業務効率化を解説！推進への手順と効果的なおすすめツールを紹介

業務効率化は、利益の増大や労働環境の改善などにつながる重要な要素です。昨今の需要へ対応していくには不可欠な活動のため、多くの企業が業務効率化に注力しています。どのような施策を講じればよいか、気になる企業様もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、業務効率化の定義やメリット・デメリットを解説します。推進する手順や効果的なツールを把握して、自社で効率化に取り組みましょう。

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業務効率化の意味・定義

業務効率化の実現には、意味・定義の理解が大切です。どのような取り組みなのか、どのような目的があるのかなど、知識を身に付けて活動を進めていきましょう。

ここでは、業務効率化とは何かについて解説します。また、混同の可能性がある「生産性向上」との違いも理解しておきましょう。

業務効率化とは何か

業務の中に潜む「無理・無駄・ムラ」を洗い出し、排除や改善する取り組みを業務効率化といいます。

「無理」は人員や時間に対して作業量が多すぎる、「無駄」は必要以上のコストをかけている部分がある、「ムラ」は社員によって作業の質に差が出るといったことが挙げられます。

労働時間の増加や人材不足は、多くの企業が抱えている問題です。業務効率化を推進することで、一人一人の負担を軽くしつつも、少ない労力で大きな成果を生み出せるようになります。

効果的な施策として挙げられるのは、ツールの導入や自動化です。現在は、効率化に役立つものが多く開発されています。しかし、自社の課題に適したツールを選ばないと、スムーズに効率化が進まないため注意が必要です。

生産性向上とは何が違う？

業務効率化は、商品やサービスができるまでのプロセスを重点的に改善する活動です。一方で、生産性向上は商品やサービスをいかに多く生み出せるか、少ない時間や労力で生み出せるかといった成果を重視します。

生産性向上を目的にする場合、手段として挙げられるのが業務効率化です。しかし業務効率化だけを目的とした結果、時間や労力を削減しすぎて、生産性が落ちてしまうこともあります。そのため、業務効率化に取り組む際は生産性を落とさないよう注意しましょう。

業務効率化のメリット・デメリット

業務効率化には、メリットだけでなくデメリットもあるため、それぞれを把握した上で施策を実施しましょう。

【メリット】
・時間と人件費を削減できる
「無理・無駄・むら」を排除することで、作業時間を削減できます。また、効率良く作業が進むため、残業代などの人件費をカットできるのもメリットです。

・モチベーションが向上する
無駄な作業や残業の削減は、職場環境の改善にもつながります。従業員の負担が減り、モチベーションの向上が期待できるでしょう。

・利益が増大する
少ない労力や作業時間で多くの生産ができれば、利益の増大が見込めます。また、余った人員を重要度の高い業務に集中させることで、新たなビジネスを構築できるのも魅力です。

【デメリット】
・ツールの導入でコストがかかる
業務効率化の施策として、ツールの導入があります。ツールの種類、規模によっては多くのコストがかかることを留意しましょう。

・変化への対応に時間がかかる
業務の手順やプロセスが変わるため、対応に時間がかかります。事前に情報を共有したり、マニュアルを準備したりといった工夫が必要です。

業務効率化を推進する手順

業務効率化を目標に掲げ、取り組もうとしている企業様は多いのではないでしょうか。しかし、何も検討せずに作業の排除やツールの導入を実行しても、期待するような効果は得られません。成功させるためには、ひとつひとつ段階を踏んでいきましょう。

ここでは業務効率化の手順を解説します。

現在の業務内容を可視化

まずは作業内容やフローなどを全て可視化し、現状の業務を把握しましょう。どの作業にどれくらいの時間がかかっているか、誰がどのようなスキルを身に付けているのかといった調査も必要です。

現状が分からない状態で、改善に踏み切っても最適な施策は打てません。現状を把握・分析すると、無駄な作業や工程、改善すべき点が見えてきます。作業ひとつだけ切り取って取り組むのではなく、業務全体を改善することで、大幅な効率化が可能です。

優先順位や工数の決定

現状を把握できたら、改善すべき箇所や課題を挙げていきます。多くの問題点が見つかりますが、一気に解決しようとしてはいけません。時間がかかるだけでなく、商品やサービスの生産が滞ってしまいます。

