バイトのシフトの組み方は？管理のポイントを徹底解説！

アルバイト、パートの多い店舗や企業では、シフト制を採用してスタッフを管理している職場が一般的でしょう。しかし、シフト作成はスタッフの都合だけでなく、売上や業務効率を踏まえた上での人員配置が必要となります。そのため、シフト作成業務には大変時間がかかり、店長や作成者にとって負担になってしまいがち。では、シフト作成の管理や組み方には、具体的にどのような点に気をつければいいのでしょうか？効率化できるツールなどはあるのでしょうか？そこで今回の記事では、バイトのシフト作成や管理に悩む店長、経営者向けにシフトの組み方や管理のポイントについて紹介します。日々シフトの組み方に悩む店長、オーナー、経営者や作成者担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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シフト管理の目的や重要性とは？

シフト管理は、スムーズな店舗運営を行い売り上げを出していく上で重要な作業です。では、シフト管理はなぜそこまで重要な作業なのでしょうか？そこで、まずはシフト管理が店舗運営の円滑化や、店舗の利益につながる理由について紹介していきます。

1.シフト管理は利益を最大化するのが目的となる

シフト管理の最大の目的は、店舗の利益を出すことです。店舗の売上を上げ、人員配置を適切に行うことは、人件費のコストカット、店舗の売上にも繋がります。利益を最大化できるような運営を行っていくためにも、シフト管理で的確な人員配置を行ないましょう。

2.シフト管理は店舗の運営に大きな影響がある

シフト管理において、スタッフの希望を全て聞こうとしてしまうと、その日のスタッフが増えすぎて人件費が上がるといった問題が起きる可能性があります。逆に、スタッフが少ない日があれば接客などのサービスが回らなくなり、顧客満足度が下がってしまうことも。店舗運営を行うには、人件費を抑えつつ、売上を伸ばしていくよう配慮したシフト管理を組む必要があると言えるでしょう。

管理者がシフト作成に悩みがちなポイント

シフト管理において、店長やオーナーが悩みがちな問題とは具体的にどのような内容でしょうか？ここからは、シフト作成や管理が抱えがちな課題や悩みやすいポイントについて紹介していきます。

1.期限までに希望シフトを提出してもらえない

スタッフの中には、期日までに希望シフトを提出してくれない人もしばしば。シフト提出が1人でも遅れると、最終的な表の完成が遅くなってしまいます。シフト表の作成が遅れると、スタッフが予定を立てられないなど、不満の原因になってしまいます。ただし、だからといって「早く提出して欲しい」と強く催促してしまうと関係が悪化する恐れもあります。提出期限に遅れる人を減らすためにも、シフトの提出を早めにしてもらうよう依頼する、または期限を遵守するよう事前に周知しておきましょう。

2.シフトの偏りが出来てしまう

スタッフの希望をすべて聞こうとしてしまうと、どうしてもシフトに偏りができてしまいがち。また、シフトによっては人が足りない日が出来てしまうことも考えられます。特に土日祝日、深夜、早朝は人手が足りなくなりやすいのでシフトを組む際に注意が必要です。人手不足の日ができると、十分なサービスが提供できなくなり売上の低下、従業員の負担が増えるといったデメリットが起こります。シフト作成や管理をする時には、勤務回数や休日などシフトに偏りができないようにしましょう。


3.スタッフの編成に偏りが出来てしまう

職場の人間関係を円滑にすることばかり考えて、仲のいい人同士でシフトを組んでしまうと、新人しか稼働していない状態が生まれるなど、その日のスタッフのスキルが偏ってしまう可能性があります。そういった特定のスキルや経験値のスタッフによる偏りは、円滑な運営を困難にしてしまいます。また、同じスキル同士となると互いに学び合えないため、人材育成にも適しません。店舗運営を円滑に行うには、単に人数を確保するだけではなく、スタッフの能力、経験を考慮してチーム編成に偏りができないようにすることが大切です。

