シフト作成ツールの選び方｜業務効率化を実現する方法とメリットを完全解説

Excelでのシフト作成に時間がかかり、スタッフの希望調整や急な欠員対応に追われていませんか？複雑な勤務形態や労働基準法などの法令遵守まで考慮すると、手作業でのシフト管理は限界に近づいています。そんな課題を解決し、管理業務を劇的に効率化するのが「シフト作成ツール」です。

本記事では、シフト作成ツールの基本機能から、導入による6つの具体的なメリット、失敗しない選び方の5つのポイントまでを網羅的に解説します。さらに、「無料」「多機能」「AI搭載」といった目的別におすすめのツールを厳選して比較紹介。結論として、自社に合ったツールを導入すれば、シフト作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、人件費の最適化や従業員満足度の向上まで実現可能です。

この記事を最後まで読めば、あなたの会社にぴったりのシフト作成ツールが必ず見つかります。

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1. シフト作成ツールとは？主な機能と種類

シフト作成ツールとは、従業員の希望やスキル、労働時間などの条件を考慮しながら、最適なシフト表を効率的に作成・管理するためのシステムです。従来、Excelや紙媒体で行われていた煩雑なシフト管理業務を自動化し、担当者の負担を大幅に軽減します。手作業で起こりがちな入力ミスや調整漏れを防ぎ、公平かつ法令を遵守した人員配置を実現することで、店舗や組織全体の生産性向上に貢献します。近年では、スマートフォンやタブレットから手軽に利用できるクラウド型のツールが主流となり、多くの企業で導入が進んでいます。

1.1 シフト作成ツールの基本機能

シフト作成ツールには、単にシフト表を作成するだけでなく、管理業務を多角的に支援する様々な機能が搭載されています。自社の課題を解決するためにどのような機能が必要か、事前に確認することが重要です。

1.2 シフト作成ツールの種類

シフト作成ツールは、提供形態によって主に「クラウド型」と「インストール型」の2種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の運用体制やセキュリティポリシーに合ったタイプを選ぶことが大切です。

1.2.1 クラウド型

クラウド型（SaaS型）は、インターネット経由でサービスを利用するタイプのシフト作成ツールです。自社でサーバーを構築する必要がなく、アカウントを登録すればすぐに利用を開始できます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、管理者も従業員も場所を選ばずにシフトの提出や確認が可能です。システムのアップデートは提供元が自動で行うため、常に最新の状態で利用できる点も大きなメリットです。

月額料金制のサービスが多く、初期費用を抑えて手軽に導入したい企業や、複数店舗のシフトを本部で一元管理したい場合に適しています。

1.2.2 インストール型

インストール型（オンプレミス型）は、自社のPCやサーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。インターネット環境がない場所でも利用できるほか、社内ネットワーク内でデータを管理するため、セキュリティ要件が厳しい企業でも安心して導入できます。買い切り型の料金体系が一般的で、一度購入すれば月々の費用はかかりませんが、初期費用が高額になる傾向があります。また、法改正などに対応するためのソフトウェアのアップデートは、自社で行う必要があります。

2. Excelや手作業でのシフト作成が限界な理由

多くの企業や店舗では、依然としてExcelや紙を使って手作業でシフトを作成しています。しかし、従業員の働き方が多様化し、コンプライアンス遵守の重要性が高まる現代において、従来の方法は多くの課題を抱え、もはや限界に達していると言えるでしょう。ここでは、Excelや手作業によるシフト作成がなぜ難しいのか、その具体的な理由を3つの側面から解説します。

2.1 作成に時間がかかりすぎる

手作業によるシフト作成は、膨大な時間と手間を要する非常に非効率な業務です。まず、従業員一人ひとりから希望休や勤務可能な時間帯を収集し、それをExcelシートや紙のシフト表に転記する作業が発生します。収集方法が電話、メール、チャットアプリ、手書きのメモなど多岐にわたる場合、情報の集約と転記だけで相当な時間がかかり、入力ミスや見落としのリスクも高まります。

