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人手不足が深刻化する中、企業の取り組みのひとつとして生産性向上があります。必要性は理解していても、取り組み方が分からず悩む企業様も多いのではないでしょうか。
この記事では、生産性向上とは何か、個人と企業で取り組める方法、生産性向上に取り組んだ企業の事例を紹介します。記事を読むことで、自社の取り組み方が見えてくるでしょう。
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生産性向上とは
生産性向上とは、設備投資や業務効率化によって、インプットに対するアウトプットの割合を増やすことです。働き方改革を進める上で、生産性の向上は欠かせません。
ここからは、生産性向上の重要性や種類、数値化の方法、生産性が高い人の特徴を解説します。
生産性向上の重要性
業績を上げるためには生産性向上が必要不可欠です。少子高齢化に伴う労働人口の減少が続く状況下でも、企業は業績を伸ばし続けなくてはなりません。そのためにも、少ないインプットで大きな成果を出すことが求められます。
また、ビジネスの競争相手は日本国内だけでなく、世界中が対象になっています。日本の労働生産性は、先進国の中では低い水準です。競争に打ち勝つためにも、生産性を上げて大きな成果を出すことが求められています。
生産性の種類
生産性は、労働生産性、人時生産性、資本生産性の3つに分類できます。
労働生産性とは、労働時間や労働人数に対してどのくらい成果があるかを示す数値です。従業員1人当たり、1時間当たりの生産性を可視化できるため、生産性の指標として一般的に使われます。
人時生産性は、従業員1人が1時間で生み出す成果です。労働生産性よりも細分化ができます。
資本生産性は、企業が持つ資本（土地や設備）が生み出す生産性を示す指標です。把握することで、無駄なコストの削減や資本の有効活用に役立ちます。
生産性向上率の数値化
生産性は「成果（アウトプット）÷投資したもの（インプット）」で算出でき、数値が高いほど生産性が高いといえます。以下は、それぞれの計算式です。
・労働生産性=成果÷従業員の人数または労働時間
・人時生産性=成果÷従業員の総労働時間
・資本生産性=成果÷有形固定資産
結果によって、業務の無駄や改善策を講じられる重要な指針です。
生産性が高い人とは
同じ仕事をしていても、周りに比べて多くの業務をこなす生産性が高い人がいます。生産性を向上するには企業全体の意識改革だけでなく、個人の生産性を上げることも大切です。生産性の高い人の特徴を知り、個人の意識改革につなげましょう。生産性が高い人の特徴は以下の7つです。
1.生産性の改善を意識している人
2.優先順位を付けられる人
3.情報処理能力が高い人
4.学ぶ意欲が高い人
5.スケジュール管理がうまく、集中力がある人
6.組織管理能力が高い人
7.目標が高い人
自分の業務だけでなく、組織全体を把握して能動的に実践する人材が増えることで、企業の利益につながります。
個人ができる生産性向上のための方法
労働人口が減少するといわれる時代においては、組織単位だけでなく個人単位での生産性向上も必要です。従業員個人の生産性が上がると、企業が実施する生産性向上の取り組みも効果が高まります。
では、個人が生産性を上げるにはどのようにすればよいのでしょうか。ここでは、個人で取り組める生産性を上げる方法を紹介します。
優先する仕事をリスト化する
個人単位の生産性向上には、個人タスクの効率化が必要不可欠です。効率的に業務を進めるには、必要な作業のリスト化が効果を発揮します。
まず、しなければならないことをリスト化し、整理しましょう。1日、1週間などの単位で決めておくと、その期間内に必要な作業が明確になります。
タスクの並べ替えは、優先順位や仕事の重要度によって決めるのが一般的です。どの仕事が重要かを考える能力や、スケジューリング能力も養いましょう。
仕事別に所要時間を決める
その日に行うタスクを決めたら、何時までに仕上げるかも決めましょう。タスクごとの締め切りがあることで段取り良く作業を進められ、少ない時間を有効に使う意識が持てるようになります。
また、どの仕事をいつやるかの設定も重要です。頭を使うクリエーティブなタスクを午前中に実施し、単純作業や急ぎでないタスクを午後に設定すると、より効率的に進められるでしょう。
空いた時間を有効に活用する
1日は24時間しかありません。そのため、空いた時間の使い方も重要です。ミーティングの合間や通勤などの移動時間は、積極的に活用しましょう。
