シフト管理システムのメリットと選び方！脱エクセルで業務効率化を図る！

シフト管理システムとは、従業員のシフト希望、能力、労働基準法など様々な条件を考慮してシフトを自動作成できる便利なツールです。シフト管理システムを使えば、従業員はスマートフォンでシフト提出を行える上に、シフト表は自動で作成されるため、シフト管理者の作業を大幅に削減できます。本記事ではシフト作成、管理に便利な「シフト管理システム」の役割、課題、メリットとともに、種類や選び方についても詳しく紹介していきます。

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シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、従業員のシフト作成、シフト調整を、クラウド上で一元管理できるツールです。シフト管理システムでできることは、以下の通りです。

・シフト申請
・シフトの作成、調整
・情報の共有

シフト管理システムは、シフトの申請・作成・調整・共有がスマートフォンひとつで全て完結できるので、誰でも簡単に作業できます。

シフト管理の課題点

シフト管理は、一般的にExcelで作成、管理を行っているケースが多いです。しかしExcelによる手作業入力では、以下のような問題を多く抱えています。

・作成時間がかかる。
・簡易的なものしか作れない。

とくに部署、従業員数が多い職場では、勤務形態が異なるケースも多く、シフト表作成に膨大な労力と時間がかかる恐れがあります。シフト作成が煩雑だと、シフト管理者の不満が発生する可能性があるため、シフト管理システムなどを使って作業を簡略化、効率化を図ることが大切です。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムを導入することで、作成業務を大幅に削減し、業務効率がアップします。シフト管理システムを導入するメリットについて、具体的にそれぞれ詳しく解説していきます。

シフト作成時間を減らせる

シフト管理システムは、スマホで簡単に希望シフトの集計ができる便利なツールです。システムが事前に設定した条件を考慮し、シフトの自動作成を行うため、シフト作成時間を大幅に減らすことが可能です。

シフト調整が容易になる

シフト管理システムの導入により、従業員の希望休・スキルを加味したシフト調整を行うことができ、調整が容易になります。さらに従業員の忌引きや病欠などによる急な欠勤や、勉強会や研修による出張があった際もその都度再計算するため、店舗間のヘルプにも臨機応変に対応できるようになります。

集計作業も容易になる

シフト管理システムは、従業員がスマートフォンに希望のシフトを申請するだけで、簡単にシフト表を作成します。つまり、シフト管理者は、従業員のシフト希望を集計する必要がなくなり、面倒な集計作業の手間を省けるようになります。

入力ミスのリスクをなくせる

シフト管理システムは、AIが自動でシフト管理を行うため、Excel入力で起こりがちな打ち間違い・読み間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、精度の高い管理が見込めるようになります。さらに、労働基準法などの法的な規定や、従業員の能力も考慮した上で最適な人材を自動で配置するため、労務リスクの軽減にも繋がります。

スマホだけでシフトを申請・確認できる

シフト管理システムにおける従業員にとっての主なメリットとして、スマートフォンだけでシフトを申請・確認できることが挙げられます。スマートフォンだけで作業が完結するため、どこでも簡単にシフトの提出・確認が可能となります。

シフト管理システムの種類

シフト管理システムは、大きく分けて以下の4つのタイプがあります。

・シフト管理特化型
・業種特化型
・汎用型
・勤怠管理システム内蔵型

それぞれの特徴について、詳しく紹介していきます。

シフト管理特化型

シフト管理特化型は、シフトの作成、管理、共有を効率的に行えるタイプです。主な種類は、以下の通りです。

・従業員からの希望シフトを回収する
・シフトの自動作成
・店舗、部署ごとにシフトを共有させる

シフト管理特化型のシステムを利用することでシフト作成、維持管理や共有がスムーズになるので、シフト作成や管理を簡略化させたい企業に最適です。

業種特化型

業種特化型は、サービス・医療など、特定業種に特化したシフト管理システムです。とくにサービス業など、業種によってはシフトが複雑化するため、業種に特化したシステムを利用する必要があります。業種特化型を利用することで、複雑な勤務体系をもつ業種であっても、スムーズにシフト作成・管理ができるようになります。

汎用型

汎用型とは、業種にかかわらず汎用的に使えるシフト管理システムのことです。汎用型では、主にシフトの提出、管理、シフト作成などの基本機能が利用できるものが多いです。汎用型のなかには、シフト作成・管理に特化したシステムの一部を無料で使うことができるタイプもあります。
ただし汎用型のシステムでは、利用人数の制限、シフトの自動作成に関する機能が一部使用できないなどの制限があり、より踏み込んだ機能を利用する際には無料から有料プランに切り替えなければなりません。

