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24時間体制のシフト作成のポイントや注意点を徹底解説!

 

最近では、コンビニをはじめとして24時間営業の店舗が増えてきました。24時間体制の企業や店舗の場合、連続して営業していくためにも二交代制や三交代制にしている企業が多くみられます。しかし、24時間体制のシフト作成やシフト管理をうまく実施することが難しく、効率的にしたいと悩む企業や店舗が多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、24時間体制のシフト作成におけるポイントや注意点について解説します。

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24時間体制のシフト作成には二交代制と三交代制がある

二交代制では、24時間を2パターンに分けたシフト作成をします。多くの企業では、早番と遅番、日勤と夜勤のように分けられています。例えば、9時から18時までを早番として、20時から5時までを遅番とするなどの勤務体制を取っている企業が多いです。二交代制は、製造業によく見られる勤務体制です。
一方で三交代制とは、24時間を3つのパターンに分けた勤務体制です。早番・中番・遅番と使われるケースが多くみられます。例えば、7時から15時までを早番、15時から23時までを中番、23時から7時までを遅番とするパターンです。主に、看護師などの医療現場で利用されることが多い勤務体制です。

二交代制と三交代制のメリット・デメリット

二交代制と三交代制では、それぞれにメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットを理解することで、自店舗で採用すべき勤務体制もわかるでしょう。ここでは、二交代制と三交代制のメリット・デメリットをご紹介します。

二交代制のメリット

二交代制のメリットは、人員の確保がしやすいことです。全従業員を2パターンに割り振るため、どちらも半分の人数で対応ができます。また、二交代制では勤務時間を固定化することで、従業員側は生活リズムが整いやすいというメリットがあります。他にも、人員を固定化することで安定した労働力を保てるでしょう。

二交代制のデメリット

二交代制のデメリットは、大きく2つあります。1つ目は、交代する間に誰も勤務をしていない空白の時間が生まれてしまうことです。一日に働ける時間は、労働基準法で8時間までと定められているため、24時間のうち8時間は誰も勤務に当たらない時間が生まれてしまいます。もし接客業の場合は、店舗の運営を回すためにも人の介入が必要となるため、早出や残業などの臨機応変な対応を取らなければならないのです。
2つ目は、夜勤によって体調管理が難しくなることです。夜勤の場合は深夜帯での勤務となるため、慣れていないと体力的に厳しい状況となります。年を重ねている人ほど顕著に表れるため、個人ごとの体力に応じて勤務を考えなければなりません。また、家族がいる人は自分だけ生活リズムが異なってしまう場合があるため、家族との時間を確保しにくいです。

三交代制のメリット

三交代制のメリットは、大きく2つあります。1つ目は、従業員の拘束時間が短くなるため、体力的に楽な状況が生まれることと自分の生活リズムに合わせた勤務体制を選択しやすいことです。三交代制では、二交代制と比べて空白の時間が生まれないため、従業員の拘束時間が短くなりやすいためです。また、3つの勤務体制から選択できるため、自分の生活リズムに合わせた時間の選択ができます。
2つ目は、従業員が割り当たっていない空白の時間が生まれないことです。三交代制では、8時間勤務を計3パターン導入するため、交代の間に従業員が誰もいない状態になりません。空白の時間が生まれないため、常に店舗の運営を回せることが特徴です。

三交代制のデメリット

三交代制のデメリットは、シフトの複雑化によってシフトの管理が手間になること、そして従業員への負担が重くなることです。シフトを作成する場合、勤務する時間の固定化が難しい従業員に対しては、次の勤務時間を考えてシフトを作成しなければなりません。例えば、夜勤で勤務した翌日は早番にできないなど、勤務ごとのバランスを考える必要があります。また、シフトを固定化できないことで従業員の生活リズムが不安定になり、体調不良にもつながりやすいです。

24時間体制のシフト作成のポイントは?


