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シフト表テンプレートの種類と作成で使えるExcel関数を紹介!

 

シフト表テンプレートの種類と作成で使えるExcel関数を紹介!

シフト制で働く現場には、従業員の勤務予定が一目で分かるシフト表が必要です。「自社に適したシフト表を使いたい」「今使っているシフト表が使いづらい」などの課題を抱える企業様もいるのではないでしょうか。

この記事では、シフト表テンプレートの種類やそれぞれの特徴、メリット、使う際のポイントを解説します。記事を読むことで、自社に適したシフト表の作成と運用方法を把握できるでしょう。

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シフト表テンプレートは種類が豊富


シフト表の作成には、表計算ソフトウエアが便利です。表計算ソフトウエアにはシフト表のテンプレートがあるため、ダウンロードすることで作成時間を短縮できます。

ここでは、シフト表テンプレートが使える『Excel』と『Googleスプレッドシート』を紹介します。

Excelのテンプレート

多くの企業で使われているExcelは、シフト表の作成も可能です。Microsoft公式のウェブサイトにはOffice製品で使えるテンプレートがあり、そこから月別・日別のシフト表テンプレートをダウンロードできます。

日別のシフト管理テンプレートでは、各時間帯の実働人数を瞬時に把握でき、スムーズに配置計画を作れます。従業員ごとのシフト状況をグラフ化できるのも便利です。

Googleスプレッドシートのテンプレート

Googleスプレッドシートは、Google LLCが提供する表計算ソフトウエアです。アプリケーションの中にシフト用の公式テンプレートがあり、無料で利用できます。

GoogleアカウントでGoogleにログインし、スプレッドシートを開きます。画面上部にある「テンプレートギャラリー」から「従業員シフトスケジュール」を選択すれば、すぐに作成可能です。

テンプレートは、1か月の概要と週ごとの表がタブで分かれています。概要では勤務時間だけでなく給与も分かるため、人件費の管理が1枚のシートで行えます。

インターネット上のテンプレート

ExcelやGoogleスプレッドシートの公式テンプレート以外にも、無料で使えるシフト表テンプレートがあります。インターネット上で「シフト表 テンプレート」のキーワードで検索すると、さまざまな種類の公開テンプレートが見つかります。

利用方法は、テンプレートファイルをパソコンに保存してExcelやGoogleスプレッドシートに読み込むだけです。

シフト表テンプレートを使う2つのメリット


シフト表作成にテンプレートを使うと、白紙の状態から作るよりも手間がかかりません。また、「費用を抑えられる」「自社に適したフォーマットにカスタマイズできる」といったメリットもあります。

ここでは、テンプレートを用いたシフト表作成のメリットを2つ紹介します。

無料でシフト管理を始められる

ExcelやGoogleスプレッドシート、インターネット上のテンプレートは、無料で使えます。使いやすさと好みを兼ね備えたテンプレートを探す手間はかかりますが、初期費用がかからない点は大きなメリットです。

カスタマイズもできる

企業によって必要とする項目や機能は異なるため、ベーシックなテンプレートでは物足りないこともあります。シフトテンプレートは、カスタマイズも可能です。必要に応じて項目を加える、関数を書き足すなどすれば、柔軟に運用できるでしょう。

シフト表テンプレートを使う際のポイント


シフト表の作成はテンプレートを使うと効率的ですが、使いやすいシフト表にするにはテンプレートの選び方が重要です。また、テンプレートを使った作成にもポイントがあります。ここでは、シフト表作成時のポイントを3つ解説します。

必要なテンプレートの種類を決める

シフト表テンプレートには、1日単位・1週間単位・1か月単位形式のもの、24時間営業に対応するガントチャートなど、さまざまな種類があります。自社で必要なテンプレートはどのような形式なのかを検討し、使いやすいものを選ぶことが大切です。

