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シフトは手作業やエクセルで作成しようとすると、作成者が各スタッフの希望を確認したり、スタッフ達の都合や経験値、能力などを考慮した上でスケジュールを組まなければなりません。そのため、シフト作成は大変難しい作業であり、上手く組めずに悩んでいる作成者は少なくないでしょう。では、シフト作成をする方々には、他にもどのような悩みやストレスを抱えているのでしょうか？そこで今回は、ストレスを抱えることなくシフト表を作成するために便利なツールや方法を紹介していきます。
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シフト作成で抱えるストレスや問題
シフト作成者は、スタッフ1人1人の希望や都合をまとめなければならず、ついストレスを溜めてしまいがち。また、シフト作成におけるストレス問題は、スケジュールの都合合わせだけではありません。では、具体的にシフト作成におけるストレスや問題には、どのようなものがあるのでしょうか？そこで、まずはシフト作成において抱えがちなストレスや問題について紹介していきます。
1.提出期限までにシフト希望を出してもらえない
スタッフの中には、締切ギリギリになってようやく提出する人、もしくは忘れてしまう人も少なくないようです。1人でも提出が遅れると、他のスタッフとの調節が難しくなります。シフト希望を提出期限までに出して欲しいと願う作成者は多いですが、「シフト表が作れないので、早く出して欲しい」などと催促するとスタッフとギクシャクしてしまうなんてことも……。今後の関係を考えて、催促ができずにただストレスを溜め込むなんてことのないように、シフト提出の期日は余裕を持って早めに設定し、なるべく提出が遅れる人を減らすようにしましょう。
2.集中してシフトを作る時間がない
接客業の仕事は、なにより顧客第一です。そのため、バックヤードで何時間も作業を行えず、シフト作成は非常に困難です。仮にシフト表作成を始めたとしても、作業途中でトラブルが起こればそちらを優先しなければなりません。また、トラブル対処後に作業を再開する「あれ？どこまで作ったっけ？」と困ってしまうなんてことも。集中できる時間がないため、作業が思うように進まずストレスを抱えている作成者は少なくないようです。
3.ルールに準じたシフト表の作成が難しい
シフト表作成は、法令や社内ルールで定められた休日の日数、労働時間、連続勤務の上限、運営に必要なスタッフ数など労働基準法を守って作成する必要があります。しかし、「運営に必要なスタッフは揃ったけど、連続勤務日数が上限を超えてしまう」など、全てをうまく管理しながらシフト表を人の手で作成すると見直しの時間がかかり、作成者にとって大きなストレスとなります。
4.紙で管理する場合は手間がかかる
手書き、エクセル表で作成したシフト表を印刷して配布、または壁に貼り出してシフトを共有する店舗や企業は少なくありません。ただし、紙での管理はスタッフがシフト表をなくしてしまう、またはシフトを確認するために店舗まで足を運ぶ必要があるといった手間がかかります。
5.前任者と同じようなシフト表を作成できない
同じ企業のお店であっても、前任者と新任の担当者のシフト表作成方法は必ずしも同じではありません。とくにチェーン店では、店長、社員の異動が頻繁に行われています。店長、シフト作成者もコロコロ変わってしまいがち。そのため、以前の店舗では自分の作り方で機能していたとしても、異動先の店舗スタッフには「前のスタッフは、もっと休みの希望も聞いてくれた」「前の人の方が良かった」など、不満を言う人もしばしば。そこで、前任者のようにシフト表ができないと頭を抱えてしまう作成者も。
6.精神的なプレッシャーがかかる
シフト作成は入力ミスといった間違いが許されないため、入念なチェックが必要です。ただし、従業員数が多くなるほど、チェックをする時間が必要になるため、人の目で行うのは至難です。また、定められた予算内で人員配置を行うには、それぞれのスキルを把握する必要があります。
さらに、スタッフ1人1人から不満が出ないようにと配慮して作成しなければなりません。他にもシフト作成には色々配慮しなければならないことが多いため、作成者における精神的なプレッシャーは非常に大きいと言えます。
ストレスを抑えるシフト表作成のポイント
ストレスを抑えてシフト作成するには、どのような点に気をつければいいのでしょうか？そこで、次にシフト作成においてストレスを抑えるためのポイントを紹介していきます。
1.シフト希望の提出期限を厳守させる
