コンビニのシフトの組み方は？管理のポイントを徹底解説！

年中無休で24時間稼働しているコンビニでは、早朝、深夜の時間帯は少人数で稼働していることも多いです。そのため、欠勤者や退職者があらわれると途端に人手が足りなくなり、シフト管理に困ってしまうことも……。そこで、店長がヘルプに入ってカバーすることもありますが、コンビニの店長は接客やスタッフ管理の他にも売上の管理、商品発注など他の業務もあるため、シフト管理における負担は非常に大きいと言えるでしょう。では、コンビニでシフトを組む、また管理をする際には、作成者や店長は具体的にどのようなポイントに気をつければいいのでしょうか？そこで今回の記事では、コンビニのシフトの組み方や、管理のポイントについて紹介していきます。シフトを作成しているコンビニの店長や作成者、またはコンビニのシフトの組み方について知りたい人はぜひ参考にしてみてください。

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コンビニのシフトは店長が決めるもの？

コンビニの勤務時間帯におけるシフトパターンは、早朝・昼前・午後・夜間・深夜などお店のオーナーや店長が決めているケースが多いです。コンビニの場合、オーナーは店舗によって異なるため、たとえ同じチェーンであっても、スタッフの勤務時間帯が異なっていることもあります。そのため、スタッフが勤務時間を希望する時は、最大勤務時間のなかで店長、オーナーと相談することになります。

コンビニのシフト管理で良くある悩み

コンビニにおけるシフト管理では、具体的にどのような問題が生じやすいのでしょうか？ここでは、コンビニのシフト管理で多く見受けられる悩み、問題について紹介していきます。

1.シフトを組むための人手が足りない

コンビニは年中無休で24時間稼働しており、常時スタッフを揃えなければならず、シフト管理はなかなか難しいのが現状です。特に早朝や夜間スタッフにおいては、少人数体制でシフトを回している店舗が多いため、1人辞めてしまうだけでも負担が大きくなってしまいがち。そこで、コンビニによっては人手の薄い時間を補うために店長が入るケースも多く見受けられます。しかし、店長には商品発注、売上管理などの業務もあるため、人手不足を店長がカバーするのは解決策とは言えないでしょう。

2.従業員の希望通りのシフトを組めない

従業員の希望する勤務日数、休み希望が重なることがあるため、スタッフ全員の希望をシフトに反映させることは難しいと言えます。特に、人手不足が生じている店舗の場合は、スタッフを埋めるために連勤、長時間勤務をする日が増えるなど、より従業員の希望を優先しづらくなってしまいます。しかし、スタッフの希望を通せない状態が続くと、モチベーションが低下して離職者が増え、店舗が一層窮地に陥ってしまう可能性があります。

3.急な遅刻や休みに対応できない

コンビニは2人体制などスタッフが少ない時間帯があるため、「体調不良で休みたい」「寝坊した」など、急な休みや遅刻を理由に、人手が不足する問題が挙げられます。もし、2人体制の時間帯で欠勤があった場合は、1人だけで店舗を回さなければならないために、早急にヘルプを依頼する必要があります。ただし、シフト制のコンビニでは休日に予定を入れているもスタッフも多いため、急な店側のヘルプに対応してもらえない可能性は大いにあります。

コンビニには固定シフトと自由シフトがある

コンビニのシフトは、店舗によって異なります。店舗のなかには融通が利く自由シフトもあれば、曜日や時間が固定されているお店も少なくありません。では、固定シフトと自由シフトには、どのような違いがあるのでしょうか？以下では、コンビニにおける固定シフトと自由シフトについて紹介していきます。

1.曜日や時間を固定する「固定シフト」

固定シフトは、曜日や時間を固定することによって、スタッフのシフトを調整しやすくなるメリットがあります。しかし、固定シフトには大学生アルバイトのように、働ける時間帯がバラバラなスタッフを管理するのは難しいというデメリットがあります。急にヘルプを頼みたい時のためにも、固定シフトにこだわりすぎるのではなく、多少の融通を利かせた方が良いでしょう。

2.希望に沿ってシフトを組む「自由シフト」

自由シフトは、スタッフが働きやすさを感じやすいため応募者が魅力を感じ、人員が集まりやすいのがメリットです。しかし、あまりにも自由にしすぎてしまうと、特定の時間に同じようなスキルのスタッフが集まるなど店側の管理が難しくなってしまいます。

シフト作成の前に│コンビニが忙しい時間帯はいつ？

コンビニが忙しい時間帯は、駅前、ビジネス街、街中など立地条件や環境によって異なります。そこで、コンビニが忙しい時間帯について駅前やビジネス街、街中とそれぞれの条件別に紹介していきます。

