バイトのシフトの組み方は？管理のポイントを徹底解説！

バイトのシフト作成に毎月頭を悩ませていませんか？スタッフの希望と人件費のバランス、急な欠勤対応など、管理者の悩みは尽きません。この記事を読めば、シフト作成が難しい理由から、失敗しないための原則、具体的な作成ステップ、便利なツール活用術まで全てが分かります。結論として、適切な手順と原則を守ることが、シフト作成を効率化し、スタッフの満足度も高める鍵です。もうシフト作成で悩むのは終わりにしましょう。

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1. なぜバイトのシフト作成は難しい？管理者が抱える5つの悩み

店舗や事業所の円滑な運営に不可欠なバイトのシフト作成。しかし、多くの管理者がこの業務に頭を悩ませています。スタッフの生活を支え、店舗の利益を左右する重要な役割でありながら、なぜこれほどまでに難しく、時間がかかるのでしょうか。ここでは、シフト管理者が日常的に直面する5つの具体的な悩みについて掘り下げていきます。

1.1 悩み1：スタッフの希望がバラバラで調整が大変

シフト制で働くスタッフは、学生、主婦・主夫、フリーターなど、実に多様なライフスタイルを送っています。そのため、提出される希望シフトも「テスト期間は休みたい」「子どもの学校行事がある」「今月はしっかり稼ぎたい」といった個々の事情を反映し、多種多様です。 これらのバラバラな希望を、まるで複雑なパズルのピースをはめ込むように調整する作業は、非常に骨が折れます。 さらに、希望シフトの提出が期限までに集まらないことも多く、催促の手間がかかるだけでなく、全体の作成スケジュールが遅延する原因にもなっています。

1.2 悩み2：人件費と現場の必要人数のバランスが取れない

店舗運営において、人件費は大きな割合を占めるコストです。利益を最大化するためには、売上予測に基づき、時間帯や曜日ごとの繫忙期・閑散期を見極め、適切な人数を配置する必要があります。 しかし、スタッフの希望を優先しすぎると人員が過剰になって人件費が膨らみ、逆にコストを意識しすぎると人員不足に陥り、サービスの質の低下や機会損失を招きかねません。 この「人件費の最適化」と「サービスの質の維持」という、相反する要求のバランスを取ることは、シフト作成における永遠の課題と言えるでしょう。

1.3 悩み3：ベテランと新人の配置が偏ってしまう

シフト作成は、単に頭数を揃えれば良いというわけではありません。業務を円滑に進めるためには、各スタッフのスキルや経験値を考慮した人員配置が不可欠です。 例えば、新人スタッフばかりの時間帯を作ってしまうと、お客様への対応が遅れたり、予期せぬトラブルに対応できなかったりするリスクが高まります。 逆に、ベテランスタッフばかりを集めると人件費が高騰しがちです。また、新人がベテランから仕事を学ぶ機会（OJT）が失われ、長期的な人材育成の観点からも問題が生じます。個々の能力を見極め、バランスの取れたチームを編成することは、管理者の腕の見せ所ですが、非常に難しい作業です。

1.4 悩み4：急な欠勤や希望変更に対応できない

どれだけ完璧なシフトを組んだとしても、「急な体調不良」や「家庭の事情」といった予期せぬ欠勤は避けられません。 欠員が出た場合、管理者は代わりに出勤できるスタッフを探すために、一人ひとりに電話などで連絡を取らなければならず、多大な時間と労力を費やすことになります。 なかなか代わりが見つからず、最終的に管理者自身が穴埋めをすることも少なくありません。 また、シフト確定後にスタッフから「どうしても外せない用事ができた」といった希望変更の相談を受けることもあり、その都度、再調整に追われることになります。

1.5 悩み5：そもそもシフト作成に時間がかかりすぎる

これまで挙げた4つの悩みが複合的に絡み合う結果、シフト作成業務そのものに膨大な時間がかかってしまうのが最大の悩みです。 特に紙やExcelでシフト管理を行っている場合、希望の転記ミスや計算間違いが起こりやすく、確認と修正作業に追われます。 管理者は、売上管理やスタッフの教育、顧客対応といった本来注力すべきコア業務の時間を削ってシフト作成に当たらざるを得ない状況に陥りがちです。 この「時間との戦い」こそが、多くの管理者を疲弊させる根本的な原因となっています。

2. 失敗しないシフトの組み方｜守るべき3つの大原則

多くの管理者が頭を悩ませるシフト作成ですが、いくつかの大原則を押さえることで、失敗のリスクを大幅に減らすことができます。これらは単なるテクニックではなく、安定的で健全な店舗運営の土台となる考え方です。ここでは、シフトを組む上で必ず守るべき3つの大原則について、その重要性と具体的なアクションを解説します。