さらに、集約した希望をもとに、日々の必要人数、各従業員のスキルレベル、経験年数、人間関係といった様々な条件を考慮しながら、パズルを解くようにシフトを組んでいかなければなりません。特にスタッフの人数が多かったり、勤務パターンが複雑だったりする職場では、条件の組み合わせが爆発的に増加し、担当者の負担は計り知れません。月末や月初などの繁忙期にこの作業が集中することで、本来注力すべき他のコア業務が圧迫され、残業の常態化を招く大きな原因となっています。

2.2 スタッフ間の公平性の担保が難しい

シフト作成担当者が手作業でシフトを組む際、すべての従業員にとって完全に公平なシフトを作成することは極めて困難です。特定の従業員の希望ばかりが優先されたり、負担の大きい週末や夜間の勤務が一部のスタッフに偏ったりすると、他の従業員から不満の声が上がりやすくなります。

例えば、「あの人はいつも希望が通る」「自分ばかり大変な曜日に入っている」といった不公平感は、従業員のモチベーションを著しく低下させます。このような状況が続くと、職場全体の士気が下がるだけでなく、スタッフ間の人間関係が悪化し、最悪の場合は優秀な人材の離職につながる可能性も否定できません。担当者に悪意がなくとも、無意識の思い込みや人間関係が影響し、客観的に見て偏りのあるシフトが生まれてしまうリスクが常に存在します。全スタッフの勤務状況や希望を完璧に記憶し、常に平等に采配することは、人間の能力には限界があるのです。

2.3 法令遵守のチェックが煩雑でリスクが高い

シフトを作成する上で、労働基準法をはじめとする各種法令の遵守は企業の義務です。しかし、手作業でのシフト作成では、これらの複雑なルールをすべて正確にチェックすることが難しく、意図せず法令違反を犯してしまうリスクが常に伴います。

特に注意すべき項目には、以下のようなものがあります。

これらの項目をExcelや紙のシフト表で一つひとつ確認する作業は非常に煩雑で、ミスが発生しやすいのが実情です。特に変形労働時間制を導入している場合、労働時間の管理はさらに複雑になります。万が一、法令違反が発覚すれば、労働基準監督署からの是正勧告や、罰金などのペナルティが科される可能性があり、企業の信頼を大きく損なうことにもなりかねません。

3. シフト作成ツールを導入する6つのメリット

これまでExcelや紙で管理していたシフト作成業務をツールに置き換えることで、作成者とスタッフ双方に多くのメリットが生まれます。ここでは、シフト作成ツール導入がもたらす6つの具体的なメリットを詳しく解説します。

3.1 シフト作成時間を大幅に短縮できる

シフト作成ツール導入の最大のメリットは、作成にかかる工数を劇的に削減できることです。

手作業でのシフト作成には、スタッフからの希望収集、Excelへの転記、人員の過不足調整、清書、共有といった多くの工程が存在し、担当者に大きな負担がかかっていました。ツールを導入すれば、これらの煩雑な作業の多くを自動化できます。

例えば、スタッフはスマートフォンアプリから希望シフトを直接提出でき、データは自動でシステムに集約されます。管理者は集まった情報をもとにボタン一つでシフトの原案を作成できるため、数時間かかっていた作業が数分で完了することも可能です。これにより、シフト管理者は本来注力すべき店舗運営や人材育成といったコア業務に多くの時間を割けるようになります。

3.2 公平なシフト作成で従業員満足度が向上する

手動でのシフト作成では、どうしても作成者の主観や特定のスタッフへの配慮が入り込みやすく、「一部の人の希望ばかりが通る」といった不公平感が生じがちです。このような不満は、従業員のモチベーション低下や離職につながる可能性があります。シフト作成ツールは、あらかじめ設定されたルールに基づき、各スタッフの希望や勤務条件を考慮して機械的かつ公平にシフトを割り振ります。

これにより、属人化を防ぎ、誰もが納得感を得やすいシフトが実現します。 公平性が担保された働きやすい環境は、従業員満足度（ES）の向上に直結し、スタッフの定着率改善にも貢献します。

3.3 最適な人員配置で人件費を削減できる

シフト作成ツールは、単に希望を集約するだけでなく、店舗の売上予測や過去の来客数データに基づき、曜日や時間帯ごとに必要な人員数を算出する機能を持つものもあります。 これにより、勘や経験に頼った人員配置から脱却し、「忙しい時間帯に人手が足りない」「暇な時間帯に人員が過剰」といった無駄をなくすことができます。