1.ビジネス街や駅前は早朝が多忙になる

ビジネス街や駅前にあるコンビニでは、ビジネスマンの出勤前（午前8時30分～9時前）がピークとなります。この時間帯は、ビジネスマンが出勤前に立ち寄り、おにぎりやパンなどの朝食、コーヒーを購入する傾向があります。そのため、早朝はどうしても多忙になってしまいがち。また、早朝に混雑するコンビニは、オフィスが周囲に多いことから、次いでお昼の時間帯も昼食を買いに来るお客様で混雑するでしょう。つまり、朝昼共に忙しいのが特徴です。

2.街中の場合は昼前後が多忙になる

街中のコンビニでは、お昼ごはんを買いにくるお客様が多いため、昼前後が多忙になります。また、周辺に工事現場がある場合も昼に混雑しやすい傾向があります。なお、街中の中でも最寄りに大学、高校など学校が周辺にあるコンビニならば、学生が帰り際に立ち寄るケースも多いため、16時～18時ごろも忙しくなります。

コンビニのシフト管理のポイントは？

コンビニのシフト管理には、具体的にどのようなポイントに気をつければいいのでしょうか？ここからは、コンビニのシフト管理において意識しておきたいポイントについて紹介していきます。

1.早めにシフトを組む

スタッフにおける不満の中でも多く見受けられるのが、シフトの確定が遅いことです。シフトの確定が遅いと、スタッフが出勤日以外の予定を組めないため、不満が起こってしまいがち。シフト確定を早めに行うためにも、提出期限を設け、必ず期限までに共有できるように周知しておきましょう。また、埋まっていない日が多少あったとしても、シフト提出期限が来たらすぐ共有しましょう。その後、調整が必要になったら、その都度対応すれば大丈夫です。

2.前もって出勤可能な時間帯を聞いておく

前日や当日に急な欠勤があった場合、休みを取っている他の従業員にヘルプをお願いする可能性があります。しかし、その時にすべての従業員に対して連絡を取るのは非効率となります。急なスタッフの欠勤が起きても困らないように、予め出勤可能な時間帯、曜日のヒアリングをしておきましょう。事前に出勤可能な時間帯や曜日を確認しておくことで、該当するスタッフに絞って声をかけることができるようになります。

3.シフトのパターンを変える

コンビニでは、早朝・昼前・午後・夜間・深夜といったシフトパターンに区切られることが多く、またそれぞれの時間帯におけるスタッフ数は2名～3名が多いです。そのため、急な欠勤や退職などで人手不足に陥ってしまう可能性は大いにあります。人手が不足している時間帯がある場合は、その時間帯の区切りを前後にズラす、1時間ずつ区切り内の時間を調整するなど、シフトのパターンを変えることで解消できるかもしれません。

4.シフト管理ツールでシフト作成を効率化する

上記の方法を試してもシフト管理が円滑にいかない時は、シフト管理ツールを利用して効率よくシフト作成、管理を行いましょう。なお、シフト管理ツールはシステムによって利用できる機能が異なるため、選ぶ際は店舗に適したものを選ぶことが得策です。たとえば、シフト管理に特化したシステムなら、シフト管理における負担を軽減できます。また、Webシステムで完結できるものなら、スマートフォンなどインターネットに接続できる端末さえあれば、店舗の外からでも人員の過不足状況やシフトをリアルタイムで確認できるようになります。

コンビニのシフト作成や管理はHRBESTにお任せ！

HRBESTは、自動でシフト作成を完結できる便利なツールです。スマホからスタッフが直接シフトを提出できるため、忌引き、病欠、突然の欠勤など、急なヘルプを必要とした場合も迅速な対応が可能です。さらにHRBESTは、労働基準法、所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールに基づいて自動作成を行います。クラウドという特性上、データは常に最新版のため、更新作業や買い替えをする必要もなく、運用上の手間を限りなく省くことができます。HRBESTを利用すれば、シフト作成における作業時間をカットできるため、店舗運営、接客に時間を割くことも可能です。コンビニのように、人数が足りずシフト作成作業に人員コストを回せない、他の作業に集中できるようにして店舗の売上をアップさせたい、と考えている方にオススメのツールです。

まとめ

コンビニは、早朝、深夜などに人手不足が起こりやすく、シフト作成における人員配置が難しいことが問題です。しかし、シフト作成は店舗の売上や人件費にも関わるため、店舗運営においては重要な作業。その中でも、人手不足、接客などの問題を理由に、シフト作成になかなか手を回せないといった事情を抱えているのです。そんなコンビニにとって大きなソリューションとなるのが、シフト自動作成ツールの「HRBEST」です。スマホでシフト希望を提出し、すぐさまシフト表に反映されるため、スタッフや作成者の負担をカット。また、低コストで利用することができ、さらに基本使用料などの費用も一切かかりません。HRBESTは、コストを抑えてシフト作成を行いたい店舗には、もってこいのツールと言えるでしょう。HRBESTを活用して、効率よくバイトやパートタイマーのシフト管理を行っていきましょう。