業務効率化を進めるための課題の見つけ方は？メリットと克服方法を紹介

昨今の社会情勢や働き方の激変を受け、業務効率化はひとつの課題としてあらゆる企業が取り組むべき施策です。しかしこれまでも数多くの企業が効率化により収益を向上させてきた一方で、思うように効果が出ないといった例もあります。このような場合、どのような対策を取ればよいのでしょうか。

この記事では、業務効率化の課題の見つけ方や取り組み方法、メリットや注意点を解説します。業務効率化を検討中の方はぜひ参考にしてください。

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業務効率化がうまくできないときの原因

企業内でいざ業務を効率化しようと計画し、さまざまな試行を繰り返しても効果が出ないケースがあります。その際に共通する原因は主に3つです。

実際に効率化に取り組む前にこれらの要因を把握しておくことで、失敗を回避できる可能性が高くなります。まずは、主な原因を把握しておきましょう。

PDCAが回せていない

ビジネスの現場でよく利用されるPDCAサイクルは、目的や実行内容などを計画化し（Plan）、実行したら（DO）、結果を確認し（Check）、反省点などを次のサイクルに向けて整理します（Action）。

このサイクルを繰り返していくことで、少しずつ結果を出していきます。

無駄と思えるプロセスを特定して改善策を実行しても、PDCAサイクルが回っていなければ期待する結果は得られません。改善すべきポイントを見落とし、結果として生産性を落としてしまうケースも考えられます。

効率化の手法を理解していない

2つ目に考えられる原因は、効率化を実現するための手法を漠然と理解したまま始めてしまうことです。

効率化を達成する手段は多種多様で、企業内の部門や従業員のスキルレベルなどによっても適用できる手法は変わってきます。

無駄を減らす際によくターゲットになるのは会議ですが、適用すべき手法を誤った結果、伝達効率が落ち、情報展開に必要な時間が増えてしまうことがあります。

課題が明らかになっていない

3つ目の原因は、課題が不明確なまま改善策を実行してしまうケースです。何となく無駄がありそうだからと漠然と課題を捉えると、ふさわしくない手法を適用してしまい、まったく効果が現れないどころか余計な手間と時間が増えてしまうことになります。

効率化に取り組む前の計画の段階で「どの部分を効率化したい」のか、そして「なぜその部分を効率化すべきなのか」という目的を明確にしておくことが大切です。

また、業務フローを可視化して課題を見つけることも有効です。

業務効率化の課題を見つけ出す3つの手法

実際にビジネスの現場において、効率化すべき課題を見つける際によく用いられているフレームワークがあります。「BPMN」「ECRS」「ロジックツリー」の3つです。

何から手を付けてよいか分からない場合に注目すべきポイントを明らかにし、課題の特定をサポートするためのものとして扱われています。それぞれの特徴について詳しく見てみましょう。

BPMN（業務フローを書き出して見直す）

BPMNとは、ビジネスプロセスモデリングの略称です。ビジネスにおける業務フローを図式化し、誰もが分かりやすく記述する手法です。国際規格 ISO/IEC 19510として登録され、広く利用されています。

BPMNのメリットは、文章よりも視覚的に理解しやすいことです。上流から下流に向かうひとつひとつの作業を図にすることで、現状を把握し、効率化できるポイントの候補を見つけられるようになります。

ECRS（業務フローの改善点を洗い出す）

ECRSは、業務フローの改善点を特定する際によく利用されるフレームワークです。以下の4つのポイントを基に、改善できる業務を洗い出します。

E,C,R,Sのチェックを順に行うことで、効率よく課題となるポイントを特定できます。また、効率化した際の効果の大きさは「Sロジックツリー（課題の原因を見つける）

ロジカルシンキングの一手法としても有名なロジックツリーは、課題の原因を追及してツリー状に要因を図示したものです。問題や課題の要因となるものを「なぜ」を繰り返すことで特定し、その課題解決の対策立案に役立てます。

例えば、ある部品の製造において不良率が上がっているという問題を抱えていた場合、考えられる要因をひとつひとつ挙げていきます。その際大切なのは、枝葉が分かれていくほど具体的にさせることです。これにより、根本的な原因が明確になり具体的な改善方法を見つけられます。

業務効率化の課題

業務効率化における課題を特定した後、改善策を実行に移す際に注意すべきポイントがあります。このポイントを事前に考慮しないと、業務を効率化したい意図に反して逆に生産性を落とす結果につながることもあります。

業務効率化に取り組む際に頻繁に生じる3つの課題をあらかじめ把握し、効果的な効率化ができるように準備しましょう。

情報の共有化が難しい

業務に必要な情報の共有がされていないと業務効率化の妨げになります。情報に偏りがあればある業務についての情報や進捗状況の確認を取りたい場合、担当者が不在で分からないという事態が起こります。

チームのメンバー同士で作業の内容や進捗が共有できていれば、同じ作業を重複して行う心配もありません。また、作業のノウハウや重要データについても関係者間の共有は必要不可欠です。

社内ルールの周知徹底でつまずく

業務に関わるルールについては、あらかじめ明確に定めた上でマニュアルとして全体に共有しておくと効率的です。

業務に関するルールがあいまいなままだと、従業員は逐一責任者へ確認する工程を挟まなくてはなりません。従業員だけでなく、責任者の時間も取られてしまうので非効率です。

また、確認が終わった内容が共有されないままでいると、同じことが従業員の数だけ繰り返されてしまいます。そのような状況を招かぬよう、ルールは明確化させておきましょう。

