シフト作成者必見！有給休暇の特徴やルール

シフト作成において、注意すべき「有給休暇」。2019年から年間5日以上の取得が義務付けられました。この有給休暇はどのような条件で取得でき、誰が対象で、年間何日間取得できるのでしょうか。今回はこの有給休暇について、特徴やルールについて見ていきます。

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シフト作成で重要となる有給休暇とは？

シフト作成において注意しなければいけないポイントに「有給休暇」があります。ここではこの有給休暇について、有給休暇とは何か、有給休暇の発生条件や従業員への付与日数について見ていきます。

有給休暇とは有給で休みを設けられる制度のこと

有給休暇とは労働者が給料をもらえて、かつ業務を休むことができる「休暇」のことです。有給休暇は、正社員だけではなくアルバイトやパートなど非正社員も一定期間働けば付与されるものです。労働者は定められた休日以外に休暇を取得することで、リフレッシュした状態で仕事を遂行することも期待されます。労働者の疲労回復やゆとりある生活を目的とした、労働基準法第39条において定められた労働者の「権利」です。

有給休暇の発生条件

有給休暇の発生条件は、2つあります。まず1つ目は「雇い入れの日から6ヶ月間継続して雇用されていること」です。継続勤務とは労働契約が続いている期間で、在籍機関とも言います。そして2点目が「全労働日の8割出勤していること」です。全労働日とは労働契約上、働く義務が課せられている日のことを示し、法定休日や所定休日など働く義務のない日は含みません。

有給休暇の付与日数

有給休暇の付与日数は年間10-20日です。勤務年数により変動します。一般的には、労働者を雇い入れてから6ヶ月経過すると10日間。その後、2年間は1年ごとに1日ごと付与される日数が増加し、勤続3年6ヶ月目からは2日ずつ増加していきます。また、勤続年数が6年6ヶ月経過すると、年間最大20日有給が付与されます。あくまで1事例ですので、会社によっては2年目から有給が年間20日付与されるケースもあります。

有給休暇に関するQ&A

ここからは、有給休暇に関するQ&Aです。法律で労働者への付与、使用が義務付けられているなど、細かな決まりが多いのが有給休暇です。ここでは、よくある有給休暇に関するQ&Aを4つ紹介していきます。

Q.有給休暇の申請は拒否できない？

できません。労働者は雇用主に対して有給休暇を取得する権利を所有しています。例えば労働者から「×月×日に有給休暇を取得したい」との申し出があった場合、雇用主は労働者に対し、原則として×月×日に有給休暇を与えなければいけません。ただし、事業運営に支障をきたす場合においては例外です。雇用主は労働者に対し有給取得を延期させる、その他の日に変更することが可能です。

Q.有給休暇の繰り越しはできる？

一定期間において可能です。有給休暇の時効は2年間あります。そのため労働者は、前年度に取得できなかった有給休暇を翌年度まで繰り越して使うことが可能です。例えば×1年度に有給休暇を20日取得し、年度内に使った有給休暇が15日だった場合、残りの5日間は×2年度に繰り越され、×2年度の有給休暇は繰り越した5日間とあわせて25日になるということです。

Q.有給休暇の買い上げはできる？

できません。毎年20日も有給休暇消化できないという声と、2年間で消滅してしまう点から、有給休暇の買い上げを要望する従業員は多いと思います。しかし有給休暇の買い上げは原則、禁止されています。ただし例外があり、法定日数を上回る有給休暇や、退職の際に労使が合意して未消化分を買い上げることは可能です。

Q.有給休暇を取得した人に不利益な扱いをすると問題になる？

問題になります。労働者が有給休暇を取得することは、労働者にとっての権利です。そのため、有給休暇を取得することで賃金の減少や、皆勤手当の対象外にしてしまうなど不利益な扱いをすることは禁止されています。

有給休暇や労働に関わる「働き方改革関連法案」

ここからは2019年4月に施行された、有給休暇や労働に関わる「働き方改革関連法案」について見ていきます。働き方改革関連法案を順守し、適切な労働環境を整えていきましょう。

