Excelでシフト表の作り方を知りたい初心者必見！基本から注意点まで解説

シフト表を効率的に作成したい場合、パソコンのツールを使用する方法があります。シフト作成に活用できるツールの中でも、特にExcelは身近なので、使用を検討される方も多いのではないでしょうか。ここでは、Excelを用いてシフト表を作成する方法の基本や、運用の際の注意点を解説します。

▼更にシフト作成について詳しく知るには？
シフト表作成に役立つツールとは？メリットやおすすめは？

▼面倒なシフト作成をAIで自動化
シフト自動作成AIクラウドHRBEST紹介ページ

Excel初心者がシフト表を作るにはテンプレートが必須？

初心者がExcelでシフト表を作る場合、ネット上で無料配布されているテンプレートを活用する方法があります。テンプレートがあれば難しい知識も必要なく、0から設計するより簡単にシフト表を作成することが可能です。
一方、テンプレートをダウンロードしたものの、入力欄が自社のニーズに合わないケースも存在します。ある程度はカスタマイズすることで対応できますが、カスタマイズする箇所があまりにも多い場合は、いっそ作り直した方が早いかもしれません。テンプレートを利用する前に説明をよく読み、見本を確認することが重要です。

Excelでのシフト表作成に慣れていない初心者はココに注意

初めてExcelでシフト表を作成する場合、意識すべきポイントが3つあります。これらのポイントを考慮せずに設計すると、後で問題が発生する可能性があるので、注意してください。

シフト表には種類がある

まず、シフト表には種類があるということを念頭に置いておかなければなりません。一般的によく利用されるものは「週間シフト」「月間シフト」「タイムシフト」です。それぞれ特徴や使い分け方が違うので、どの形式が自社に最適なのかを検討するようにしましょう。

印刷後をイメージしながら作る

作成したシフト表は、データで共有するほか、印刷して従業員に手渡ししたり掲示したりすることもあるでしょう。そのため、印刷後の視認性をイメージしながら作成することをおすすめします。色分けしたり、太文字を使うなどの工夫で、シフトを正確に把握しやすくなるのです。

Excel関数で効率化する

せっかくExcelでシフト表を作成しても、勤務時間や賃金等を毎回手入力していては手間がかかってしまいます。Excelには、入力を自動化できる関数やマクロなどの機能が搭載されているので、積極的に活用すると良いでしょう。
ただし、担当者が変わるとその使用方法をうまく引き継げない可能性があります。そのため、関数やマクロを設定する際には、マニュアルも併せて作成することが重要です。

初心者向けExcelシフト表の作り方

それでは、Excelでシフト表を作成するには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。4ステップで解説します。

DATE関数で日付を自動入力

まずは日付を自動入力できるようにします。年月を記入したセルをDATE関数に読み込ませると、自動的に日付を取得することが可能です。月頭の日付が入力されたら、セルの右下にポインタを置き、月末の部分までドラッグして1ヶ月分の日付をコピーしましょう。

WEEKDAY関数で曜日を自動入力

また、曜日を自動入力する際にはWEEKDAY関数を使用します。WEEKDAY関数とは、日付をもとに曜日に対応する数字を返す関数で、デフォルトでは日曜日が1、月曜日が2…と設定されています。このままでは分かりづらいので、右クリックメニューからセルの表示形式を「aaaa」に変更し、「日曜日」「月曜日」と入力されるようにしましょう。

条件付き書式でセルを色分け

このままではシフト表が白黒なので、セルを色分けして視認性を高めます。ここで、条件付き書式を使用すると、土日祝日など特定のセルを自動で塗りつぶすことが可能です。
例えば土曜日を青色にしたい場合、色分けしたい範囲をドラッグで選択し、条件付き書式の新しいルールとして「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」「土曜日」を追加します。そして、書式設定の「塗りつぶし」のタブで青色を選択すると、土曜日のセルが一括で青色に変更されるのです。

