急なシフト変更は違法になる？企業側の対応方法やシフト変更する際の注意点

「急にシフト変更をお願いしたいが、違法にならないか」「シフトを減らした場合、休業手当は必要か」とお悩みの人事・店舗担当者の方へ。本記事を読めば、シフト変更の適法性や休業手当の支払い要件、計算方法がわかります。会社都合による一方的なシフト変更は原則として違法となり、休ませる場合は休業手当の支払いが必要です。従業員との合意形成など、トラブルを防ぐための具体的な対応方法も解説します。

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1. 会社都合のシフト変更は違法？

結論から言うと、会社が従業員の同意なく一方的にシフトを変更することは、原則として労働契約法に違反する可能性が高いです。労働条件は、使用者と労働者が対等の立場で合意して決めるべきものと法律で定められています。一度確定したシフトは、労働者と会社の間の「契約」として成立しているため、会社側の都合だけで自由に変更することはできません。ここでは、どのようなケースが違法となるのか、また例外的な制度である「変形労働時間制」の場合はどうなるのかを詳しく解説します。

1.1 シフト変更が違法になるケース

労働契約法第8条では、「労働者及び使用者は、その合意により、労働契約の内容である労働条件を変更することができる」と定められています。つまり、シフト変更には原則として労働者の「個別的な同意」が必要です。以下に挙げるようなケースは、従業員の同意がない限り違法と判断される可能性が高いでしょう。

これらのケースで労働違反を防ぐためには、シフトを変更する必要がある場合、必ず対象となる従業員一人ひとりから事情を説明し、明確な同意を得ることが不可欠です。

1.2 変形労働時間制の場合

変形労働時間制は、月単位や年単位で労働時間を調整し、繁忙期には労働時間を長く、閑散期には短く設定できる制度です。この制度を導入している場合でも、会社がシフトを自由に変更できるわけではありません。

変形労働時間制を適用するには、あらかじめ就業規則や労使協定によって各日・各週の労働時間を具体的に特定しておく必要があります。一度特定された勤務スケジュールを、使用者が任意に変更することは原則として認められていません。

ただし、就業規則などで「業務上の都合により、あらかじめ定めたシフトを変更することがある」といった規定があり、その変更手続きが合理的である場合は、シフト変更が認められることもあります。しかし、その場合でも天災地変や機械の故障、予測不能な業務量の大幅な変動といった、やむを得ない客観的な理由が求められます。単なる「忙しくなったから」といった理由だけで一方的にシフトを変更することは、変形労働時間制であっても違法と判断されるリスクがあります。

2. シフト変更すると休業手当の支払いが必要？

会社都合で従業員のシフトを減らしたり、休業させたりする場合には、原則として休業手当の支払い義務が発生します。これは労働基準法第26条で定められており、労働者の生活を保障するための重要な制度です。ここでは、休業手当の支払いが必要になる具体的なケースや計算方法、支払いが不要になる例外的なケースについて詳しく解説します。

2.1 休業手当の支払いが必要なケース

休業手当は、「使用者の責に帰すべき事由」によって従業員を休業させた場合に支払う必要があります。「使用者の責に帰すべき事由」とは、一般的に会社側の都合と考えられる幅広い原因が含まれます。具体的には、以下のようなケースが該当します。

• 経営難や売上の減少による業務量の削減
• 工場の機械が故障し、修理のために操業を停止する場合
• 原材料の不足や、親会社からの発注が停止したことによる仕事量の減少
• 事業主の過失による設備の不備や故障
• 法令に基づく行政指導ではなく、自主的な判断による営業時間の短縮や休業
• 感染症対策として、法律上の要請なく会社が自主的に従業員を自宅待機させる場合

これらのように、天災地変などの不可抗力を除き、経営上の障害の多くは「使用者の責に帰すべき事由」と判断される傾向にあります。

2.2 休業手当の計算方法

休業手当を正しく計算するためには、まず「平均賃金」を算出する必要があります。その上で、算出した平均賃金に基づいて休業手当の額を決定します。

2.2.1 平均賃金の計算方法

平均賃金は、原則として「休業が発生した日以前3か月間にその労働者に支払われた賃金の総額を、その期間の総日数（暦日数）で割った金額」です。パートやアルバイトなど、日給や時給で働く労働者については、下記の計算方法で算出した金額と比較し、高い方を平均賃金とします。

