ホテル業界のシフト作成の課題は？組み方のポイントを解説！

ホテル業界と聞くと、24時間365日稼働していて大変なイメージを持つ人も多いでしょう。また、ホテル業界と聞くと「休みが取りずらい」といったイメージを持っている人は少なくありません。さらに、ホテル施設ではフロント、清掃、キッチンなど役割も複雑です。また、それぞれの役割によって勤務体制が異なるケースが多く、シフト作成が非常に難しい業界と言えます。では、ホテル業界のシフトを作成するにあたり、どのようなポイントに気をつければいいのでしょうか？そこで今回は、ホテル業界におけるシフト作成時に起こりやすい問題と、押さえておきたいポイントや解決策について紹介していきます。

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ホテル業界におけるシフト作成の課題

ホテル業界は、勤務体制や時間が複雑なケースが多く、シフト作成にはさまざまな課題があります。では、シフト作成をする際には、どのような点に気をつけたらいいのでしょうか？そこでまずは、ホテル業界におけるシフト作成時に起こりがちな問題や、気をつけたいポイントについて紹介していきます。

1.時期に合わせた人員配置をする必要がある

観光客をターゲットにしているホテル、旅館などホテル業界は、繁閑の差が激しい業界です。とくに繁忙期にスタッフが足りなくなると、特定のスタッフに負担がかかりすぎてしまう、または運用が上手くいかないといった問題が起こってしまいます。常にお客様が満足できるサービスを行い続けるためにも、シフトを組む際には、時期に合わせた人員配置をする必要があります。

2.勤務の中抜けが発生してしまう

ホテルの仲居さんの1日のスケジュールは、朝食の支度、チェックアウトの後の手続き、お客様のお見送りなどがありますが、その後に一旦「中抜け」をして休憩をとることが多いです。しかし、この中抜けによる休憩時間において「拘束時間が長くなってしまう」「結局ゆっくり休めないので落ち着かない」と思っている仲居さんも少なくないようです。また、中抜け勤務時間はいつになるかわからず、シフト表に組むのは難しいといった問題もあります。

3.従業員の休日が取りにくい

ホテル業界では、世間一般の人が休日の時に働かなければならないため、友人、家族と予定を合わせて休日を取りづらいといった問題があります。そのため、有給休暇取得率が低い業界とは言われているものの、シフト作成者は有給休暇取得義務化の法令にもとづいた有給休暇をスタッフに取得してもらうよう周知する必要があります。

4.職務によって勤務形態が異なる

ホテル業界のスタッフには、フロント、清掃、キッチンなどさまざまな役割があります。また、それぞれのスタッフごとに勤務体系、シフトが異なるのでシフト作成者は非常に大変です。特に24時間体制のホテルでは、1人のシフトを変更すると他のシフトへの影響が発生しやすいため、変更や急な欠勤が起こると非常に手間がかかります。

5.シフト変更や時給変更が発生する

ホテル業界では、フロント、キッチン、仲居さん、清掃といった役割分担の複雑さもさることながら、雇用形態においても正社員、派遣社員、アルバイト、パートとさまざまであるため、シフト変更、時給変更といった問題が頻繁に起こります。

6.異動や応援業務がある

とくに複数のホテルを経営している企業によっては、月の途中での異動、新規オープンのためのヘルプ要請などが発生してしまいがち。そのため、昨日と今日、もしくは午前と午後で勤務するホテルが異なるなんて問題も……。異動や応援業務が多いことから労働時間を集計するのは至難の業と言えます。

ホテル業界のシフトパターンは？

役割分担の多いホテル業界では、シフトにはどのようなパターンがあるのでしょうか。そこで次に、ホテル業界において一般的に多いと言われているシフトパターンについて紹介します。

1.ホテル業界は2交代制が基本

ホテル業界は、一般的に日勤と夜勤の2交代制のシフトパターンが多いです。ただし、ビジネスホテル、シティホテル、リゾートホテル、旅館など、ホテルの種類によっては忙しい時間帯や時期が異なるため、シフトや業務におけるパターンもさまざまです。また、ホテルによっては早番、中番、遅番とシフトが3交代制で、月に何度も夜勤があるところもあります。

2.ホテル業界の勤務時間や休日

ホテルスタッフの1日の実働時間は、一般的に7時間～8時間、休日は週休2日制が多いです。勤務時間は早勤、遅番などシフト制であることがほとんどで、平日が休日になりやすい特徴があります。また、GW、お盆、年末年始などの繁忙期は忙しくなるため、この時期はとくに休暇が取得しずらくなります。ただし、ホテル業界といえども営業、広報、経理などの業務であれば、休日が土日祝、平日の9～18時勤務体制というケースが多くなります。よって、ホテル業界の中でも、仕事内容によって休日やシフトが異なります。

ホテル業界のシフト作成のポイント

ホテル業界のシフトを作成する際には、どのような点に気をつければいいのでしょうか？そこで、次にホテル業界におけるシフト作成についてチェックすべきポイントを紹介します。

