シフト管理の負担を8割減らす方法｜課題別の解決策とおすすめツール比較

毎月のシフト作成に膨大な時間を費やしていませんか？スタッフの希望調整や急な欠員対応に追われ、本来の業務が圧迫されていると感じる方も多いでしょう。結論から言えば、その負担は「自社の課題に合ったシフト管理システムを導入し、運用ルールを最適化する」ことで8割削減できます。

本記事では、多くの現場が抱える7つの具体的な課題を深掘りし、Excelや手書きといった従来の管理方法がなぜ限界なのかを明らかにします。その上で、シフト管理を劇的に効率化する3つのアプローチを提示。システムの導入で何が変わるのか、自社に最適なツールの選び方から、2025年最新のおすすめシフト管理システム10選の徹底比較まで、あなたの会社が抱えるシフト管理の悩みを根本から解決するための情報を網羅的に解説します。

この記事を読めば、煩雑な作業から解放され、コスト削減と従業員満足度の向上を実現するための具体的な一歩が踏み出せるはずです。

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1. なぜシフト管理はこんなに大変？現場で起こりがちな7つの課題

店舗や事業所の円滑な運営に不可欠なシフト管理。しかし、多くの管理者がその複雑さと負担の大きさに頭を悩ませています。スタッフの希望、売上計画、法令遵守など、考慮すべき要素は多岐にわたり、一つ一つを調整するのは至難の業です。ここでは、シフト管理の現場で実際に起こりがちな7つの具体的な課題を掘り下げ、なぜこれほどまでに大変なのかを明らかにします。

課題1：シフト作成に時間がかかりすぎる

シフト作成は、多くの管理者が毎月直面する時間のかかる作業です。 単純な割り当て作業ではなく、下記のような多くの要素をパズルのように組み合わせる必要があるため、膨大な時間を要します。

特にスタッフの人数が多い職場や、月末月初などの繁忙期には、管理者が本来注力すべき他の重要な業務を圧迫するほどの大きな負担となっています。

課題2：スタッフの希望や公平性の担保が難しい

シフト管理において最も頭を悩ませる課題の一つが、従業員一人ひとりの希望を尊重しつつ、全体の公平性を保つことです。 学生アルバイトのテスト期間、主婦（夫）パートの家庭の事情、フリーターのダブルワークの都合など、多様な働き手の希望をすべて叶えるのは現実的に困難です。

希望を無視すればスタッフの不満につながり、特定のスタッフの希望ばかりを優先すれば「あの人ばかり優遇されている」といった不公平感が生まれます。 このような不満や不公平感は、従業員のモチベーション低下や人間関係の悪化を招き、最悪の場合、離職につながる可能性もあります。 全員が納得できるシフトを作成することは極めて難しく、管理者にとって大きな精神的負担となります。

課題3：急な欠員や変更への対応が煩雑

どれだけ完璧なシフトを作成しても、スタッフの体調不良や家庭の事情といった予測不能な理由による急な欠員は避けられません。 欠員が発生すると、管理者は本来の業務を中断し、代わりに出勤できるスタッフを探すために奔走することになります。

一人ひとりに電話で連絡を取り、出勤を依頼する作業は時間と手間がかかるだけでなく、断られ続ければ精神的にも疲弊します。 代わりのスタッフがすぐに見つからなければ、残された人員で業務を回さなければならず、現場の負担増加やサービス品質の低下を招くことにもなりかねません。 このように、突発的なシフト変更への対応は、管理業務の中でも特にストレスの大きい業務の一つです。

課題4：労働法規（コンプライアンス）の遵守が不安

シフト管理は、労働基準法をはじめとする様々な法令を遵守して行う必要があります。 例えば、法定労働時間（1日8時間・週40時間）の遵守、一定時間以上の勤務に対する休憩時間の付与、時間外労働の上限規制、年次有給休暇の取得義務など、守るべきルールは多岐にわたります。

手作業やExcelでの管理では、これらの複雑な法令をすべて正確に把握し、チェックするには限界があります。 シフト作成に追われる中で、意図せず法令に違反してしまうリスクは常に存在し、違反した場合には罰則が科されるだけでなく、企業の社会的信用を失うことにもつながりかねません。 このコンプライアンスに関するプレッシャーは、管理者に大きな不安を与えます。