2.1 コンプライアンスの遵守（労働基準法）

シフト作成において最も重要なのが、コンプライアンス、特に労働基準法の遵守です。法律を無視したシフトは、従業員の健康を害するだけでなく、法的な罰則や企業の信頼失墜といった深刻なリスクにつながります。知らなかったでは済まされないため、管理者は正しい知識を身につけておく必要があります。

2.1.1 特に注意すべき労働基準法のポイント

アルバイトやパートタイム労働者にも適用される、労働基準法の主要な規定は以下の通りです。これらのルールを確実に守り、クリーンな職場環境を維持しましょう。

これらの法令を遵守することは、従業員を守り、不要な労務トラブルを避けるための絶対条件です。

2.2 スタッフとの円滑なコミュニケーション

シフトは管理者一人で作るものではなく、スタッフとの協力があって初めて成り立つものです。円滑なコミュニケーションは、スタッフの満足度や定着率を高め、急なシフト変更にも柔軟に対応できる強いチームを作るための鍵となります。

2.2.1 信頼関係を築くコミュニケーションのポイント

一方的な指示や命令ではなく、日頃から丁寧な対話を心がけることが重要です。具体的には、以下の点を意識しましょう。

• 希望の背景を理解する：「この日は入れません」という結果だけでなく、「なぜ入れないのか（学業、家庭の事情など）」を可能な範囲でヒアリングすることで、個別事情への配慮がしやすくなり、スタッフの信頼を得られます。
• 調整・交渉は丁寧に：人手が足りない時間帯への出勤を依頼する際は、命令口調ではなく「この日、あと2時間だけお願いできないかな？」といったように、相手の都合を尊重する姿勢で交渉しましょう。代替案を提示するのも有効です。
• 公平性を意識する：シフトの偏りは不満の大きな原因になります。特定のスタッフに負担が集中しないよう、勤務時間や曜日、業務内容の割り振りには常に気を配り、公平性を保つよう努めていることを全体に伝えましょう。
• 感謝を言葉で伝える：急な出勤依頼に応じてくれた際や、大変な時間帯を乗り切ってくれた後には、「ありがとう、助かったよ」と具体的に感謝の気持ちを伝えることが、モチベーションの維持につながります。

良好な人間関係は、働きやすい職場環境の基盤です。スタッフ一人ひとりと向き合い、信頼関係を構築していくことが、結果的にシフト作成をスムーズにします。

2.3 業務の標準化とマニュアル整備

「この作業はAさんしかできない」「Bさんがいないと店が回らない」といった状況は、シフト作成の自由度を著しく下げてしまいます。業務が特定の人に依存する「属人化」を防ぎ、誰が出勤しても店舗運営の質を一定に保てる体制を築くことが不可欠です。そのために有効なのが、業務の標準化とマニュアルの整備です。

2.3.1 シフトの柔軟性を高める業務標準化

業務を標準化することで、スタッフ間のスキル差を埋め、シフトの組み合わせに悩むことが少なくなります。以下のステップで進めましょう。

• 業務の洗い出し：開店準備から閉店作業まで、店内で行われる全ての業務をリストアップします。
• 手順の明確化：各業務について、誰が担当しても同じ品質で遂行できるよう、具体的な作業手順を一つひとつ定義します。
• マニュアルの作成：定義した手順を、写真や図解を交えて分かりやすくマニュアルにまとめます。スマートフォンでいつでも確認できる動画マニュアルも効果的です。
• トレーニングへの活用：新人教育にマニュアルを活用し、早期の戦力化を図ります。既存スタッフにも定期的な確認を促し、業務手順の認識を統一します。

業務が標準化されれば、新人スタッフをどの時間帯に入れるか、といった配置の悩みも軽減されます。また、急な欠員が出た際に他店のヘルプスタッフが来ても、マニュアルがあればスムーズに業務に入ることができ、店舗全体の危機管理能力も向上します。

3. 実践！バイトのシフト作成 5つのステップ

バイトのシフト作成は、単にスタッフの希望をパズルのように組み合わせる作業ではありません。店舗の売上やサービス品質を維持しつつ、スタッフの満足度も高めるためには、計画的かつ段階的に進めることが不可欠です。ここでは、多くの管理者が実践している基本的な5つのステップに沿って、具体的なシフトの組み方を解説します。