見やすいシフト表にする

見やすいシフト表を作成するには、以下の点に注意しましょう。

・役割ごとにまとめる
・配置を分かりやすくする
・使う色は2色まで

役割の異なる人が同じシフト表に混在していると、誰がどこで勤務しているか把握しづらい、勤務時間が分かりにくいなどの問題が生じます。また、項目の配置が複雑だと従業員は欲しい情報が一目で分からず、管理者に確認しなくてはなりません。

条件付き書式を設定し、条件に当てはまるセルの色を変えると分かりやすくなります。その際、使う色は2色までにしましょう。3色以上の色を使うと、かえって見づらい表になりかねません。

カスタマイズする場合はマニュアルを残す

関数やマクロを使用してシフト表をカスタマイズした場合は、管理しやすいようマニュアルを残すと効率的です。

マニュアルには、使い方やテンプレートのどの部分をどのように変更したのかなどの情報を残しておくと、万が一うまく動作しなかった場合の修正に役立ちます。

日・週・月別シフト表テンプレートの特徴


シフト表のテンプレートは主に4つの種類があり、それぞれ特徴が異なります。企業の実態に応じて適切なテンプレートを使い分け、知りたいことが一目で分かるテンプレートの選択が必要です。ここでは、それぞれのテンプレートの特徴を説明します。

曜日別のシフト表


曜日別のシフト表は、勤務する従業員が曜日によって違う、従業員の人数や役割が異なるなどの場合に有効です。

シフト表の項目には「名前」「役割」「1時間ごとの出勤時間」「合計勤務時間」などを設定し、縦軸に名前、横軸に出勤時間を設定します。

どの時間に誰がどの役割で勤務するのか、その日の勤務時間が一目で分かります。休みなどを記載できる備考欄があると、より鮮明になるでしょう。

ただ、曜日ごとに作成するため、シフトの確認と入力作業、作成したファイルの保管に手間と時間がかかります。

週間シフト表

週間シフト表は、1週間単位で従業員のシフトを管理する表です。月曜から金曜までのシフト計画を、曜日ごとに時間で表します。一週間を通して、勤務する従業員が大きく変化しない場合に有効なシフト表です。

曜日別のシフト表と同じく、縦軸に名前、横軸に出勤時間を設定し、役割などを加えます。週全体を見渡せるため、万が一欠勤が出ても調整しやすいことがメリットです。

月間シフト表


月間シフト表は、1か月単位でシフトを管理する表です。出勤日を把握する目的で使うため、曜日別や週間シフト表とは異なり、各従業員の勤務時間は表に含みません。

月間シフト表の基本フォーマットは、縦軸に名前、横軸に1か月分の日にちを設定します。1日に2交代・3交代するなど特定のパターンに分かれている企業では、各従業員の勤務日に(1)や(2)など数字や記号を入力するケースもあります。

月間シフト表では、出退勤時間などの細かい時間調整は行えません。

休暇管理シフト表

従業員の休暇取得は、個人のワークライフバランスを保つために重要な要素です。また、2019年の働き方改革関連法の施行により、年次有給休暇が10日以上ある労働者には、年間5日の有給休暇を与えることが企業の義務となりました。

労働基準法違反で罰則を受ける可能性もあるため、休暇管理シフト表で従業員の有給休暇を管理する必要があります。

休暇管理シフト表は、各従業員の有給休暇取得予定日の他、年間の取得日数が基準を満たしているかも一目で把握可能です。

シフト表テンプレートで使うExcel関数


ここでは、シフト表テンプレートのカスタマイズをする際に役立つExcel関数を4つ紹介します。Excelでのシフト表作成に役立つため、ぜひ覚えましょう。

曜日を表示するには「WEEKDAY関数」

WEEKDAY関数を使用すると、Excelに曜日を反映できます。該当セルに「=WEEKDAY(シリアル値, 種類)」と入力すると、日付を基に日曜日に1、月曜日に2など曜日に数字が割り振られます。

IF関数と組み合わせることで、日曜日の欄に「定休日」と表示するなど特定の文字列表示が可能です。

出勤人数の計算には「SUM関数」

SUM関数は、合計値を算出するための関数です。シフト表では、ある曜日の出勤人数の合計、各従業員の出勤時間の合計を求める際に使います。SUM関数を使うには、合計値を表示したいセルに「=SUM(範囲)」と入力します。