課題5：人件費の管理・最適化ができていない

シフト管理は、店舗運営における最大のコストである人件費を直接コントロールする重要な業務です。 しかし、感覚や過去の経験だけに頼ったシフト作成では、人件費の最適化は困難です。

例えば、来客が少ない時間帯に必要以上のスタッフを配置すれば無駄な人件費が発生し、逆に繁忙期にスタッフが不足すれば、販売機会の損失や顧客満足度の低下につながります。 売上データなどに基づいた客観的な視点での人員配置が理想ですが、日々の業務に追われる中で、そこまで手が回らないのが実情です。 結果として、人件費が予算をオーバーしたり、非効率な人員配置になったりと、経営に直接的な影響を及ぼす課題となっています。

課題6：複数店舗・部署の管理が複雑

複数の店舗や部署を運営している場合、シフト管理の複雑さはさらに増大します。 各店舗がそれぞれ異なる方法（手書き、Excelなど）でシフト管理を行っていると、本部やエリアマネージャーが全社の状況をリアルタイムで把握することが困難になります。

その結果、以下のような問題が発生します。

• ある店舗では人手が余っているのに、近隣の店舗では人手不足で困っている、といった店舗間の人員調整（ヘルプ）がスムーズに行えない。
• 店舗ごとに管理方法がバラバラで、全社統一のルールが適用できず、管理品質に差が出てしまう。
• 全社的な人件費の状況や労働時間を正確に把握できず、経営判断に必要なデータが得られない。

これらの問題は、企業全体の生産性やガバナンスに影響を及ぼす深刻な課題です。

課題7：従業員とのコミュニケーションコストが高い

シフト管理には、従業員との頻繁なコミュニケーションが伴います。しかし、その方法が非効率である場合、管理者と従業員の双方にとって大きな負担となります。

具体的には、以下のようなコミュニケーションが発生します。

• 希望シフトの収集：紙や口頭、SNSなど、提出方法がバラバラで集計に手間がかかる。
• シフトの共有：完成したシフト表を印刷して掲示したり、個別に配布したりする手間がかかる。
• 変更の連絡：急な変更があった際に、電話やメールで一人ひとりに連絡し、周知徹底を図る必要がある。
• 問い合わせ対応：「シフトが入っていない」「希望が通っていない」といった問い合わせに個別に対応する必要がある。

こうしたコミュニケーションにかかる時間的、精神的なコストは決して小さくなく、認識の齟齬や伝達漏れといったトラブルの原因にもなり得ます。

2. そのやり方は限界かも？従来のシフト管理方法（Excelなど）のリスク

多くの店舗やオフィスで、今なおExcel（エクセル）やスプレッドシート、あるいは紙といった従来の方法でシフト管理が行われています。特別なコストがかからず手軽に始められるため、長年にわたり利用されてきました。

しかし、事業の拡大やスタッフの増加、働き方の多様化に伴い、これらのアナログな管理方法はその限界を露呈し始めています。一見すると問題なく運用できているようでも、水面下では業務効率の低下や従業員の不満、さらには法令違反といった深刻なリスクが潜んでいるのです。

ここでは、従来のアナログなシフト管理が抱える具体的な問題点と、それがもたらすリスクについて詳しく掘り下げていきます。

2.1 Excel管理で起こる問題点

多くのPCに標準でインストールされており、操作に慣れている人も多いExcelは、シフト管理のツールとして広く普及しています。 関数やマクロを駆使すれば、ある程度の自動計算やカスタマイズも可能です。 しかし、本来は表計算ソフトであるExcelをシフト管理に用いることには、専門のシステムにはない特有の問題が伴います。

2.1.1 属人化とヒューマンエラー

Excelでのシフト管理における最大のリスクの一つが「属人化」です。 複雑な関数やVBAマクロを組んでシフト表を最適化している場合、そのファイルを作成した担当者しか修正やメンテナンスができない状態に陥りがちです。 その担当者が休暇や異動、退職してしまった場合、残された従業員では対応できず、シフト作成業務が完全に滞ってしまう可能性があります。