また、各スタッフのスキルレベル（新人、ベテランなど）を登録しておくことで、業務の質を担保しつつ最適なチーム編成を自動で行うことも可能です。 結果として、サービスの質を維持しながら無駄な人件費を抑制し、店舗の収益性を高めることにつながります。

3.4 急な欠員やシフト変更にも柔軟に対応可能

スタッフの急な病欠や家庭の事情によるシフト変更は、どの職場でも起こり得ます。手作業で管理している場合、管理者は慌てて代わりのスタッフを探して一人ひとりに電話連絡をするといった煩雑な対応に追われがちです。シフト作成ツールには、欠員が出たシフトをアプリ上で共有し、ヘルプを募集できる機能が備わっています。 スタッフは空いている時間を有効活用でき、管理者は迅速に欠員を補充できるため、現場の混乱を最小限に抑えられます。変更された最新のシフトはリアルタイムで全員に共有されるため、伝達ミスを防ぐことも可能です。

3.5 労働基準法などのコンプライアンスを強化できる

シフト作成においては、労働基準法で定められた労働時間の上限（1日8時間・週40時間）、休憩時間、連続勤務日数などのルールを遵守する必要があります。 スタッフ数が多くなると、これらの法規制を手動で全てチェックするのは非常に困難で、意図せず法令違反を犯してしまうリスクも高まります。多くのシフト作成ツールには、労働基準法に抵触するようなシフトが組まれた際に自動でアラートを出す機能が搭載されています。 これにより、労務リスクを未然に防ぎ、従業員が安心して働ける健全な職場環境を維持することができます。

3.6 シフト管理者・スタッフ双方の負担を軽減できる

シフト作成ツールの導入は、管理者だけでなく現場で働くスタッフにとっても大きなメリットがあります。 具体的には、以下のような負担軽減が期待できます。

このように、ツールを通じてシフト管理業務全体が効率化・円滑化されることで、職場全体の生産性向上と良好な人間関係の構築にもつながります。

4. 【失敗しない】自社に合ったシフト作成ツールの選び方5つのポイント

シフト作成ツールは数多く存在し、それぞれに特徴があります。多機能なツールを導入したものの、「機能が複雑で使いこなせない」「自社の運用に合わなかった」といった失敗を防ぐためには、自社の課題や目的に合ったツールを慎重に選ぶことが重要です。ここでは、シフト作成ツール選びで失敗しないための5つのポイントを解説します。

4.1 業種や勤務形態に対応しているか

まず最も重要なのは、自社の業種や特有の勤務形態に対応しているかという点です。業種によって、シフト作成時に考慮すべき条件は大きく異なります。例えば、飲食店、小売業、医療、介護など、それぞれの業界に特化した機能を備えたツールを選ぶことで、よりスムーズな導入と運用が可能になります。

具体的には、以下のようなポイントを確認しましょう。

また、正社員、パート、アルバイトといった多様な雇用形態や、変形労働時間制などの複雑な勤怠ルールに対応できるかも重要な選定基準です。

4.2 必要な機能が搭載されているか

多機能であればあるほど良いというわけではありません。自社の課題を解決するために「本当に必要な機能」が搭載されているかを見極めることが大切です。ここでは特に重要な3つの機能について解説します。

4.2.1 シフト自動作成機能

シフト作成の負担を最も軽減できるのが自動作成機能です。 ツールによって自動化できる範囲や精度は異なりますが、以下の点をチェックするとよいでしょう。

• スタッフの希望休や勤務可能時間をどの程度反映できるか
• 「連続勤務は5日まで」「AさんとBさんは必ず一緒のシフトに入れる」といった細かいルールの設定が可能か
• 労働基準法などのコンプライアンスを自動でチェックしてくれるか
• AIが最適な人員配置を提案してくれるか
• 自動作成後に、手動で簡単に修正できるか

単純に希望を集約するだけでなく、法令遵守や人員の過不足といった複雑な条件まで考慮してシフト案を自動生成してくれるツールを選ぶと、管理者の負担を大幅に削減できます。

