バイトのシフト作成の課題や解決方法！注意すべきことは？

工場や飲食店などでのアルバイトの管理において、シフトの作成は考慮すべきことや作成にかかる工数が多く、シフト管理者を悩ませる業務の1つです。バイトのシフト作成にはどんな課題があるのか、どうすればスムーズにバイトのシフト作成ができるかについてご紹介します。

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バイトのシフト作成や管理の課題とは？

バイトのシフト作成は定期的に行う必要がある業務ですが、現場にはシフト管理を行う人を悩ませる課題が多くあります。今回は中でもシフト管理者を悩ませる4つの課題を解説します。

シフト作成をする時間が取れない

店長を始めとしたシフト管理者は、シフトを管理するだけではなく、接客対応や収支管理、人材の採用や育成など、さまざまな業務を兼任しているケースが主であるため、シフト表を作成する時間がなかなか取れません。やむを得ず、家に持ち帰りシフト作成を行なっているシフト管理者も多いのではないでしょうか。

シフト作成が容易ではない

シフト作成はただ人数を確保できれば良いというわけではなく、法令や就業規則の条件を守り、各従業員のシフト希望を聞いて、能力のバランスを考えたりしながら配置しなければならないため、容易なタスクではありません。人手でシフト作成を行うことは非常に複雑で困難なことです。

人員の穴埋めに手間がかかる

人手が足りない場合は、従業員に出勤できないか交渉したり、スポットで人員確保をする必要があるため手間がかかります。特に、スポットでの人員確保を行う場合はあらかじめ採用にかかる時間を確保しておくことも考慮しなければなりません。

パソコンを設置するスペースがない

バイトの勤怠状況の管理は、勤怠時間の不正などが行われないための非常に重要な業務です。しかし、お客様が利用するスペースを確保しなければならない飲食店などでは、勤怠管理を行うためのパソコンを設置する場所を確保することができない場合があります。

バイトのシフト作成をする上での注意点

シフトの作成業務を進めるにあたって、安易にスケジュールを埋めることはできません。法律や条約上の問題やバイトの業務学習など考慮すべきことが多くあります。ここからは、3つのシフト作成における注意点を解説します。

雇用する際には書面で労働条件の合意を得ておく

バイトを雇用してからトラブルに発展することのないように、雇用の時点で労働条件の合意を書面で取っておくのが重要です。特に学業と並行してバイトを行う学生などは就労条件などの擦り合わせを念入りに行うことが必要となるでしょう。

バイトの所得制限を考慮する必要がある

バイトには所得制限が法律で定められています。ここでは100万円の壁・103万円の壁・130万円の壁についてそれぞれ解説します。年収が100万円を超えた場合、住民税が発生します。住民税は「市（町村）民税」と「都道府県民税」をあわせた地方税の一つで、バイト自身で納める必要があります。給与額に伴い発生する所得税は給与が103万円を超えた場合に発生します。配偶者控除などが受けられるかの基準も103万円のため、バイトの年収が103万円を超えるかは重要な指標の一つです。年収が130万円未満の場合、健康保険の被扶養者になるため保険料が基本的にかかりません。しかし、特定の条件を満たす場合に保険料が発生するため注意が必要です。

バイトの育成を考慮する

バイトは人員を確保するだけではなく、業務が安定してこなせるようになるための育成が欠かせません。バイトが現場でこなせる業務や育成にかかるコストなどを考慮した上でシフト調整を行うことが重要となります。

バイトのシフト表を作成できるシステムがある！

ここまで人手でバイトのシフト作成を行うことで発生する問題点について解説してきました。一方で、バイトのシフト表を効率的に作成できるシステムがすでにいくつもあります。ここではシフト作成サービスを活用するメリットをご紹介します。

パソコンがなくても利用できる

クラウド型のサービスであれば、タブレットやスマホなどの端末でシフト作成や管理ができるため、パソコンを設置するスペースがなかったとしてもシフト作成を行うことが可能となります。

自動で勤務条件を考慮したシフト作成ができる

バイトのシフト表を作成する際には、バイトの休暇希望などを考慮したり、法律などで定められている勤務条件を考慮する必要があります。シフト自動作成サービスは、ただスケジュールに当てはめてシフト作成を行うわけではなく、考慮すべき勤務条件を事前に設定しておくことが可能なため、勤務条件を考慮したシフト作成を自動で行うことができます。

作成にかかる手間を抑えられる

人手でシフト作成を行うことは時間的にも非常に大きな負担となっています。シフト作成は定期的に発生する必須業務のため、シフト作成者の大きな負担となっていました。そこでシフト作成サービスは、条件を考慮した上で自動でシフト作成を行うことができるため、シフト表作成にかかる手間や時間を人手で行うよりも大幅に抑えることができます。

場所を選ばずにシフト確認ができる

アプリやクラウド型のシステムであれば、スマートフォンでシフトを管理することができるため、各従業員がスケジュールを好きなタイミングで確認することができます。また、シフト希望を提出する際もアプリで提出が可能なのでスムーズなやり取りが可能となります。緊急で人手が必要な場合においても連絡を行うことができるサービスもあるため、シフト管理者と従業員がより円滑な関係を築くことが期待できます。　

シフト作成上のミスを防げる

人手でシフト作成を行う場合、ミスが発生することを完全に避けることはできません。シフト希望を集計する際に誤って記載してしまったり、シフトの伝達ミスが発生してしまうことは多々あります。シフト作成サービスは設定された条件に基づき自動でシフト作成を行うため、人手で行っていたことにより発生していたミスを防ぐことが可能となっています。

バイトのシフト作成を効率化するならHRBEST

バイトのシフト作成を人手で行っている方や、既存のシフト作成サービスに満足できていない方におすすめなのがTRYETINGのHRBESTです。シフト作成サービスはすでにたくさんの種類があります。しかし、あらゆる状況の変化により結局手動でシフトを作成することになったり、社内部門ごとにシフトを管理しなければならないことや、業界特有の事情などに対応するのが困難であったりと、既存のシフト作成ツールでは解決できない問題も多くあります。HRBESTではそのようなシフト作成を行う現場のあらゆる事情に、柔軟に対応した上で自動シフト作成を行うことができます。

まとめ

バイトのシフト作成におけるさまざまな課題や解決方法について解説しました。人手で行っているシフト作成を自動で行いたい方や、既存のシフト作成サービスに満足できていない方はぜひHRBESTを検討してみてはいかがでしょうか。