シフト表テンプレート【無料】ダウンロード｜Excel・スプレッドシート対応の選び方と作り方

シフト表の作成にお悩みですか？本記事では、無料で今すぐ使えるExcelやスプレッドシートのテンプレートを厳選してご紹介します。さらに、自社に最適なテンプレートの選び方から、見やすい表の作り方のコツ、自動計算に役立つ関数、法律上の注意点まで網羅的に解説。この記事を読めば、貴社の状況に合ったテンプレートが見つかり、面倒なシフト作成・管理業務を大幅に効率化できます。

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1. シフト表テンプレートとは？基本を解説

シフト表テンプレートとは、従業員の勤務スケジュールを効率的に作成・管理するために、あらかじめレイアウトや計算式などが設定された雛形（ひな形）のことです。多くのテンプレートは、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートといった広く普及している表計算ソフトで利用できるように作られています。日付や従業員名、勤務時間帯といった基本的な項目が用意されており、ゼロからシフト表を作成する手間を大幅に削減できます。

特に、アルバイトやパート従業員が多く、勤務形態が多様化する小売業、飲食業、医療・介護現場などでは、複雑なシフト作成業務を簡素化し、管理者の負担を軽減するために不可欠なツールとなっています。

1.1 シフト表テンプレートの役割と重要性

シフト表テンプレートの最も重要な役割は、煩雑なシフト作成業務を「効率化」し「標準化」することです。従業員の希望休や勤務可能時間、必要なスキル、労働基準法などの様々な条件を考慮しながら、最適な人員配置を行う作業は非常に複雑で時間がかかります。テンプレートを活用することで、このプロセスを簡略化し、誰が作成しても一定の品質を保ったシフト表を迅速に作成できます。

また、適切に管理されたシフト表は、従業員と管理者間の円滑な情報共有を促進します。勤務スケジュールが明確になることで、従業員は自身の予定を立てやすくなり、管理者は日々の人員配置や人件費の見通しを容易に把握できます。このように、シフト表テンプレートは単なる作業効率化ツールにとどまらず、安定した店舗・事業所運営と、従業員の働きやすい環境作りを支える重要な基盤となります。

1.2 テンプレートを使うメリット・デメリット

シフト表テンプレートの導入は多くの利点をもたらしますが、注意すべき点も存在します。メリットとデメリットを正しく理解し、自社の運用に合っているかを判断することが重要です。

これらのメリット・デメリットを踏まえ、テンプレートの導入が自社の規模や勤務形態、管理方法に適しているかを検討することが、シフト管理を成功させる第一歩となります。

2. 【無料】今すぐ使えるシフト表テンプレート集｜ダウンロードはこちら

シフト表をゼロから作成するのは手間がかかりますが、無料で利用できるテンプレートを活用すれば、誰でも簡単に見やすく、管理しやすいシフト表を作成できます。ここでは、多くの方が利用しているExcelとGoogleスpreッドシートの公式テンプレートから、特定の業種に特化した便利なテンプレートサイトまで、幅広くご紹介します。

2.1 【Excel】Microsoft公式テンプレート

多くのオフィスで導入されているMicrosoft Excelは、シフト表作成の定番ツールです。Microsoft公式サイトでは、高品質なシフト表テンプレートが無料で提供されており、ダウンロードするだけですぐに利用を開始できます。 グラフ機能と連携して従業員ごとのシフトの偏りを可視化できるものや、時間帯ごとの実働人数を自動で算出してくれるものなど、便利な機能が豊富です。

これらのテンプレートはカスタマイズ性に優れており、自社の勤務形態に合わせて項目を追加したり、関数を用いて給与計算を自動化したりすることも可能です。月間、週間、日別など、管理したい期間に応じた様々なフォーマットが用意されています。

2.2 【Googleスプレッドシート】公式テンプレート

Googleスプレッドシートは、複数人での同時編集や共有が簡単なクラウドベースの表計算ソフトです。 Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、アプリケーション内に「従業員シフトスケジュール」といった公式テンプレートが標準で用意されています。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、場所を選ばずにシフトの確認や編集が可能です。