1.従業員がリフレッシュできる休日を確保する

ホテル業界では、繁盛期はとくにスタッフの長時間勤務、重労働が増えてしまいがち。しかし、スタッフに負担がかかるとモチベーションの低下が起こり、生産性が落ちてしまう原因にもなりかねません。スタッフのモチベーションを維持するためにも、月1回は連休を取ってもらう、休日の希望をなるべく叶えるようにするなど、従業員がリフレッシュできるように休日を確保することが大切です。

2.マルチタスク化する

ホテル業は、業務とスタッフの配置を縦割りにしているケースが多いのが現状です。とくに人手が不足している時期は、ヘルプをお願いしなければなりません。しかし、繁盛期はどこも忙しく、ヘルプを頼んでも応じてもらえない可能性があります。そこで、スタッフ1人1人がマルチタスク化して業務をこなすことで生産性が上がり、人手不足解消にも繋がります。

3.業務内容の見直しを検討する

ホテルは繁閑に対応した勤務を割り当てているところが多く、変形労働時間制になることから、スタッフに負担がかかってしまうケースもしばしば。また、繁盛期はヘルプや夜勤、休日出勤が増えるなんてこともあります。長時間勤務、重労働が続くと、スタッフも不満や疲労を抱えやすく、生産性も上がりません。その場合は、休館日を設けてリフレッシュしてもらう、または同じ仲居さんが宿泊客の対応をする代わりに別のサービスを提供するようにするなど、スタッフの負担を抑えるための業務見直しを検討する必要があります。

ホテル業界に向いている自動作成システムとは？

ホテル業界のシフトは、役割が多いためどうしても複雑になってしまいがち。そのため、手作業で作成するとチェックに時間がかかる、またはミスも起こりやすいといった問題があります。そこで、オススメなのがシフトの自動作成システム。自動作成システムは、勤務条件、スタッフの数など事前に必要な情報さえ入力しておけば、自動でシフトを作成してくれるので便利です。では、具体的に自動作成システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここからは、ホテル業界に向いている自動作成システムのメリットにはどのようなポイントがあるかについて紹介していきます。

1.複雑なシフトでも自動作成できる

24時間体制が必要なホテルでは、フロント、清掃など1人1人の役割が異なるため、複雑なシフトになってしまいがちです。そのため手作業で作成しようとすると、どうしても時間や手間がかかってしまいます。しかし、複雑な勤務体系やシフト体系であっても、自動作成システムを導入して事前に勤務条件、スタッフの人数などを入力さえすれば、一括でシフト表を作成することができます。また、シフト管理のみならず、パート、アルバイトの時給変更もシステムで管理すれば自動で計算を行ってくれるため、給与計算も楽になります。

2.労働基準法や社内ルールに沿ったシフトが作成できる

ホテル業界のシフト表を作成、管理する際には、労働基準法や社内ルールに沿って休暇などをチェックする必要があるため、手作業だとかなりの手間がかかってしまいます。しかし、シフト自動作成システムであれば、自動で労働基準法や社内ルールに沿ったシフトを作成するのが可能です。

3.急なシフト変更にも対応できる

ホテル業界のシフトは複雑なため、1人でも変更してしまうと、他のシフトにまで影響が起こりやすく管理が困難です。しかし、作業をシステムに置き換えれば、急なシフト変更も簡単な操作で出力、修正、再計算などが行えるため、管理は大変楽になります。

ホテル業界のシフト作成はHRBESTで！

HRBESTは、自動でシフト作成を行ってくれるサービスです。労働基準法、所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールに基づいて自動でシフト作成を行うため、雇用形態や役割が複雑なホテル業界でも安心して利用することができます。また、HRBESTはクラウド上のサービスであるため、データは常に最新版なので更新作業は必要ありません。シフト希望も、各スタッフがスマホで登録するため作成者はわざわざスタッフ1人1人に確認する必要もありません。

ホテルのような、時間が不規則でスタッフの多い業界にとって、非常に活きるシステムと言えます。また、自動作成システムを使うことで、シフト作成における作業時間をカットできるため、その時間をホテル業務にあてられるようになり、顧客満足度やサービスの質向上にもつながります。

まとめ

ホテル業界には、従業員においても正社員、パートタイム、アルバイトと雇用形態が多い上に、役割分担もフロント、キッチン、仲居さん、清掃など複雑なため、シフトを手作業で作成するのは困難と言えるでしょう。また、ホテル業界においてシフトを作成する上で最も大切なのは、売上や顧客満足度を維持するためにバランスの良い人員配置をすることです。たとえば、新人のみの時間帯があると、万が一トラブルが起きた時に対応ができない場合もあるため、スキルや経験に合わせてシフトを組むことが大事と言えるでしょう。

しかし、これらの問題を全て踏まえた上で、手作業でシフトを作成しようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。自動作成システムであるHRBESTを利用すれば、労働基準法や所定労働時間、勤務条件、スタッフの情報などを登録すれば、人員配置のバランスを考えた上で、シフト作成を自動で作成してくれます。まさに、役割や雇用形態が複雑なホテル業界におけるシフト作成において実に便利なツールと言えるでしょう。