COUNTIF関数で稼働人数や休日数を自動集計

稼働人数や休日数が自動集計されるよう関数を設定すると、シフトを考える際の手助けになります。このような場合はCOUNTIF関数が便利です。
例えば、出勤する人のシフト欄には「出」と入力してあるとします。ここで、集計結果を表示させたいセルに「=COUNTIF([集計範囲のセル],”出”)」と関数を設定すると、出勤人数がそのセルに自動で計算されるようになります。同様に、休日や遅番・早番等も集計できるので、COUNTIF関数を積極的に活用して分かりやすいシフトを作ってみてください。

Excelでシフト表を作る際の注意点

Excelを活用すると、このように日付を自動入力したり稼働人数を集計したりすることが可能で、非常に便利です。一方、Excel特有のデメリットも存在するので、注意が必要です。

作成に時間がかかる

まず、作成に時間がかかることが挙げられます。一度関数を設定すれば、次からシフト表を効率的に作成できるようになりますが、最初に土台を構成するには知識と労力が必要です。固定シフト制など、毎月同じシフトを繰り返すだけの場合は、紙に書いて掲示した方が早い場合もあるでしょう。

ミスの修正に手間がかかる

ミスの修正に手間がかかってしまうこともデメリットです。関数やマクロを利用して入力を自動化すればするほど、どこかのセルに間違いがあった場合に全体が大きく破綻します。このようなケースでは、どの関数やマクロに問題があるのかを確認し、場合によっては作り直さなければなりません。

複雑な勤務条件を考慮する必要がある

シンプルなシフト表はExcelで簡単に作成することができますが、職場独自の勤務条件を考慮しなければならない場合、関数やマクロの設定が非常に複雑になります。また、新人は必ず責任者のいる時間帯に勤務させたい、部門ごとに独自のルールでシフトを作成したいなどの希望がある場合は、Excelでは対応しきれません。

TRYETINGの「HRBEST」なら簡単にシフト表が作れる！

Excelを使用すると、シフト表をアナログで作成する場合と比べて大幅に効率化することが可能です。しかし、専門的な知識が必要、複雑な関数を設定すると引き継ぎが困難、柔軟なルールには対応できないなどのデメリットも存在します。そこで、Excelでは思い通りのシフトを作成できない場合は、 シフト自動作成ツール「HRBEST」の導入をお勧めします。

Excelのデメリットをすべて解消できる

HRBESTを利用すれば、Excel特有のデメリットを全て解消でき、職場環境に合わせたシフト作成を素早く行えます。労働基準法を考慮したり、欠勤が起きた場合に再計算したり、偏りのない人員配置を提案したりする機能が搭載されているので、これまでシフト作成に割いていた時間が大幅に短縮できるでしょう。

ノーコードAIツールだから操作が簡単

HRBESTは、AIを用いてシフトを自動作成します。従来、AIを導入するには専門知識やスキルが必要とされてきましたが、HRBESTであればノーコードで使用できるので操作が非常に簡単です。従業員はスマホから希望シフトを提出するだけなので、特別な研修も必要ありません。

初期費用なしでスタートできる

ツールを導入する際に初期費用が気になる方は多いと思いますが、HRBESTは初期費用も契約期間の縛りもなく、プランに加入するだけですぐに使用を開始することができます。無料体験を試してみるなどの柔軟な運用も可能です。

まとめ

Excelはほとんどの職場のパソコンにプリインストールされているため、使用経験のある方も多いツールです。操作方法や解説もネット上で公開されているので、シフト表作成に活用しようと考える方は多いでしょう。しかし、関数やマクロを活用してシフト作成の手間を省くことができる一方で、複雑な勤務条件を考慮したい場合は非常に高度な知識が必要になります。

そこで、Excelでは職場のシフトを管理しきれないとお悩みの方は、ぜひ「HRBEST」をご検討ください。シフト自動作成はもちろん、休暇設定、ヘルプ勤務推定、連勤防止などの機能も搭載されています。興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。