想できる日には人員を多く配置し、反対に忙しくない日は配置を少なくするのが理想です。

人員配置が適切でない場合、少な過ぎると従業員の負担が大きくなり、多過ぎると人件費がかかります。事前に必要な従業員数が分かっていれば、適切なバランスで人員を配置できるでしょう。

2.シフト希望を早めに申告してもらう

次は、従業員からシフト希望を申告してもらいます。できる限り早く申告してもらうために、シフト希望の提出期日を固定しましょう。ルール化することで従業員も意識できるようになり、シフト希望が集まりやすくなります。

3.希望シフトを確認しながらシフトを組む

シフト作成者は、従業員が申告したシフト希望を確認しながらシフトを組みます。できるだけ希望に近づけることで、従業員のモチベーション低下を防げます。

しかし、全従業員の希望を反映できるとは限りません。希望を通すのが難しい場合は、従業員と交渉しながら決めましょう。

4.不足している場合は他店にヘルプをお願いする

人が足りない場合には、他店にヘルプをお願いしましょう。しかし、他店も同じようにシフトを作成しているため、ヘルプを要請する場合はできるだけ早く伝えることが大切です。

また、ヘルプに来た従業員が作業しやすいように、店舗ルールが徹底できているかを定期的に確認しましょう。

Excelを使ったシフト表の作り方

手作業でシフトを作成すると、労働時間の計算や色付けに手間がかかります。Excelの関数や書式ルール設定を活用することで、シフト表作成の効率化が可能です。ここでは、Excelを使ったシフト表の作り方を解説します。

表の作成

まずは、作成するシフトの種類を決めましょう。シフト表には、タイムシフト（1日ごとのシフト）・週間シフト・月間シフトなどがあります。

職場で共有するシフトは、タイムシフトか週間シフトが一般的です。月間シフトは、個人で管理するシフト表として使います。休暇管理シフトを別で作成すると、有給取得率などを把握するために便利です。

作成するシフトの種類が決まったら、必要な項目を入力します。主な項目は以下の通りです。雇用形態や役割はグループ化することで、見やすいシフト表になります。

・雇用形態
・役割
・名前
・勤務時間（ガントチャートを使う場合は1時間または30分ごとの時間帯）
・合計労働時間

人数や時間の合計計算を自動化

Excelの関数を使うことで、合計計算を自動化できます。計算式を入力するだけのため、シフト作成にかかる手間が大幅に減るでしょう。

例えば「COUNTA関数」を使えば、日ごとのシフトインした従業員数の計算が可能です。予定シフトとの整合性をすぐに確認できます。

「SUM関数」は、全従業員の総労働時間を計算するときに便利です。総労働時間は、人事生産性（1人の従業員が1時間でどれだけの利益を生み出しているか）の把握に活用できます。

自動で色付け

毎日変化するシフト表を色付けするには手間がかかります。条件付き書式を活用すれば、自動で色付けが可能です。条件付き書式は、以下の手順で活用します。

1.色付けしたいセルを選択する
2.メニューバーの「条件付き書式」→「ルール」と進む
3.ルールの種類を選択して内容を編集する

条件付き書式は、特にガントチャートを表示するときに便利です。手順3で使用するルールを選択してAND関数で条件を入力すれば、自動で色付きのガントチャートを表示するシフト表が作れます。

シフトは自動化がおすすめ？作り方のメリットとデメリットを比較

シフトの作り方には、手書きやEcelの他にツールという選択肢があります。それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

シフト作成を自動化するツールの選び方は？

シフト作成は、負担が大きい作業です。インターネット上にあるExcelのテンプレートを使用する方法もありますが、マクロや関数の入力、変更での修正が必要です。運用が属人化しやすいため、ツールによる自動化をおすすめします。

シフト作成ツールにはさまざまな種類があります。ここでは、自社に合ったツールを選ぶためのポイントを確認しましょう。

簡単に操作できるか

機能性が高くても、操作が難しいツールでは属人化が生じます。ツールを扱う機会が少ない職場や、デジタルになじみが薄い年齢層が多い職場では注意が必要です。従業員だけでなく、シフト管理者にも大きな負担がかかります。

機能が豊富なほど、導入コストやランニングコストも高くなります。機能性も大切ですが、まずは従業員が簡単に操作できるツールをピックアップしましょう。

業種に合うか

業種によって、適切なツールは異なります。例えば、日勤・夜勤が多いサービス業や医療機関などは日によって人員変動があるため、シフト作成に大きな労力がかかります。自動化できる範囲が広く、柔軟なシフト体制に対応できるツールがおすすめです。

近隣に複数店舗ある場合は、共有機能のあるツールが適しています。シフト状況を相互に確認し、必要なときにヘルプを要請できます。

既存データが連携できるか

シフトデータは勤怠管理や給与計算に使用します。そのため、既存データと連携できるツールのほうが、柔軟に活用できます。例えば、Excelで勤怠管理をしている場合は、CSVデータと連携できるツールがおすすめです。

連絡ツールでシフトを共有している場合は、メールやSMSとの連携機能があると便利です。普段使用している連絡ツールと連携できるものを選びましょう。

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まとめ

効率的なシフトを作るには、見やすさや労働時間の上限など、さまざまな点を考慮する必要があります。

手書きのシフト表は文字が読みづらく、Excelでの作成は属人化が生じやすいなどのデメリットがあります。ツールを活用すれば、シフト作成に関する幅広い業務の自動化が可能です。

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