出勤管理の必要性とは？勤怠管理システムのメリットや比較ポイントを解説

健全な労働環境を維持するためには、まず最初に出勤管理を適切に行うことが重要です。しかし、法令の改正により、出勤管理が複雑化している現状があります。ここでは、法令の具体的な内容や、それに伴う勤怠管理の重要性について解説します。従業員の勤怠管理にお悩みの方は、ぜひ参考にしていただければと思います。

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出勤管理（勤怠管理）は労働安全衛生法の改正で義務化

労働安全衛生法が改正されたことで、労働者の出勤管理（勤怠管理）をする義務が事業者に課されました。まずは、この労働安全衛生法について触れていきましょう。

法律違反は是正勧告や訴訟のリスクも

2019年4月1日より、改正された労働安全衛生法が施行されました。これは働き方改革関連法の一環として行われたもので、労働者が健全に仕事ができる環境を整えることを目的としています。
違反した場合、労働基準監督署から指導や是正勧告が入ったり、従業員から訴訟を起こされたりする恐れがあるため、注意が必要です。

始業・終業時間の確認と記録

改正された労働安全衛生法では、労働者の始業・就業時間を記録することが義務付けられています。その場合、以下のいずれかの方法を用います。

①事業の責任者自らが労働時間を確認する
②タイムカードやICカードを利用して客観的に管理する

賃金台帳の適正な調整と保存

さらに、事業者は労働者の賃金を適切に管理しなければなりません。労働者ごとの労働日数・労働時間数・休日労働時間数・時間外労働時間数・深夜労働時間数などを正確に記録する必要があるのです。また、この労働者名簿や賃金台帳などは3年間保存する義務があります。

面接指導の強化

労働安全衛生法の改正により、面接指導も強化されることとなりました。面接指導とは、長時間労働をする労働者に対して産業医が行う面談のことを指します。従来は、時間外・休日労働時間が月100時間を超えた者に対して面接指導が必要とされていましたが、その基準が80時間に引き下げられました。

勤怠管理システムとは？

以上のような法改正に伴い、勤怠管理システムが注目を集めるようになりました。これは、従業員の出勤・退勤時刻を記録したり、時間外労働や休暇を一括で管理したりする機能を持ったシステムのことです。
このようなシステムを導入することで、労働安全衛生法を遵守する環境づくりを整えることができると期待されています。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。大きなポイントを3つご紹介します。

労務管理と法令順守に役立つ

まず第一に、労務管理と法令遵守に役立つという点が挙げられます。法令が複雑化する中、人の手で労務管理を行うことはますます困難を極めます。ミスが発生すれば、大きな責任問題にもなるでしょう。
勤怠管理システムを活用することで、このような問題を未然に防ぐことにつながります。

業務効率化に役立つ

業務効率化の面においても、勤怠管理システムは重要な役割を担います。従来、Excelなどを用いて手作業で集計していた勤怠情報を、システムによって自動化することで手間を削減することができるのです。
労働者にとっても、タイムカードを毎回打刻する必要がなく、残業や休暇を申請しやすくなるなど、大きなメリットが発生するでしょう。

多様な働き方に対応できる

近年、テレワークやフレックスタイムなど、働き方が多様化しています。従来のシステムでは、このような働き方に対応するのは難しいでしょう。
労働者ひとりひとりに合わせた勤務形態をサポートするためにも、勤怠管理システムを活用することは重要です。

勤怠管理システムの比較ポイント

勤怠管理システムの導入を検討する際には、それぞれの特徴や、メリット・デメリットを考慮しなければなりません。ここで、着目すべき比較ポイントを解説します。

業界ならではのルールに対応できるか

一口に勤怠管理といっても、その形態は業界によって異なります。サービス業・製造業など、その業界ならではのルールに対応できるかどうかを確認することが重要です。

自社の就業規則に対応できるか

企業によって、独自の就業規則や福利厚生を定めているケースも多いでしょう。そのような個別の事例に対応するための拡張性の高さも、勤怠管理システムを選ぶ上では見極めなければなりません。

従業員にとって使いやすいシステムか

いくら高機能なシステムでも、従業員にとって使いづらければ恩恵を受けられないでしょう。難しい操作が必要なく、誰にとっても使いやすいシステムを選ぶことをおすすめします。

他システムと連携できるか

勤怠管理に特化したシステムの場合、他システムと柔軟に連携が可能かどうかを確認する必要があります。一方、関連領域を一括でカバーできる多機能なシステムであれば、単体で導入しても問題ないでしょう。

まず正しくシフト作成することが大切

このように、勤怠管理システムを導入することで、労務管理を効率化することが可能です。しかし、システムに頼りきりになるのではなく、まずは労働基準法の要件を満たした正しいシフト作成を意識することも重要です。その上で、改正労働安全衛生法に沿った勤怠管理を行うことが、健全な労働環境の維持につながるでしょう。

法令を順守するシフトの自動作成は「HRBEST」がおすすめ！

労働安全衛生法は、労働者にとって働きやすい職場づくりを進めるためにも、非常に重要な法令です。しかしながら、内容が複雑化したことにより、対応に追われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

HRBESTは、法令はもちろん、業界や企業ごとのルールにも自動対応できるシフト作成ツールです。希望シフトの集計から、シフトの作成・確認・修正まで、ワンクリックで行うことが可能です。労働時間や連勤を考慮しながらシフトを提案するため、従業員にとって無理のない、健全な労働環境の整備にも役立ちます。勤怠管理にお悩みの方は、ぜひお問い合わせください。

まとめ

労働安全衛生法の改正により、働きやすい環境づくりへの意識の高まりが、社会全体を通してますます進んでいくでしょう。従業員の権利と心身の健康を守るためにも、各企業が率先して動いていかなければなりません。適切な勤怠管理を行うことは、まさにその土台となる取り組みです。勤怠管理システムの導入をお考えの方は、ぜひHRBESTをご検討ください。