4.2.2 勤怠管理・給与計算ソフトとの連携機能

現在利用している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるかも重要なポイントです。 連携が可能な場合、シフト実績データを手作業で転記する必要がなくなり、給与計算までの業務フローが大幅に効率化されます。 データの二重入力によるミスを防ぎ、管理部門全体の生産性向上につながります。

具体的な連携方法（API連携、CSVファイルのインポート/エクスポートなど）や、対応しているソフト名（KING OF TIME、ジョブカン、マネーフォワード クラウド給与など）を確認しましょう。

4.2.3 複数店舗管理機能

複数の店舗や事業所を運営している場合は、それらを一元管理できる機能が必須です。 各店舗のシフト状況を本部でまとめて把握したり、店舗間でヘルプ（応援）スタッフを調整したりする機能があると非常に便利です。 エリアマネージャーや各店舗の店長など、役職に応じた閲覧・編集権限を設定できるかどうかも確認しておきましょう。

4.3 誰でも直感的に使える操作性か

シフト作成ツールは、管理者だけでなくシフトを提出・確認する従業員も利用します。そのため、ITに不慣れな人でもマニュアルを見ずに直感的に操作できる、わかりやすいデザイン（UI）であることが非常に重要です。

特に、従業員が利用するスマートフォンアプリの使いやすさは、ツールの定着を左右する大きな要因となります。 「希望シフトの提出が簡単か」「確定したシフトが見やすいか」「急な連絡や調整がしやすいか」といった点を、従業員目線でチェックすることが大切です。多くのツールでは無料トライアル期間が設けられているため、実際に複数の従業員に使ってもらい、操作性を確かめることをお勧めします。

4.4 料金体系とコストパフォーマンス

シフト作成ツールの料金体系は、主に「月額固定制」と、利用する従業員数に応じた「従量課金制」に分かれます。また、初期費用や、特定の機能を追加する際のオプション料金が発生する場合もあります。

料金を比較する際は、月額費用だけでなく、以下の点を含めた総コストで判断しましょう。

• 初期費用：導入時にかかる費用
• 月額費用：システムの基本利用料（固定か従量か）
• オプション料金：追加機能やサポートにかかる費用
• 最低利用期間や契約人数の縛り：契約条件の確認

ただし、単純な料金の安さだけで選ぶのは禁物です。ツールの導入によって「どれだけシフト作成の工数が削減できるか」「最適な人員配置によって人件費をどれだけ抑制できるか」といった費用対効果を考えることが重要です。 月々の費用がかかったとしても、管理者の残業代や人件費の無駄を削減できれば、結果的にコストパフォーマンスは高くなります。

4.5 サポート体制は充実しているか

ツールの導入時や運用開始後に不明点やトラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかも確認すべき重要なポイントです。

以下の点を確認し、自社が安心して利用できるサポート体制を持つツールを選びましょう。

• 問い合わせ方法：電話、メール、チャットなど、どのような方法で問い合わせできるか
• 対応時間：サポートの対応時間は平日のみか、土日祝日も対応しているか
• 導入支援：初期設定や従業員への説明会など、導入をサポートしてくれるサービスはあるか
• マニュアルやFAQ：オンラインでいつでも確認できるヘルプページやよくある質問（FAQ）が充実しているか

特に初めてツールを導入する場合、初期設定を代行してくれたり、操作方法のレクチャー会を実施してくれたりする手厚いサポートがあると、スムーズな導入と現場への定着につながります。

5. シフト作成ツールの導入に関するよくある質問

シフト作成ツールの導入を検討する際に、多くの担当者様が抱える疑問や不安にお答えします。ツールの選定やスムーズな運用のために、ぜひ参考にしてください。

5.1 導入までにかかる期間はどれくらいですか？

導入にかかる期間は、ツールの種類や企業の規模、準備状況によって異なります。一般的には、クラウド型のシフト作成ツールの場合、契約後すぐに利用を開始できるものが多く、アカウント発行から初期設定、従業員への周知を含めて数日から数週間程度で本格運用が可能です。 一方、企業独自のカスタマイズが必要な場合や、オンプレミス型（インストール型）の場合は、数ヶ月単位の期間が必要になることもあります。

