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工場のシフトは難しい?課題の洗い出しと作成時に心がけたいこと

 

工場のシフトは交替制や夜勤といった勤務形態の多様性があるため、従業員の希望や要件を満たしつつ、生産性を維持するシフト表を作成することは容易ではありません。さらに労働基準法の遵守や従業員の健康面、生活リズムの配慮など、気をつける点もいくつかあります。

そこでこの記事では、工場のシフト作成における課題を洗い出し、対処するための心がけやポイントを紹介します。

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工場のシフトの特徴


工場によっては、生産ラインや設備の稼働が24時間行われている場合があります。特に、連続生産が必要な製造工場や効率性を重視する工場に多い傾向が見られます。

そういった24時間稼働の工場では、日勤のみの勤務だけでなく、夜勤を含む交替制の勤務形態が一般的です。また大規模な工場では、従業員をいくつかの班に分けてシフトを組むことがあります。これにより各班が交替で勤務することで連続稼働が可能となります。

工場の交替勤務シフト例


工場の交替勤務にはいくつかのパターンがあります。パターンによって従業員の働きやすさや効率性が異なるため、自社工場に適したシフトパターンを選ぶことが重要です。ここでは、工場の交替勤務シフト例を4パターン紹介します。

2直2交替制

2直2交替制は、2つの班が交替で勤務するシフトのことを指します。以下は、2直2交替制のシフト例です。

・A班(早番):6:00~14:00
・B班(遅番):14:00~22:00

この場合、A班は朝から昼までの早番勤務を担当し、B班は昼から夜までの遅番勤務を担当します。そして休日明けにはA班が遅番勤務になり、B班が早番勤務になるように交替して勤務するのが一般的です。2直2交替制のシフトは、24時間稼働ではない工場に向いています。

3直3交替制

3直3交替制は、3つの班が交替で勤務するシフトです。日勤・準夜勤・夜勤の3つの勤務形態が交互に繰り返される点が特徴で、工場の24時間稼働を可能にするシフトパターンとしてよく採用されています。以下は、3直3交替制のシフト例です。

・A班(日勤):6:00~14:00
・B班(準夜勤):14:00~22:00
・C班(夜勤):22:00~翌日6:00

この場合、A班は朝から昼までの日勤を担当し、B班は昼から夜までの準夜勤を担当します。そしてC班は夜から翌日の朝までの夜勤を担当し、その後はA班による日勤が再開されるように3つの班が交替して勤務します。

3直2交替制

3直2交替制は、3つの班が早番・遅番・休みを交互に繰り返すシフトです。以下は、3直3交替制のシフト例です。

・A班(早番):6:00~14:00
・B班(遅番):14:00~22:00
・C班(休み)

この場合、A班は朝から昼までの早番勤務を担当し、B班は昼から夜までの遅番勤務を担当します。そして、C班は休みです。

3直2交替制のシフトは早番と遅番、休みのローテーションを組みますが、そのローテーションの方法はさまざまです。例えば、ひとつの班が「2日間早番→2日間遅番→2日間休み」といったローテーションを組むことがあります。

4直3交替制

4直3交替制は、4つの班が交替で勤務するシフトです。3交替制であるため早番・遅番・夜勤の3つの勤務形態が交互に繰り返されます。以下は、4直3交替制のシフト例です。

・A班(早番):6:00~14:00
・B班(遅番):14:00~22:00
・C班(夜勤):22:00~翌日6:00
・D班(休み)

この場合、A班は朝から昼までの早番勤務を担当し、B班は昼から夜までの遅番勤務を担当します。そして、C班は夕方から翌日の朝までの夜勤勤務を担当し、D班は休みです。

4直3交替制は、24時間稼働の工場が多く採用しています。従業員が交替で入れ替わるため、残業が発生しにくく、従業員の負担を軽減できる点が特徴です。

工場のシフト作成における課題


工場では24時間稼働する場合もあり、日勤や夜勤などの異なる勤務形態が存在します。このような多様な要素を考慮しながら、従業員の負担を均等化し、生産性を最大化するシフトを作成するのは簡単ではありません。ここでは、工場のシフト作成における課題について詳しく解説します。