また、手作業による入力や転記が多いExcel管理では、ヒューマンエラーは避けられません。 スタッフから提出された希望シフトの転記ミス、勤務時間の計算間違い、必要な人員数の見落としなど、単純なミスが従業員の給与計算の誤りや、現場の混乱に直結します。 これらのミスは、従業員の不満や信頼関係の悪化を招く大きな原因となります。

2.1.2 リアルタイム共有の難しさ

Excelファイルは、基本的に複数人での同時編集を想定して作られていません。共有機能を使っても、誰かがファイルを開いていると他の人は編集できなかったり、編集内容がうまく反映されなかったりといったトラブルが起こりがちです。

急な欠員やシフト変更が発生した際、管理者はファイルを更新し、関係者全員にメールやチャットで再配布する必要があります。このプロセスは手間がかかるだけでなく、「どのファイルが最新版かわからない」という混乱を生み出します。スタッフが古いバージョンのシフト表を見て出勤してしまったり、変更が正しく伝わっていなかったりといった情報伝達のミスは、円滑な店舗運営の大きな妨げとなります。

2.1.3 法令遵守のチェック漏れ

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制、年5日の有給休暇取得義務、勤務間インターバル制度など、企業が遵守すべき労働法規はますます複雑化しています。 Excelでシフトを管理する場合、これらの法規制をすべて手動でチェックしなければなりません。

「1日の労働時間が8時間を超えていないか」「週の労働時間が40時間を超えていないか」「休憩は適切に付与されているか」といった項目を、従業員一人ひとりについて確認する作業は膨大であり、見落としが発生するリスクが非常に高くなります。 知識不足や確認漏れによって意図せず法令違反（コンプライアンス違反）を犯してしまった場合、労働基準監督署からの是正勧告や罰則の対象となるだけでなく、企業の社会的信用を大きく損なうことにもなりかねません。

2.2 手書き・電話連絡が引き起こすトラブル

紙のシフト表への手書きや、電話・口頭でのシフト調整は、Excel以上に多くのトラブルを引き起こす可能性があります。これらの方法は直感的で誰でも始められる一方、非効率的でミスが発生しやすいという大きなデメリットを抱えています。

主なリスクとトラブルの例を以下の表にまとめました。

手書きのシフト表は、そもそも文字が読みにくかったり、修正で汚れて見づらくなったりする問題もあります。 また、完成したシフト表を店舗に掲示する方法では、スタッフが確認するためだけに来店する必要があり、周知にも時間がかかります。 このように、アナログな管理方法は管理者の負担を増大させるだけでなく、従業員との間に無用なトラブルや不満を生み出す温床となりやすいのです。

3. シフト管理を劇的に効率化する3つのアプローチ

「シフト管理の大変さ」を根本から解消し、管理者の負担を大幅に軽減するためには、場当たり的な対応ではなく、体系的なアプローチが必要です。ここでは、多くの現場で効果が実証されている「運用ルールの見直し」「テンプレートの活用」、そして「シフト管理システムの導入」という3つの具体的なアプローチを、段階的に解説します。自社の状況に合わせて、できるところから着手してみましょう。

3.1 運用ルールの見直しと徹底

シフト管理が複雑化する大きな原因の一つに、ルールが曖昧であることが挙げられます。ルールが不明確だと、従業員からの要望が個別最適化し、管理者がその都度調整に追われることになります。まずは、誰にとっても公平で分かりやすい運用ルールを定め、それを徹底することが効率化の第一歩です。

3.1.1 希望シフトの提出ルールの明確化

希望シフトの収集は、シフト作成の起点となる重要なプロセスです。提出期限や方法がバラバラでは、集計だけで多大な時間を要してしまいます。「毎月20日までに指定のチャットツールで提出する」のように、期限、手段、書式を具体的に定めましょう。また、「希望休は月3日まで」といった上限を設けることで、調整業務の負担を軽減し、従業員間の公平性を保つことにも繋がります。

3.1.2 欠員発生時の対応プロセスの確立

急な欠員は、シフト管理において最も頭を悩ませる問題の一つです。代理を探す際の手順をあらかじめルール化しておくことで、緊急時でも慌てずスムーズに対応できます。

例えば、「まずは店舗内のグループチャットでヘルプを募集する」「1時間経っても見つからない場合は、近隣店舗に打診する」といった具体的なフローを定め、全従業員に周知しておきましょう。これにより、管理者の心理的・時間的負担を大きく減らすことができます。