時間外労働の上限の規制

1つ目は「時間外労働の上限規制」です。時間外労働の上限は基本、月45時間（1日あたり2時間の残業相当）、年360時間が原則です。また臨時的かつ特別な事情があるときや、労使が合意する場合でも、年720時間以内、複数月平均80時間以内（休日労働を含む）、月100時間未満（休日労働を含む）である必要があります。月80時間は1日あたり4時間程度の残業に相当します。また、基本原則である月45時間を超えることができるのは年間6ヶ月までです。ただし、例外もあります。例えばトラックなど自動車運転の業務や建設事業、医師などは現在、このルールには該当しません。ただし、2024年4月からはルールを守った働き方をする必要があります。

勤務間インターバル制度の導入

勤務間インターバルとは、1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に一定時間以上のインターバル（休息時間）を確保する仕組みです。例えばインターバルが11時間規定の会社では、21時に勤務が終了した場合は翌日8時から、23時に終了した場合は翌日10時からしか働けません。このようなインターバル制度を導入することで、労働者の十分な生活時間と睡眠時間を確保するようにしましょう。

年次有給休暇の取得義務

年次有給休暇の取得義務が2019年から課されるようになりました。年次有給休暇を10日以上ある労働者に対し雇用者は、毎年必ず5日以上は取得させる義務があります。つまり、労働者は年間で5日以上の有給を取得する権利を持っているということになります。そのため従来、労働者が有給を取得したい場合は自己申告制で、上司に対して有給申告をする必要がありました。厚生労働省によれば、従来の場合は労働者が有給申請しにくいとの観点から、年間取得率は49.4%と低い点が問題でした。しかし2019年以降は上司が労働者の希望を聞き、希望を踏まえた上で有給取得を5日以上取得させる必要があります。

同一労働同一賃金の規定

2020年4月から施行された、同一企業・団体における正規雇用労働者（無期雇用フルタイム労働者）と非正規雇用労働者（有期雇用労働者やパートタイム労働者、派遣労働者など）の間の不合理な待遇差を無くす目的の規定です。労働者派遣法に記載されています。この規定により現在、雇用形態は異なっていても同じ仕事をしていれば雇用主は、同じ賃金の支払いや待遇を労働者に提供していく必要があります。そのため今までは、Aという仕事に対して正社員のBさんへは月給20万円支払い、非正規のCさんへは月給15万円の支払いでも大丈夫でした。しかし今後は、BさんCさん同じ待遇にする必要があります。

有給休暇や働き方改革に対応したシフト作成のポイント

ここからは有給休暇や働き方改革に対応したシフト作成のポイントについて2つ紹介していきます。厚生労働省により法律で定められてしまった以上、これら働き方改革は順守する必要があります。

ルールだけを重視しない

1つ目はルールだけを重視してはいけない点です。働き方改革により社内の制度を改善し、シフト表を新たに策定したルールに対応したとしても、それだけでいいわけではありません。例えルール通りにシフトを作成できたとしても、運営に必要な人数を用意する必要があります。もし用意できなかった場合、現場のスタッフ一人にかかる負荷が重くなり、逆効果です。ルールを整えるだけでなく、シフト管理を支援できるツールがないか検討する方が良いでしょう。

有給休暇を含めたシフトの希望を聞く

2つ目は労働者に対し、あらかじめ有給休暇を含めたシフトの希望を聞く点です。有給休暇は出勤日にしか取得できません。そのため、シフト作成時点から従業員の有給を把握し、考慮した上で作成することが望ましいです。直前になり、従業員から有給取得を依頼され慌てないためにも、事前に有給取得希望日を把握することは重要です。

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まとめ

有給取得は今、ほぼ全従業員が取得する権利を持つ、勤務日の休暇です。従業員の生活を充実させるため、雇用主は労働者に対して取得させる必要があります。国の定めである規定を守るためにも、シフト作成支援システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。中でも、TRYETINGの「HRBEST」は、最新の労働基準法に対応しているだけではなく、社内の細かなルールや労働者の能力を考慮したシフト自動作成が可能です。もし、シフト作成に悩んでいるのであれば、一度検討してみてください。