社員のモチベーションを維持しづらい

業務効率化を達成することにより、ある業務を担当していた社員の仕事量が減るということもあります。会社から見れば不要な作業が削減され、人件費としての支出を抑えることができます。

一方で、残業代を得て経済的に満たされていた社員にとっては、残業がなくなり収入が減ったことに不満を抱くこともあるでしょう。

効率化を進めていく中で、企業には社員のモチベーションを向上させる工夫が求められます。

課題をクリアして業務効率化を行うメリット

企業が業務効率化に取り組むべき理由は多々ありますが、どれもより良い組織になるためには欠かせない要素です。企業としての価値が高まり、より高いレベルの組織へと進化させることにもつながります。

ここでは、業務効率化のメリットを3つ紹介しますので、自社でどのような整備ができるか考えてみましょう。

時間短縮やコスト削減に役立つ

業務プロセスの中に存在する無駄を取り除くと、その分作業にかかる時間を減らせます。勤務時間内に空き時間を作れれば、他の作業を行う、スキルアップの時間に充てるといったことも可能です。

また、作業時間の削減は人件費の削減にもつながります。それだけでなく、工場や事業所の光熱費など稼働に必要なコストの削減も可能です。その分の支出を新製品の開発や設備投資など、別の費用に回せるようになります。

働きやすい環境が整う

業務効率化による無駄の削減は、従業員の負担も削減できます。作業時間が短縮できたり残業が減ったりすると、従業員の心身に余裕が生まれます。働きやすい環境は、作業により集中できるようになり、従業員のモチベーションも向上するでしょう。

また環境の改善は働き方改革に直結するため、企業のイメージアップにも効果的です。ワークライフバランスが整った企業だとアピールできれば、離職率を下げるだけでなく、新たな人材確保も期待できるでしょう。

生産性が上がり利益アップにつながる

一人ひとりの仕事の生産性が向上すると、同じ業務内容であってもアウトプットの質が変わります。市場に供給できる商品の在庫が増える、以前よりも不良発生率が減るといったことが起き、結果収益アップにつながるでしょう。

業績が伸びれば従業員に昇給というかたちで還元でき、ツールや設備への積極的な投資も可能になります。双方にとって良い環境が整い、相乗効果による会社の成長が期待できるでしょう。

業務効率化の課題を克服する方法

効率化を達成するための手法は豊富にありますが、広く利用されているのは「業務の自動化」「業務マニュアルの作成」「コミュニケーションの効率化」です。

どの方法が適切なのかは、抱えている課題により異なります。課題を明確にした上で、自社にとって最適な方法を選びましょう。

業務の自動化

自動化できる対象は業務内容によって異なりますが、イメージしやすいのは工場の製造工程です。これまで手作業で行われてきたプロセスを機械に置き換えて、製品の安定生産を実現できます。

マーケティングの分野では、RPAなどの自動化ツールが存在します。これはエクセルへの定型データ入力や、定型メールの送信などの自動化を実現するものです。

操作する際に生じる誤入力やメールの配信忘れなどのミスを排除でき、後戻りの削減や顧客満足度の向上にもつながります。

業務マニュアルの作成

複数の社員が同じ作業をする際には、業務マニュアルの作成が効果的です。マニュアルを準備すれば全員が同じ手順で作業でき、考えながら作業するよりも効率的に作業が完了します。

マニュアル作成などの作業の標準化は、業務効率化において最も効果を発揮する方法のひとつですが、使いやすいかどうかも重要です。新人であっても理解できる、分かりやすいマニュアルを用意しましょう。

コミュニケーションの効率化

社員間の意思疎通や伝達方法の効率化も重要な取り組みです。従業員同士のコミュニケーションを効率化させるため、情報共有のためのルール設定やツールの導入、場所を積極的に設けてみましょう。

社員間で積極的なコミュニケーションが交わされることで良好な関係が構築され、意思疎通も容易になります。その環境がPDCAサイクルを積極的に回すことにつながり、成果が表れやすくなるでしょう。

意思疎通が得意・不得意といった社員の個性にも配慮し、効率的に情報共有ができる方法を探る必要があります。

TRYETINGの『UMWELT』なら業務効率化がスムーズに進む

業務効率化において効果を発揮するのが、無駄な業務の削減です。しかし、中にはどうしても排除できない業務もあるかもしれません。そのような業務には、自動化できるツールを用いて効率化を進めましょう。

TRYETINGの『UMWELT』なら、さまざまな業務の自動化により効率化をスムーズに進められます。

AIによるデータ活用で簡単な基盤構築が可能

データ活用により効率化を達成するには、多くの場合IT専門家の助けが必要となります。しかし、現状そのような技術者が社内に存在しないならば、データ分析や可視化ができる、現場を理解している人材を見つけることは困難です。人材育成にも時間とコストがかかるでしょう。

UMWELTは、Excelができる能力があれば簡単な操作トレーニングを受けるだけで使えるように設計されています。データ活用時によく問題となる前処理やシステム間に点在するデータの結合、最適なAIモデルの開発など難しい作業を簡略化し、ノーコードで利用が可能です。

社内データを活用して、業務効率化に取り組む基盤をスムーズに整備できます。

数量予測や発注も可能で利便性アップ

ノーコード予測AIのUMWELTは、社内のさまざまなデータを収集して前処理し、自動で学習し、分析結果を用いた需要予測や、自動発注を自動で進めます。データ収集を追加で行えば、イベントや天候などが与える影響を考慮した細かい需要予測も可能です。

社内の基幹システムと連携できるため、出力する方法を選びません。自動発注に際しても、出力したPDFファイルをメールやFAXで送信が可能です。

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