【保存版】在庫管理とは？取り組むメリットや具体的な方法を分かりやすく解説

モノを扱う企業では、必ず在庫管理という課題に直面します。在庫管理を適切におこなえば、生産性の向上やコストの削減につながるなどのメリットがあります。そこで本記事では、在庫管理のメリットや導入のための具体的な方法を紹介していきます。

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この記事の要点

　
• 在庫管理とは、「必要な資材を、必要なときに、必要な量を、必要な場所へ供給できるように、各種品目の在庫を好ましい水準に維持するための諸活動」とされている。

　

• 在庫管理は売上や資金繰りに直結する「企業視点」からみてもサービスの満足度に関わる「顧客視点」からみても重要

　

• ヒューマンエラーの防止や生産性向上、また属人生の排除の観点からみて、在庫管理システムを導入することはおすすめ

在庫管理とは

在庫管理を解説する前に、まずは「在庫」とは何かをおさらいしましょう。在庫は単に製造前の部品や、発売前の製品のことだけを意味するものではありません。在庫とは「現金化を待っているもの」です。在庫管理は、JIS規格の定義によると「必要な資材を、必要なときに、必要な量を、必要な場所へ供給できるように、各種品目の在庫を好ましい水準に維持するための諸活動」とされています。

在庫管理が重要である理由

前述した通り、在庫管理は売上や資金繰りに直結する重要な課題と言えます。そこで、企業の経営にまで大きく影響する在庫管理が、重要である理由を企業と顧客、2つの視点から解説します。

1.企業視点

売上を伸ばし、経費を削減することに長けている企業は、決まって在庫管理の面で優れています。逆に、在庫管理が不十分では、コストのムダや生産性の低下につながります。

2.顧客視点

顧客視点から見ると在庫管理は、実はサービスの満足度に関わります。不適切な在庫管理を行うと、在庫不足によって顧客の要望に答えられず、それまで付き合いがあったとしても、他社に切り替えられてしまう場合もあります。また、もう一つのリスクとして、商品の機能劣化が考えられます。在庫過剰で長期間保管した結果、顧客に劣化した製品を届けてしまうこともあります。

在庫管理を行うメリットは12点

在庫管理の重要性は理解できたものの、行うメリットがイマイチ思いつかない方もいるでしょう。ここでは、在庫管理を行うメリットを解説します。

1.余剰在庫が減少する

余剰在庫は在庫ロスを生む可能性があります。在庫ロスとは、必要以上に在庫を抱えていることで発生する損失を指します。 余剰在庫を生み出す最大の原因の1つは「在庫がないと不安」という心理状態です。必要在庫が分からないことを理由に、多めに保っておくようなことを複数の商品で行えば、倉庫内はたちまち圧迫されます。

2.管理費が減少する

在庫はただ倉庫で眠っているのではなく、製品の劣化を防ぐための費用を発生させています。在庫管理の費用は、在庫金額の15％～25％程度になると言われています。その内訳は、保管費用や在庫探しの時間、倉庫で働く社員への人件費などがあります。その他、光熱費や倉庫の減価償却費なども挙げられます。

3.需要予測が可能になる

在庫管理をすることで市場に敏感になり、需要予測のスキルが身につきます。需要予測をもとに発注ができれば、計画的に生産を進めることが可能です。

4.生産性が向上する

適切な在庫管理を行えば生産性の向上も見込めます。在庫の山の中から目的のものを探し回るなどといったムダな時間が減るので、納期短縮につながります。納期短縮は、市場において強い競争力となることでしょう。また生産性の向上は、働き方改革実現のためには欠かせないポイントです。

5.スペースに余裕ができる

在庫とは「現金化を待っているもの」を指します。したがって、在庫が保管状態にあるときは会社にとって何も利益を生まず、デッドスペースと化します。一方で在庫管理を適切に行えば、過剰在庫や不良在庫によるデッドスペースは一掃され、生まれたスペースを生産能力の拡大などへ効率的に活用できます。

6.安定した品質を保てる

在庫は仕入れた瞬間から劣化し始めます。長期に渡る保存は製品の品質を落とし、商品価値を失わせてしまいます。たとえ食料品とは違い、腐らないものであっても、紫外線や湿気などで品質の劣化を引き起こします。また、チリやホコリなど異物混入のリスクも考えられます。

7.欠品が減少する

在庫管理を行うと、欠品が減少します。欠品が多い企業は、在庫不足であると思われた人もいるでしょう。しかし、不思議なことに在庫過剰な企業ほど欠品を発生させがちです。理由として、そのような企業では、以下3つのような状況に陥ることが多いからと考えられます。在庫管理をすれば在庫の必要量を確実に把握でき、欠品の減少が期待できます。

• 在庫の山に埋もれて必要なものがどこにあるかわからない
• 長期保管で製品が劣化してしまっている
• 使わないものが大量にある一方で、必要なものの在庫が無い

8.顧客満足度が向上する

徹底した在庫管理によって安定した品質が保たれ、欠品も減少することで顧客満足度の向上が見込めるでしょう。徹底した在庫管理を行えば、顧客からの要望にスムーズに対応でき、製品に商品価値があるうちに出荷できます。

9.企業の信頼が増す

顧客満足度が上がれば、企業の信頼も伴って増していくとされています。なぜなら、顧客満足度の高い会社は、顧客から信頼され、利用経験のある顧客をリピーターにできます。また、企業の信頼が高ければ新規の顧客獲得も容易になるからです。

