使いやすい在庫管理表の作り方は？在庫管理システムで効率化を図ろう

商品がいつ入庫し、出庫したのかを正確に在庫管理表に記録することで、常に正確な在庫数を把握することができるようになります。そのため、適正在庫の維持には在庫管理表の作成を行い、維持管理する必要があります。

しかし、在庫管理表が乱れている場合、正しく在庫管理ができない可能性があります。また、Excel等の表計算ソフトでは複数拠点で共有しづらいなどのデメリットがあるため、大規模・多拠点で在庫状況を管理するには、在庫管理システムの導入をするとスムーズです。

本記事では、使いやすい在庫管理表の作り方と、複数拠点での共有にも便利な在庫管理システムについても紹介していきます。

▼更に在庫管理について詳しく知るには？
【保存版】在庫管理とは？取り組むメリットや具体的な方法を分かりやすく解説

▼社内のデータをAI化するには？
ノーコードAIツールUMWELT紹介ページ（活用事例あり）

在庫管理とは何を指すのか

必要なときに必要な場所へ、なおかつ必要な量を提供できるように適正在庫を維持するには、在庫管理が大切です。そして、適正在庫を保つためには、在庫管理は必要不可欠です。まずは、在庫管理の概要、重要性について紹介していきます。

在庫管理の概要

在庫管理とは、企業内に存在する原材料・仕掛品・製品などの在庫を、生産や販売などの活動に照らしあわせて、最適な状態・量で供給できるよう管理することです。在庫管理をする目的は、適正在庫を保ち、販売機会の損失や過剰在庫などを防ぐことです。

在庫管理の業務内容には、入出庫管理や返品管理、棚卸しなどがあり、これらの業務を行うことで在庫数、在庫の状態などを正確に把握し、適正在庫を保つことが可能となります。また、適正在庫を保つことは企業の利益の最大化にもつながります。

在庫管理の重要性

在庫管理によって適正在庫が維持できるようになると、不要な在庫の削減に役立ちます。さらに、在庫管理専門の部門が担当することで責任の所在が明確化するため、責任の押し付け合いにもなりません。

在庫は資産であるものの、時間の経過とともに減っていくため、現金化できないと売上損失にも繋がります。在庫数を適正に管理できると、最小限の在庫で利益が出せるようになり、収益最大化にも役立ちます。

Excelで在庫管理表を作るには？

在庫管理表によって商品の流れを把握することで、在庫切れの回避、さらには使用期限などの情報も可視化できるなどのメリットがあります。在庫管理表は、Excelでも作成することが可能です。

では、適正在庫の維持管理に必要な在庫管理表をExcelで作る場合には、どのように作成すれば良いのでしょうか？Excelによる在庫管理表の作成方法について、今から紹介していきます。

在庫管理表は2タイプ

エクセルを使って在庫管理表を作成するには、単表タイプと在庫移動表タイプの2種類があります。

単表タイプは、従来から使用されている紙のタイプの在庫管理表と同じ形式で、吊り下げタイプとも呼ばれます。単表タイプの作成方法は、型番と商品名を表のトップに入力したら、横軸に「入庫」「出庫」「残高」「担当者」などの項目を設け、さらに縦軸に日付を設定して情報を入力します。単表タイプは紙タイプのものと様式が変わらないため、エクセルに不慣れな人でも扱いやすいメリットがあります。

在庫移動表タイプは、単表タイプとは逆で横軸に日付を設け、縦軸に型番と商品名を設定して作成した表のことです。在庫移動表タイプでは、一つの商品に対して一つの在庫管理表を作る単表タイプとは異なり、一つのエクセルシートで多くの在庫管理が可能です。ただし在庫移動表はあくまで一覧性がメインであるため、単表タイプほど入出庫の細かい情報を記録できないというデメリットがあります。

在庫管理表を作る方法

エクセルでの在庫管理表の作成方法には、以下の3種類があります。

• テンプレートの利用
• エクセル関数の利用
• マクロの利用

ネット上には在庫管理表のエクセルテンプレートが無料で公開されているため、これらをダウンロードすれば簡単にエクセルで在庫管理ができます。

ただし、必ずしも最適な形式のテンプレートであるとは限らないため、多少手を加えて自社仕様にカスタマイズしたほうがよいケースもあります。テンプレートの在庫管理表が使えない場合は、エクセル関数を用いて一から在庫管理表を作成する方法が最適です。

エクセル関数を活用することで、入庫数と出庫数の差である在庫数を簡単に算出できます。エクセル関数の中でも、とくに在庫管理表に用いられることの多い関数は、以下の通りとなります。

SUMIF関数
特定の条件を付け加え、その条件にあう数値だけを足し算することができる関数です。入庫数と出庫数の合計をSUMIF関数で算出し、その差を見れば現在の在庫数が確認できます。

VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、テーブルまたは行別の範囲で検索する必要がある場合に使用します。
在庫管理では入庫管理表と出庫管理表という別々のシートからVLOOKUP関数を用いて数値データを在庫管理表に抽出し、その差を求めることで在庫数を算出できます。

IF関数
IF関数とは、Excel で頻繁に使用される関数の 1 つであり、ある値と期待値を論理的に比較できます。

在庫管理表で関数を設定する時に、SUMIF関数やVLOOKUP関数で算出した在庫数が一定の数以下になったときに、自動で｢要発注｣と表示できるよう設定すれば、在庫の欠品防止にも役立ちます。

Excelによる在庫管理表の作成手順

Excelによる表計算ソフトでも、在庫管理表を作成することは可能です。Excelで簡単に在庫管理表を作成する方法をご紹介します。

1.必要項目を入力する

まずは、項目欄に日付や商品名などの必要項目を入力していきます。主に、必要項目となるものは以下の通りとなります。

• 商品名
• 商品番号
• 繰越数
• 入庫数
• 出庫数、在庫数
• 日付

必要項目は会社ごとに異なるため、もし現在使っている在庫管理表（手書きのものを含む）があるなら、記載されている項目を参考にして作成しましょう。

2.エクセル関数を入力する

次に、在庫数を毎日計算しなくてもいいように、関数を組みます。関数を入れることで、エクセルが自動で在庫数を計算してくれるようになり、計算ミスによって在庫数を間違える心配がなくなります。

3.書式を調整する

最後に、ウィンドウ枠を固定して見やすくする、または入力項目の行や一行おきに色をつける、枠線を表示するなど、社内で使いやすいように書式を調整します。

Excelで作成した在庫管理表の問題点

Excelにはパソコンを触ったことがある人にとっては馴染みのあるソフトであるため、操作的にも心理的にも導入や維持管理のハードルが低いなどのメリットがありますが、デメリットもあります。Excelで作成した在庫管理表の問題点について、いくつか挙げていきます。

※ここでは、パッケージ版のExcelについて説明しています。

規模が限定される

Excelは同時編集ができないため、複数拠点におけるリアルタイムでの管理には不向きです。さらに会社が大きくなり、取り扱い品目も増えていくと、在庫管理担当者の人数も増えるため、保管場所も複数拠点となる可能性があります。しかしExcelでは複数拠点での利用が難しいことから、Excelによる在庫管理表の運営は、規模感として個人事業主や2〜3人規模の組織が限界と言えるでしょう。

複数人での同時編集ができない

Excelでは、クラウド型のシステムではないことから、複数拠点の情報共有は即座に反映されません。また、情報共有時、複数人数で在庫管理表を同時編集することもできません。そのため、在庫の保管場所は限られ、在庫情報をその場で共有できる状態でなければなりません。

データ量が増えることで動作が遅くなる

表計算ソフトであるExcelは、データ量が増えると動作が重くなることがあり、大容量のデータを累積するには向いていません。そのため、データが増えれば増えるほど動作が重くなるデメリットがあります。

運用のノウハウの共有がしにくい

Excelは、各々で使い方が違うことがよくあります。たとえば、一人の担当者が在庫管理表を作成し運用していた場合、その運用方法は属人的なものとなってしまいがちです。

そのため、いざ担当者が退職した場合などの引継ぎ問題や、次に継続して引き継いだ人はある程度のExcelのリテラシーと、前任者の運用方法を理解しなければなりません。

ファイルの時系列が不明確になる

在庫情報は、常に最新のものであるということが最も望ましい形です。しかし、在庫管理表を複数人数で管理する場合は、その運用ルールを定めておかなければ、最新のファイルがどれなのか分からなくなってしまいます。そもそもExcelは機能上複製ができてしまう上、操作履歴も残らないため、あらかじめ運用ルールを最初に決めておく必要があります。

在庫管理を効率化するなら在庫管理システムがおすすめ！

在庫管理を効率化させるには、自動で在庫管理が行える在庫管理システムの導入、維持管理がおすすめです。では、在庫管理システムとは一体どのようなものなのでしょうか？これから導入を検討されている方向けに、在庫管理システムの内容、導入メリットについて紹介していきます。

そもそも在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、資材や商品の在庫情報や、入荷・出荷時の数量の情報を入力して、在庫を過不足なく把握・管理するシステムのことです。在庫管理システムは、大きく分けて基幹システムと在庫管理を専用で行うシステム（実在庫管理システム）の2つに分けられます。

基幹システムとは、会社にとって中心的な活動である販売や生産、会計を管理するシステムです。基幹システムでは、主に売上・仕入・製造などの処理に連動し、在庫数を増減させ｢帳簿在庫｣を管理します。

