シフト表の作り方にコツや工夫はある？おすすめの自動化ツールも解説

シフト作成は、従業員の希望や法律、人件費など考慮すべき点が多く、時間と手間がかかる難しい業務です。本記事では、初心者でも迷わないシフトの作り方を5つのステップで徹底解説。さらに、従業員の不満をなくし公平性を保つコツや、Excel・シフト管理ツールを使った効率化の方法まで網羅的にご紹介します。この記事を読めば、誰でも簡単かつ効率的に、スタッフが働きやすいシフトを作成できるようになります。

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1. シフト作成を始める前に知っておきたい基本のキ

シフト作成は、店舗や事業所を円滑に運営するために不可欠な業務です。しかし、ただ従業員の勤務時間を割り当てるだけの単純な作業ではありません。従業員の働きやすさや人件費、さらには法律の遵守まで、考慮すべき点は多岐にわたります。まずは、シフト作成における基本的な知識をしっかりと押さえることから始めましょう。

1.1 そもそもシフト作成の目的とは？

効率的で公平なシフトを作成することは、企業と従業員の双方にとって多くのメリットをもたらします。シフト作成の主な目的は、以下の4つに集約されます。

• 事業の安定運営の維持： 曜日や時間帯ごとの業務量に応じて適切な人数のスタッフを配置することで、サービスの質を維持し、顧客満足度を高めます。これにより、安定した事業運営が可能になります。
• 人件費の最適化： 必要な人員を過不足なく配置することは、無駄な人件費を削減し、利益を最大化することに直結します。適切なシフト管理は、組織の生産性向上に貢献します。
• 従業員満足度の向上： スタッフ一人ひとりの希望やプライベートな事情に配慮したシフトは、仕事へのモチベーションを高め、働きやすい環境を作ります。不公平感のないシフトは、従業員間の良好な人間関係を築き、離職率の低下にも繋がります。
• コンプライアンスの遵守： 労働基準法などの法律で定められた労働時間や休憩、休日のルールを守ることは、企業の義務です。法令を遵守したシフト作成は、労務リスクを回避するために不可欠です。

1.2 シフトの種類を理解しよう

シフト制は、主に「固定シフト制」と「変動シフト制（自由シフト制）」の2種類に大別されます。それぞれの特徴を理解し、自社の業種や働き方に合った制度を選択することが重要です。

1.2.1 固定シフト制

固定シフト制は、毎週同じ曜日・時間帯に勤務する形態です。例えば、「毎週月・水・金曜日の9時から17時まで」といった働き方がこれにあたります。従業員にとっては収入の見通しが立てやすく、生活リズムを整えやすいというメリットがあります。一方で、急な休みを取りにくかったり、柔軟な働き方が難しかったりする側面もあります。

1.2.2 変動シフト制（自由シフト制）

変動シフト制は、飲食店や小売店などで多く採用されており、従業員が希望する日時を提出し、管理者がそれを基にシフトを組む方法です。従業員はプライベートの予定に合わせて働きやすく、企業側は繁忙期や閑散期に応じて人員を柔軟に調整できるメリットがあります。しかし、従業員の希望が特定の時間帯に集中すると調整が難しくなり、シフト作成者の負担が大きくなるというデメリットもあります。

1.3 シフト作成で守るべき法律（労働基準法）のポイント

シフトを作成する上で、労働基準法の遵守は絶対です。知らず知らずのうちに法律違反とならないよう、特に重要な「労働時間」「休憩」「休日」の3つのポイントを正確に理解しておきましょう。

1.3.1 労働時間の上限

労働基準法では、労働時間の上限が原則として「1日8時間、週40時間」と定められています（法定労働時間）。これを超えて労働させる場合は、事前に「36協定（サブロク協定）」を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。36協定を結んだ場合でも、時間外労働には上限が設けられており、従業員の健康を守るための配慮が求められます。