3.1 過去データから最適な人員配置を計画する

シフト作成の第一歩は、感覚だけに頼らず、客観的なデータに基づいて必要な人員を計画することから始まります。 まずは過去の売上データ、来店客数、注文数などを曜日別・時間帯別に分析しましょう。多くの飲食店や小売店では、週末や祝日、またランチやディナーといった特定の時間帯に来客が集中する傾向があります。 これらの繁忙期と閑散期を正確に把握することで、人件費の無駄をなくし、必要な場面で十分なサービスを提供できる人員配置の基準が見えてきます。

また、必要なのは単なる人数だけではありません。新人スタッフばかりの時間帯ができないよう、レジ締めやクレーム対応ができるベテランスタッフ、特定の調理スキルを持つスタッフなど、それぞれのスキルレベルを考慮したバランスの良い人員配置計画を立てることが、安定した店舗運営の鍵となります。 人時売上高（売上÷総労働時間）などの指標を参考に、最適な人員配置のモデルをあらかじめ作成しておくと、シフト作成がスムーズに進みます。

3.2 提出ルールを明確にして希望シフトを集める

次に、スタッフから勤務希望を集めます。このとき、希望を効率的かつ公平に集めるために、明確なルールを設定しておくことが非常に重要です。 提出期限や方法が曖昧だと、催促の手間が増えたり、特定のスタッフの声だけが大きくなったりと、不満の原因になりかねません。 誰にとっても分かりやすく、公平なルールを設けて周知徹底しましょう。

希望シフトを集める際のルールには、以下のような項目を設けるのが一般的です。

このようにルールを明文化することで、スタッフは先の予定を立てやすくなり、管理者もスムーズに希望を回収できるようになります。

3.3 優先順位をつけてシフトを埋めていく

全員の希望が出揃ったら、いよいよシフトを組んでいきます。全ての希望を一度に満たすのは難しいため、優先順位をつけて段階的に埋めていくのが効率的です。

3.3.1 固定シフトのスタッフを先に入れる

まず、勤務曜日や時間がある程度決まっている正社員や、長時間勤務のパート・アルバイトなど、固定シフトのスタッフから先に配置を確定させます。 これにより、シフト全体の骨格が決まり、どの曜日・時間帯にあと何人必要かが明確になるため、その後の調整作業が見通しやすくなります。

3.3.2 スキルが必要なポジションを埋める

次に、店舗運営に不可欠なスキルを持つスタッフを配置します。例えば、キッチンのリーダー、レジ締め担当、新人教育ができるベテランなど、その人がいないと業務に支障が出るポジションを優先的に埋めていきます。 これにより、各時間帯で提供すべきサービスの質を最低限担保することができます。この段階で、新人スタッフと経験豊富なスタッフがバランス良く配置されるように意識することも大切です。

3.4 調整が必要な箇所は個別に交渉する

優先度の高いスタッフを配置していくと、どうしても人手が足りない時間帯や、逆に応募が集中して過剰になる時間帯が出てきます。 そうした過不足がある箇所については、スタッフと個別に交渉して調整を図ります。

交渉の際は、一方的に出勤をお願いするのではなく、「この日は難しいかもしれないけど、代わりにこの日に入ってもらえないかな？」と代替案を提示したり、特定のスタッフに負担が偏らないよう配慮したりすることが信頼関係を保つ上で重要です。 なぜその日に入ってほしいのか理由を丁寧に説明し、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。

3.5 確定シフトを早めに全体共有する

全ての調整が完了し、シフト表が完成したら、できるだけ早く全スタッフに共有します。 シフトの公開が早いほど、スタッフはプライベートの予定を立てやすくなり、満足度の向上につながります。 また、急な変更依頼を防ぐ効果も期待できます。

共有方法は、休憩室の掲示板に張り出す、チャットグループに投稿する、シフト管理アプリで通知するなど、全員が確実に確認できる方法を選びましょう。 共有する際には、万が一間違いがあった場合や、やむを得ず変更が必要になった際の連絡ルールも併せて伝えておくと、その後のトラブルを未然に防ぐことができます。

4. シフト作成の質を上げるワンランク上のテクニック

基本的なシフト作成に慣れてきたら、次は一歩進んで「質の高い」シフト作りを目指しましょう。単に人員を配置するだけでなく、戦略的な視点を取り入れることで、スタッフの満足度向上、離職率の低下、そして店舗全体のサービス力強化に繋がります。ここでは、シフト作成の質を格段に上げるための、ワンランク上のテクニックを3つご紹介します。