班分けと勤務時間の設定

班分けと勤務時間の設定は、従業員の働きやすさや効率に大きな影響を及ぼします。例えば24時間稼働の工場で、2直2交替制のシフトを組んだとしましょう。

・A班(早番):9:00~21:00
・B班(遅番):21:00~9:00

2直2交替制で工場を24時間稼働するためには、上記のようなシフトを組む必要があります。この場合、一日の拘束時間が12時間と、従業員にとって負担の大きいシフトといえるでしょう。無理なシフトは従業員の健康悪化や法律違反になる恐れがあるため注意が必要です。

生産ラインごとの労働時間の把握

労働生産性を向上するには、生産ラインごとの労働時間を集計し、分析する必要があります。そしてどのラインの生産性が高く、どのラインが改善の余地があるかを把握することで、効率的な生産ラインの構築や改善策の立案が可能となります。

しかし、正確な労働時間を把握し、集計するのは勤怠管理システムなどを用いない限り困難です。特に班が多い場合や複雑なシフトパターンの場合は、手書きやExcelで労働時間を集計・管理するとなると、膨大な手間と時間がかかるでしょう。

閑散期・繁忙期に合わせた勤務量の調整

工場は閑散期・繁忙期が存在することがあり、繁忙期になると従業員の残業が一気に増える場合があります。過酷な長時間労働が続けば従業員の負担が増え、健康に悪影響を及ぼすでしょう。

そのため、シフトパターンは業務量に合わせて柔軟に変更する必要があります。例えば、「閑散期では24時間稼働をやめ、シフトを2直2交替制にする」「繁忙期は4直3交替制にする」といった対応も視野に入れるとよいでしょう。

「変形労働制」の正しい理解

変形労働時間制を採用している工場の場合、シフトの作成は通常より慎重になる必要があります。変形労働時間制は閑散期・繁忙期に合わせて柔軟に勤務時間を設定できる制度ですが、それゆえに気づかぬまま法定労働時間を超えてしまうケースも珍しくありません。

労働基準法に違反すれば、労働基準監督署や労働委員会によって罰金やペナルティーが科されることがあります。労働者とのトラブルにもなりかねないため、注意してシフトを作成しましょう。

工場の従業員がシフトに対して懸念していること


従業員満足度の高いシフトを作成するには、従業員がシフトに対して懸念していることを把握する必要があります。そして従業員の抱える不安や悩みを少しでも解消できるようなシフトを作成できれば、従業員は納得感を持って働けるようになるでしょう。

ここでは、工場の従業員がシフトに対して懸念していることを2つ紹介します。

生活リズムが乱れやすい

工場では早番と夜勤を交互に行う交替制のシフトを採用することがあります。これにより生活リズムが不規則になり、体内時計の調整が難しくなることを懸念する従業員がいます。特に夜勤の場合は、昼夜逆転の生活を強いられることで睡眠不足や体調不良を招く可能性も少なくありません。

また「遅番→早番」といった勤務並びの場合、負担もかかりやすくなります。「遅番で仕事が終わるのが遅いのに、次の日は朝早くて十分休めない」といった不満にもつながるため、勤務並びには注意が必要です。

プライベートを充実させたい

24時間稼働の工場では、勤務形態が不規則になるケースがほとんどです。夜勤が多い場合は日中に家族や友人と過ごすことは難しくなるでしょう。また交替制の場合は連休が取りにくいこともあり、長期間の旅行も難しくなる場合があります。

企業は従業員のプライベートを尊重し、予測可能なシフトの提供や適切な休暇の確保を考慮することが大切です。工場の都合もありますが、できる限り従業員のワークライフバランスを支援する環境を整えるとよいでしょう。

工場のシフト表を円滑に作成するために


工場のシフト表は従業員の希望や制約を考慮しつつ、生産ラインや業務ニーズに合わせた適切な人員配置を行う必要があります。また法令を遵守し、適切な勤務時間を確保することも欠かせません。

このように工場のシフト表作成は考慮する点が多くありますが、以下で紹介するポイントを押さえれば、シフト表を円滑に作成できるでしょう。

勤務形態や班分けを決める

テンプレートとして勤務形態と班分けを決め、それに当てはめてシフトを作成することがポイントです。また勤務形態や班分けをあらかじめ決定しておくことで、従業員もシフトを予測しやすくなるでしょう。

まずは工場の特性や業務ニーズに応じて、日勤や夜勤、交替制などの勤務形態を決定します。「2直2交替制で12時間労働」のような従業員に負担がかかるシフトにならないように、24時間稼働の工場であれば、3交替制を選択するとよいでしょう。