リアルタイムでの共同編集機能は、シフト作成担当者と従業員間での希望シフトのやり取りや、急な変更の共有をスムーズにします。変更内容は自動で保存されるため、データ消失のリスクが低いのも魅力です。

2.3 業種別おすすめテンプレートサイト3選

公式テンプレート以外にも、様々な企業が特定の業種のニーズに合わせて作成した高機能なテンプレートを無料で配布しています。ここでは、特に利用者の多い「小売・飲食」「医療・介護」「製造・工場」の3つの業種に特化したテンプレートの特徴を紹介します。

2.3.1 小売・飲食業向け

お客様の来店数に繁閑の差が激しい小売業や飲食業では、時間帯ごとの適切な人員配置が不可欠です。 このような業種向けのテンプレートには、30分単位でのシフト入力や、ポジション（ホール、キッチンなど）ごとの必要人数を管理しやすい機能が備わっています。 また、土日祝日や繁忙時間帯の時給変動に対応した人件費の自動計算機能を持つテンプレートも人気です。

2.3.2 医療・介護向け

24時間365日体制が基本となる医療・介護業界では、日勤、準夜勤、深夜勤といった複雑な勤務形態の管理が必要です。 専門のテンプレートでは、職員ごとの夜勤回数や連続勤務日数を自動でカウントし、労働基準法に準拠しているかを確認できる機能が搭載されていることがあります。 また、常勤換算や様式9（病院の施設基準に関する届出書）の作成を補助する機能を持つExcelテンプレートなども配布されています。

2.3.3 製造・工場向け

製造業や工場では、2交代制や3交代制といった勤務形態が一般的です。 こうした現場向けのテンプレートは、各生産ラインや工程ごとに必要な人員を管理しやすいように設計されています。 従業員のスキルや資格情報を登録し、適切な人員配置をサポートする機能や、法定休日が確保できているかをチェックする機能が含まれているものもあり、安全な稼働計画の立案に役立ちます。

3. 自社に最適なシフト表テンプレートの選び方【5つのチェックポイント】

数多く配布されているシフト表テンプレートの中から、自社に最適なものを見つけ出すのは簡単ではありません。デザインの好みだけで選んでしまうと、「機能が足りない」「自社の勤務形態に合わない」といった問題が生じ、かえって業務効率を下げてしまう可能性もあります。ここでは、テンプレート選びで失敗しないための5つのチェックポイントを具体的に解説します。

3.1 対応ツール（Excelかスプレッドシートか）

まず最初に確認すべきは、テンプレートがどの表計算ソフトに対応しているかです。主に「Microsoft Excel」と「Googleスプレッドシート」の2種類があり、それぞれにメリット・デメリットが存在します。自社のIT環境や働き方に合わせて選びましょう。

社内のPCだけでシフト管理が完結する場合はExcel、複数人での共同作業や外出先からの確認・編集が多い場合はGoogleスプレッドシートが適しています。

3.2 従業員数や店舗規模

事業の規模によって、管理のしやすさは大きく変わります。テンプレートを選ぶ際には、従業員数や店舗数がどの程度かを考慮することが重要です。

• 小規模（従業員10名以下）: シンプルなレイアウトのテンプレートがおすすめです。機能が多すぎるとかえって入力が煩雑になります。従業員一人ひとりの状況を把握しやすいため、手動での調整を前提とした基本的なもので十分対応可能です。
• 中規模（従業員10〜30名）: 従業員が増えてくると、手作業での集計に時間がかかり始めます。そのため、出勤日数や労働時間を自動で計算してくれる関数が組み込まれたテンプレートを選ぶと、管理負担を軽減できます。
• 大規模（従業員30名以上・複数店舗）: 従業員数が多くなると、テンプレートでの管理は限界に近づきます。もしテンプレートを利用する場合は、従業員マスタから情報を参照できる機能や、店舗ごと・部門ごとにシートを分けて管理できるような、拡張性の高いものを選びましょう。この規模になると、専用のシフト管理システムの導入も視野に入れるのが賢明です。