3.1.3 公平性と透明性の確保

「特定の人ばかりが大変なシフトに入っている」といった不満は、従業員のモチベーション低下や離職に直結します。これを防ぐためには、公平性を担保するルール作りが不可欠です。例えば、「土日祝の出勤は月に最低2回、最大4回まで」「3連勤以上は原則禁止」といった客観的な基準を設けることで、属人的な判断を排除し、誰もが納得感を持って働ける環境を構築できます。

3.2 テンプレートの活用と改善

ExcelやGoogleスプレッドシートでシフト管理を行っている場合、高機能なテンプレートを活用するだけで、作業効率は格段に向上します。毎回ゼロから作成するのではなく、計算式や関数を組み込んだテンプレートを基にすることで、作成時間を短縮し、計算ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

3.2.1 テンプレートに盛り込むべき基本項目

効果的なテンプレートには、単なる出勤時間だけでなく、管理に必要な情報が網羅されている必要があります。日付、曜日、スタッフ名、役職、出勤・退勤時間、休憩時間はもちろんのこと、自動計算される労働時間、時間帯ごとの必要人数と過不足人数、概算人件費などの項目を盛り込みましょう。これにより、シフト作成と同時に人件費のシミュレーションも可能になります。

3.2.2 関数を活用した自動化のヒント

Excelやスプレッドシートの真価は、関数による自動計算にあります。例えば、SUM関数で各スタッフの総労働時間を自動算出したり、COUNTIF関数で出勤日数や特定の曜日・時間帯の出勤回数をカウントしたりすることが可能です。VLOOKUP関数を使えば、スタッフ名から時給を自動で参照し、人件費を計算することもできます。これらの関数を組み合わせることで、手作業による集計や検算の手間を大幅に削減できます。

3.2.3 テンプレートを継続的に改善する視点

一度作成したテンプレートを使い続けるだけでなく、定期的に見直し、改善していくことが重要です。例えば、「早番・遅番などのパターンを入力するだけで、自動で時間が入力されるようにしたい」「労働基準法の要件（週40時間、連続勤務日数など）を超えたらアラート表示が出るようにしたい」など、現場のニーズに合わせて機能を拡張していきましょう。従業員からテンプレートの使い勝手についてフィードバックをもらうことも、有効な改善策に繋がります。

3.3 シフト管理システムの導入

運用ルールの見直しやテンプレートの改善は非常に有効な手段ですが、従業員数の増加や店舗数の拡大に伴い、Excelなどでの手動管理には限界が訪れます。より根本的な課題解決を目指すのであれば、シフト管理に特化したシステムの導入が最も効果的なアプローチと言えるでしょう。

シフト管理システムは、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化し、効率化するために設計されています。希望シフトの収集からシフトの自動作成、確定したシフトの共有、急な変更への対応、勤怠管理や給与計算ソフトとの連携まで、シフト管理にまつわる一連のプロセスを一元管理することが可能です。

このアプローチを選択することで、以下のような効果が期待できます。

• AIによるシフト自動作成で、作成時間を数時間から数分に短縮
• 従業員がスマートフォンからいつでも希望提出やシフト確認が可能に
• 労働基準法などのコンプライアンスチェックを自動化し、違反を未然に防止
• 蓄積されたデータを分析し、繫忙期に合わせた最適な人員配置を実現
• 管理者と従業員間のコミュニケーションコストを大幅に削減

次の章以降で詳しく解説しますが、システムの導入は単なる業務効率化に留まらず、従業員満足度の向上やデータに基づいた戦略的な店舗運営にも貢献する、強力な一手となります。

4. シフト管理システム導入で何が変わる？7つの導入効果

シフト管理システムを導入することは、単にシフト表をデジタル化するだけではありません。これまで当たり前だった煩雑な業務プロセスそのものを刷新し、店舗や企業の運営に革命的な変化をもたらします。ここでは、システム導入によって得られる7つの具体的な効果を詳しく解説します。