その他、従業員の希望や制約を考慮し、いくつかシフトのバリエーションを用意しておくことをおすすめします。

従業員のスキルや経験を考慮する

いくつの班に分けるか決まったら、従業員のスキルや経験を考慮してチーム(班)を編成します。新人とベテランをバランス良く組み合わせるのは基本として、チーム編成では指導力のある人材を配置することや従業員同士の相性なども考慮することが大切です。

相性が合わない従業員同士が同じチームに入ると、コミュニケーションの問題や調和の崩れが生じ、生産性に悪影響を及ぼす可能性があるため注意しましょう。

できるだけ従業員の希望をかなえる

従業員満足度の高いシフトを作成するには、従業員の意見や要望を聞き入れ、できる限りかなえることが大切です。従業員の希望や意見を全く聞き入れないシフトは不満が溜まりやすく、離職につながります。

工場の事情もあり、全てをかなえるのは難しい場合もありますが、従業員の気持ちや思いに寄り添う姿勢を持つように心がけてみてください。

また従業員が意見や要望をいいやすい環境作りも意識しましょう。定期的に面談の場を設けたり、シフト作成者から積極的にコミュニケーションを取ったりするのもおすすめです。

従業員の健康に配慮する

過酷な連勤や夜勤が多いシフトのような、従業員に負担のかかるシフトにならないよう、健康面に配慮しましょう。他にも、「遅番→中番→早番」といったように徐々に勤務開始時間が早くなるシフトも従業員は負担を感じやすい傾向にあります。

こういった負担の多いシフトは、疲労やストレスの蓄積によって従業員の健康に悪影響を及ぼしたり、離職につながったりする恐れがあります。シフト作成後は従業員の健康状態も気にかけ、必要があればシフトを修正するとよいでしょう。

早めにシフトを提出する

シフト表を早めに公開することで、従業員は早期にプライベートの予定が立てられるようになり、ワークライフバランスの向上につながります。早くシフトを公開するためには、休み希望の提出期限を早めに設定することと、早めにシフト作成業務に取りかかることが重要です。

例えば、シフト公開日が20日、休み希望の提出期限を毎月10日と設定したとしましょう。公開日まで10日もあるため、スムーズにシフトが完成すれば20日よりも早く公開できます。予定よりも早くシフトを公開することで従業員に喜ばれるでしょう。

労働基準法を再確認する

交替制や夜勤のあるシフトだと、「気をつけていたつもりが、法定労働時間を超えたシフトを作成してしまった」というケースがまれにあります。特に手作業でシフトを作成すると、ューマンエラーに気づかないこともあるでしょう。

法定労働時間を超えれば残業が発生してしまいますし、従業員の健康面にも悪影響を及ぼす恐れがあります。念のため、シフト作成前には労働基準法や就業規則などを再確認しておきましょう。シフト作成後も、労働時間や休日が適正か入念にチェックしてみてください。

シフト作成ツールを用いる

シフト作成をExcelや手書きで行うと時間や手間がかかりますし、ヒューマンエラーが生じる恐れもあります。しかし、シフト作成ツールを用いることでシフト作成業務を効率化し、ミスも防ぐことが可能です。

従業員のスキルや経験、希望休、制約条件などをシフト作成ツールに入力することで、機械によってシフトを自動で調整してくれます。労働基準法や会社の規則なども考慮してシフトを組めるため、合法的かつ適切なシフトを作成できます。

工場のシフト作成は「HRBEST」がおすすめ!

工場のシフト作成をスムーズに進めたい方は、シフト自動作成AI「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは人工知能を活用した自動シフト作成機能を備えています。

従業員の希望休や制約条件を考慮しつつ、最適なシフトを自動で作成できるため、手作業でのシフト作成に比べて効率的で正確なシフトを組めます。

労働基準法に適合したシフトを自動生成でき、労務トラブルを回避できる点も強みです。法令関係は定期的に改正されますが、クラウドで常に最新版にアップデートする仕組みです。

シフトの提出や確認はインターネットにアクセスできるデバイスがあれば、いつでもどこからでも可能です。利便性が高く、従業員も利用しやすいでしょう。

まとめ

工場のシフト作成には多くの課題があります。特に24時間稼働の工場では、交替制や夜勤のある複雑な勤務形態となることがほとんどです。複雑な勤務形態の現場は、従業員の健康と労働基準法の遵守に一層注意してシフトを作成しましょう。

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