3.3 勤務形態（固定、フレックス、交代制など）

自社の勤務形態に対応しているかは、テンプレート選びにおける非常に重要なポイントです。 業種によっても最適な形式は異なります。

3.4 必要な機能（自動計算、人件費管理など）

シフト表作成の手間をどれだけ削減できるかは、テンプレートに搭載された機能にかかっています。 自社が何を効率化したいのかを明確にし、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

• 労働時間の自動計算: 出勤・退勤時刻を入力するだけで、休憩時間を除いた実労働時間や残業時間、深夜労働時間を自動で計算してくれる機能は、給与計算の負担を大幅に軽減します。
• 各種日数の自動カウント: 従業員ごとの出勤日数、休日数、有給休暇取得日数などを自動で集計する機能です。 シフトの公平性を保ったり、適切な休日を付与したりする際に役立ちます。
• 人件費の概算機能: 従業員ごとの時給を設定しておくことで、その月の概算人件費を自動で算出する機能です。予算管理や人員配置の最適化に繋がります。
• エラーチェック機能: 労働基準法に抵触するようなシフト（連続勤務日数が上限を超える、必要な休憩時間が確保されていないなど）が組まれた際に、アラートや色付けで知らせてくれる機能です。コンプライアンス遵守に役立ちます。

3.5 カスタマイズのしやすさ

ダウンロードしたテンプレートをそのまま使えるケースは稀です。自社の運用に合わせて項目を追加したり、デザインを変更したりと、柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要な選定基準です。

以下の点を確認しましょう。

• 項目の追加・変更: 「担当業務」や「役職」など、独自の管理項目を簡単に追加・変更できるか。
• 計算式の編集: テンプレートに組み込まれている計算式（休憩時間の計算ロジックなど）を自社のルールに合わせて変更できるか。シートがパスワードで保護されていないか確認しましょう。
• デザインの変更: セルの色分けや文字のフォント、罫線の種類などを自由に変更できるか。 視覚的な分かりやすさは、ミスの削減に直結します。
• 入力方法の柔軟性: 時間を直接入力するだけでなく、「早番」「遅番」といった記号やプルダウンリストから選択できる形式かなど、入力のしやすさも確認ポイントです。

シンプルに見えても、実は自由に編集できないテンプレートもあります。ダウンロードする前に、カスタマイズが可能かどうかを明記しているサイトを選ぶと安心です。

4. シフト表テンプレートの基本的な使い方と作成のコツ

テンプレートをダウンロードしたら、次はいよいよ自社に合ったシフト表を作成するステップです。ただ情報を入力するだけでなく、いくつかのコツを押さえることで、誰にとっても分かりやすく、管理しやすいシフト表が完成します。ここでは、シフト表作成の基本的な流れと、実用性を高めるための具体的なコツを解説します。

4.1 必要な情報を洗い出す

まず最初に、シフト表に記載すべき情報をすべて洗い出すことが重要です。情報が不足していると、勤務状況の正確な把握が難しくなったり、従業員への情報共有が不十分になったりする可能性があります。最低限、以下の項目は盛り込むようにしましょう。

これらの基本情報に加えて、業種によっては「担当ポジション（例：ホール、キッチン）」や「店舗名」などの項目を追加すると、より業務実態に即したシフト管理が可能になります。

4.2 見やすいデザインにする3つのポイント

シフト表は、管理者だけでなく多くの従業員が毎日目にするものです。そのため、誰が見ても一目で必要な情報を把握できる「見やすさ」が非常に重要です。見やすいシフト表は、確認ミスを防ぎ、円滑な業務運営に貢献します。ここでは、デザイン性を高めるための3つの具体的なポイントを紹介します。