時間あたりの出勤希望人数の計算には「SUMIF関数」

SUMIF関数は、条件を指定して数値の合計を求める関数です。入力方法は「=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)」です。この機能を使用すると、土曜日に出勤希望を出している従業員の数や、夜勤ができる人数を計算できます。

シフト調整には「COUNTIFS関数」

シフトを調整するには、COUNTIFS関数を使うと便利です。「=COUNTIFS(範囲A, 検索条件A,範囲B,検索条件B)」と入力すると、複数の条件に合うデータを数えられます。この関数は、早番や遅番の人数を数えるときなどに役立ちます。

シフト表テンプレートを使う際の注意点


テンプレートを使ってシフト表を作成するときは、4つのポイントに注意しましょう。店舗ごとに勤務ルールが異なるなど条件が多い企業では、作成時の注意点がより増えます。事前に注意点を知ることで、後戻りを回避できるでしょう。

ここでは、それぞれの注意点を解説します。

店舗独自ルールには対応できない

テンプレートでは、従業員の勤務形態や独自の勤務ルールの存在により、全ての条件を考慮したシフト表の作成は困難です。

ルールを全て含めるためにマクロや関数でテンプレートをカスタマイズすると、内部での処理が複雑になり、さまざまなデメリットを生みます。変更の必要が生じた際に、誰も手が付けられないなどの問題も出るでしょう。

シフトの自動作成には対応しない

Excelはシフト作成作業を効率化できますが、自動作成はできません。担当者がシフトを考えなくてはならず、計算は簡略化できたとしても基本的には手入力です。

関数やマクロを使えるスキルが必要

Excelに詳しい人であれば、複雑な関数やマクロを設定して入力や検索の手間を大幅に減らせるでしょう。しかし、処理が複雑になるほど動作が重くなる、作成者が退職すると引き継ぎができなくなるなどのデメリットが発生します。

複数店舗で統一した管理が難しい

複数の店舗を持つ企業は従業員の数が多く、営業時間や勤務形態も多様なためシフトの管理が困難です。シフト表を管理する担当者から見ると、全店舗の従業員を同じフォーマットで一括管理する方法が効率的です。

各店舗で従業員の勤務実態が異なる場合、店舗ごとにシフト表のカスタマイズが必要で、一括管理はできません。

シフト表の自動作成ならAIクラウド『HRBEST』がおすすめ!


シフト表は、Excelなどのテンプレートを活用して簡単に作成できますが、細かい条件に対応できない課題もあります。

TRYETINGのシフト表作成ツール『HRBEST』は、シフト表に関する課題解決が可能です。ここでは、HRBESTの特徴と導入メリットを紹介します。

豊富な機能を搭載

HRBESTは、人材管理業務に役立つ豊富な機能を備えています。企業にとって、従業員の勤務状況が労働基準法に抵触していないかなど、法律面の確認は大きな負担です。

HRBESTでは、所定労働時間や休暇などを考慮したシフト作成が可能で、突発的な休暇取得などによる再計算にも対応します。関数など専門知識がなくても、簡単操作でAIが最適なシフトを自動作成します。

簡単操作ですぐに使える

従業員がスマートフォンから希望シフトを提出すると自動で集計を行い、最適なシフトを提案します。希望シフトや休暇設定など、シフトに関するさまざまな考慮がワンクリックで行えます。

まとめ

企業にとってシフト表は、従業員の勤務予定を分かりやすく可視化する重要なツールです。シフト表の作成には、テンプレートを活用すると効率的です。一方、最適なテンプレートを見つけても、自社独自のルールはシフト表に反映できません。法令遵守のチェックや突発的な欠勤などへの対応にも課題があります。HRBESTは、AIによるルールや条件、法令を考慮した最適なシフトの自動作成が可能です。シフト表作成の負担を軽減したい企業様は、ぜひTRYETINGにご相談ください。

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