基本的なバイトのシフトの組み方

それではバイトのシフトを組む流れとは、一体どのようなものなのでしょうか？以下では、基本的なバイトのシフトの組み方、シフト作成の流れについて紹介していきます。

1.必要なスタッフ数を計算する

シフトを組む際には、サービスの質を保ったり、人件費を無駄にしたりしないためにも、必要なスタッフ数を計算し、バランスよく人員配置する必要があります。ベテラン、中堅、新人など、それぞれの経験やスキルを考慮した上で、バランス良く人員配置をすることで、常に安定したサービスを提供することができるようになります。また、ベテランや新人をシフトに組むことで、スタッフの教育やスキル向上にも繋がります。バランスの良い人員配置をするためにも、どういうスタッフが何人必要なのかを踏まえた上で、必要なスタッフ数を計算していきましょう。


2.早めに希望のシフトを聞く

シフトを早めに作成するためにも、アルバイト、パートスタッフからはなるべく早く希望シフトを聞いておきましょう。早めにシフトを聞いておくことで、余裕をもってシフト作成、調整を行うことができるようになります。また、シフト希望の期日は、毎月固定で設置しておくといいでしょう。提出締切日を設定することで「その日までに提出しなければ」とスタッフが意識するようになります。

3.希望に合わせてシフトを組む

店長、オーナーは、その日の業務に必要な人数やその人のスキル、経験を考慮しつつ、スタッフから提出してもらった希望シフトに合わせてシフトを組んでいきます。

4.必要に応じてスタッフと交渉する

それぞれのスタッフのシフト希望を聞いてシフトを作成しようとすると、どうしても人が足りない日ができたり、シフトが偏ってしまうという問題も。万が一シフトが偏ってしまった場合は、随時スタッフと交渉してスケジュールを合わせていきましょう。

5.必要に応じて他店にヘルプを頼む

スケジュールを交渉しても、どうしても人が足りない日ができてしまう時もしばしば。そんな時は、他店にヘルプをお願いしなければなりません。ただし、他店のスタッフにもスケジュールがあるので、ヘルプの確保を行う時はなるべく早い段階で相談するようにしましょう。
その際、お店独自のルールが多すぎるとヘルプに来たスタッフが困惑してしまい、次回から断られてしまうということも考えられます。お店独自のルールがないか、共通のルールが守られているか一度見直しをしておきましょう。

上手なシフト作成のポイントは？

シフト作成を上手に行うには、どのようなポイントを意識すればいいのでしょうか？そこで、ここからは上手なシフト作成をする際に意識すべきポイントについて紹介していきます。

1.売上に合わせて人員を配置する

店長やオーナーは、店舗の売上に合わせて人員配置する必要があります。そのため、場当たりなシフトの組み方をするのではなく、人件費をなるべく最小に抑え、最大の成果を上げるように配慮しなければなりません。そのため、店舗の繁忙期、閑散日がいつなのか、またその日のスタッフ人数はどのくらい必要なのか、などを踏まえた上で適正な人数を考えていきましょう。

2.スタッフの業務スキルを把握しておく

店長、オーナー、シフト管理者は、運営を円滑に行う人員配置をするためにも、各スタッフの経験値、スキルを把握しておかなけれはなりません。バイト、パートスタッフの年齢、性別、経験、スキルなどを把握して、人員配置が偏らないようにシフトを組みましょう。

3.バイトスタッフ間の関係性を把握しておく

人間関係のトラブルが起こると、店舗や職場の雰囲気悪化に繋がり、業務が円滑に進まなくなる原因にもなりかねません。店長、オーナー、シフト管理者は、アルバイト同士の対人トラブルを防ぐためにも、バイト、パートスタッフの人間関係を十分把握しておき、衝突を避けられるように配慮しましょう。

4. 誰もが見やすいシフト表にする

シフト表が見づらいと、入力ミス、給与計算の計算間違いなどさまざまなミスを引き起こしてしまいます。またシフト作成者だけでなく、勤務スタッフからしても見づらいシフト表は間違いの元となります。トラブルやミスを防ぐためにも、誰もが見やすいシフト表を作成するよう意識しましょう。