• 原則の計算方法：過去3か月間の賃金総額 ÷ 過去3か月間の総日数
• 最低保障額の計算方法：（過去3か月間の賃金総額 ÷ その期間の労働日数） × 60%

賃金総額には、基本給のほか、通勤手当、残業手当、皆勤手当などが含まれます。ただし、結婚手当など臨時に支払われた賃金や、3か月を超える期間ごとに支払われる賞与（ボーナス）は含まれません。

2.2.2 休業手当の具体的な計算式

平均賃金が算出できたら、以下の計算式で休業手当を求めます。労働基準法では、平均賃金の6割「以上」の支払いが必要と定められています。

休業手当の額 ＝ 平均賃金 × 60%以上 × 休業日数

企業によっては、労働者の生活をより手厚く保障するために、就業規則などで6割を超える率（例：8割や10割）を定めている場合もあります。

2.3 午前中だけ勤務させた場合は？

例えば、本来8時間勤務の予定だった従業員を、会社の都合で午前中の4時間だけ勤務させて早退させた場合も「一部休業」とみなされ、休業手当の支払い対象となる可能性があります。この場合、その日に支払われる賃金が、本来支払われるべき休業手当の額（平均賃金の60%）を下回っていれば、会社はその差額を支払わなければなりません。

例として、1日分の休業手当が6,000円の従業員に対し、半日勤務分の賃金として5,000円しか支払われなかった場合、差額の1,000円を休業手当として追加で支払う必要があります。

2.4 休業手当の支払いが不要なケース

一方で、従業員を休業させても休業手当の支払いが不要となるケースも存在します。主に「不可抗力」による休業がこれに該当します。

2.4.1 不可抗力による休業

不可抗力と認められるためには、以下の2つの要件を両方満たす必要があります。

• その原因が事業の外部より発生した事故であること
• 事業主が通常の経営者として最大の注意を尽くしてもなお避けることのできない事故であること

具体的には、以下のようなケースが考えられます。

• 大規模な地震、台風、洪水などの天災地変によって事業場の施設が直接的な被害を受け、操業が不可能になった場合
• 地域の広範囲にわたる計画停電により、業務の遂行が客観的に不可能な場合

ただし、単に公共交通機関が停止しただけで、他の手段で従業員が出勤可能な場合や、事業場自体に被害がない場合は、不可抗力とは認められにくい傾向にあります。

2.4.2 その他のケース

上記の不可抗力以外にも、労働者自身の都合による欠勤や、労働組合が主体となって行うストライキによって業務が停止した場合などは、「使用者の責に帰すべき事由」には当たらないため、休業手当の支払いは不要です。

また、新型コロナウイルス感染症の影響による休業の場合、従業員が感染したことによる休業は原則として不可抗力と解釈されることが多いですが、国や都道府県からの休業要請への協力など、ケースによっては休業手当の支払いとは別に、雇用調整助成金や休業支援金・給付金といった公的支援制度の対象となる場合があります。従業員の不利益を最小限に抑えるためにも、これらの制度について正しく理解し、適切に案内することが重要です。

3. シフト変更で勤務してもらう際の注意点

急な欠員や業務量の変動によりシフト変更を従業員に依頼する場合、法律や個々の従業員の事情など、事業主側が配慮すべき点がいくつか存在します。従業員との無用なトラブルを避け、円滑な事業運営を維持するために、特に注意すべき3つのポイントを具体的に解説します。

3.1 シフト変更で割増賃金が発生するケースも

シフト変更によって従業員の労働時間が法定労働時間を超える場合や、法定休日に労働させる場合には、割増賃金の支払いが必要です。 このルールは正社員、パート、アルバイトといった雇用形態に関わらず、すべての労働者に適用されます。

労働基準法では、労働時間の上限を原則として「1日8時間・週40時間」と定めています。これを超えて労働させる時間外労働（残業）や、深夜労働（22時から翌5時まで）、法定休日（週に1日または4週に4日）の労働には、それぞれ所定の割増率で計算した賃金を支払う義務があります。

時間外労働を命じるためには、事前に労働者の過半数で組織する労働組合（または労働者の過半数を代表する者）との間で「36協定」を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

3.2 所得制限や時間制限でシフト変更できないケースも

従業員の中には、所得制限や法律上の時間制限により、シフト変更に応じられない場合があります。特に配慮が必要なケースとして、扶養内で働く主婦（主夫）や学生、外国人留学生などが挙げられます。

