シフト作成の効率化は必須！人手不足の昨今に行うシステム化のメリットを解説

本記事では、従来のシフト作成の課題点や、それを解決するシフト作成システムについて詳しく解説しています。シフト作成の現状からシステム導入の基本的な部分まで、幅広く触れているので、シフト作成にお困りの方は是非ご参考ください。

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シフト作成の効率化はなぜ重要か？

ここでは、シフト作成の効率化がなぜ重要なのかについて解説していきます。

非正規で働く職員及び従業員のうち約3/4がパート・アルバイト

2020年の労働力調査によると、役員を除く労働力5629万人のうち、非正規職員及び従業員は2090万人です。その非正規労働者のおよそ3/4がパート・アルバイトを占めており、その総数は1473万人にも上ります。パート・アルバイトの規模感を踏まえ、その多くがシフト制で働いていることを考えると、シフト作成の重要性と難しさが見えてきます。

理想は「最低コストで最大の利益獲得」

シフト管理の目的は、店舗の利益を最大にすることにあります。売り上げ予測に基づき、人手不足と余剰人員が生じる事態を避け、適切なシフト作成をする必要があります。また、スタッフも主婦や学生などさまざまで、それぞれの事情に配慮したシフト作りも重要です。暇な時間に新人教育をして、忙しい時間帯にはベテランを配置するなど、人件費と売り上げを勘案して利益を最大化することが求められます。

効率的なシフト作成は運営戦略上の支柱

店舗が目指している理想があっても実際に手を動かして働いてくれるのはスタッフたちで、彼らにもそれぞれ都合があります。もしベテランに頼りきりだった場合、そのスタッフが欠勤や離職をした際に店舗運営にまで影響が及びます。一部のスタッフに頼りすぎる仕組みではなく、適切な新人教育や安定的な売り上げなど、現状に対処しながらも将来性のあるシフト作成をすることが極めて重要です。

シフト作成の効率化に際して押さえておきたいコツ

ここでは、シフト作成の効率化をする際の注意点や、コツなどを紹介します。人材に関する基本的なところから、システム導入などの発展要素まで、詳しく丁寧に解説していきます。

属性の異なる人材を採用する

働くスタッフの属性を固定し、主婦や学生だけにすると働ける時間も固定されてしまい、店舗の運営に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、幅広い属性のスタッフを雇うことはリスクの分散にも繋がり、お店の運営に対して十二分の力を発揮することができます。

シフトの提出ルールを設ける

シフト作成について回る悩みが、シフト提出のルールです。シフト作成時間やスタッフへの掲示期間を考えると、できる限り早めに出してもらうことが安定したシフト作成へ繋がるでしょう。また、シフト提示後の修正や追加などもあるため、早期のシフト提出・シフト作成・シフト掲示が重要です。これにより、運営サイドとスタッフの双方が不満なく店舗運営に関わることができるようになるでしょう。

スタッフの能力や特徴を把握する

スタッフの能力や特徴などを把握し、シフト作成に役立てることは非常に重要です。ベテランか新人かという基本情報はもちろんのこと、朝昼夜どの時間帯にいる人なのか、或いは人間関係や業務の得意不得意などの情報を把握した上でシフト作成をすることで、店舗運営の効率化やスタッフの不満解消など、多くのメリットを受けられます。

シフト作成をシステム化する

シフト作成において、システムを導入せずに紙媒体やExcelを使用してシフト作成を行う場合、スタッフの数に比例して負担も大きくなります。希望シフトの入力だけでも時間を取られる上、シフトの提示・確認もしにくく、管理者とスタッフの両者にとって非効率と言えます。シフト作成システムを導入すれば、多くの面で管理者とスタッフの双方の負担が軽減され、効率化につなげることができます。

従来のシフト作成の問題点について

ここでは、従来のシフト作成の問題点や、なぜうまくいかないのかについて解説します。シフト作成時などの作成者からの視点と、スタッフの視点から見た問題点について、詳しく述べていきます。

シフト作成及び管理者の負担が大きい

紙媒体はもちろん、Excelを使用していてもシフト作成は作成者による人力作業であることに変わりありません。スタッフの数や運営する店舗数にも左右されますが、人の手でシフト作成するには限界があり、大きな負担となります。

運営側の負担はスタッフへの負担に直結

もしシフト作成に時間を取られたり、多くの修正や変更が発生してしまった場合、その分他の仕事に手が回らなくなります。シフト作成者・管理者の負担が増えれば増えるほど、スタッフのために割ける時間は減り、対応も疎かになってしまいます。そういった余裕のなさが、スタッフへの不満へとつながっていくのです。

