看護師のシフト作成は難しい！職場ルールを守ったシフトを簡単に作るには？

医療機関で24時間体制で働く看護師の勤務体制は非常に複雑です。そのため、シフトを組むたびに頭を悩ませている人も少なくないのではないでしょうか。今回は職場規定を守りながら、効率よくシフトを作成するためのポイントをご紹介します。

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看護師のシフト作成はなぜ難しい？

看護師は日勤や夜勤、早出や遅出など交代制で勤務します。日時によって現場に必要な人数が異なることに加え、一人ひとりの月間の休日数や夜勤数、連勤数といった、労働基準上のルールを押さえながら、シフトを組む必要があるため看護師のシフト作成は時間を要します。

人員配置基準がある

適正な医療を施すためには一定水準以上の人員を確保する必要があります。そのため医療法では、病院及び療養病床を有する診療所において有するべき人員の「標準」が示されています。シフトを作成する際は、その基準を必ずクリアしなければならず、作成の難易度が上がります。

夜勤がある

入院患者を受け入れている病院の場合、24時間体制で患者からの呼び出しに対応する必要があります。 そのような病院で働く看護師は、夜勤業務を求められるのが通例です。そのほか現場の体制に合わせ早出や遅出なども組み込まなくてはならず、シフト作成の難易度は更に上がります。

勤務間インターバル制度がある

医療機関では、退勤から翌日の出勤までのあいだに、一定時間以上の休息時間を確保する「勤務間インターバル制度」が導入されています。ハードワークな看護師の健康状態の維持のためにも休息時間を与えることが必須となっており、決められた規則内でシフトの調整・作成を行います。

【看護師】よくある2つのシフト作成パターン

ここからは看護師の職場でよく見られる2つのシフト作成パターンをご紹介します。シフトの作成パターンによって、シフトの難しさは異なります。

2交代制

勤務時間を日勤と夜勤で均等に時間を分けるパターンや、夜勤を2時間の仮眠がとれる休憩時間を含めた16時間にするパターンがあります。夜勤明けの休みがしっかり取れること、スケジュール管理がしやすいことなどがメリットとして挙げられます。二交代制では夜勤を担当する看護師の負担が大きくなるため、休暇の調整には注意を払いましょう。

3交代制

3交代制は日勤・準夜勤・夜勤を組み合わせ、1日の勤務時間を8時間以内となるよう3等分したシフトです。勤務時間が短く、家事や育児との両立や、残業が発生しにくいといったメリットが挙げられます。しかし、勤務時間が短い分、次の勤務が回ってくる間隔が短くなりがちとなるのでシフト組みには注意が必要です。

看護師のシフト作成に役立つルール

なにかと課題が多く、手間のかかるシフト作成。ここでは看護師のシフトを作成する際に設けておいたほうがいい3つのルールをご紹介します。

休み希望の取り方

休み希望については以下の基本的なルールを設け、看護師全員に周知して協力を求めましょう。

• 休み希望の取得可能日数・提出期日
• 休みの代替可能性

あらかじめ日数や、提出期日を設けておくことで、シフト作成を慎重に行うことができ、看護師それぞれの希望に沿ったシフトが作成しやすくなります。

勤務計画作成基準

勤務計画表とは就業規則で規定された所定労働時間や、年間休日との整合をしたうえで作成される勤務計画の一覧のことです。
織り込む内容としては、以下の3点が挙げられます

• 看護師一人ひとりの基本勤務パターン
• 夜勤・平日日勤・休日日勤の必要人数、上限回数・時間
• 各シフトの勤務者の組み合わせ要件

部署ごとのばらつきがないか、現状にそぐわない基準は設けられてないかといった内容を見直ししたうえで作成するといいでしょう。ばらつきが生じると、看護師のモチベーション低下につながりかねません。

シフト作成のスケジュール

シフトはできるだけ余裕をもって作成するとベターです。決められた期日内に提出することを徹底してもらい、完成したシフトの共有をできるだけ早めに行うことで、急な欠員などがあった際にも、看護師同士で柔軟に調整できます。

看護師の複雑なシフトには「シフト作成ツール」がおすすめ

看護師のようにシフトが複雑で、作成に時間がかかるものはシフト作成ツールの導入がおすすめです。

シフト作成ツールとは？

必要な情報を入力するだけで、自動でシフトを作成してくれる、シフト作成を手助けするためのツールです。担当者の業務負担の軽減や、公正なシフト作成といったメリットが得られます。最近はクラウドタイプが主流となっていて、手軽に導入できることがメリットのひとつです。

メリット1．シフト作成の時間短縮

シフト作成ツールを使用すれば、シフト管理者は収集した希望休日・必要人数・勤務回数・その他必要な条件を入力するだけで、 ツールがシフトを自動作成してくれるため、作成時間の短縮に役立ちます。

メリット2．コンプライアンスを守ったシフト作成

シフト自動作成ツールでは、あらかじめ時間・休日といった労働基準法に対応してるほか・設定した社内規則、コンプライアンスに沿った自動作成ができるため、ミスのないシフト作成が実現します。

メリット3．公平なシフトが作りやすい

シフト作成者が頭を悩ませている要因のひとつとして「シフトの公平さ」が挙げられます。シフト作成ツールを使用すればクラウド上で、スタッフ全員の出勤状況を素早く計算してくれるため、手作業でシフトを作成するより、偏りがなくなり公平なシフト作成が可能です。

クラウド型ツール「HRBEST」なら導入も簡単！

クラウド型シフト自動作成ツール「HRBEST」であれば、Webサイトからアカウントを登録できるため、導入をラクラク行えます。また、最小限のコストではじめられる点が魅力です。シフト作成ツールの導入を検討しているエッセンシャルワーカーの方は、ぜひ当社の「HRBEST」をご検討ください。

まとめ

適切な人員の調整や、ルールを意識したシフトの組み方など、看護師のシフト作成は想像以上に大変なもの。そんな時、シフト作成ツールを使用すると業務負担となっているお悩みが一気に解決できるでしょう。ぜひ、シフト作成でお困りの際は「HBBEST」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。スムーズにシフトを作成できるようになり、作成担当者の負担を軽減できるはずです。

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