24時間体制のシフト作成は、従業員ごとに違う事情を考慮しながら作成を進めなければならないため、シフト作成に悩む人も多いでしょう。ここでは、24時間体制のシフト作成時に抑えておきたいポイントを解説します。

従業員を大まかに分類する

ポイントの1つ目は、勤務体制に応じて従業員を分類することです。二交代制の場合は、シフトを作り始める前にどの時間の勤務が可能であるのか、希望はどの勤務体系なのかをアンケートとして回答してもらうと良いでしょう。アンケート結果を基に、「日勤のみ出勤可」「夜勤のみ出勤可」「どちらも出勤可」という分類を実施してからシフト作成をすると管理がしやすいです。
三交代制の場合もアンケートを取るのは同様です。プラスして、生活リズムによって勤務体系が選べるため、できる限り希望に合わせる形にしましょう。とくに、家庭を持つ人の場合は朝早いほうが助かるなどの事情があるため、早番を主婦で固めるなどの対応もおすすめです。

分類に応じて人員を振り分ける

2つ目は、先ほど大まかに分類した従業員を振り分けることです。分類によってどの時間帯に従業員を振り分けるべきなのかが分かっているため、人員を振り分けるときにも比較的時間がかからずに対応できます。

日別のシフトを作成する

3つ目は、シフトを固定化させずに日別のシフトを作成することです。夜勤ばかりを担当する従業員が出てくる場合、体調が崩れてモチベーションの低下につながるケースがあります。したがって、シフトを完全に固定するよりも、体に負担のない形でシフトをローテーションがおすすめです。ただし、変則的なローテーションにしてしまうと従業員への負担が大きくなるため、適切なバランスを考えたシフト作成を心がけましょう。

アルバイトを採用してシフトの穴を埋める

4つ目は、現状所属する社員だけでシフトが埋まらない場合にアルバイトの採用を検討することです。社員だけでシフトを組んだ場合、日中の時間帯に勤務が集中しやすくなってしまいます。そこで、アルバイトで夜勤ができる学生などを雇うことで、シフトの穴を埋められるのです。どうしても社員だけのシフトで穴が埋まらない場合には、アルバイトを視野に入れたシフト作りを検討してみましょう。

24時間体制のシフトを組む際の注意点


24時間体制のシフトを組む場合、時間が固定化されているシフトと比べて注意すべき点が多いです。ここでは、2つの注意点をご紹介します。

適切な数の人員を配置する必要がある

1つ目は、人員配置を適切な人数で実施する点です。24時間体制の場合、時間帯によって業務の内容や忙しさが異なります。特に、飲食店ではランチタイムやディナータイムに多くのお客様が来店するため、人員を多めに配置しなければなりません。人手不足は業務効率の低下につながり、人員過剰は人件費の増加を招いてしまいます。適切な人員を配置し、業務の効率化と人件費の削減を目指しましょう。

コンプライアンス違反にならないようにする

2つ目は、コンプライアンスに違反しないようにすることです。24時間体制のシフトを組む場合、従業員がさまざまな出勤時間で勤務をしていくため、シフト管理が複雑化しやすい傾向があります。シフトの複雑化により、管理の目が行き届かず長時間労働を強いられる従業員が出てくることがあるのです。コンプライアンス違反は、企業の信用を大きく下げることにつながってしまうため、シフト作成時から注意をしましょう。

HRBESTなら24時間体制のシフト作成が円滑になる!

24時間体制のシフト作成は複雑になりやすいため、ツールを使って作成から管理までをおこなうことが得策です。数あるツールの中でも「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能が制限されていたり、利用人数が決められていることが多いです。よってHRBESTのように、有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が有効でしょう。

まとめ

24時間体制のシフト作成は、従業員の環境に応じて調整しなければならないため、複雑になりやすいです。そこで、シフト作成ツールの活用により、効率的なシフト作成が可能となります。もし、どのツールを導入するべきかわからないという方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTはAI機能を搭載したシフトの自動作成ができ、複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。

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