4.2.1 色分けと記号の活用

情報を視覚的に区別するために、色や記号を効果的に活用しましょう。文字情報だけでなく、直感的に状況を理解しやすくなります。

• シフトパターンで色分けする：「早番は黄色」「遅番は青色」「夜勤は紫色」のように、勤務時間帯ごとに色を分けると、日々の人員配置が把握しやすくなります。
• 雇用形態で色分けする：「正社員は緑」「アルバイトはオレンジ」など、従業員の属性で色分けする方法もあります。
• 休日を明確にする：法定休日や所定休日を特定の色（例：赤色）で塗りつぶすことで、連続勤務のチェックが容易になります。
• 記号を併用する：「〇（出勤）」「休（休日）」「有（有給休暇）」といったシンプルな記号を使うと、スペースを節約しつつ情報を明確に伝えられます。色覚の多様性にも配慮し、色だけに頼らず記号や文字を併用することが推奨されます。

ただし、色を多用しすぎるとかえって見づらくなるため、使用する色は3〜5色程度に絞り、ルールを統一することが大切です。

4.2.2 適切なフォントとレイアウト

フォントの種類やサイズ、全体のレイアウトも、シフト表の見やすさを大きく左右します。

• フォントの選択：可読性の高いゴシック体（例：「メイリオ」「游ゴシック」「ヒラギノ角ゴシック」など）がおすすめです。誰にとっても読みやすいユニバーサルデザインフォントを利用するのも良いでしょう。
• 文字サイズ：小さすぎる文字は読み間違いの原因になります。特に印刷して掲示する場合は、少し離れた場所からでも読める程度の大きさを確保しましょう。
• レイアウトの工夫：情報を詰め込みすぎず、セル内に適度な余白を持たせることが重要です。罫線を効果的に使って従業員ごと、日付ごとの区切りを明確にすると、視認性が向上します。

4.2.3 印刷時のプレビュー確認

パソコンの画面上ではきれいに見えても、印刷するとレイアウトが崩れてしまうことがあります。シフト表を紙で掲示・配布する場合は、必ず印刷プレビューで最終確認を行いましょう。

チェックすべきポイントは以下の通りです。

• 用紙サイズへの収まり：シフト表全体が1枚の用紙（例：A4横）に収まっているか。意図しないところで改ページされていないかを確認します。
• 文字や罫線のかすれ・文字切れ：セルの幅が足りずに文字が途中で切れていないか、罫線がかすれたり消えたりしていないかを確認します。
• 色の再現性：画面上の色と印刷後の色が大きく異なっていないかを確認します。特に、淡い色は印刷時に見えにくくなることがあります。また、白黒で印刷しても情報が判別できるように、色だけでなく記号や網掛けを併用するなどの配慮も有効です。

4.3 従業員の希望を公平に反映させる方法

従業員の満足度を高め、長く働いてもらうためには、希望の休日や勤務時間を可能な限りシフトに反映させることが不可欠です。しかし、希望を無秩序に受け入れると、人員配置に偏りが生じたり、特定の従業員に負担が集中したりする恐れがあります。そこで重要になるのが、希望を公平に収集し、調整するためのルール作りです。

まず、希望シフトの提出方法と期限を明確に定め、全従業員に周知徹底します。「毎月20日までに指定のフォームで提出」のように、ルールを具体的に設定しましょう。これにより、提出漏れや期日後の申請といった混乱を防ぎます。

次に、公平性を保つためのルールを設けます。例えば、以下のようなルールが考えられます。

• 希望休は月に〇日までとする
• 土日祝の希望休は〇日までとする
• 希望が重複した場合は、前回のシフト状況を考慮して調整する
• 繁忙期の希望休については別途調整する

このようなルールを設けることで、管理者も客観的な基準で判断を下しやすくなり、従業員の不公平感を軽減できます。どうしても希望通りに調整できない場合は、その理由を丁寧に説明したり、代替案を提案したりするなど、誠実なコミュニケーションを心がけることが、良好な信頼関係を築く上で非常に重要です。

5. Excelでシフト表を効率化する便利関数5選

Excelのテンプレートを使ってシフト表を作成する際、手作業での入力や計算に時間がかかっていませんか？関数やExcelの機能を活用すれば、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮し、計算ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。 ここでは、シフト表作成の効率を飛躍的に向上させる、5つの便利な関数と機能を紹介します。