4.1 シフト作成の完全自動化

シフト管理システムがもたらす最大の効果は、AIなどを活用したシフト作成の自動化です。 これまで数時間、あるいは数日かかっていたシフト作成業務が、わずか数分で完了することも珍しくありません。 従業員から集めた希望休や勤務可能時間を基に、役職、スキル、連続勤務日数、勤務間インターバルといった複雑な条件をシステムが自動で考慮し、最適なシフト案を瞬時に作成します。 これにより、管理者はパズルのような煩雑な組み合わせ作業から解放されます。

4.2 リアルタイムでの情報共有と申請・承認

クラウド型のシフト管理システムを導入すれば、従業員はスマートフォンやPCからいつでもどこでもシフトの希望提出や確認ができます。 紙や口頭でのやり取りが不要になり、コミュニケーションが円滑になります。 確定したシフトは即座に全員に共有され、「最新のシフト表がどれか分からない」といった混乱を防ぎます。 また、急な欠員が出た際のヘルプ募集や、従業員間でのシフト交代の申請・承認もアプリ上で完結するため、迅速な対応が可能です。

4.3 コンプライアンスの強化

労働基準法をはじめとする法令遵守は、企業にとって重要な経営課題です。 シフト管理システムは、従業員の労働時間、休憩時間、有給休暇の取得状況などを自動で管理し、法令違反のリスクを大幅に軽減します。

例えば、「週の法定労働時間を超過しそう」「36協定の上限を超過する可能性がある」といった場合に自動でアラートを出す機能があり、管理者の見落としを防ぎます。 これにより、労務リスクを回避し、健全な職場環境を維持できます。

4.4 データ活用による最適な人員配置

システムに蓄積された勤務データや、POSシステムから連携される売上・来客数データを分析することで、より戦略的な人員配置が可能になります。 過去のデータに基づき、曜日や時間帯ごとの繁閑を予測し、必要な人員数を割り出すことで、人員過剰による無駄な人件費や、人員不足による機会損失を防ぎます。 データに基づいた客観的な人員配置は、人件費の最適化と生産性の向上に直結します。

4.5 ペーパーレス化によるコスト削減

シフト管理を完全にデジタル化することで、紙のシフト表の印刷が不要になり、紙代、インク代、印刷機器の維持費といった直接的なコストを削減できます。 さらに、シフト表の保管スペースが不要になる、過去のシフトを探す手間が省けるといった副次的な効果も期待できます。 ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく、環境負荷の低減にも貢献します。

4.6 従業員満足度の向上

シフト管理システムの導入は、管理者だけでなく従業員にも大きなメリットをもたらし、満足度の向上に繋がります。

以下の表は、従業員満足度が向上する主な理由をまとめたものです。

働きやすい環境は、従業員の定着率を高め、採用コストの削減やサービスの質の向上にも貢献します。

4.7 管理者負担の大幅な軽減

これまで挙げてきた効果のすべてが、最終的に管理者の負担を大幅に軽減することに繋がります。シフト作成や調整、従業員への連絡といった時間のかかる作業から解放されることで、管理者は本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。 例えば、人材育成、サービス品質の向上、売上アップのための施策立案など、より付加価値の高いマネジメント業務に集中できる環境が整います。

5. 自社に最適なシフト管理システムの選び方【チェックリスト付き】

シフト管理システムの導入は、業務効率化や人件費の最適化に直結する重要な経営判断です。しかし、多種多様なシステムの中から自社に最適なものを選ぶのは容易ではありません。ここでは、システム選定で失敗しないための具体的な選び方を、チェックリストを交えながら詳しく解説します。

5.1 クラウド型かオンプレミス型か

シフト管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの提供形態があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の規模やセキュリティポリシー、予算などを考慮して選択することが重要です。

近年では、初期費用を抑えられ、メンテナンスの手間がかからないクラウド型が主流となっていますが、独自のセキュリティ要件や複雑な業務フローを持つ大企業では、オンプレミス型が選択されることもあります。

5.2 必須機能のチェックポイント

シフト管理システムには様々な機能が搭載されています。自社の課題解決に必要な機能が備わっているか、以下のポイントを確認しましょう。

5.2.1 シフト自動作成機能

システムの最も重要な機能の一つが、シフトの自動作成機能です。 「日勤・夜勤」といった勤務パターン、従業員のスキルや希望休、労働基準法などの複雑な条件を考慮し、AIが最適なシフトを自動で生成できるかを確認しましょう。 これにより、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できます。