1.3.2 休憩時間の付与

使用者は、労働時間が一定の長さを超える場合、勤務時間の途中に休憩を与えなければなりません。法律で定められた休憩時間は以下の通りです。

• 労働時間が6時間を超え、8時間以下の場合は、少なくとも45分
• 労働時間が8時間を超える場合は、少なくとも1時間

この休憩時間は、労働から完全に解放されている必要があり、電話番や来客対応をしながらの休憩は、労働時間とみなされる可能性があるため注意が必要です。

1.3.3 休日

使用者は、従業員に対して「毎週少なくとも1回」または「4週間を通じて4日以上」の休日を与えなければなりません（法定休日）。シフト制の場合、休日が不規則になりがちですが、この法定休日のルールは必ず守る必要があります。法定休日に労働させる場合も、36協定の締結と、割増賃金（休日手当）の支払いが必要です。

2. 【5ステップ】失敗しないシフトの作り方と流れ

シフト作成は、ただ従業員の希望をパズルのように組み合わせる作業ではありません。店舗や事業所を円滑に運営し、従業員の満足度を高めるためには、しっかりとした手順を踏むことが不可欠です。ここでは、初心者でも迷わずに、効率的かつ公平なシフトを作成するための5つのステップを具体的に解説します。

2.1 ステップ1：日・時間帯ごとに必要な人員数を把握する

シフト作成の第一歩は、感覚ではなくデータに基づいて必要な人員数を正確に把握することです。人員が不足すればサービスの質が低下し、従業員に過度な負担がかかります。逆に過剰になれば、無駄な人件費が発生してしまいます。まずは、事業所の運営状況を客観的に分析しましょう。

具体的には、以下のような情報から必要な人員数を算出します。

• 過去のデータ分析： 曜日ごと、時間帯ごとの売上や来客数のデータを分析し、繁閑の波を把握します。天気や周辺でのイベント開催なども考慮に入れると、より精度の高い予測が可能です。
• 業務の洗い出し： レジ、接客、調理、品出し、清掃など、各時間帯で発生する業務をすべて洗い出し、それぞれの業務を滞りなく進めるために何人必要かを考えます。
• 従業員のスキルレベル： 全員のスキルが同じとは限りません。新人スタッフにはトレーニングが必要なため、ベテランスタッフと組ませるなど、スキルレベルを考慮した人員配置が求められます。

これらの情報を元に、曜日・時間帯ごとの必要最低人数をまとめた表を作成しておくと、後のシフト作成が格段にスムーズになります。

2.2 ステップ2：従業員から希望シフトを集める

次に、従業員一人ひとりから勤務可能な日時や休みの希望を集めます。従業員のプライベートを尊重し、働きやすい環境を整えることは、モチベーションの維持や離職率の低下に直結します。希望シフトの収集は、以下の点を意識して行うと効率的です。

• 提出方法と期限のルール化： 「毎月20日までに指定のフォーマットで提出」といったように、提出期限と方法を明確にルール化しましょう。これにより、提出漏れや遅延を防ぎ、シフト作成を計画的に開始できます。
• 収集方法の統一： 紙、Excelファイル、チャットツール、シフト管理システムなど、収集方法は様々ですが、事業所の状況に合わせて最適な方法に統一することが重要です。口頭での希望受付は、聞き間違いや忘れる原因となるため避けましょう。
• 希望が100%通るとは限らないことの事前共有： 希望を募る際には、全員の希望が必ずしも通るわけではないことを事前に伝えておくことも大切です。これにより、希望が通らなかった際の不満を和らげることができます。

2.3 ステップ3：希望と人員数を元にシフトを組む

集まった希望と、ステップ1で算出した必要人員数を照らし合わせながら、実際にシフトを組んでいきます。この工程がシフト作成の核となる部分です。以下の順序で進めると、スムーズに組み立てることができます。