5.2 スマホアプリだけでも利用できますか？

多くのクラウド型シフト作成ツールは、スマートフォンアプリに対応しており、スタッフはアプリを通じてシフト希望の提出や完成したシフトの確認ができます。 管理者もスマホでシフトの簡単な確認や調整ができるツールが多いですが、詳細な人員配置設定や人件費管理、各種データ分析などの高度な機能は、パソコンのブラウザ版での操作が推奨される場合があります。 運用方法に合わせて、どのデバイスでどこまでの操作が可能か、事前に確認しておきましょう。

5.3 セキュリティ対策は問題ありませんか？

シフト作成ツールは従業員の個人情報や勤務情報といった機密情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。信頼できるツールを選ぶためには、以下の点を確認することをおすすめします。

• 通信の暗号化(SSL/TLS)：第三者によるデータの盗聴や改ざんを防ぎます。
• IPアドレス制限：許可されたネットワークからのみアクセスを許可し、不正アクセスを防止します。
• 二段階認証：IDとパスワードに加えて、セキュリティコードによる認証でなりすましを防ぎます。
• データのバックアップ体制：万が一の際にデータを復旧できる体制が整っているかを確認します。
• プライバシーマークやISMS認証の取得：第三者機関による個人情報保護や情報セキュリティ管理体制の認証を受けているかは、信頼性の高い指標となります。

多くのツール提供事業者は、セキュリティ対策に力を入れていますが、導入前には必ず公式サイトでセキュリティポリシーを確認したり、問い合わせたりすることが重要です。

5.4 無料ツールと有料ツールの違いは何ですか？

無料ツールと有料ツールには、機能、利用人数、サポート体制などに違いがあります。どちらが自社に適しているか判断するために、以下の比較表を参考にしてください。

まずは無料プランで基本的な使い勝手を試し、機能やサポートに物足りなさを感じたら有料プランへ移行するという方法も有効です。

5.5 既存の勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できますか？

多くの有料シフト作成ツールは、主要な勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携機能を備えています。 連携することで、シフトの実績データを勤怠情報として自動で取り込み、給与計算までをシームレスに行えるため、データの手入力による手間やミスを大幅に削減できます。 連携方法は、API連携やCSVファイルのインポート・エクスポートなどツールによって異なります。自社で利用中のシステムと連携可能か、導入前に必ず確認しましょう。

5.6 導入後のサポート体制はどのようになっていますか？

サポート体制はツール提供会社によって様々ですが、有料ツールの多くは充実したサポートを提供しています。 一般的なサポート内容は以下の通りです。

• 電話・メール・チャットでの問い合わせ対応：操作方法がわからない時やトラブル発生時に気軽に相談できます。
• オンラインマニュアル・FAQ：時間帯を問わず、自分のペースで疑問点を解決できます。
• 導入時の初期設定サポート：スムーズな運用開始のために、専任スタッフが設定を代行・支援してくれます。
• 定期的なオンラインセミナーや勉強会：ツールの活用方法や新機能について学ぶ機会が提供されます。

特に初めてシフト作成ツールを導入する場合や、パソコン操作に不慣れなスタッフが多い場合は、サポート体制の手厚さを重視して選ぶことをおすすめします。

6. まとめ

本記事では、シフト作成ツールの基本的な機能から、導入するメリット、自社に合ったツールの選び方までを詳しく解説しました。Excelや手作業によるシフト作成は、膨大な時間がかかるだけでなく、スタッフ間の不公平感や法令違反のリスクといった多くの課題を抱えています。

これらの課題を解決し、業務効率を飛躍的に向上させるのがシフト作成ツールです。ツールを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できるのはもちろん、AIによる最適な人員配置で人件費を削減したり、公平なシフトで従業員満足度を高めたりと、多くのメリットが期待できます。また、労働基準法などのコンプライアンス遵守も容易になります。

自社に最適なツールを選ぶためには、「業種や勤務形態への対応」「必要な機能の有無」「操作性」「コストパフォーマンス」「サポート体制」の5つのポイントを比較検討することが重要です。多くのツールでは無料トライアルが提供されていますので、まずはこの記事で紹介したツールの中から気になるものをいくつか試し、その効果を実感してみてはいかがでしょうか。最適なシフト作成ツールを導入し、管理者とスタッフ双方にとって働きやすい環境を実現しましょう。