5.2.2 勤怠管理・給与計算ソフトとの連携

既に利用している勤怠管理システムや給与計算ソフトがある場合、それらとスムーズに連携できるかは非常に重要です。 連携機能があれば、シフト実績データを勤怠情報として取り込み、そのまま給与計算まで一気通貫で行えるため、データ入力の手間やミスを大幅に削減できます。 CSVでの連携だけでなく、API連携に対応していると、よりシームレスなデータ共有が可能です。

5.2.3 スマホアプリ対応

従業員がいつでもどこでもシフトの提出や確認ができるよう、スマートフォンアプリに対応しているかは重要なポイントです。 アプリの操作が直感的で分かりやすいか、プッシュ通知でシフト確定や変更の連絡が届くかなど、従業員側の利便性も考慮して選びましょう。 これにより、コミュニケーションコストの削減や、急な欠員募集への迅速な対応が可能になります。

5.3 料金体系の比較と注意点

シフト管理システムの料金体系はサービスによって様々です。 一般的には、初期費用と月額費用で構成されています。

• 初期費用：導入時の設定サポート費用などです。無料のサービスも多くあります。
• 月額費用：システムの利用料で、「従業員数に応じた従量課金制」や「店舗数ごとの固定料金制」などがあります。

単純な価格だけでなく、自社の従業員数や店舗数の変動を考慮し、長期的な視点でコストパフォーマンスを比較検討することが大切です。 また、基本料金に含まれる機能の範囲と、オプション機能の料金も必ず確認しましょう。

5.4 無料トライアルで確認すべきこと

多くのシフト管理システムでは、導入前に機能や操作性を確認できる無料トライアル期間が設けられています。 この期間を有効活用し、以下の点を確認することで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

• 操作性：管理者と従業員の双方が直感的に操作できるか。マニュアルを見なくても基本的な操作が可能か。
• 機能の網羅性：自社が必要とする機能がすべて備わっているか。実際に自社の勤務条件を設定してシフトが自動作成できるか試す。
• サポート体制：トライアル期間中に問い合わせを行い、サポートの対応スピードや質を確認する。
• レスポンス速度：システムの動作が遅くないか、ストレスなく利用できるかを確認する。

複数のシステムを実際に試してみて、自社の業務フローに最もフィットするものを選ぶのが成功の秘訣です。

5.5 セキュリティ対策は万全か

シフト管理システムは従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は極めて重要です。 情報漏洩などのリスクを避けるため、以下の項目をチェックしましょう。

企業の信頼を守るためにも、提供元のセキュリティポリシーや対策状況をしっかりと確認することが不可欠です。

6. まとめ

本記事では、多くの管理者が頭を悩ませるシフト管理の課題と、その負担を劇的に軽減するための具体的な方法について解説しました。

シフト作成に時間がかかりすぎる、スタッフ間の公平性を保てない、急な欠員に対応できないといった課題は、Excelや手書きといった従来の方法では限界に達しています。これらの方法は属人化やヒューマンエラーを招くだけでなく、コンプライアンス違反のリスクも常に付きまといます。

これらの複雑な課題を根本から解決し、管理者の負担を大幅に削減する最も効果的な方法は「シフト管理システム」の導入です。システムの導入により、シフト作成の自動化、リアルタイムでの情報共有、法令を遵守したシフト作成が実現します。さらに、蓄積されたデータを活用して人件費を最適化し、従業員の希望を反映しやすくなることで、従業員満足度の向上にも繋がります。

自社に最適なシステムを選ぶためには、本記事で紹介した選び方のチェックリストを参考に、必須機能や料金体系を比較検討することが重要です。多くのシステムでは無料トライアルが提供されているため、まずは実際に操作感を試し、自社の運用に合うかを見極めることをお勧めします。

適切なシフト管理は、単なる業務効率化に留まりません。従業員が働きやすい環境を整え、店舗や組織全体の生産性を向上させるための重要な第一歩です。この記事が、貴社のシフト管理改善の一助となれば幸いです。