在庫管理の6つの発注方式と効率化するためのポイント

企業が行う在庫管理において、発注管理は適正在庫の維持に役立つ大切な業務です。販売数や在庫数などを正確に把握した発注管理が行われていない場合、在庫の過不足を招き、無駄なコストや補完業務が発生する可能性があるでしょう。一方で、発注には6つの方式があり、目的や用途にあわせて正しく使い分けることで効果を最大限引き出すこともできるのです。そこで本記事では、在庫管理の6つの発注方式と、効率化させるためのポイントについて紹介していきます。

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そもそも在庫管理の発注とは？

在庫管理とは、資材や商品など、必要な量を、必要な場所へ、必要なときに供給できるように企業にあった水準で維持するための活動をあらわします。在庫管理の中でも、発注業務を適切に行うことは在庫の過不足防止、適正在庫の維持に繋がるため、重要な業務と言えます。本項目では、在庫管理における発注の意味と、適正在庫の維持に欠かせない理由について紹介します。

在庫管理における発注とは

在庫管理における発注業務とは、必要な商品や原材料・部品などを取引先に注文し、仕入れて支払を行う業務のことです。発注業務を適正に行うには足りない在庫の補充のみならず、在庫状況の把握、発注先の選定、発注のフローなどを細かく管理していく必要があります。

発注は適切な在庫管理に欠かせない

適切な発注管理がなされないと、無駄なコストや業務が発生する恐れがあります。また、発注先とのスケジュール調整が機能していないと、余剰在庫、納期遅延を招く恐れがあるため、発注業務とともにスケジュール管理を行うことが大切です。発注管理を適切に行うには、在庫の流れだけでなくスケジュールなど業務全体を把握しておきましょう。

在庫管理における具体的な発注の流れ

在庫管理における発注を適切に行うには、順序良くステップを踏む必要があります。本項目では、在庫管理における具体的な発注業務の流れについて説明します。

購買依頼書を作成

購買依頼書とは、在庫管理従事者が、補充が必要な商品、材料、部品などの購買依頼をする際に作成する書類のことです。在庫管理担当者は、補充が必要な商品、材料、部品を確認して購買依頼書を作成し、購買担当者に仕入れを依頼します。

仕入れ先の選定

購買担当者は、在庫管理担当者からの購買依頼書を確認したら、次に仕入れ先を選定する必要があります。仕入れ先の選定をする前に、購買依頼書の納期、発注数、発注ロット、価格などの確認業務を行います。

見積りの依頼

仕入れ先の選定が終わったら、購買担当者が選定した仕入先に見積もり書の提出依頼をします。この時に、納期や金額などに間違いがないか確認をします。

発注

見積の内容に問題がなければ、発注作業に進みます。発注は購買担当者が仕入先に注文書を作成し、発注作業を行います。なお、企業によって見積に対する受注の締切日時が異なるケースがあるため、発注漏れや遅れといったミスを防ぐためにも発注作業の際には取引先ごとに締切を整理しておくのが望ましいです。

検品

商品が発注先から届いたら、破損や不良品の確認のため早急に検品を行います。万が一商品の交換が必要になった場合、迅速に対応しないと販売、製造予定が遅延する恐れがあるため、なるべく早めに対処しましょう。検品時には、納品書と発注書を突き合わせた上で、数と金額に間違いがないかもあわせて確認します。

受領書の送付

商品の検品が完了し、納品内容に問題がなければ受領書に捺印、サインをして返送します。ただし、受領書に関するルールは企業や組織によって異なり、企業によっては受領書の送付を省く場合もあります。購買契約を締結する際には、受領書の取り扱いを確認しておく、もしくはあらかじめ定めておくと安心です。

支払い

受領の確認が終わると、発注先より請求書が送付されます。請求書が届いたら明細と金額を改めて確認し、間違いがなければ代金を支払います。ただし支払条件などは会社によって異なるケースも考えられるため、必ず購買契約、請求書で定められている内容を確認してから支払処理に進みましょう。

在庫管理の発注方式は主に6種類

在庫管理を最適化するためには、それぞれの在庫に適した発注方式を選ぶ必要があります。本項目では、在庫管理における6つの発注方式について説明します。

定期発注方式

定期発注方式とは、週に1度、月に1度という具合に決められたタイミングで必要な量を発注する方式のことです。定期発注方式にはあらかじめ予定が立っていることから経費コントロールができるメリットがありますが、発注量の計算が大変であることや、発注の手間がかかるなどのデメリットがあります。