スタッフのなかには、シフト希望を締切ギリギリに提出してくる人や、期限を過ぎてから提出しようとする人もしばしば。1人でも提出が遅れると、シフト作成にも遅れが出てしまいます。ただ、そうは言っても提出が遅れるスタッフに対して「もう期限を過ぎているので受け付けません」「もうちょっと早く出してもらわないと」と注意するのは気が引ける人がほとんどです。シフト希望の収集にストレスを抱えないためにも、スタッフにはシフト希望の提出期限を必ず遵守させるよう周知しましょう。
2.各従業員の不公平感をなくす
スタッフの誰か1人でも不公平感を感じるようなシフトを作ってしまうと、なかには予定がなくても、とりあえず休み希望を出してしまおうと考えてしまう人がでてしまうことも……。とくにシフト作成者が特定のスタッフと仲良くしてしまうと、ついシフトを組む際にそのスタッフの意見や都合を優遇してしまうなんてこともあるでしょう。しかし、1人を優遇すると他の従業員に負担がかかり、作り直しや批判の原因にもなりかねません。シフト作成時には、組み合わせや勤務回数を平等に割り当てて不公平感をなくす必要があります。
3.業務が円滑に進む人員配置をする
業務を円滑に進めるためにも、スタッフの経験値、「リーダー業務ができるか」「言われたことをきちんとこなせるか」など総合的な実務能力において、人員配置にバランスを取るようにしましょう。そうすることで、業務に支障や従業員から不満が出るといったアクシデントを極力防げるようになります。また、スタッフ1人1人の能力を把握するためにも、常日頃から十分コミュニケーションを取るよう意識しましょう。
4.事前に確認を取りながらシフト調整をする
いざシフトを作成したとしても、スタッフから不平不満がでたり、ミスを理由に作り直しになってしまうと、余計な手間やストレスがかかってしまいます。そのため、シフト作成前に他のスタッフ達と確認を取りつつ、シフト調整を行うよう意識しましょう。
ストレスのないシフト作成ならシフト作成ツールが便利！
シフト表を手作業で作成すると、確認も増えるなどストレスがかかってしまいがち。そこで、便利な作成ツールを使えばストレスを大幅に削減することができます。そこで以下では、作成ツールのメリットについて紹介していきます。
1.ツールならシフト表を自動作成できる
ツールでシフト表を作成すれば、必要人数や従業員の希望を基に自動で作成するため、所要時間の削減が可能です。ツールによるシフト表を作成するには、まずツールの設定にて、連続勤務日数、スタッフごとのスキル、勤務または休日の日数、労働時間、時間ごとの必要人数などを入力すれば、シフト表を自動で作成してくれます。
2.シフト作成にかかる負担を抑えられる
ツールでシフト作成をすれば、従業員のシフト作業はオンラインで収集、共有できるため、手作業による作成、エクセルへの転記、印刷して掲示、配布するなどといった手間がなくなり、作成への負担を大幅にカットできます。作成者だけでなく、スタッフも店舗や社内に来てシフト確認する必要がなくなり、大変便利です。
3.さまざまなミスを防げる
ツールでシフトを自動作成すると、手作業にありがちな入力ミスや転記ミスを防げるようになります。また、PC、スマートフォンなどの端末からいつでもシフトを入力、確認できるため、スタッフによる伝達ミスの防止にも繋がります。
HRBESTでストレスなくシフト作成をしよう！
HRBESTは、シフトを自動で作成できるAIクラウドです。所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールを考慮した上でシフトを自動作成する便利なツールです。シフト希望は各スタッフがスマホから提出するため、作成者がわざわざシフト希望をその都度本人に確認する必要はありません。加えて、スタッフもシフト表の確認をスマートフォンで何度もチェックできることから、転記、伝達ミスによるトラブルを防ぎやすくなります。
また、スマホから直接提出できることから、忌引き、病欠、突然の欠勤、勉強会や研修など急なスケジュールにも迅速な対応が可能です。そして、HRBESTはクラウドという特性上、常に最新版を利用できるため、更新作業を行う必要はありません。作業、管理の面でもシフト作成者にとって限りなくストレスフリーなツールと言えるでしょう。
まとめ
シフト表は、勤務体系が複雑なほど情報量が増えて作成が困難になってしまいがち。作業量が増えるとミスも起こりやすく、チェックもその分必要になり時間がかかってしまいます。そこで作成者の負担を減らすツールを使えば、作業、確認、管理作業が簡略化される上にミスも減り、ストレスを大幅に減らすことができます。最近ではスマホでスタッフが各自作業できる自動AIクラウドHRBESTなど、より作業を効率化できるツールも増えています。便利なツールを利用して、シフト作業の負担を減らすことで効率化を図りましょう。
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