例えば、朝の通勤です。頭がさえる午前中は、アイデアをまとめたりニュースやSNSを活用した情報収集をしたりするのに向いています。メールチェックや資料確認など、オフィス内でできることもあります。
また、業務以外に個人のリフレッシュに使う時間も確保しましょう。休憩時間を明確に区切り、体調を整えるための時間を作ることも、その後の業務を円滑に進めるのに役立ちます。
企業が取り組みたい生産性向上のための方法
生産性の向上は、個人だけが取り組むのではなく、企業が後押しすることも重要です。
生産性向上のために企業が取り組めることは、個人が円滑に動くための環境を整えることです。具体的にどのような施策が生産性向上につながるのかを紹介します。
業務のワークフローを見直す
チーム全体の業務を客観的に評価し、現在の業務の流れや全体像を把握しましょう。洗い出した無駄を徹底的に排除することで、生産性向上につながります。具体的な手段としては、定例会議の見直しやノンコア業務の外注化などです。
この工程は、従業員の負担軽減や配置の効率化にも寄与し、個人の能力をより効果的に引き出すきっかけにもなります。意思決定の段階も削減できれば物事が円滑に進められ、業務効率化にもつながります。
従業員のスキルアップを促す
個人のスキルが向上すれば、生産性向上に直結します。企業もその動きを推奨し、機会を与えることが重要です。資格取得の支援や研修の開催、意見交換の場を設けるなどして、従業員に勉強のための時間を提供しましょう。
そして、成果はオンラインなどを活用して、より多くの従業員に共有します。短期的には業務が滞るなどの影響が出ることもありますが、長期的に見れば有効な投資だったと評価できるでしょう。
社内の情報共有の体制を整える
業務を効率的に進めるには、従業員同士のコミュニケーションも重要です。従業員同士の情報共有は、生産性向上に役立ちます。企業が積極的にコミュニケーションの場を設けましょう。
例えば、研修や意見交換会でインプットした情報を同じチームのメンバーにアウトプットできるツールの利用や仕組み作りがおすすめです。オンライン上で共有できるオフィスソフトがあると、手軽に共有できるでしょう。
特にクリエーティブなアイデアの共有は、別の目線からのアイデアも交わり、より良い結果を生み出せるかもしれません。
アウトソーシングを取り入れる
企業の利益に直接つながらないノンコア業務は、従業員の負担となり生産性の低下につながります。ノンコア業務をアウトソーシングすることで、コア業務に集中する時間の確保が可能です。それにより生産性が高まり、結果的にコストも削減できます。
アウトソーシングが活用できる主な業務は、人事業務や経理業務、IT関連業務です。
ITツールを導入する
企業によって、連絡手段はさまざまです。大量に届くメールの中から該当のメールを探し出すには時間がかかります。返信に追われて他の作業が進まないこともあるでしょう。
メール返信のような定型業務は、RPAによる自動化がおすすめです。ツールによっては複雑な業務も処理できるため、生産性の向上が期待できます。
生産性向上で得られる3つのメリット
堅実な成長を続けている企業は、生産性を重要視する傾向があります。企業が成長するために必要な課題に直結し、生産性向上とともに課題解決に役立つと考えるためです。
企業が生産性向上に取り組むと、具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。生産性の向上で得られる3つのメリットを紹介します。
労働力不足を解消できる
少子高齢化が進む日本では、将来的な労働人口の減少が問題となっています。そのような状況下でも業績を上げ続けるには、1人当たりの生産性を高め、生産量と利益を確保しなければなりません。
また、新たな働き手となる人材を確保するために、労働環境の整備も必要です。生産性向上に取り組んだ企業は働き手から魅力的に映り、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
企業の競争力が上がる
競争の舞台が世界へと広がる現代では、国際的な市場競争に打ち勝つことが急務です。しかし、日本の国際競争力は低下しており、アジアの新興国に負けかねない状況にまでなっています。
日本の企業は効率性に課題があり、それが生産性の低下につながっています。業務の効率化を推し進め、少ない資源で最大限の生産性を目指すことで、国際社会で生き延びる力が付くでしょう。
（参考： 『世界競争力ランキング｜IMD（国際経営開発研究所）』）
コストを削減できる
生産性向上の方法は、アウトプットを増やすだけではありません。インプットする投入資源の量を最小限にしても、生産性は上がります。業務全体を見直してコストを削減し、浮いた資金を生産性向上のために投資すればさらなる業績アップが期待できるでしょう。