効率的にシフトを組むなら管理システムを使うのも手！

効率的にシフトを組むなら、手作業ではなく便利なシフト管理システムを利用するのも一つの手です。では、具体的にシフト作成に便利な管理システムにはどのような機能が備わっているのでしょうか？ここからは、シフト管理システムの特徴やメリット、デメリットについて紹介していきます。

1.シフト管理システムでシフトを自動作成できる

手書き、エクセルでシフトを作成しようとすると、間違いがないか何度も確認する作業や、問題があればシフトを組み直す、などといった手間がかかります。また、1人1人に声をかけなければならず、シフトが埋まらない、希望シフトを出さない人がいれば個別に連絡をとる必要があるなど、作成者の負担は大きくなります。そこで便利なのが、シフトを自動で作成できるAIクラウドHRBESTです。HRBESTは各スタッフがスマホからシフト希望を提出できるため、作成者や店長が本人に提出を呼びかける必要もありません。

HRBESTは、労働基準法、所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールに基づいてシフトの自動作成を行います。クラウドという特性上、データは常に最新版で、労働基準法の改正にも随時対応しており、買い替えはもちろん、更新作業も必要ありません。シフト管理システムで作成をすれば、作業時間を大幅にカットできるため、他の時間でスタッフ教育や業務に集中することも可能となります。効率良く業務をこなしたい、他の作業を増やして売上をアップさせたいと考えている方に、まさにオススメのツールと言えます。

2. シフト作成や人員配置が簡単にできるメリットがある

シフト管理システムを利用すると、スタッフ1人1人が入力するため、作成者の手間が省けるメリットがあります。また、システムを使えば、日単位や時間単位で必要な人員配置をその都度調整することも可能です。なお、先程紹介したHRBESTであれば、人員の配置に偏りが起こらないよう、組み合わせや、リーダー業務ができるかまで考慮し、それぞれの職場の規則、状況に最適化したシフトを作成することができます。また、トラブル対応可能な人員が常に勤務できるようにするなど、スタッフの能力や経験に合わせたシフトを作成することも可能です。そのため、スタッフが多くて1人1人の能力やスキルを把握するのが困難なオーナー、店長にもオススメです。

3. コストがかかるのがデメリット

シフト管理システムは、自動でシフトを作成するなど便利である反面、導入コストがかかってしまいます。店舗によっては、売上も踏まえた上でコストをかけてまでシステムを導入するべきか考える必要があります。ただし、自動作成ツールであるHRBESTならば、導入コストが非常に安く、基本使用料など他の費用は一切必要ありません。コストを抑えてシステムを導入したい店舗であれば、このようにリーズナブルなツールを使うのもひとつの手です。

まとめ

シフト作成は、スタッフのスキルや都合を確認した上で行わなければならないため時間がかかってしまいがち。しかし、シフト作成は、売上やコストにも繋がる重要な作業でもあるため、手を抜く訳にはいきません。ただ店舗運営ともなると、接客や業務でシスト作成に時間をかけられないのが悩ましいところ。そこでシフト作成に便利なのが、自動作成ツールであるHRBESTです。HRBESTでは、スタッフが各自のスマホからシフト希望を提出します。提出したシフトはすぐにシフト表に反映されるため、作成者の負担を大幅にカットできます。ただ、シフト作成ツールは利用コストもかかる上に、導入も難しいイメージを持っている人が多いのではないでしょうか？

HRBESTであれば、低コストでシフト作成の自動化を始めることができます。なお、基本使用料など他の費用も一切かかりません。また、HRBESTは導入も非常に簡単です。まずHRBESTのWebサイトからメールアドレスや会社情報を入力し、HRBESTにアカウントを登録します。利用準備ができ次第、スタッフに案内メールを送信します。このように、手順に沿って利用開始を行うだけで利用が可能となります。(※ご案内メールの送信までに、1営業日程度かかります。)なお、HRBESTでは無料でのお試しも可能です。興味のあるオーナーや店長の方は、まずお問い合わせ、または資料請求をしてみてはいかがでしょうか。便利なツールを活用して、シフト作成を効率よく作成していきましょう。