4.1 ヘルプ体制を事前に構築しておく

スタッフの急な欠勤や予期せぬトラブルは、店舗運営において避けられない問題です。しかし、事前にしっかりとしたヘルプ体制を構築しておくことで、慌てずスムーズに対応でき、現場の混乱を最小限に抑えることができます。場当たり的な対応ではなく、仕組みとして準備しておくことが重要です。

4.1.1 店舗内・近隣店舗との連携強化

まずは、所属する店舗内や、近隣の系列店舗との間で協力体制を築きましょう。いざという時に助け合える関係性を平時から作っておくことが、安定した店舗運営の鍵となります。

• ヘルプ可能リストの作成：「特定の曜日・時間帯なら追加で入れる」「急な依頼でも都合が合えば協力したい」というスタッフを事前にリストアップし、本人の許可を得て共有しておきます。
• インセンティブ制度の導入：急なヘルプ依頼に応じてくれたスタッフには、時給を上乗せしたり、特別な手当を支給したりするなど、感謝の気持ちを形で示すことで、協力意欲を高めることができます。
• 近隣店舗との協定：チェーン店の場合は、近隣店舗の管理者と定期的に情報交換を行い、繁忙期や人員不足の際にスタッフを派遣し合えるようなルール（交通費の負担、業務内容の確認方法など）を明確にしておきましょう。

4.1.2 外部リソースの活用

店舗内の人員だけで対応が難しい場合は、外部の力を借りることも有効な手段です。特に、繁忙期があらかじめ予測できる場合は、計画的に準備を進めましょう。

• OB・OGへの打診：過去に勤務していたスタッフで、良好な関係を築けている人がいれば、短期的なヘルプが可能か事前に打診しておくのも一つの手です。業務内容を理解しているため、即戦力として期待できます。
• スポットワークサービスの登録：「タイミー」や「シェアフル」といった、1日単位・短時間から働ける人材を募集できるサービスに登録しておくことで、緊急時の人材確保の選択肢が広がります。

4.2 スタッフの成長を促す教育的なシフトを組む

シフトは、単なる業務の割り当て表ではありません。スタッフ一人ひとりの成長を促し、将来の店舗を支える人材を育成するための「教育ツール」としても活用できます。教育的な視点を持ってシフトを組むことで、スタッフのモチベーション向上とスキルアップを実現し、結果的に店舗全体のパフォーマンス向上に繋がります。

4.2.1 OJTを意識した人員配置

日々の業務の中で自然とスキルが身につくような環境を、シフト作成の段階で意図的に作り出します。

• 新人・ベテランのペアリング：新人スタッフを一人でシフトに入れるのではなく、必ず教育係となるベテランスタッフと組ませることで、安心して業務を学び、質問しやすい環境を作ります。
• 特定スキルの習得を目的とした配置：例えば、発注業務やレジ締めといった特定のスキルを習得させたいスタッフがいる場合、その業務が発生する時間帯に、指導できるスタッフと一緒のシフトに入れます。

4.2.2 スキルマップの活用とジョブローテーション

スタッフの能力を客観的に把握し、計画的な育成を行うために「スキルマップ」の導入が効果的です。これにより、個々の成長度合いに合わせたシフト編成が可能になります。

下の表のように、スタッフがどの業務をどのレベルまで遂行できるかを一覧化することで、次に何を教えるべきか、どのポジションを任せるべきかが明確になります。

このスキルマップを基に、「AさんにはBさんと一緒のシフトで調理補助を経験させてみよう」「BさんにはCさんと一緒に発注業務を学んでもらおう」といった、戦略的なシフトを組むことができます。また、定期的に様々なポジションを経験させる「ジョブローテーション」を取り入れることで、スタッフの多能工化が進み、急な欠員が出た際にも柔軟に対応できる強い組織になります。

4.3 定期的にシフトに関する意見交換の場を設ける

シフトに対する不満は、スタッフの離職に繋がる大きな要因の一つです。管理者が良かれと思って組んだシフトでも、現場のスタッフにとっては働きにくかったり、不公平感を感じたりすることがあります。こうした認識のズレを防ぎ、誰もが納得して働ける環境を作るためには、オープンなコミュニケーションが不可欠です。

4.3.1 1on1ミーティングの実施

全体の場では話しにくい個別の事情や要望をヒアリングするために、月に一度、あるいは数ヶ月に一度でも構いませんので、スタッフ一人ひとりと向き合う「1on1ミーティング」の時間を設けましょう。「最近、働き方はどう？」「シフトの量や時間帯で困っていることはない？」といった問いかけを通じて、希望収入額の変化や家庭の事情、人間関係の悩みなどを早期に把握し、可能な範囲でシフトに反映させることが、信頼関係の構築に繋がります。