しかし、やみくもなコストカットは生産性を下げることもあります。付加価値労働生産性を適切に評価して、不要なコストを削りましょう。
生産性向上の取り組み方法を実践する場合の注意点
生産性向上に向けた施策を行う上で、注意点が4つあります。
・マルチタスク化を防ぐ
多くの業務を1人で担当するマルチタスク化は効率が良いように見えますが、実際には従業員の負担が増え、作業効率低下につながる恐れがあります。
・長時間労働を避ける
一時的に生産性は上がりますが、従業員の疲労や健康リスクを招く恐れがあります。
・効率化だけを目指さない
コスト削減だけでなく、アウトプットを最大化する施策も重要です。
・支援策を活用する
新しいシステムやツールの導入には、助成金を活用しましょう。利用条件はあるものの、支援策を活用することで導入コストを抑えられます。
企業が生産性向上に取り組む事例
生産性向上は、コストの削減や競争力の強化など、さまざまなメリットがあります。ただし、ツールの導入やワークフローの変更によって業務を刷新する場合もあるため、自社での取り組みイメージができない企業様もあるでしょう。
ここでは、生産性向上に取り組み、成果を出した企業の事例を紹介します。どのような取り組みからどういう結果が出たのか、参考にしましょう。
味の素株式会社
味の素株式会社は、2008年から従業員の相互理解を促し、働く環境と働き方を見直しています。2008年に「Work@A」という独自の働き方改革のプロジェクトを立ち上げ、在宅勤務のような新制度やITツールの活用を進めています。
特徴的なのは、女性がより一層活躍できる環境づくりです。始業・終業時刻の前倒しの他、会議・社内研修時間を原則9時〜16時にするといった改革を推進しています。
また、独自のテレワーク制度（どこでもオフィス）を2017年に導入し、従業員の働き方の見直しにも成功しました。
ヤマサハウス株式会社
ヤマサハウス株式会社は、鹿児島県鹿児島市に本社を置く建設会社です。建築職人の減少や建て替え需要減少に危機感を持ち、これまで以上に付加価値や生産性向上に取り組んでいます。
特徴的な取り組みは、全員参加型の勉強会です。日常的に開催し、スキルアップと従業員同士の関係性を高めています。また、効率化を図るためにスマートフォンを使用したWeb会議も積極的に活用しました。
新卒定着率改善に向けた取り組みやレクリエーション補助金制度を設けるなど、働きやすさと働きがいのある職場づくりも行っています。
これらの取り組みにより社内の一体感が生まれ、賃上げと従業員の定着率改善を実現しました。
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生産性の向上には、ITツールの導入がおすすめです。ノンコア業務をはじめ、さまざまな業務にAIツールを使うことで人手不足の解消につながります。
TRYETINGのノーコードAI『UMWELT』は、複雑なプログラミングが不要のAIツールです。データの管理や需要予測の自動化が可能で、生産性向上につながります。
業務の自動化が簡単！
ノーコードAIのUMWELTは、プログラミング不要で業務を自動化します。需要予測や安全在庫管理計算といったさまざまなアルゴリズムを搭載しているため、時間のかかる業務も効率良く進められるでしょう。
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AIに関する知識がないことから運用への不安はあったものの、カスタマーサクセスのサポートにより、導入から3か月目に業務に使用するモデルを固めました。また、PDCAの回し方もイメージできています。
今後は、需要予測業務を担当者に引き継ぎ、在庫や出荷の最適化へ展開する予定です。
（参考： 『【春日井製菓様】UMWELT活用事例｜ノーコードで予測業務を簡単にし、属人化を撤廃｜TRYETING』）
まとめ
生産性向上は、企業の競争力を高めるために重要な取り組みです。個人で取り組める方法もいくつかありますが、ワークフローの見直しやITツールの導入など、企業が主体となって進めることが大切です。
TRYETINGのUMWELTは、生産性の向上をサポートします。プログラミング不要のため、IT知識がない方でも操作可能です。資料請求も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。
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