• 確定要素から埋める： まずは、休み希望が出ている日や、固定シフトの従業員の勤務日など、動かせない予定から先にシフト表に埋めていきます。
• 必要人員数に合わせて調整する： 次に、各日・各時間帯の必要人員数を見ながら、提出された希望シフトを割り振っていきます。特定の従業員に負担が偏らないよう、勤務時間や休日数を均等に配分することを心がけましょう。
• 過不足を調整する： 全員の希望を反映させても、人員が足りない、あるいは余ってしまう時間帯が出てくることがあります。その場合は、出勤可能な従業員に勤務時間の変更を打診したり、逆に希望者の中からお休みを調整してもらったりと、コミュニケーションを取りながら最終調整を行います。どうしても人員が確保できない場合は、他店舗に応援を要請するなどの対策も必要です。

2.4 ステップ4：法令や社内ルールに違反がないか確認する

シフト案が完成したら、必ず法律や社内の就業規則に違反していないか最終確認を行います。コンプライアンスを遵守することは、企業としての責任であり、従業員を守るためにも不可欠です。特に以下の点は必ずチェックしましょう。

• 労働時間の上限： 労働基準法では、労働時間は原則として「1日8時間・週40時間」が上限と定められています。これを超えていないか確認します。
• 休憩時間： 労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を、勤務時間の途中で与える義務があります。
• 休日： 少なくとも週に1日、または4週間を通じて4日以上の休日を確保する必要があります。
• 時間外労働： 法律上の上限を超えて労働させる場合は、36協定の締結と届出が必要です。協定の範囲内に収まっているか確認します。
• 年次有給休暇： 年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対しては、年5日の取得が義務付けられています。取得状況も考慮できると理想的です。

これらの法的な要件に加え、企業独自の就業規則や労使協定で定められたルール（連続勤務日数の上限など）も遵守しているか、ダブルチェックを徹底しましょう。

2.5 ステップ5：完成したシフトを従業員に共有する

最終確認が完了したら、完成したシフトを従業員に共有します。共有が遅れると従業員がプライベートの予定を立てられず、不満の原因になります。できる限り早く、そして全員が確実に確認できる方法で共有することが重要です。

• 共有方法： 職場の掲示板への張り出し、メールやチャットツールでの一斉送信、シフト管理ツールの活用など、職場に合った方法で共有します。
• 分かりやすさ： 誰がいつ、何時から何時まで勤務するのか、誰が見ても一目で分かるように工夫しましょう。色分けや記号を使うと視覚的に分かりやすくなります。
• 修正・変更時のルール： シフト公開後に急な欠勤などで変更が必要になった場合の連絡方法や、再共有の手順についてもルールを明確にしておくと、いざという時にスムーズに対応できます。

共有後は、従業員からの質問や確認依頼に丁寧に対応することも、円滑な人間関係と職場運営のために大切です。

3. 公平で働きやすいシフトを作るための5つのコツ

従業員の満足度を高め、離職率を低下させるためには、公平で働きやすいシフトを作成することが不可欠です。一部の従業員に負担が偏ったシフトは、不満やモチベーションの低下を招き、店舗全体の生産性にも悪影響を及ぼしかねません。ここでは、誰もが納得し、働きやすいと感じるシフトを作成するための5つの具体的なコツを解説します。

3.1 従業員のスキルや経験を考慮する

安定した店舗運営のためには、従業員一人ひとりのスキルや経験を考慮した人員配置が重要です。例えば、新人スタッフばかりの時間帯を作ってしまうと、急なトラブルやクレームに対応できず、顧客満足度の低下につながる恐れがあります。逆に、ベテランスタッフばかりを集めると、人件費が高騰する可能性も考えられます。

レジ締めや発注、クレーム対応といった特定のスキルが必要な業務は、対応可能な従業員が必ず1名は含まれるようにシフトを組む必要があります。各従業員のスキルレベルを一覧化した「スキルマップ」を作成し、シフト作成時に活用することで、スキルの偏りを防ぎ、バランスの取れた人員配置を実現できます。

（凡例：◎：一人で完遂できる、◯：サポートがあればできる、△：研修中、×：未経験）

3.2 新人教育の機会を設ける

将来の店舗運営を見据え、新人スタッフが成長できる機会をシフトに組み込むことは非常に重要です。新人教育の基本となるOJT（On-the-Job Training）を効果的に機能させるためには、教育担当となる先輩スタッフと新人を同じシフトに入れる必要があります。指導役が毎回異なると、教える内容に一貫性がなくなり、新人が混乱する原因となります。