4.3.2 匿名アンケートや意見箱の設置

直接は言いづらい本音を引き出すために、匿名のアンケートや意見箱を活用するのも有効です。Googleフォームなどを使えば、スマートフォンから手軽に回答できる匿名のアンケートを簡単に作成できます。「特定の曜日や時間帯がいつも人手不足で大変」「このメンバーの組み合わせは連携が取りやすい」といった現場のリアルな声を収集し、シフト作成の参考にしましょう。集まった意見に対しては、可能な改善策や、対応が難しい理由などをきちんとフィードバックすることで、透明性が高まり、スタッフの不満を軽減できます。

4.3.3 スタッフミーティングでの議題化

定例のスタッフミーティングで、「シフト改善」を議題として取り上げるのも良い方法です。管理者側から「来月は繁忙期だから、この時間帯を手厚くしたい」「新人スタッフの教育のために、来月はこういうシフトの組み方を試したい」といった方針を共有し、スタッフ全員で意見を出し合う場を設けます。これにより、スタッフは当事者意識を持ってシフト協力してくれるようになり、より一体感のある職場環境を醸成することができます。

5. シフト作成を劇的に効率化するツール活用術

毎月のシフト作成は、スタッフの希望を聞きながら、日々の必要人数や人件費、スタッフ間の公平性まで考慮しなければならない複雑で時間のかかる業務です。紙やExcelでの手作業に限界を感じている管理者の方も多いのではないでしょうか。ここでは、そんな悩みを解決し、シフト作成業務を劇的に効率化するためのツール活用術を、導入のしやすさや目的別に3つのステップでご紹介します。

5.1 無料で始めるならGoogleスプレッドシートが便利

「まずはコストをかけずに効率化を試したい」という方におすすめなのが、Googleスpreッドシートです。Excelと同じような感覚で使え、無料で利用できるテンプレートも豊富にあります。 リアルタイムでの共同編集が可能なので、複数人で同時にシフト表を確認・編集できる点が大きなメリットです。また、クラウド上で管理するため、関係者への共有もURLを送るだけで完了します。

関数を使えば、各スタッフの勤務時間や日数の自動計算も可能です。 ただし、あくまで表計算ソフトであるため、複雑なシフト条件を自動で反映させたり、スタッフの希望シフトを自動で集約したりする機能はありません。そのため、スタッフ数が比較的少なく、シンプルなシフトパターンの職場に向いているツールと言えるでしょう。

5.2 スマホで完結！おすすめシフト管理アプリ3選

スタッフがスマートフォンから手軽に希望シフトを提出し、管理者はそれを基に簡単にシフトを作成・共有できるのがシフト管理アプリの魅力です。 スタッフにとっては使い慣れたスマホで操作が完結し、管理者にとっては希望の収集や清書、共有の手間を大幅に削減できるメリットがあります。 ここでは、日本国内で広く利用されている代表的なシフト管理アプリを3つご紹介します。

これらのアプリは、多くが無料トライアル期間を設けています。自店の規模や必要な機能、操作性を比較検討し、最適なアプリを選ぶことが重要です。

5.3 本格的な業務改善ならAI搭載シフト管理システム

スタッフ数が多く、勤務条件が複雑な職場や、人件費の最適化、コンプライアンス遵守を徹底したい場合には、AIを搭載した本格的なシフト管理システムの導入が効果的です。AIがスタッフのスキル、希望休、連続勤務日数、労働基準法などの複雑な条件をすべて考慮し、最適なシフト案を自動で作成します。

これにより、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、特定の人にしか作れないといった属人化の問題も解消されます。 さらに、過去の売上データなどから日や時間帯ごとの必要人数を算出し、人件費を最適化する機能を持つシステムもあります。

導入にはコストがかかりますが、シフト作成にかかっていた人件費や、人員配置の最適化によるコスト削減効果を考慮すると、費用対効果は非常に高いと言えるでしょう。多くのシステムでは、無料トライアルやデモンストレーションが可能ですので、まずは自社の課題を解決できるか試してみることをお勧めします。

6. まとめ

本記事では、バイトのシフト作成における管理者の悩みを解決するための具体的な方法を解説しました。失敗しないためには、コンプライアンス遵守などの大原則を守り、計画的にステップを踏むことが重要です。これにより、人件費の最適化と現場の安定稼働が実現できます。さらに、シフト管理ツールを活用すれば、作成時間を短縮し、スタッフとのコミュニケーションなど、より本質的な業務に時間を割けます。ぜひ明日からのシフト作成にお役立てください。