5.1 COUNTIF関数：出勤日数を自動カウント

COUNTIF関数は、指定した範囲の中から特定の条件に合うセルの数を数える機能です。 これを使えば、「特定のスタッフの月間出勤日数」や「『早番』や『遅番』といった特定のシフトに入った回数」などを自動で集計できます。 これにより、スタッフ間の出勤日数のばらつきを簡単に把握し、公平なシフト調整に役立てることが可能です。

5.1.1 使用例：

• 特定の従業員の出勤日数を計算する: =COUNTIF(B2:AF2, “<>休み”)
  指定した範囲（B2からAF2）の中で「休み」ではないセルの数を数え、出勤日数を算出します。
• 「早番」の回数を数える: =COUNTIF(B2:AF2, “早番”)
  指定した範囲の中から「早番」と入力されているセルの数を数えます。

5.2 SUMIF関数：労働時間を自動計算

SUMIF関数は、指定した範囲の中から特定の条件に合うセルの値だけを合計する関数です。シフト表においては、日々の労働時間を入力しておけば、特定の条件（例えば「平日のみ」「土日のみ」など）での総労働時間を自動で計算できます。これにより、給与計算の基礎となる労働時間の集計作業を大幅に効率化できます。

5.2.1 使用例：

• 特定の従業員の総労働時間を計算する:
  日々の労働時間が入力されている場合、SUM関数で単純に合計できますが、SUMIF関数を使えば「Aさんの労働時間のみを合計する」といった特定の条件での集計が可能です。
• 特定の業務の合計時間を算出する: =SUMIF(C2:C31, “業務A”, D2:D31)
  業務内容が入力された列（C列）から「業務A」を探し、対応する労働時間（D列）を合計します。

5.3 VLOOKUP関数：従業員情報を自動入力

VLOOKUP関数は、指定した範囲の表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出す関数です。 例えば、従業員名簿を別のシートに作成しておけば、シフト表に担当者名を入力するだけで、その人の役職や時給といった情報を自動で表示させることができます。 これにより、入力の手間が省けるだけでなく、転記ミスの防止にも繋がります。

5.3.1 使用例：

• 従業員名から時給を自動表示する: =VLOOKUP(A2, 従業員リスト!A:C, 3, FALSE)
  シフト表のセルA2に入力された従業員名をキーに、「従業員リスト」シートのA列からC列の範囲を検索し、3列目にある時給の情報を表示します。（検索方法は完全一致のFALSEを指定します）

5.4 条件付き書式：土日や特定シフトを自動で色付け

「条件付き書式」は関数ではありませんが、シフト表の視認性を劇的に向上させるための重要な機能です。 特定の条件（例えば「土曜日」「日曜日」や「休み」「夜勤」など）を満たすセルに対して、自動で背景色や文字色を設定できます。 これにより、一目でシフトの状況を把握でき、人員配置の偏りやミスの発見が容易になります。

5.4.1 設定例（土日に色を付ける場合）：

• 色を付けたいセル範囲（日付やシフトを入力する範囲）を選択します。
• 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。
• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。
• 数式入力欄に =WEEKDAY(B$1,1)=7 （土曜日の場合）と入力します。B1セルには日付が入力されていると仮定します。
• 「書式」ボタンをクリックし、背景色や文字色を設定します。
• 同様に、日曜日のルール（=WEEKDAY(B$1,1)=1）も作成します。

5.5 データ入力規則：入力ミスを防ぐ

「データの入力規則」機能を使えば、セルに入力できる値を制限することができます。特に「ドロップダウンリスト」の作成は、シフト表作成において非常に有効です。 「早番」「遅番」「休み」といったシフトの種類をあらかじめリストとして設定しておくことで、入力者はリストから選択するだけで済みます。 これにより、「早番」と「早」のような表記の揺れを防ぎ、前述のCOUNTIF関数などが正しく機能するようになります。

