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COLUMN コラム

シフト作成

スーパーのレジはシフト作成が重要!業務改善にも役立つ自動化ツールとは?

スーパーやコンビニ、百貨店など、小売店舗でレジ業務は欠かせません。お客様と直接のやり取りも多く、金銭の受け渡しを行うレジ業務は非常に重要な役割を担っています。 このレジ業務のシフト作成は、繁忙期やそれに合わせた稼働人数の計算など、頭を悩ませる点がいくつもあります。今回は適切なレジのシフト作成を行うための方法をご紹介します。

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シフト作成はなぜ大変なのか?


シフト作成では考慮しなければいけない点が多くあります。従業員の希望や能力を無視してただ人員配置を形式上に沿って行えばそこまで負担はありませんが、それでは従業員、そして顧客の満足度は落ちてしまいます。以下の点がシフト作成で気を付けるポイントです。

公平さが求められる

従業員それぞれシフトに対する希望の時間帯は異なり、その時の個々の状況やスケジュールによってシフトを増やしたい人、減らしたい人も出てくるものです。休みなども含めて、一部の人に負担がかからないようにシフト作成を行う必要があります。

モチベーションに繋がる

シフトは従業員にとって日々働くうえでのモチベーションに繋がります。忙しい曜日や休日のバランスによって負担が偏ることもあり、不平不満を抱いてしまう場合がありますので、注意しましょう。

期限内に作成しなければならない

シフトは従業員の希望が集まらないと作成できません。従業員が多ければ多いほど、希望を考慮したり、バランスを見たりして、シフト表の作成完了まで時間がかかり、発表・配布が遅くなります。発表が遅くなると、従業員のモチベーションは下がってしまうので、期限内に作成する必要があります。

コンプライアンスを守る必要がある

シフト作成では従業員の希望だけでなく、労働基準法の規定や就業規則を満たしているかも求められます。コンプライアンスを守ったシフトを作成しなければいけません。最近はコンプライアンスが非常に厳しく、違反が認められた場合、労基署から指導が入ることになるため、慎重にシフトを組みましょう。

作成に時間がかかる

管理者はシフト作成以外の業務も抱えています。その中で期限内に作成しなければならないのは負担が大きく、大変な業務といえます。いかに効率よくシフトを作成できるかは、担当者の裁量によって変わってくるでしょう。

シフト作成には下調べも必要


シフト作成には下調べも必要です。稼働に必要な従業員数、それぞれの従業員の熟練度、人件費などのコストも考えてシフトを作成しなければいけないからです。職場全体を普段から見ている人は、その分シフトを効率的に作成できるかもしれません。

必要な従業員数は?

まず、稼働に必要な従業員数を把握する必要があります。曜日や時間によって忙しさも異なるため、その時々に合わせてどのくらい従業員が必要なのかを調べましょう。

従業員の熟練度は?

スタッフの熟練度を把握するのは、レジに慣れていない新人ばかりのシフトになるとトラブル時に対応できないため、バランスの良い配置を行う必要があるからです。業務が集中する時間帯にはレジ待ちになることも多々ありますので、その時の対応として、必ずサポート要員を用意しておくことをおすすめします。通常は、レジチーフなどがその役割になるかと思いますが、あくまでサポート要員であるため、影響の少ないものを選んでレジ作業以外の業務を割り当てることをおすすめします。

人件費はかさんでいないか?

シフト作成時には、人件費がかさんでいないかどうかも気をつけましょう。レジの導入には、多くのイニシャルコストが掛かります。設置しているレジを有効利用できなければ無駄なコストが発生してしまうため、的確な人員配置を行えるように意識しましょう。

大変なシフト作成を楽にする5つのコツ!


ここでは、シフト作成の業務を楽にする5つのコツをご紹介します。

従業員の協力を得る

シフト希望の提出、調整など従業員の協力を得られるようにしましょう。作成者が1人で頭を悩ませ負担を抱えるよりも、従業員と相談しあいながら作成することで、従業員の不平不満を減らせる場合があります。

従業員の教育に力を入れる

従業員の教育に力をいれ、個々の熟練度を上げておくことで、レジ業務においてバランスを取りやすくなります。シフト作成を楽にするために、人材育成にも力を入れてみるのもひとつの手です。

シフトに関するルールを制定する

シフトに関するルールを事前に決めてしまえば、調整しなければいけない範囲も狭くなります。事前に決めていないと、考えなければいけないことが増えるため負担が大きくなってしまいます。柔軟度を下げて、ルールに基づいて固定部分を増やすことで機械的に作業でき、効率もアップします。

提出期限に余裕を持たせる

シフトの発表期限に余裕を持たせるのも、負担を減らすことにつながります。現実的にどうしてもシフト作成のために時間は要してしまうので、余裕を持ったスケジュールを立てておくことをおすすめします。

シフト管理ツールを利用する

シフト作成において自動化のツールを使用することで、ヒューマンエラーを防ぎ、より公平にシフトを作成できるようになります。また、従業員の配置も最適化でき、シフトの過不足を防ぐことが業務改善にもつながります。シフト作成の効率化が叶えばシフト発表までの時間も短くなり、ツールを共有してスタッフ自身がシフト管理しやすくなるなどメリットも得られます。

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まとめ

今回は、レジ業務のシフト作成における注意すべきポイント、作成を楽にしてくれるコツや自動化ツールなどをご紹介いたしました。日々の業務を行いながら毎月のシフト作成を行うのは大きな負担です。ぜひ便利なツールを取り入れて、シフト作成者のモチベーションアップを試みてください。

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