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COLUMN コラム

シフト作成

シフト表テンプレートの使い方とカスタマイズに役立つExcel関数

従業員のシフト表を作成する際、小規模な店舗であれば紙に表を書くことも可能ですが、事業が大きくなると管理が煩雑になってしまいます。このような場合は、ツールを利用することをおすすめします。特にExcelは、一般的に広く浸透している上、便利なテンプレートや関数を導入できるため、検討していらっしゃる方も多いのではないでしょうか。ここでは、Excelを用いてシフト表を作成する方法について解説します。

▼更にシフト作成について詳しく知るには?
シフト表作成に役立つツールとは?メリットやおすすめは?

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Excelはシフト表テンプレートが豊富


Excelを開くと白紙の状態から始まりますが、インターネット上ではシフト表の作成に使用できるテンプレートが多数公開されているので、それをダウンロードすることで効率的にシフト作成業務を行うことが可能です。

このようなテンプレートの中には、用途に合わせて細かくカスタマイズして公開しているものもありますし、Microsoft公式が誰にでも使いやすいように作ったものも存在します。用途や目的に合ったテンプレートを使用すると良いでしょう。

シフト表テンプレートを使うメリット

Excelでシフト表テンプレートを使うメリットは、導入コストが低く柔軟にカスタマイズできる点にあります。

無料でシフト管理を始められる

Excelさえ導入していれば、インターネット上でテンプレートをダウンロードするだけで、無料でシフト管理を始めることができます。使いやすい、好みのテンプレートを探す手間はかかりますが、初期費用が特にかからない点は大きなメリットです。

テンプレートはカスタマイズもできる

店舗によって必要とする項目や機能が違うので、完全にニーズに合ったテンプレートが見つからないこともありますが、そのような場合はカスタマイズすることが可能です。必要に応じて項目を付け加え、関数を書き足すことで、柔軟に運用できるでしょう。

シフト表テンプレートを使う際のポイント

それでは、実際にシフト表テンプレートを使う際には、どのようなことを意識すると良いのでしょうか。ここでは、ポイントをいくつかご紹介します。

必要なテンプレートの種類を決める

シフト表テンプレートと一口に言っても、その形式は1日単位・1週間単位・1ヶ月単位、あるいは24時間営業に対応するガントチャートなど、様々な種類が存在します。店舗で必要なテンプレートはどのような形式なのかを検討し、使いやすいものを選ぶことが重要です。

誰でも見やすいシフト表にする

機能が豊富にあっても、見辛いシフト表はミスの原因となってしまいます。誰にとっても分かりやすいシフト表を選ぶことで、入力ミスや見間違いを防ぎましょう。

カスタマイズする場合はマニュアルを残す
関数やマクロを使用してシフト表をカスタマイズした場合は、管理しやすいようマニュアルを残す必要があります。このマニュアルには使い方のほか、元のテンプレートのどの部分をどのように変更したのかという情報を残しておくと、万が一うまく動作しなかった場合に直しやすいでしょう。

シフト表テンプレートのカスタマイズに役立つExcel関数


以下では、シフト表テンプレートのカスタマイズをする際に役立つExcel関数をいくつかご紹介します。Excelでのシフト表作成を検討されている方は、参考にしてみてください。

曜日を反映させるには「WEEKDAY関数」

WEEKDAY関数を使用することで、Excelに曜日を反映させることが可能です。該当セルに、WEEKDAY(シリアル値, [週の基準])と入力して使用します。すると、日付をもとに曜日が表示され、日曜日に1、月曜日に2…と数字が割り振られます。そのため、IF関数と組み合わせることで、例えば日曜日の欄に「定休日」と表示させることができるのです。

出勤人数の計算には「SUM関数」

SUM関数は、指定したセルの数値の合計を求めることができる関数です。SUM関数で出勤人数を計算することで、人数の過不足がないかをチェックできます。

時間あたりの出勤希望人数の計算には「SUMIF関数」

SUMIF関数は、条件を指定して数値の合計を求める関数です。入力方法は、SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)です。この機能を使用することにより、例えば土曜日に出勤希望を提出している従業員の人数や、夜勤ができる人数を計算できます。

シフト調整には「COUNTIFS関数」

最後に、シフトを調整するには、COUNTIFS関数を使うと良いでしょう。COUNTIFS(範囲A, 検索条件A, 範囲B, 検索条件B…)と入力することで、複数の条件に合うデータを数えることができます。この関数は、例えば、早番や遅番の人数を数える時などに役立ちます。

シフト表テンプレートを使う際の注意点

このように、Excelでシフト表テンプレートを使うことでシフト管理が簡単になりますが、注意点もいくつか存在します。

独自ルールには対応できない

一般的に、インターネット上で公開されているシフト表テンプレートは汎用性が高くなるように作られています。これは逆に言えば、店舗の独自ルールには対応できないことを意味します。
カスタマイズだけでは対応しきれない場合は、自分でゼロからテンプレートを作らなければなりません。

シフトの自動作成には対応しない

Excelはシフト作成作業を効率化することが可能ですが、自動作成をすることはできないので、シフトを考えるのはあくまでも担当者です。計算が簡略化されるメリットはありますが、基本的には手入力です。

関数やマクロを使うことの弊害も

Excelに詳しい方であれば、複雑な関数やマクロを設定して、入力や検索の手間を大幅に削減することができるでしょう。しかし、処理が複雑になればなるほど動作が重くなったり、作成者が退職してしまうと引き継ぎができなくなるなどのデメリットが発生します。

シフト表の自動作成ならAIクラウド「HRBEST」がおすすめ!

テンプレートを使用したりカスタマイズをしたりすることによってExcelでシフト表が作成可能であることが分かりました。しかし、担当者自身がシフトを考える必要があることに変わりはありません。そこで、シフト表を自動作成できるAIクラウド「HRBEST」をおすすめします。

豊富な機能を搭載

HRBESTには、有給休暇・出産休暇などの休暇の設定、不足人数を元にしたヘルプ勤務推定、所定労働時間や6連勤を超えないシフト作成など、豊富な機能が搭載されています。手間がかかるシフト表作成も、これらの機能を活用することで簡単に行うことが可能です。

簡単操作で誰でも使える

スタッフがスマホから希望シフトを提出するだけで、自動で集計を行い、最適化されたシフトを提案します。見やすいUIで操作も難しくないため、誰でもすぐに使用できます。

低コストで導入できる

シンプルプランは月額2,980円からと、低コストでの導入が可能です。最低契約期間の縛りもないため、1ヶ月だけのお試しにも対応しています。

まとめ

インターネット上ではExcel用の様々なシフト表テンプレートが無償で公開されているため、低コストでシフト作成を始めることができます。また、カスタマイズをすることにより、柔軟な使用が可能です。

一方で、シフトの自動作成には対応していない、関数やマクロを使いすぎると動作が重くなるなどのデメリットも存在します。そこで、AIクラウド「HRBEST」を使用されるのはいかがでしょうか。低コストでシフト表を自動作成できるので、シフト表のスムーズな作成に悩んでいらっしゃる方は、ぜひお問い合わせください。

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