10.労働環境が安全になる

在庫管理の不十分による過剰在庫は、保管コストの増加以外にも問題を生み出す可能性があり、その一つが労働環境の悪化です。在庫が倉庫にあふれかえっている状況下では、通路を塞いでしまうなどに留まらず、在庫が崩れるなど、安全面でのリスクが懸念されます。

11.従業員の手間やミスが減少する

紙やエクセルでも、商品の出入りといった在庫数の把握は可能ですが、人為的なミスも起こることが多く、かつ手間もかかります。しかし、在庫管理システムを用いることにより、システム上ですべての在庫をリアルタイムで管理でき、見やすい在庫表でミスや手間が格段に減らせます。

12.残業が減少する

在庫管理を行えば、無駄な作業は省かれます。企業では、まず単純に残業そのものを減らせるため、残業代を削減できます。また、従業員の視点から見ても、早く帰宅が可能となることで、趣味といったプライベートや家族の時間を確保できるなど、大きいメリットが期待できます。

在庫管理を徹底している企業の事例を紹介

有名企業でも在庫管理は徹底的に行われています。Appleやコストコなどでは、徹底した在庫管理のおかげで、着実に売上を伸ばしてきました。企画や商品力の強さに目が向きがちですが、その裏側のきめ細やかな在庫管理が生産性向上、売上アップ、高い顧客満足度の獲得につながっています。例えば、AppleはiPhoneやiPadなど、その製品のユニークさが圧倒的なポジションを獲得していますが、裏側では商品点数の絞り込みや、倉庫の集約、部品の標準化など、徹底した在庫管理でキャッキュフローを最適化しています。

在庫管理を行う方法

在庫管理の方法について解説します。在庫管理は、モノ自体を管理する「現品管理」と情報を管理する「データ管理」に大別できます。

1.現品管理

現品管理で取り組むべきは3Sです。3Sとは、整理・整頓・清掃です。「整理」で、過剰在庫や不良在庫を抽出し、徹底的に処分します。次に「整頓」で、モノを素早く楽に、より効率的に使えるように、誰でもわかる置き場を作ります。最後に「清掃」で、綺麗な状態を維持できるように基準やルールを決めて実施していきます。

2.エクセル管理

エクセルは簡易的な在庫管理であれば、十分に代用可能です。しかし、エクセルはあくまで表計算ソフトであるため、データを大量に溜めることには適していません。さらに、データや項目の追加・削除を見越したソフト設計では無いため、エクセルのメンテナンスに多大な時間をかけてしまうというデメリットもあります。

3.バーコード管理

在庫管理の基本は、出入庫の記録を正確に記録することです。バーコードを導入すれば、出入庫を担っている現場がその場で入庫・出庫の情報をシステムに登録できるので、リアルタイムで在庫データが更新され、会社全体で共有が可能となります。また棚卸作業の工数も削減できます。

4.システム管理

在庫管理のシステム化は、在庫管理を改革する上で最高の切り札です。しかし、在庫管理システムを選ぶには吟味が必要で、その際のポイントは「自社の業務フローに適しているか」という点です。業務フローとシステムの機能が合っていなければ、かえって現場が混乱することもあるので注意が必要です。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムの導入には、費用がかかるデメリットがあります。しかし、システムの導入によって生産性は大きく向上するため、長期的な視点に立てば結果はプラスになると考えられます。ここでは、システム導入の判断材料として、在庫管理システムを導入するメリットを紹介します。

1.誰でも在庫管理ができる

エクセルによる在庫管理では、複雑な関数やファイル管理により、管理者の属人化が課題となっていました。在庫管理システムは、データの入力・蓄積・出力に特化しており、複雑な関数を必要としません。さらにリアルタイムでデータが反映されるため、データの二重蓄積といった人為ミスも防げます。

2.ヒューマンエラーを防止できる

紙によるアナログな出入庫管理では、書き写しミスが生じる可能性があります。しかしバーコード管理と併せたシステム管理を行えば、在庫管理システムへの正確な転送登録が可能です。正確な出入庫管理ができるのはシステム管理ならではの強みです。

3.在庫状況がリアルタイムで分かる

出荷状況も把握できるため、リアルタイムな在庫状況が可視化されます。そのため、どの製品をどれだけ発注すればよいか、どの倉庫にどれだけスペースがあるのかを把握できるようになるのです。

4.IT導入補助金を受け取れる可能性がある

在庫管理システムの導入は「IT導入補助金」の対象となっています。中小企業・小規模事業者等が対象で、最大450万円の補助金を受けることができます。

在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

在庫管理システムの導入には、TRYETINGの「UMWELT」がおすすめです。UMWELTは、プログラミング不要で簡単に分析や自動化ができる社内ツールです。在庫管理におけるUMWELTの活用事例として、需要予測があげられます。需要予測をする際にエクセルがよく用いられますが、高度な分析まで行うことができません。UMWELTでは、実際の販売実績や商品のカラー・サイズのビッグデータを取り扱うことで、細かい単位での需要予測が可能です。UMWELTはSIer企業が開発している需要予測システムと比べ、最小の費用と手間で需要予測を行えます。

まとめ

適切な在庫管理は最終的な企業の売上につながるだけでなく、従業員の働き方改革の推進にさえ貢献します。ただ、在庫管理をすること自体は大切ですが、その管理方法にも目を向けるべきです。在庫管理は紙やエクセルでも不可能ではないですが、在庫管理システムがある現在では最適な管理方法とは言えません。在庫管理システムを導入すれば、業務の自動化やデータの一元管理ができるでしょう。TRYETINGのUMWELTは在庫管理にも活用でき、効率化はもちろんAIを利用した高精度な需要予測が実現します。これを機にUMWELTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。