可能であれば、特定の先輩スタッフを教育担当として任命し、集中的に指導できるようなシフトを組むのが理想的です。また、新人が業務に慣れるまでは、比較的お客様が少なく、落ち着いて指導できる時間帯にシフトを配置するなどの配慮も有効です。これにより、新人は安心して業務を学ぶことができ、早期の戦力化が期待できます。

3.3 従業員同士の人間関係に配慮する

従業員が気持ちよく働くためには、職場の人間関係への配慮も欠かせません。相性の良くない従業員同士を同じシフトに配置し続けると、コミュニケーション不足から業務に支障が出たり、ストレスが原因で離職につながったりする可能性があります。

もちろん、全ての人間関係を把握し、全員の希望を叶えることは困難です。しかし、日頃から従業員とのコミュニケーションを密にし、職場の雰囲気を把握しておくことで、大きなトラブルを未然に防ぐことは可能です。シフト希望を提出する際に、人間関係に関する相談も受け付けるなど、従業員が安心して働ける環境づくりを心がけましょう。

3.4 連続勤務や休み明けの負担を考慮する

従業員の健康とワークライフバランスを守るため、過度な連続勤務（連勤）が発生しないように注意が必要です。労働基準法では、従業員に「毎週少なくとも1回」または「4週間を通じて4日以上」の休日を与えることが義務付けられています。このルール上は最大12連勤が可能になるケースもありますが、従業員の心身への負担は非常に大きくなります。

特に深夜勤務や長時間の立ち仕事など、負担の大きい業務が続かないように配慮することが大切です。また、休日の翌日にいきなり早朝勤務を入れるといったシフトは、従業員が十分に休息を取れない原因となります。シフトを作成する際は、連勤日数だけでなく、休み明けの勤務内容にも目を配り、従業員一人ひとりの負担が過度にならないよう調整しましょう。

3.5 誰が見ても分かりやすいシフト表を心がける

作成したシフト表は、管理者だけでなく全ての従業員が確認するものです。誰が見ても一目で自分の勤務時間がわかる、シンプルで分かりやすいシフト表を作成しましょう。見にくいシフト表は、勤務日時の見間違いによる遅刻や欠勤といったミスの原因となります。

3.5.1 手書きシフト表の注意点

手書きのシフト表は手軽に作成できる一方、作成者によって文字の癖があり読みにくかったり、修正時に汚くなってしまったりするデメリットがあります。特に急なシフト変更があった場合、二重線での修正や消しゴムの使用で、かえって見づらくなることも少なくありません。人的な書き間違いも起こりやすいため、注意が必要です。

3.5.2 色分けや記号を活用する

シフト表の視認性を高めるためには、色や記号の活用が効果的です。例えば、「早番」「日勤」「遅番」で色を分けたり、休日や休憩時間を特定の記号で示したりすることで、直感的にシフトを把握しやすくなります。ただし、あまり多くの色を使いすぎると、かえってごちゃごちゃして見にくくなるため、使用する色は3色程度に抑えるのがポイントです。シフト表には必ず凡例（はんれい）を記載し、誰が見ても記号や色の意味が分かるようにしておきましょう。

4. 【方法別】シフトの作り方とメリット・デメリット

シフトを作成するには、昔ながらの手書きからExcel（エクセル）、そして専用のシフト作成ツールまで、さまざまな方法があります。それぞれに一長一短があるため、自社の規模や従業員数、シフトの複雑さなどを考慮して最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、各方法の具体的な作り方と、それぞれのメリット・デメリットを詳しく解説します。

4.1 手書きでの作り方

手書きでのシフト作成は、紙とペンさえあれば始められる最も手軽な方法です。パソコン操作が苦手な人でも、直感的にシフトを組むことができます。しかし、修正や共有、集計といった面で多くの課題を抱えています。