定量発注方式

定量発注方式とは、在庫が決められた発注点を下回った時点で決められた量を発注する方式のことであり、発注点方式とも呼ばれています。出荷量が安定している商品に適しており、発注の手間がかからないメリットがあります。ただし、あくまで発注点を下回った時のみ発注するという方法であるため、急な需要の変化に対応しにくいデメリットがあります。

不定期不定量発注方式

不定期不定量発注方式とは、在庫が発注点を下回ったときに需要を予測して決めた発注量で発注する方式のことです。不定期不定量発注方式は経費コントロールがしやすく高額な商品や季節商品に向いていますが、発注の手間が非常にかかる上に、発注者の勘に頼った発注になりやすいというデメリットを抱えています。

分納発注方式

分納発注方式とは、あらかじめ製造計画を立てて在庫が必要になるタイミングを割り出し、それに従って業者に分割分納をしてもらう方式のことです。事前に在庫と計画を照らしわせる作業が必要になりますが、在庫過多を防ぎやすいメリットがあります。

同期化発注方式

同期化発注方式とは、あらかじめ業者と契約を結び、毎日や毎週など決まったサイクルで決まった量を納品してもらう発注方式です。サイクルがすでに決まっているため在庫補充の手間がかからないメリットがありますが、たとえ需要がなくても発注が行われるため、過剰在庫を招きやすいというデメリットがあります。

簡易発注方式

簡易発注方式とは、購買費用を削減して在庫管理を行う発注方式です。主に取り扱い金額が少なく発注の手間を抑えたい商品など、重要度の低い商品発注に適しています。
簡易発注方式には、古くから製造業で使われている発注法「ダブルビン方式」と「補充方式」の2つの方法があります。

在庫管理の発注にはITツールを活用しよう

在庫管理の発注にITツールを活用することで、スピーディーかつ精度の高い在庫管理を実現できます。在庫管理にITツールを活用するメリットについて、それぞれ紹介します。

業務の属人化を防止できる

従来の人の手で行われてきた発注業務では、発注忘れ、重複発注、FAXなどでの転記ミス、伝票の紛失などのヒューマンエラーが起こるなどの課題を抱えていました。ITツール導入により、人の手で行われてきた作業を機械に代替させることができ、転記ミスや発注忘れなどのミスを防げるようになります。さらに、データの一元管理により、業務担当者の勘や経験に頼らず管理できるようになり、管理業務の属人化防止にも役立っています。

部門間の連携が強化される

そもそも発注業務は単独で完結する業務ではなく、在庫管理担当者、購買部門など、部署を跨いだ連携が必要となります。さらに自社のみならず、メーカーや取引先との綿密な連携も必要であり、これらの背景が受発注業務を更に煩雑にしている原因となっています。ITツール導入により、ネット環境さえあればどこでも情報管理できるようになり、部門間の連携を強化できます。

自動発注が可能になる

ITツールは在庫管理から発注、データ分析、需要予測などを自動化することが可能となり、業務のDX化にも役立ちます。発注業務以外の業務における課題解決にも役立つため、業務の大幅な効率化が見込めます。さらに人の手による作業を機械に代替することでヒューマンエラー防止にも貢献し、業務改善が期待できるでしょう。

UMWELTなら在庫管理を効率化できる！

在庫管理システムを利用すれば、在庫の発注管理だけでなく発注作業の自動化も可能となり、業務効率化に大きく貢献します。ただし、前述したように発注業務には6つの方式があるため、業務内容に合うシステムを導入する必要があります。TRYETINGのノーコードAIクラウド「UMWELT」であれば、豊富なアルゴリズムを組み合わせるだけで自社に最適化されたシステムを構築できます。在庫管理に留まらず、発注業務や需要予測、生産管理、開発などにも活用できるため、業務DX化にも役立てることができるでしょう。またUMWELTのシステムは、プログラミングの知識がない方でも操作できるように構築されており、誰でも容易にシステム管理が行えます。さらに導入後はコンサルタントによるサポートも受けられるため、導入後も安心して利用を続けていける環境が整っています。

まとめ

在庫管理システムで発注業務を代替させることで、業務効率化に貢献します。また、発注ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、精度の高い在庫管理を可能とします。さらにUMWELTであれば、発注作業の自動化のみならず、適正在庫量を商品別、店舗別、日別に最適化を行うため、よりスムーズな在庫管理を実現します。UMWELTはノーコードツールである特徴から、ネット環境さえあればどこでもすぐに利用でき、部門間の連携強化にも役立ちます。
在庫管理システムで発注作業を行いたい、在庫管理の課題を解決したいと考えている方は、ぜひTRYETINGまでお問い合わせください。