課題となる業務に優先順位をつけて、徐々に着手するのが最善です。優先順位を判断する際は、現状で工数が多いもの、改善によって業務効率が大幅に上がるものを基準にすると効率的です。

スケジュールを作成し対応策を実施

次のステップは、優先順位がついた課題の解決を、どのように進めるか決めます。スケジュールを作成しておかなければ活動が中途半端になり、本来の業務にも支障が出るでしょう。また、別の業務も並行する必要があるため、スケジュールは実現可能なものを作成しましょう。

効果の検証

改善策を実施した後は、どれくらいの効果が得られたのか確認します。大幅な効率化が期待できると予想していても、施策の実行前後で変化が見られない場合もあるでしょう。

そのため効果検証をして、さらに効率化できないか、より良い改善策はないかを検討します。他の施策に活用できるアイデアも生まれるため、PDCAを回して最適な効率化を目指しましょう。

業務効率化のために取り入れたいこと

業務効率化を進める際は、さまざまな施策が用いられます。規模や難易度・得られる効果などが異なるため、改善したい業務によって最適な施策を選択することが肝心です。

ここでは、業務効率化のために取り入れたい5つの施策を紹介します。自社が抱える課題と照らし合わせて、どの施策が適しているかを検討しましょう。

無駄な業務を廃止する

簡単に取りかかれる方法として挙げられるのが、無駄な業務の廃止です。現状把握をしていると、なぜ実施しているのか分からない作業、形骸化している作業などが見つかります。

そのような無駄な作業を排除すれば、労働時間やコストなどの削減が可能です。また、コストをかけずに効率化させられるため、費用対効果が大きい施策といえます。無駄な作業と判断できる場合は、思い切って廃止しましょう。

しかし、日常化していた作業がなくなることに抵抗を抱く社員もいるかもしれません。その場合は、徐々に減らすなどの工夫をしましょう。

マニュアルやフローチャートを作成する

マニュアルやフローチャートの作成は、業務における無駄やむらを改善できます。マニュアルは、業務の手順やルールが記載されているものです。熟練度が低い新入社員や他部署から移動してきた人などが、経験者と同じ質で業務をこなせるように作成します。

フローチャートは、業務の流れを示したものです。スケジュールやノルマを全員が把握できるため、効率良く業務を進められます。

効率化のためには、業務内容とその流れ、両方の理解が重要です。そのため、マニュアルとフローチャートは合わせて作りましょう。

業務の分担を見直す

効率良く業務が進められるように、人員の配置や作業内容を見直しましょう。従業員によって、身に付けているスキルや知識が異なります。例えば、日商簿記検定の資格を持つ従業員は経理、ITスキルがあるならシステム開発など、適材適所を意識するのがポイントです。

また、非効率になっている要因として、業務が分散している、もしくは併合できていないことが挙げられます。業務をまとめれば、異動や確認を最小限に抑えられるかもしれません。反対に、複雑な業務を分けてひとつひとつの作業に集中させることで、時間が短縮できる場合もあります。

業務を自動化する

単純作業の繰り返しや膨大なデータの管理などの時間がかかる業務は、自動化することで効率化が進みます。自動化のためにはシステムやツールの導入が必要です。コストはかかりますが、作業時間と労力を削減できます。

また、作業の実施が人からツールに置き換わるため、ヒューマンエラーの防止にもなります。他にも、ミスに対する対応時間の削減、利益損失の低減ができるのも自動化の魅力です。

データベースを活用する

蓄積してきた膨大なデータは、業務の効率化に活用できます。データベースには、顧客の情報や売上の履歴など貴重なデータが多く残っているため、利用しない手はありません。

データベースを活用すれば、過去の実績を基にした需要予測、在庫管理の自動化も可能です。しかし、データベースの情報は日々増えていきます。有効活用するには、ITツールを導入した適切な管理が必要です。

業務効率化をサポートするツール

単純作業の自動化やビッグデータの管理など、一部の施策にはツールの導入が必要です。近年は、技術の進歩によって優秀なツールが多く開発されています。達成すべき課題や掲げている目的に合わせて、適切なツールを選びましょう。