3.2.1 扶養内で働く従業員への配慮

パートタイマーとして働く主婦（主夫）の中には、税制上または社会保険上の扶養範囲内で働くことを希望している方が少なくありません。 シフト変更によって年収が「103万円の壁」や「130万円の壁」といった一定の収入額を超えてしまうと、所得税や住民税の課税、社会保険料の負担が発生し、世帯全体の手取り収入が減少する可能性があります。 そのため、シフト変更を依頼する際には、従業員の扶養内での勤務希望を事前に確認し、尊重することが重要です。

3.2.2 外国人留学生の就労時間制限

外国人留学生をアルバイトとして雇用する場合、法律によって就労時間が厳しく制限されています。 「資格外活動許可」を得ている留学生は、原則として「週28時間以内」しか働くことができません。 この時間制限は、複数のアルバイトを掛け持ちしている場合、すべての勤務先の労働時間を通算して計算されます。 企業側は、他の職場での勤務状況も確認し、意図せず法律違反とならないよう、シフト管理を徹底する必要があります。 なお、在籍する教育機関が学則で定める長期休業期間中は、例外的に「週40時間以内」まで就労が認められます。

3.3 労働基準法や就業規則に違反する恐れも

シフト変更は、割増賃金の問題だけでなく、その他の労働基準法や自社の就業規則の規定に抵触するリスクも伴います。安易なシフト変更が法令違反とならないよう、注意が必要です。

3.3.1 休日の確保

労働基準法第35条では、使用者は労働者に対して「毎週少なくとも1回」または「4週間を通じて4日以上」の休日を与えなければならないと定められています。 これを「法定休日」と呼びます。シフト変更によって、この法定休日が確保できなくなると法律違反となります。 従業員の健康を守る観点からも、適切な休日の付与は不可欠です。

3.3.2 休憩時間の付与

労働基準法第34条により、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を労働時間の途中に与えることが義務付けられています。 シフト変更で労働時間が長くなる際には、この休憩時間を適切に確保できているかを確認する必要があります。

3.3.3 就業規則の確認

シフトの決定や変更に関する手続きは、就業規則に定めておくべき重要な労働条件の一つです。就業規則にシフト変更に関するルールが定められている場合は、その手続きに則って変更を行う必要があります。定められた手続きを無視した一方的なシフト変更は、従業員とのトラブルの原因となるだけでなく、法的に無効と判断される可能性もあります。

4. シフト変更する場合の対応方法

やむを得ずシフトを変更する必要が生じた際には、一方的な通知で済ませるのではなく、従業員との間で丁寧な対話と適切な手続きを踏むことが、後のトラブルを防ぐ鍵となります。 会社都合によるシフト変更は、従業員の生活に直接的な影響を与える可能性があるため、慎重な対応が求められます。

4.1 シフト調整をヒアリングする

シフト変更を行う際は、まず対象となる従業員一人ひとりに事情を説明し、変更が可能かどうか、またどのような条件であれば受け入れられるかといった希望をヒアリングすることが重要です。 特に、一部の従業員にのみ負担が偏るような変更は、不公平感を生み出し、職場全体の士気を下げる原因となりかねません。 従業員それぞれの家庭の事情や学業との両立など、個別の状況に配慮しながら、勤務時間や休日数を調整していく姿勢が求められます。

4.2 従業員の合意を得る

確定したシフトは労働契約の一部とみなされるため、会社が一方的に変更することは原則として認められていません。 労働契約法第8条では、労働条件の変更には労働者と使用者の合意が必要であると定められています。 そのため、シフトを変更する際には、必ず従業員本人から個別に明確な同意を得る必要があります。 口頭での合意だけでなく、後のトラブルを避けるために、変更内容や条件を記載した同意書を取り交わしておくことが望ましいでしょう。 もし従業員から合意が得られない場合は、無理強いすることはできません。その際は、代替案を提示したり、他の従業員に協力を仰いだりといった対応が必要になります。

4.3 休業手当や割増賃金の計算・説明

シフト変更に伴い、従業員の労働条件に金銭的な変更が生じる場合は、それについて正確に計算し、丁寧に説明する義務があります。 例えば、会社都合で勤務日を休業にする場合や勤務時間を短縮する場合には、労働基準法に基づき休業手当の支払いが必要になることがあります。 逆に、休日を勤務日に変更したり、所定労働時間を超えて勤務させたりした場合には、割増賃金が発生します。 これらの手当や割増賃金について、なぜその金額になるのかを明確に説明し、従業員が不利益を被ることがないよう配慮することが、信頼関係を維持するために不可欠です。

