業務効率化はクラウドツールがおすすめ！できることや最新技術を解説

従来の業務効率化システムは、顧客ごとに別々のシステムを構築するパッケージソフトがメインでした。しかしコスト削減のために、クラウドサービスを活用する企業が増加しています。当記事では、クラウドツールでできることや、クラウドツールの最新技術について解説します。

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クラウドで業務効率化を実現

業務効率化は、少子高齢化による労働力不足の改善や、働き方改革などを背景に、多くの企業の経営課題となっています。まずは、業務効率化の概要や、業務効率化が注目を集める理由について理解を深めておきましょう。

そもそも業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を進めるうえでのプロセスから、「ムリがあるもの」「ムダがあるもの」「ムラがあるもの」を見つけ出して省き、非効率な業務を改善することです。業務効率化を行うと、既存業務のコストを削減しつつ、従業員一人ひとりの生産性を向上させることが可能です。

働き方改革が推進されている

日本は他国に比べ、労働生産性が低く、今の状態で他国と同じような成果をあげるためには長時間労働をせざるを得ないのが現状です。これまで長時間労働によって支えられていた業務を短時間で取り組むには、「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つの作業を削減して、本来取り組むべき業務に割り当てる時間の創出が必要だと考えられます。

クラウドで可能性が広がる

ユーザーが大規模なインフラやソフトウェアを持たなくても、インターネット上で必要に応じてサービスを利用できる仕組みを「クラウド」と呼びます。近年、クラウドサービス導入のハードルが下がったことで、業務効率化において、あらゆる側面でクラウドが活用されています。

クラウドで業務効率化できること

クラウドツールは社内のコミュニケーションに特化したものから、顧客管理専用のものまで多種多様です。ここでは、現在ビジネスシーンで広く活用されているクラウドの種類や、クラウドで業務効率化できる内容について説明します。

コミュニケーション

社内のコミュニケーションは、チャットツール、テレビ電話、テレビ会議などのクラウドサービスを導入することで、より円滑になります。チャットツールとして有名な「Slack」は、プロジェクトごとのチャンネル設定やスレッド形式での表示ができ、重要な情報をすぐに見つけ出せます。

ファイル共有

オンラインストレージであれば、インターネット上にデータを保管でき、ファイルのやりとりが便利になります。「G Suite」は、クラウドにファイルを保存して、どこにいても共有ができるツールです。カレンダーの共有や共同編集などもできるため、社外にいても仕事を円滑に進められます。また、Googleが提供しているソフトであるため、セキュリティ面でも安心です。

顧客管理

顧客情報管理をクラウド上で共有することも可能です。「ｅセールスマネージャーRemix Cloud」は、顧客やプロジェクトの属性項目が多く、データを細かく分析できます。また、検索も容易でプロジェクトごとに進捗を入力できるため、受注までにするべきことや現在の進捗を素早く把握することに役立ちます。

勤怠管理

クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、テレワークでもスムーズに対応できます。ERPタイプの「COMPANY」は、勤怠管理や給与計算、労務管理など、さまざまな人事系業務の一元管理を実現します。

スケジュール管理

スケジュール管理ツールを活用することで、お互いのスケジュール共有や計画の達成を効率化できます。「サイボウズOffice」は、モバイルからでも気軽にスケジュールを確認・入力・共有できるクラウドツールです。12年連続でグループウェアの国内シェアNo.1を獲得していて、スケジュール管理のみならず、社内での掲示板やWebメール、自動バックアップ機能も利用できる点が魅力です。

社員教育

クラウド型eラーニングシステムは、低コストで手間なく社員教育に必要なシステムを構築できます。累計1,300社以上の導入実績をもつ「SAKU-SAKU Testing」は、動画やスライド、アンケートなど幅広いeラーニングに対応しています。マニュアル不要のわかりやすい操作性が特徴で、CDNネットワークにも対応しているため、同時接続数を気にすることなく、視聴が可能です。

データ分析

データ可視化ツールとしては、BIツールが有名です。「FineReport」はレポーティング、データ分析ツールとして豊富な可視化機能と簡単な操作性を持っています。また、70種類以上のチャートとグラフを搭載しているため、より多くのデータ視覚化表現形式を実現します。

クラウドと一緒に導入したい最新技術

クラウドで業務効率化できる内容について解説してきました。ここからは、クラウドと一緒に導入したい最新技術について紹介します。

AI

AI（人工知能）とは、「Artificial Intelligence」の略称で、言語理解や推論、問題解決などの知的行動を、人間に代わって、コンピューターに行わせる技術のことです。人間よりも優れた思考能力を持つAIに、データの分析から推論・判断までを委ねられます。

ノーコード

ノーコードとは、ソースコードを記述せず、Webサービスやアプリなどのソフトウェアを開発できるサービスを指します。一般的に、Webサービスを開発するには、プログラミング言語を使用してソースコードを書く必要があります。しかし、ノーコードは利用者がソースコードを記述する必要はないため、プログラミングの知識やスキルがなくても、開発を進められます。

自動化

データ入力作業やルーティンといったマネジメント業務に代表される定型業務は、AIに代替することが可能です。代表的な自動化ツールには「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」があげられます。

クラウドで業務効率化を狙うならTRYETINGにおまかせください！

クラウドツールを活用し、業務効率化を推進したい場合には、TRYETINGが展開するシフト自動作成AIクラウド「HRBEST」と、ノーコードAIクラウド「UMWELT」がおすすめです。ここからはHRBESTとUMWELTとはどのようなサービスなのか、特徴や機能を見ていきましょう。

シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」でシフト作成を完全自動化

AIを活用したシフト作成サービス「HRBEST」では、機械学習によって、最適なシフトを自動作成していくことが可能になります。従業員はスマートフォンのアプリ内から「シフトの希望日時」を提出し、シフト作成者は、提出された情報をカレンダー上に表示させ、自動で配置させていきます。 また、過去のシフト情報を学習したうえで「シフトに入れそうなメンバー」を提案することもできます。これまですべて手動で行われていたシフト表作成業務を、大幅に効率化できるのです。

ノーコードAI「UMWELT」で課題解決

AIを業務に活用して、社内のDX化を推進したいと考えている企業担当者様におすすめしたいのが、ノーコードAIクラウド「UMWELT」です。UMWELTには、業務効率化・自動化・データ分析に役立つAIアルゴリズムが多数搭載されています。これらをレゴブロックのように組み合わせることで、誰でも簡単に自社にAIシステムの構築を実現できます。

まとめ

昨今のビジネスシーンでは、AI活用といったDX推進の必要性が急速に高まっています。しかし、DX推進は「コストがかかる」「専門知識が必要」などの課題点もあります。UMWELTやHRBESTは、低価格で専門知識不要なクラウドツールであるため、こうした課題を一気通貫で解決できます。IT導入やDX推進を検討している方は、実際の導入費用や詳細な機能などについて、ぜひTRYETINGまでお問い合わせください。