手書きでシフト表を作成する場合、見やすさを意識することが大切です。使用する色は2〜3色に絞り、役割などでグループ分けをすると、情報が整理されて分かりやすくなります。

4.2 Excel（エクセル）での作り方

多くのオフィスで導入されているExcelは、手書きに比べて効率的にシフトを作成・管理できる方法です。関数やテンプレートを活用することで、作成時間を大幅に短縮できます。

4.2.1 無料テンプレートを活用する

インターネット上には、無料でダウンロードできるExcelのシフト表テンプレートが数多く存在します。「タイムシフト」「週間シフト」「月間シフト」など、自社の運用に合ったテンプレートを選ぶことで、デザインや基本的な関数の設定にかかる時間を節約できます。必要な項目がすでに入力されているため、従業員の名前や勤務時間を入力するだけで、簡単に見やすいシフト表を作成できます。

4.2.2 便利な関数で計算を自動化する

Excelの関数を使いこなすことで、シフト作成における計算作業を自動化し、ミスを減らすことができます。

• DATE関数・WEEKDAY関数： 年月を入力するだけで、日付と曜日を自動で表示できます。
• COUNTA関数・COUNTIF関数： 従業員ごとの出勤日数や、日ごとの出勤人数を自動でカウントします。
• SUM関数： 従業員ごとの総労働時間や、日ごとの人件費などを自動で合計します。

4.2.3 条件付き書式で自動で色付けする

条件付き書式機能を使えば、「早番」「遅番」「休み」といった特定の文字列や勤務時間に応じて、セルの色を自動で変更できます。これにより、シフトのパターンや休日が一目でわかるようになり、視認性が大幅に向上します。誰が見ても分かりやすいシフト表は、従業員の確認ミスを防ぐことにも繋がります。

4.3 シフト作成ツールでの作り方

シフト作成ツール（シフト管理システム）は、希望シフトの収集から作成、共有、管理までを一元的に行える専用のソフトウェアです。手書きやExcelの課題を解決し、シフト作成業務を大幅に効率化します。

多くのツールでは、従業員がスマートフォンアプリから希望の勤務日時を提出すると、その情報が自動で管理画面に集約されます。管理者は、集まった希望と、あらかじめ設定した「必要な人数」や「従業員のスキル」などの条件を基に、ボタン一つでシフト案を自動作成させることが可能です。これにより、作成にかかる時間を大幅に削減し、より公平で最適な人員配置を実現できます。

5. シフト作成の負担を激減させるなら自動化ツールがおすすめ

手書きやExcelでのシフト作成は、手軽に始められる反面、従業員数が増えるほど作成に時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。特に、急な欠員や希望の重複など、複雑な調整が求められる現場では、管理者の負担は計り知れません。こうした課題を解決し、シフト作成業務を根本から効率化するのが「シフト作成ツール」の導入です。

シフト作成ツールとは、AIなどの技術を活用し、従業員からの希望収集からシフト表の自動作成、共有までを一気通貫で行えるシステムのことです。これまで何時間もかかっていた作業を大幅に短縮し、管理者は人手不足の解消や従業員の満足度向上といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

5.1 シフト作成ツールを導入するメリット

シフト作成ツールを導入することで、管理者と従業員の双方に多くのメリットがもたらされます。主なメリットは以下の通りです。

• シフト作成の手間と時間を大幅に削減できる： 従業員からのシフト希望はスマートフォンアプリなどから簡単に収集でき、自動で集計されます。集まった希望と、あらかじめ設定した「Aの時間帯には3人必要」といった条件を基に、AIが最適なシフトを自動で作成するため、手作業での調整や入力の手間が格段に減ります。
• 人的ミスを防ぎ、精度の高いシフトを作成できる： 手作業で起こりがちな、希望の見落としや入力ミス、労働時間の計算間違いなどを防ぎます。労働基準法などの法令を遵守できているか自動でチェックする機能もあり、コンプライアンス強化にも繋がります。
• 最適な人員配置で人件費を削減できる： 曜日や時間帯ごとの必要人数を設定しておくことで、過不足のない適切な人員配置が可能になります。売上予測と連携して人件費をシミュレーションできるツールもあり、店舗経営の最適化に貢献します。
• 従業員の満足度が向上する： スマートフォンからいつでもどこでも希望を提出したり、完成したシフトを確認したりできるため、従業員の利便性が高まります。また、個々の希望が公平に反映されやすくなるため、不公平感をなくし、働きやすい環境づくりに繋がります。