5.5.1 設定例（ドロップダウンリストを作成する場合）：

• ドロップダウンリストを設定したいセル範囲を選択します。
• 「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
• 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
• 「元の値」のボックスに、リストに表示したい項目をカンマ区切りで入力します（例: 早番,遅番,中番,休み）。
• 「OK」をクリックすると、選択したセルにドロップダウンリストが設定されます。

6. シフト表作成・管理で注意すべき法律（労働基準法）

シフト表を作成・管理する上で、労働基準法の遵守は企業の義務です。従業員の健康を守り、健全な職場環境を維持するためだけでなく、法律違反による罰則のリスクを回避するためにも、正しい知識を持つことが不可欠です。気づかないうちに法律違反とならないよう、特に重要なポイントをしっかり確認しましょう。

6.1 法定労働時間と36協定

労働基準法では、労働時間の上限が定められています。これを「法定労働時間」といい、原則として「1日8時間・週40時間」を超えて労働させることはできません。 この時間を超えて労働させる場合は「時間外労働（残業）」となり、特別な手続きが必要になります。

6.1.1 36（サブロク）協定とは

法定労働時間を超えて従業員に時間外労働をさせたり、法定休日に労働させたりする場合には、「時間外労働・休日労働に関する協-定」、通称「36（サブロク）協-定」を労働者の代表と締結し、所轄の労働基準監督署長に届け出る必要があります。 この届出を行わずに法定労働時間を超えて労働させた場合、労働基準法違反となり、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。

6.1.2 時間外労働の上限規制

36協定を締結すれば無制限に残業させられるわけではありません。働き方改革関連法の施行により、時間外労働には罰則付きの上限が設けられています。

シフト作成時には、各従業員の労働時間がこの上限を超えないように、日々の労働時間や月間の累計時間を正確に把握・管理することが極めて重要です。

6.2 休憩時間のルール

使用者は、労働時間が一定の長さを超える場合、労働時間の途中に休憩を与えなければなりません。これは、従業員の心身の疲労を回復させ、安全と健康を確保するための重要なルールです。雇用形態（正社員、パート、アルバイトなど）にかかわらず、すべての労働者に適用されます。

6.2.1 必要な休憩時間

労働基準法第34条により、必要な休憩時間は次のように定められています。

6.2.2 休憩の3原則

休憩時間の付与にあたっては、以下の3つの原則を守る必要があります。

• 途中付与の原則：休憩は労働時間の「途中」に与えなければなりません。 始業前や終業後に与えることは認められません。
• 一斉付与の原則：休憩は原則として、全労働者に「一斉に」与えなければなりません。 ただし、運輸交通業や飲食業、小売業など特定の業種や、労使協-定がある場合は、交代で休憩を取得させることが可能です。
• 自由利用の原則：休憩時間は労働から完全に解放され、従業員が「自由に」利用できる時間でなければなりません。 休憩中の電話番や来客対応は労働時間とみなされるため注意が必要です。

6.3 休日の設定（週1日または4週4日）

使用者は労働者に対し、休日を適切に与える義務があります。シフト制勤務であっても、この原則は変わりません。

6.3.1 法定休日とは

労働基準法第35条では、使用者は労働者に対して「毎週少なくとも1回」または「4週間を通じて4日以上」の休日を与えなければならないと定めています。 これを「法定休日」と呼びます。 会社の就業規則などで定められた法定休日以外の日（例：週休2日制における土曜など）は「所定休日（法定外休日）」と呼ばれ、法律上の扱いや割増賃金率が異なります。

6.3.2 休日労働と割増賃金

やむを得ず法定休日に労働させる必要がある場合は、36協定の締結・届出が必要です。 さらに、法定休日に労働させた場合は、通常の賃金の35%以上の割増賃金（休日労働手当）を支払わなければなりません。 一方、所定休日の労働は「休日労働」ではなく「時間外労働」として扱われ、週の法定労働時間（40時間）を超えた部分に対して25%以上の割増賃金が発生します。

6.3.3 振替休日と代休の違い

シフトを組む上で混同しやすい「振替休日」と「代休」は、法的に異なるものです。適切に運用しないと未払い賃金につながる可能性があるため、違いを正確に理解しておくことが重要です。