5. TRYETINGの「HRBEST」なら急なシフト変更にも柔軟に対応できる！

急な従業員の欠勤や、売上予測の変動による営業時間の変更など、シフトの再調整は店舗や企業の管理者にとって大きな負担です。労働基準法などのコンプライアンスを遵守しつつ、従業員一人ひとりの希望やスキル、公平性を考慮して手作業で調整するのは非常に時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。こうした複雑で煩雑なシフト管理の課題を解決するのが、AI搭載のシフト自動作成ツールTRYETINGの「HRBEST」です。

5.1 シフト管理における急な変更に伴う課題

多くの企業では、シフト変更に関して以下のような課題を抱えています。

• 急な欠員への対応: 従業員の急な体調不良や家庭の事情による欠勤が発生した際、代わりのスタッフを探すのに手間と時間がかかる。
• 法令遵守の難しさ: 時間外労働の上限規制や休日数の確保など、労働基準法に抵触しないようにシフトを再調整するのが難しい。
• 従業員の公平性の担保: 特定の従業員に負担が偏らないように調整するのが困難で、不満の原因になりやすい。
• 膨大な調整時間: シフトの変更があるたびに、パズルのように勤務時間を組み直す必要があり、本来の業務を圧迫してしまう。

5.2 AIが最適なシフトを提案する「HRBEST」の主な機能

HRBESTは、AI技術を活用してこれらの課題を解決し、効率的で最適なシフト管理を実現します。急なシフト変更にも柔軟に対応できる、HRBESTの主な機能をご紹介します。

5.2.1 急な欠勤・変更にもAIが即座に再計算

HRBESTの大きな特徴は、急なシフト変更への対応力です。従業員が欠勤した場合でも、その情報をシステムに入力するだけで、AIがヘルプに入れる可能性のあるスタッフを自動でリストアップします。さらに、労働時間やスキル、他の従業員とのバランスを考慮した上で、最適な代替シフト案を瞬時に再計算し、提示します。これにより、管理者は電話連絡などで慌ただしく調整する必要がなくなり、迅速かつ的確な対応が可能になります。

5.2.2 複雑な勤務条件や法令を自動で遵守

シフト作成においては、従業員ごとのスキルレベル、役職、希望休、連続勤務日数、そして労働基準法や36協定といった法的な制約など、考慮すべき項目が多数存在します。HRBESTはこれらの複雑な条件をあらかじめ設定しておくことで、全てのルールを遵守したシフトを自動で作成します。これにより、コンプライアンス違反のリスクを未然に防ぎ、健全な労働環境を維持することができます。

5.2.3 スマートフォンでどこからでもシフト提出・確認

HRBESTはクラウドサービスであり、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。従業員は専用アプリを通じて、いつでもどこからでも希望シフトの提出や決定したシフトの確認ができます。管理者がシフト変更を行った際も、リアルタイムで通知が届くため、連絡漏れや確認ミスを防ぎます。これにより、シフトに関するコミュニケーションが円滑になり、管理者と従業員双方の負担を大幅に軽減します。

5.3 HRBEST導入による具体的なメリット

HRBESTを導入することで、企業はシフト管理に関する様々なメリットを享受できます。

• シフト作成・調整時間の大幅な削減: AIによる自動化で、これまで数時間から数日かかっていたシフト作成・調整業務を数分に短縮し、管理者はより付加価値の高い業務に集中できます。
• 人件費の最適化: 時間帯ごとの必要人数に基づき、過不足のない人員配置を自動で行うため、無駄な人件費を削減し、収益性の向上に貢献します。
• 従業員満足度の向上: 従業員の希望休が反映されやすく、公平なシフトが組まれることで、職場への満足度や定着率の向上が期待できます。
• コンプライアンス体制の強化: 労働関連法規を自動で遵守するため、意図しない法令違反のリスクがなくなり、企業の信頼性を高めます。

6. まとめ

会社都合による急なシフト変更は、従業員の合意がなければ原則としてできません。一方的な変更は違法と判断される可能性があります。シフトを減らす場合は労働基準法に基づき休業手当の支払い義務が生じ、労働時間を増やす場合は割増賃金が発生することもあります。トラブルを避けるため、変更を依頼する際は丁寧な説明と合意形成が不可欠です。就業規則を遵守し、従業員に配慮した上で適切な対応を心がけましょう。