5.2 自社に合ったツールの選び方

シフト作成ツールには様々な種類があり、それぞれ機能や料金体系が異なります。自社の規模や業種、抱えている課題に合ったツールを選ぶことが、導入を成功させるための重要なポイントです。

5.2.1 操作は簡単か

高機能であっても、操作が複雑では特定の管理者しか使えなくなり、業務の属人化を招いてしまいます。シフトを管理する側だけでなく、希望を提出する従業員側にとっても、直感的で分かりやすいデザインかどうかが重要です。特に、アルバイトやパートなど、ITツールに不慣れな従業員が多い職場では、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性が求められます。多くのツールで無料トライアル期間が設けられているため、事前に操作性を確認することをおすすめします。

5.2.2 自社の業種に合っているか

業種によって、シフトの組み方や必要な機能は大きく異なります。例えば、以下のような視点で自社に合っているかを確認しましょう。

• 飲食店・小売業： 曜日やイベントによる繁閑差が激しいため、日ごと・時間帯ごとに細かく必要人数を設定できる機能や、複数店舗間でヘルプを調整できる機能があると便利です。
• 医療・介護業界： 「日勤」「夜勤」「早番」といった複雑な勤務形態や、資格者（看護師など）の必須配置に対応できる機能が求められます。
• コールセンター： スキルセット（対応可能な言語や業務など）に応じた人員配置ができる機能が役立ちます。

5.2.3 既存の勤怠管理システムなどと連携できるか

シフトデータは、給与計算の基礎となる重要な情報です。現在使用している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるツールを選べば、シフトの実績データを再度入力する手間が省け、業務全体がスムーズになります。CSVファイルで勤怠データを出力できるか、あるいはAPI連携に対応しているかなど、データの連携方法を事前に確認しておきましょう。

5.3 おすすめシフト作成ツール「HRBEST」とは

「HRBEST」は、ブラウザ上で利用できるシフト作成AIクラウドサービスです。AIが労働基準法や従業員のスキル、希望休といった様々な条件を考慮し、ワンクリックで最適なシフトを自動作成します。

主な特徴は以下の通りです。

• AIによる最適なシフト自動作成： 複雑な条件が絡み合うシフトも、AIの「組み合わせ最適化」技術を用いて瞬時に作成します。これまで数日かかっていた作業が数分で完了するなど、大幅な時間短縮を実現します。
• シンプルな操作性とスマートフォン対応： 従業員は使い慣れたスマートフォンから簡単に希望シフトを提出できます。管理画面も直感的で分かりやすく、60代のスタッフでもすぐに使いこなせたという実績もあります。
• 低コストで導入可能： 初期費用やサポート費用が不要で、月額定額制のため、コストを抑えて導入することが可能です。
• 既存システムとの連携も考慮： シフト作成に特化したツールのため、既存の勤怠管理システムと競合することなく利用できます。CSVデータとの連携機能も備えており、柔軟なデータ活用が可能です。

実際に導入した企業からは、「シフト作成時間が5分の3まで短縮された」「紙での希望提出がなくなりペーパーレス化に繋がった」といった声が上がっています。

6. まとめ

本記事では、シフト作成の基本的な知識から、失敗しないための5つのステップ、従業員の満足度を高めるコツまで網羅的に解説しました。シフト作成は、法律を遵守しつつ、店舗の必要人員と従業員の希望を両立させる複雑な業務です。手書きやExcelでの作成も可能ですが、時間と手間がかかるのが実情です。シフト作成ツールを導入することで、これらの課題を解決し、担当者の負担を大幅に軽減できます。本記事を参考に自社に合った方法を見つけ、効率的で公平なシフト作成を実現しましょう。