在庫管理を専用で行うシステム（実在庫管理システム）にはモノの動きに併せて入出庫数を増減させ、｢実在庫｣を管理していきます。多くの企業では基幹システムをメインとし、実在庫管理システムをサブシステムとして導入するケースが多いです。

在庫管理システムのメリット

在庫管理システムを導入することにより、発注業務からリアルタイムで在庫データを反映できるようになるため、棚卸作業の負担軽減に役立ちます。また、在庫を適正に管理できるようになることから欠品による機会損失を抑制します。さらに、機械によって在庫管理を行うことで、人的エラーの防止にも役立ちます。

在庫管理システムを選ぶときは慎重に

在庫管理は、管理する規模によって導入の効果が異なります。例えば、実在庫の管理方法には実在庫管理システムの導入の他に、紙やホワイトボード、Excelといった管理方法もありますが、小規模事業の場合はこれらの方法でないとコスト的に合わない場合もあるでしょう。

在庫管理システムを導入する際には、まずミスや作業時間数が多い業務などを洗い出し、システムにどんな機能があれば改善ができるのかなど、具体的な数字から費用対効果を確認しましょう。さらに会社としてのメインシステムはあくまでも基幹システムであるため、それらに合わせた形で運用する必要があります。

また、システム導入により効果を出すにはシステムの調達だけではなく、初期データの設定、現場の整理整頓、バーコードの整備、運用方法の検討、マニュアルの作成、現場への教育とトレーニングなどの導入体制も必要となります。費用対効果や基幹システムとの同期確認、導入体制などを考慮した上で、最適なシステムを選ぶことが大切です。

在庫管理表の作り方で迷ったらTRYETINGの「UMWELT」にお任せください

在庫管理システムを構築、導入することで、入荷、出荷、在庫数などがリアルタイムにシステムへ反映でき、より適切な在庫管理が可能となります。

しかし、在庫管理システムの導入、維持管理にはプログラミングやネットワークなどの知識が求められることもあります。そこでおすすめなツールが、TRYETINGの開発するノーコードAIクラウドUMWELTです。

利便性を追求したアルゴリズムを提供

UMWELTは、在庫管理を含む数多くのアルゴリズムが搭載されており、それらを自由に組み合わせることで｢どんなデータでも｣｢簡単に｣｢高度な｣アルゴリズムを構築することが可能です。

ただ在庫管理をするだけでなく、AIによる需要予測やデータ分析と連動した在庫管理システムの構築が可能です。

精度の高さが魅力

UMWELTでは、すでに在庫管理や需要予測で実績のあるAIエンジンが使えるため、精度の高い効果を見込めるのが魅力です。UMWELTのシステムは、さらなるデータを追加すると強力な効果を発揮するAIエンジンを提供しています。より詳細なデータを収集することで、さらに細かい要因を考慮した上で需要予測が可能となります。

UMWELT独自の伴走サポートもある

UMWELTは、システムを導入して終わりではありません。 実際に有意義に活用していただくことを重視しているため、オプションでコンサルタントによる伴走型支援や、BI作成、トレーニングなどのプランを幅広く提供しています。一緒に取り組むことにより、社内でAI・DX人材を一緒に育てることにも繋がります。

過去事例：メーカー在庫3割減

UMWELTは膨大なデータから分析を行うことができます。たとえば、人間では考慮しきれない十数年分・数万品番の過去販売実績データからも需要予測を行うことができます。さらに、天気データなどの外的要因データを考慮した上で、より効率的な在庫管理を行なっています。

とりわけ営業の心理的要因（欠品回避圧力）によって過剰に発注してしまう分野ではかなりの効果を実現しています。UMWELTは、これらのデータや要因を踏まえた上で精度の高い需要予測を行い、在庫管理にも役立てています。

過去に提供したサービス事例では、大手食品メーカーの在庫を3割削減し、在庫回転率を1.5倍にアップさせました。

まとめ

在庫管理を効率的に行えるようになると、コスト削減やキャッシュフローの改善ができます。在庫管理の適正化には、在庫管理表の作成、さらに作成後の維持管理が必要不可欠です。

ただし、在庫管理表が適切に作成されていない、または運用のノウハウの共有ができておらず、作成後の維持管理が上手くなされていないと、管理がうまく機能しなくなってしまいます。適正在庫の維持管理には在庫管理表を適切に作成、管理する必要があります。

UMWELTであれば、企業の規模や用途に合わせて在庫管理システムを構築できるため、事業規模や取扱商品数に合わせて在庫管理システムを利用できます。またクラウド上によるシステム管理であることから、複数拠点での管理もスムーズです。在庫管理システムを導入する際は、ぜひUMWELTもご検討ください。