パソコンのデフォルト機能

パソコンには、メモやスクリーンショットなどの機能がデフォルトで備わっています。新たに導入する必要がないため、コストパフォーマンスは抜群です。

メモ機能は、テキストに加え画像や動画といったさまざまな情報を記録できます。フォルダ分けもできるため、紙のメモより管理しやすいことがメリットです。

スクリーンショット機能は、パソコンの画面を撮影できる機能です。テキストや口頭で伝えるのが難しいデータも、画像として送れば共有しやすくなります。

オンラインのストレージサービス

オンラインのストレージサービスとは、インターネット上にデータを保管できるサービスです。代表的なものに「Google Drive」や「Dropbox」などがあります。

ストレージ内にあるデータはメンバー間でいつでも共有できるため、プロジェクトや施策を効率的に進められます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションを円滑にするなら、チャットツールやオンライン会議サービスを導入しましょう。チャットツールは、個人間でのやりとりはもちろん、グループでの連絡も可能です。メールよりも迅速に情報交換ができるため、時間の削減になります。

オンライン会議サービスは、遠方の支社や自宅など、場所を選ばずに打ち合わせができます。そのため、会議のために移動する時間や費用がかかりません。

タスクやシフトの管理ツール

タスクやシフトの管理ができるツールを導入すれば、さまざまな業務の進捗が確認できます。代表的なツールは「Backlog」や「Trello」などです。

業務内容や量が可視化されるため、規模の大きい作業に人員を注力させる、優先順位をつけるといった、臨機応変な対応が可能になります。

RPA

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用すれば、業務を自動化できます。RPAとは、AIや機械学習などを用いた技術のことです。従来まで人が行っていたシステムの管理や情報収集を、ロボットが代わりに実施します。

労働時間が短縮するだけでなく、余った人員を他の業務に集中させられるのも魅力です。

業務効率化を推進する際の注意点

業務効率化を実行する際は、以下の点に注意しましょう。

・念入りに準備する
どのような施策を講じるのか、どのようなツールを導入するのかといったことを、従業員へ事前に説明しておきましょう。

・扱いやすいツールを選ぶ
導入したツールが一部の従業員しか扱えなかった場合、業務の効率化は困難です。ITやAIの知識がなくても利用できるツールを選ぶことが大切です。

・効率化の目的を共有する
業務効率化は、組織的に取り組む活動です。従業員一人一人が効率化する背景や理由を理解すれば、活動が円滑に進んで成果も出やすくなります。

『UMWELT』を導入して業務効率化を実現

業務効率化で大きな効果を得るためには、ツールの導入が不可欠です。しかし、どのようなツールを導入すればよいか悩んでいる企業様も多いのではないでしょうか。

TRYETINGの『UMWELT』は、業務効率化に適したノーコードAIツールです。ここでは、UMWELTの魅力や業務効率化での導入事例を紹介します。

業務効率化に最適な機能がそろっている

TRYETINGの『UMWELT』は、迅速な導入とコスト削減を実現するツールです。導入期間は75%・費用は90%削減できます。

業務効率化に役立つ機能を多く搭載しているのも強みです。例えば、ビッグデータを活用した需要予測や在庫管理・自動発注などがあります。

ノーコードAIツールのUMWELTはDXやAIの知識がなくても扱えますが、導入後の講習会に参加すれば、基礎的なAIに関する知識や使用方法が学べます。

業務効率化×UMWELTの成功事例

UMWELTを導入されている、繊維系卸売業者様の事例を紹介します。

繊維系卸売業者様の課題は、過去十数年分の販売傾向や天候による外部要因などの把握、蓄積した膨大なデータの管理でした。

UMWELTを導入したことで、ビッグデータの分析やAIによる学習・推論技術を基に、高精度な需要予測と最適な発注自動化を実現しました。

（参考：『【繊維系卸売業者様】UMWELT活用事例｜AI技術を活用した在庫生産管理エンジンによって在庫回転率を1.5倍に』）

まとめ

業務効率化は、利益の増大やコスト削減につながる重要な取り組みです。実現するための方法は多種多様なため、自社が抱える課題や目標に合わせて、最適な施策を実行しましょう。

TRYETINGのUMWELTは、導入期間やコストの削減が可能です。また、業務効率化に適した需要予測・自動発注などの機能を搭載しています。ウェブサイトでは資料のダウンロードや無料相談ができますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。