運営とスタッフ間の溝が発生し、不利益につながる

管理者側のシフト作成の負担や、スタッフの日頃の不満など、双方の負担が増えれば、お互いに不信感などを抱くようになり、修復不可能なほどの溝が生まれてしまう可能性もあります。そうして運営が機能不全に陥れば、お店の利益どころの話ではなくなります。

システム化の導入が失敗することもある

シフト作成の負担を減らすためにシフト作成システムを導入しても、そのシステムが使用者にとって扱いやすいかは重要な点です。また、各業界のルールや労働基準法の改正などに対してスムーズに対応できるかなど、見るべきポイントはさまざまです。それぞれの運営指針に合ったシステムを導入しなければ、むしろ修正作業に追われ、無駄な労力を使うことになってしまいます。

シフト作成をシステム化するメリット

ここでは、シフト作成をシステム化するメリットについて解説していきます。効率化はもちろんのこと、その他にもさまざまなメリットがあります。

シフト作成者及び管理者の作業工数の削減

適切なシフト作成システムを導入することで、今まで人力で行ってきた入力などの作業を全てシステム化することができ、効率化につなげられます。作業工数が減り、その分の労力と時間は、新人教育や運営における他の業務に充てることができます。

スタッフのシフト提出及び確認作業の簡易化

今まではわざわざ紙に書いて提出していた希望シフトや、店に出向いて確認しなければならなかったシフト表なども、スマホ一台で行えるようになります。スタッフのシフト提出や確認などの作業が簡単になることで、シフト提出の遅れはなくなり、シフト表としての利便性も高まります。

環境に応じて最適なシフトを自動で設定できる

売り上げの多い時間帯や曜日などに応じて人を増やせるほか、スタッフの出勤可能日時やスキルなどを考慮するなど、シフトの最適化が可能です。ベテランと新人の配置バランスや、向き不向きを考えたシフト作成など、条件に応じて多くの機能が使用できます。

法に則したシフトが作成される

労働基準法に即したシフトを作成することができ、自分が作成したシフトをチェックする必要もありません。また、違反があった場合にはアラートなどで知らせてくれるため安心です。

複数店舗で一元化が可能

複数店舗の運営や、本社との連携が必要になる場合、特定の店舗だけでしか使えないシステムではせっかくの自動化も意味がありません。人力で作成するシフトと違い、欠員が出た際のヘルプ調整など、複数店舗で一元化可能なシステムであれば、大きな効率化へと繋がるでしょう。

シフト作成のシステム化後も継続的な1on1面談は必須

シフト作成をシステム化しても、スタッフへのケアは忘れてはいけません。ここでは、その重要性やメリットなどを詳しく解説していきます。

1on1でスタッフとコミュニケーションを取ることの重要性

店舗運営に携わってくれるスタッフは、誰しも事情を抱えています。職場で見せている姿が全てでは無いことを理解した上で、業務で困っていることはないか、不満や相談事はないかなど、一つひとつ気にかけてコミュニケーションを取ることは大切です。管理者だからこそできるコミュニケーションを心がけることが必要でしょう。

「対人」関連の問題はシステム化でカバーできない

シフト作成のシステム化はさまざまなメリットがあり、作業の効率化を促すことはできますが、人間関係まで手に負えるものではありません。スタッフとのコミュニケーションなどは、先輩スタッフや社員などが行うべき仕事です。全員が画一的な枠組みの中でコミュニケーションを取れることが大切で、気まぐれな相談ではなく、継続的で意味のある対話であることも重要です。

運営側のスタッフ育成能力にもつながる

1on1でスタッフと面談を行うのは、スタッフにだけメリットがあるのでは？と思われるかもしれませんが、きちんと管理者側にも育成能力の向上など、成長につながるものはあります。シフト作成がシステム化され、効率的になったら、その分スタッフも管理者もスキルアップを目指すことができます。

「HRBEST」でシフト作成をより効率的に！

ここまでシフト作成の大切さや気をつけるべき点などについて解説し、システム化のメリットなども解説してきました。シフト作成のシステム化に興味を持った方へ、「HRBEST」というAIを使った自動シフト作成ツールをご紹介します。

「HRBEST」の強み

HRBASTは、クラウドサービスのため常に最新の状態に保たれます。また法改正にも対応し、業界・社内ルールや、個人の能力等に合わせた最適なシフトを作成することができます。急な欠勤にも対応することができ、同じ管理者による複数店舗はもちろん、店舗ごとの管理者設定もできます。スタッフはいつでもどこでもシフトの提出・確認ができ、シフト表の利便性も高まります。

まとめ

この記事では、従来のシフト作成方法の労力や、システム化した際のメリットなどについて詳しく解説しました。現状からシステム化して、シフト作成をもっと効率的にしたいと思った方はぜひHRBESTの導入をご検討ください。

参照文献

労働力調査｜総務省統計局（2020）
https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/ft/index.html