7. テンプレートの限界は？シフト管理システムへの移行も検討しよう

ExcelやGoogleスプレッドシートのテンプレートは、手軽にシフト表を作成できる非常に便利なツールです。しかし、従業員数の増加や事業規模の拡大に伴い、手作業での管理に限界を感じる場面も少なくありません。この章では、テンプレートによるシフト管理で起こりがちな課題と、その解決策としてのシフト管理システムへの移行について詳しく解説します。

7.1 テンプレート管理で起こりがちな課題

テンプレートによるシフト管理は、シンプルでコストがかからない反面、以下のような課題が発生しがちです。これらの課題が顕在化してきたら、運用方法の見直しを検討するサインかもしれません。

• 作成業務の属人化：特定の担当者しか複雑な関数やマクロを扱えず、その担当者が不在の際にシフト作成が滞ってしまうリスクがあります。また、ファイルの引き継ぎが困難になるケースも少なくありません。
• ヒューマンエラーの発生：手作業での入力やコピー＆ペーストが多いため、勤務時間の入力ミスや計算式の破損、転記ミスなどが起こりやすくなります。これが給与計算の誤りにつながることもあります。
• リアルタイムでの情報共有が困難：特にExcelの場合、ファイルのバージョン管理が煩雑になりがちです。「どれが最新のファイルかわからない」「変更点が全員に伝わっていない」といった情報共有のタイムラグが発生しやすくなります。
• 法令遵守の確認が煩雑：労働基準法で定められた法定労働時間、休憩、休日のルールを手動で常にチェックするのは大きな負担です。気づかぬうちにコンプライアンス違反を犯してしまうリスクも潜んでいます。
• 希望シフトの収集と調整に時間がかかる：従業員からの希望休を紙やメールで集計し、公平性を保ちながらシフトに反映させる作業は、従業員数が増えるほど膨大な時間がかかります。
• 人件費の予測と管理が難しい：シフトを作成しながらリアルタイムで人件費を計算・予測することが難しく、人件費が予算をオーバーしてしまうことがあります。

7.2 シフト管理システム導入のメリット

シフト管理システムは、テンプレート管理で発生しがちな課題を解決し、シフト管理業務全体を効率化するための多彩な機能を備えています。テンプレートと比較して、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

7.2.1 シフト作成にかかる時間を大幅に削減

シフト管理システム最大のメリットは、作成時間の短縮です。従業員からの希望シフトは自動で集約され、AIが労働基準法や各従業員のスキル、勤務条件などを考慮した上で最適なシフト案を自動で作成します。これにより、担当者は確認と微調整だけで済むようになり、これまで数時間から数日かかっていた作業を大幅に効率化できます。

7.2.2 コンプライアンス強化と労務リスクの軽減

システムには、労働基準法に関するチェック機能が標準で搭載されています。法定労働時間の上限超過、必要な休憩時間の未取得、連続勤務日数制限などを自動で検知し、アラートで知らせてくれます。これにより、意図しない法令違反を防ぎ、健全な労務管理を実現します。

7.2.3 従業員満足度の向上

従業員は使い慣れたスマートフォンからいつでもどこでも希望シフトを提出したり、確定したシフトを確認したりできます。シフト変更の通知もリアルタイムで届くため、コミュニケーションが円滑になります。希望が公平に反映されやすくなることや、急な欠員募集にも応じやすくなることで、働きやすい環境が整い、従業員の満足度向上にも繋がります。

8. まとめ

本記事では、Excelやスプレッドシートで使える無料シフト表テンプレートの選び方から作り方のコツまで解説しました。自社の業種や従業員数、勤務形態に合ったテンプレートを選ぶことが、効率的なシフト管理の第一歩です。しかし、従業員数の増加などで管理が複雑化すれば、手作業の限界も生じます。その際は、より高度な自動化が可能なシフト管理システムの導入も視野に入れ、状況に合わせて最適な方法を見つけましょう。