シフトが前日までわからないのは違法？原因と解決策を解消！

シフトが前日まで分からない職場は一般的もしくは異常か分からないと、お悩みを抱える企業担当者の方が多いです。今回は、シフトを前日に変更することが違法かをご説明し、リスクや原因、そして解決方法を紹介します。

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シフトが前日までわからない職場はよくある？

シフトが前日までに分からない職場があまりにも多いという事実があります。具体的には、シフトを決めたい雇用主が前日にシフトを変更し、それに対応する従業員が悩むケースです。 どのような問題が起きているかを具体的に見ていきましょう。

シフト決定が遅いことに悩む従業員は多い

従業員が1週間前にシフトを入れたが、この時点で決定するのではなく、前日の夕方に社員の判断で翌日の勤務時間が決定する。若しくは、シフトはあくまでも仮定で、勤務当日に勤務時間が変更されるなどの事例があります。多くの従業員が前日までわからないシフトに悩んでおり、プライベートの予定を入れられないなど従業員が不満を感じる要素です。

前日にシフトを決めたい雇用主も多い

一方で、勤務の前日にシフトを決めたい雇用主が多いのも事実です。職場の人手が足りない状況や、本社がそう決めているなど理由はさまざまあり、前日通知をルール化しようとする雇用主すらいるほど、前日にシフトを決めたい雇用主も多いです。

シフトが前日までわからないのは違法？労働基準法との関係

シフトが前日までに分からないのは違法かをみていきましょう。シフト勤務は変形労働時間制と併用されることが多いです。また、その変形労働時間制は「1週間単位」「1か月単位」「1年単位」で労働時間を設定するのが一般的なため、それぞれの特徴と従業員にシフトを通知する規則についても解説します。

1か月単位のシフトの場合

1か月以内の期間を平均して1週間当たりの労働時間が40時間以内になるように、労働日および労働日ごとの労働時間を設定することにより、労働時間が特定の日に8時間を超えたり、特定の週に40時間を超えたりすることが可能になる制度です。変形期間の始まる直前の労働日までに通知する必要があります。

1週間単位のシフトの場合

30人規模未満である特定の事業（小売業、旅館、料理・飲食店など）で利用できる制度です。1週間40時間以内、1日の労働時間上限は10時間です。各出勤日の就業規則時間は、直前の週末までに従業員に通知する必要があります。

1年単位のシフトの場合

1か月以上1年以内の期間において、1週間あたり平均40時間の労働時間を設定する制度です。ただし以下の決まりがあります（対象期間が3か月を超える場合）。
・労働日数は1年当たり280日以内
・1日10時間以内、1週52時間以内
・1週52時間以内
・連続労働日数は原則6日以内（繁忙期などの特定期間では1週間に1日の休日が確保できる範囲内）

シフトが前日までわからない場合のリスク

前日までシフトが分からないなど、ギリギリの開示が続いていると、従業員の不満増加や
社会的信用を失いかねません。シフト管理が前日までにわからない場合、起こりうるリスクをお伝えしていきます。

従業員の不満増加・退職

前提として、前日のシフト通知は違法です。また、シフトがなかなか決まらない・伝えられない状況は従業員のワークライフバランスを悪化させ不満が増加し、退職志向を強めます。昨今は、仕事だけでなくプライベートも充実できる職場で働きたいと考える人も増えてきています。このような価値観が従業員にある中で、シフトが決まらないことは大きなストレスになっています。

社会的信用を失う場合も

先ほど説明したような従業員の不満の矛先が、Webに向けられた際には、企業の社会的信用を失う可能性があります。従業員はWeb上の法律相談サイトや口コミ情報サイト、SNSなどを簡単に利用できる現代です。職場のシフト管理などの悪質な労働実態が明るみに出れば社会的信用を失うことなどもあり得えます。

シフトが前日まで決まらない原因は？

シフトを作成することはすごく大変な作業で、時間もかかります。早く作成を終えてシフトを発表したくても本業が忙しい、又は、スタッフの希望や勤務の条件などが原因としてあげられます。この章では、シフトが前日まで決まらない原因を詳しくお伝えしていきます。

希望シフトを集めるのに時間がかかる

各スタッフの勤務や休みの希望を、メモ書きやメール等で希望を提出してもらい、それをシフト表の希望欄に転記してからシフト表を作り始めるといった場合は時間がかかります。
また、提出期限を毎月15日にしているけれど作成に取り掛かるのは20日からといった場合は、この間の期間に従業員が希望シフトを変更した場合にも時間がかかってくることが想定されます。

バランス良く人員を配置するのが難しい

希望日の反映だけでなく、個人の能力を考慮した人員配置や繁忙期のシフト体制など、全体のバランスを見て人員配置する事も、シフトが前日まで決まらない原因です。スタッフは経験や仕事上の役割も1人1人異なります。従業員の適正な配置が上手くいかないと、サービスの品質の低下に繋がり、利益が出づらくなることがあります。

シフトを作成する時間が足りていない

業務は、シフト作成以外にもたくさんあるため、ほかの業務が忙しくシフトを作る時間がなかなか取れない場合もあります。とはいえ、シフトは企業のサービスや利益に繋がる重要なものであり、誰でもすぐにできるものではないため他の従業員が代理することも難しいのが実情です。

TRYETINGのシフト自動作成ツール「HRBEST」のメリット

シフト作成が前日までに決まらない課題を解決するために、AIでシフトを自動作成できる「HRBEST」をおすすめします。HRBESTは、従業員から希望シフトを提出してもらうだけで、自動的に集計を行い、最適化されたシフトを提案するツールです。低コストでの導入が可能で、無料体験でのお試しにも対応しているので、低コストでシフト作成の自動化を始められます。

シフト作成にかかる労力を大幅に軽減できる

HRBEST独自のアルゴリズムを搭載しており、AIが自動でシフトの最適化を行ってくれます。労働基準法にも自動対応しているため安心。これらの機能により、シフト作成にかかる労力を大幅に軽減できます。

クラウド型なのでスマホでも操作できる

スタッフがスマホから希望シフトを提出するだけで、自動で集計を行い、最適化されたシフトを提案します。見やすいUIで操作も難しくないため、誰でもすぐに使用できます。

低コストで気軽にスタートできる

低コストでの導入が可能です。最低契約期間の縛りもないため、無料体験でのお試しにも対応しています。

まとめ

シフトが前日までに分からないのは違法であり、従業員や社会の信用を失うリスクがあります。シフト作成ツールを使用すれば、簡単な設定で誰でもシフトの作成ができるようになります。AIクラウドの「HRBEST」は、ワンクリックで自動的にシフトを決定できるツールです。シフトの作成にお悩みの方はぜひお問い合わせください。