勤怠管理システム内蔵型

勤怠管理システム内蔵型は、勤怠管理システムにシフト管理機能を搭載するものです。勤怠管理と給与計算が連携できるので、シフトと同時に給与計算も行いたい企業におすすめです。もし、すでに勤怠管理システムを利用しているのであれば、シフト管理機能が備わっていないか確認してみるといいでしょう。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムを導入しても、業種のルールに対応できなかったり、求められる機能が備わっていなければ業務効率化に繋がりません。本項目では、シフト管理システム選びを失敗しないために、選ぶ際にチェックすべきポイントについて紹介していきます。

業界ならではのルールに対応できるか

販売業、医療業、サービス業など、業種によって休業や勤務ルールは異なります。たとえば飲食店などのサービス業であれば、日勤、夜勤、土日勤務のあるケースが多いです。そのため、シフト管理システムを選ぶ際には業界ならではのルールに対応できるか否かをチェックしておく必要があります。

急な欠勤にも対応できるか

シフトを事前に作成しても、労働者の病気、一身上の都合などで急な欠勤が起こることがあります。労働者が急に欠勤すると、代わりのスタッフを探さなければなりませんが、全員に連絡をするのは非常に大変です。もし、AI搭載システムであれば、急な欠勤者が出てしまっても代わりのスタッフを自動で探してくれるため、欠勤が急に現れても安心です。

労働基準法に自動対応できるか

労働基準法の規定により、毎週1日、または4週間のうち4日以上の休日を設定しなければなりません。労働基準法には休日の他にも、さまざまな細かい規定があります。労働基準法に準ずるには法律を覚える必要がありますが、全て覚えるのは困難です。そこで、労働基準法に自動対応しているシステムを選ぶことで、労働基準法を詳しく理解しなくても法律に沿ったシステムを作成することが可能です。

完全自動作成できるか

シフト管理システムは、シフトを自動で作成する便利なツールです。ただし、自動作成できる範囲はシステムによって異なるため、より簡単に作成したいなら一瞬で作成できるAI搭載システムを選ぶのがおすすめです。AI搭載システムなら必要な情報を入力するだけであっという間にシフトを完全自動で作成できるので、シフト作成の手間を大きく軽減できます。

直感的に操作できるか

シフト管理システムは、休日の条件設定など機能が複雑だと使いづらくなります。管理者・従業員が使いにくいシステムだと手間・ミスが増える恐れがあるため、直感的に操作できるようなシステムであることも重要です。システムを選ぶ場合は直感的に操作ができ、システムの扱いに慣れていない従業員でも簡単に使用できるシステムだと安心です。

料金は導入効果に見合っているか

シフト管理システムの料金設定は、システムによってさまざまです。無料のシステムはコストがかからないものの、機能的に不足しているケースも少なくありません。その一方、初期費用がかかる製品や、システムによっては機能追加ごとにオプション対応となり、追加費用が発生する恐れもあります。導入コストが見合わなければ、無駄なコストがかかり、売上減少の要因となるので注意が必要です。システムを導入する時には、料金が導入効果に見合っているかどうかも必ず確認しておきましょう。

シフト管理を自動化するならAI-SaaSソリューション「HRBEST」がおすすめ！

シフト管理はExcelで行うと、シフトの調整、作成などに多大な労力と時間がかかります。

そこでシフト管理システムを導入することで、スマートフォンひとつでシフト作成、維持、管理が一元化できるため、シフト作成や管理業務を効率化させることができます。シフト管理の自動化を検討しているなら、AI-SaaSソリューションであるTRYETINGの「HRBEST」がおすすめです。

HRBESTであれば、従業員がスマートフォンで希望シフトを提出するだけで、簡単にシフトを作成できます。また労働基準法などの法的諸条件や、従業員の能力も考慮した上で人材を配置するため、最適なシフト表を作成することが可能です。さらに、従業員の病欠など、急な欠勤が起きても再計算をすぐに行うため、シフト変更もスムーズです。HRBESTの導入によりシフト作成、管理の労力、時間を大幅に軽減できます。

まとめ

シフト管理システムを導入することで、従業員のシフト作成、シフト調整を、クラウド上で一元管理でき、業務効率化に役立ちます。しかしシステムによっては機能に制限があったり、業種に対応していない可能性があります。

シフト管理システム「HRBEST」なら、パート・アルバイトなどの雇用形態や、労働時間、連勤や公休、各種休暇、社内ルールなどを設定することで、業種や自社にあわせたシフトを作成できるので、どんな業種でも簡単にシフト自動作成、管理が行えます。さらに、HRBESTはスマートフォンから従業員がシフト提出できるので、どこからでも何人でも受付可能です。HRBESTはクラウド型のAIツールなので、情報は自動で更新され、更新作業やシステムの買い替えも不要です。クラウドツールだからこそ、最新の法改正に随時対応可能で、労務リスクの軽減にも役立ちます。HRBESTの利用を検討されている企業担当者様は、ぜひTRYETINGへお問い合わせください。