シフト管理の課題解決にはシフト管理システム！導入のメリットやポイントは？

多くの企業で行われている業務の一つに「シフト管理」があります。シフト管理は、従業員の出勤日を適切に配置できれば、効率的な店舗の運営につながるため重要です。しかし、従業員数の増加や他業務の増加により、シフト管理を適切に行えないと悩んでいる方も多いでしょう。そこで今回は、シフト管理の現状や問題点について解説し、効率的にシフト管理ができるシステムを紹介していきます。

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シフト管理の現状と問題点は？

現在、多くの企業でシフト管理に悩んでいるケースが見受けられます。ここからは、シフト管理の現状と問題点について見ていきましょう。

シフト管理とは？

シフト管理とは店舗の営業時間に合わせて、適切な人材を配置していくことです。店舗を任されている責任者や店長によって行われるケースが多いでしょう。店舗運営を効率良く実践していくためにも、その実行には適切な人員配置や調整が必要です。

シフト管理は時間的負担がネック

シフト管理の問題点としては、管理者の時間的負担があげられます。特に、従業員の数が多くなるほど管理する人数が増大するため、シフト管理の手間が大きくなってしまうのです。その結果、シフト管理をおこなう店長や店舗責任者に心身共にストレスがかかってしまい、店舗の運営に大きく影響する可能性があります。

紙やExcelベースのシフト管理が一般的

多くの企業や店舗では、紙やExcelベースでシフト管理をするのが一般的であり、ICT（情報通信技術）を活用したシフト管理システムの導入が未だ進んでいません。紙やExcelベースでシフト管理をする場合、シフトに変更が出ると直接修正をして再度従業員へ通知し直さなければならないため、多くの手間が発生します。このように、一般的である紙やExcelベースのシフト管理では、さまざまな課題を抱えているため、できるだけ早い課題解決が求められます。

シフト管理システムによる課題解決

現状抱えている課題解決に適しているのが「シフト管理システム」の導入です。シフト管理システムとは、シフトの作成から管理を自動で行ってくれるシステムで、人の手で行っていた業務を全てシステムが実施してくれるものです。管理システムの導入により、今までシフト管理で悩んでいた企業も、多くの課題解決につながるでしょう。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムの導入には、大きく4つのメリットがあげられます。

• シフトを自動作成できる
• シフトをオンラインで提出・確認できる
• シフトの通知機能が利用できる
• ペーパーレス化につながる

シフトを自動作成できる

シフト管理システムでは、今まで人間が考えてシフト調整をしていた部分をシステムが担うため、シフト作成を自動化できます。それにより、シフト管理にかかる手間が削減され、今まで管理に時間を取られていた管理者の負担軽減につながるでしょう。また、従業員の予定に合わせてシフト調整する必要がなくなるため、従業員との個別でのやりとりが減り、本来の業務に集中できます。

シフトをオンラインで提出・確認できる

シフト管理システムでは、従業員が個人で所有しているスマートフォンやタブレットからシフトの提出や確認が可能です。場所や時間を問わず、そういった操作ができることで管理者の負担が軽減されるだけではなく、従業員の利便性向上にもつながるでしょう。システムを導入していなかった場合、従業員がそれぞれシフトの希望日を紙で提出したり、メール等で連絡しなければなりません。

従業員の数が多い場合、それぞれ個別での対応が必要となるため、多くの時間を要します。シフト管理システムであれば、シフトの提出がシステム上からできることで管理する手間がなくなり、従業員自身もシフト確認が手軽になるため、従業員と管理者の双方にとってメリットが大きいのです。

シフトの通知機能が利用できる

シフト管理システムが提供する機能の中には通知機能があり、それを活用して業務を円滑に進められます。急な欠勤者が出てしまい、代わりに出勤できる従業員を探す場合、人員不足を従業員へ通知することで、その日出勤できる人員を見つけられるのです。また、シフト提出の締切日をリマインドすることで、従業員のシフト提出漏れを防げます。

ペーパーレス化につながる

シフト管理システムはアプリベースになるため、ペーパーレス化につながります。紙やExcelベースでのシフト管理は、シフト作成後に印刷をして従業員に配布するのが一般的です。一方で、シフト管理システムはスマートフォンなどのインターネットへつながる端末さえあれば、アプリ上からすぐに確認できるため、紙の印刷が不要で資源の保護につながります。

シフト管理システムを選ぶポイント

シフト管理システムの導入により、シフト管理が抱えるさまざまな課題解決につながることがわかりました。では、実際にシフト管理システムを選ぶときのポイントはどのようなことなのでしょうか？ここでは、3つのポイントを紹介しましょう。

クラウド型であること

1つ目のポイントは、導入するシステムがクラウドに対応していることです。企業にシステムを導入する場合、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は、システムを導入するためにサーバーを購入するなどの手間が発生してしまいます。一方で、クラウド型は新たな機器の導入が不要で、インターネットにつながる環境さえあればすぐにでも利用を始められます。気軽に導入できるため、導入や運用時のコスト削減をしたい場合にもクラウド型がおすすめです。

無料トライアルが利用できること

2つ目のポイントは、無料トライアルが利用できることです。システムを導入する場合、企業によっては十分に活用できないケースも考えられます。たとえ最新の機能を搭載しているシステムだったとしても、企業の運用に合ったシステムでなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。そこで、無料トライアルを実施して企業に活用できそうなのかを事前に把握することで、導入後のリスク軽減にもつながるでしょう。

AI搭載であること

3つ目のポイントは、システムの機能にAIが搭載されていることです。AIが搭載されていることで、従業員の希望予定日にただ人員を配置するだけではなく、従業員のスキルに応じた配置をしたり、繁忙期には人員を多めに配置したり、急な欠勤時にも調整をしてくれます。今まで人間が考えて行っていたことをAIが実施してくれるため、AI搭載によって一般的なシフト管理システムよりも多機能で使いやすいでしょう。

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シフト管理システムのポイントを解説したところで、それらを満たす具体的なシステムを知りたいところです。そこでおすすめしたいのが「HRBEST」。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。

また、シフト変更が発生した場合にも自動で調整をしてくれるため、従業員の数が多くても管理の手間を最小限に抑えてくれるのです。シフト管理システムの中には無料で利用可能なものもありますが、その場合は機能が制限されていたり、利用人数が決められていることが多いです。それを考えればHRBESTのように、有料でも高機能なシフト管理システムを利用した方が有効でしょう。

まとめ

シフト管理は、従業員の数が増えるほど管理の手間が増大し、複雑になりやすいです。そこで、シフト管理システムの活用により、効率的なシフト管理が可能となります。もし、どのシステムを導入するべきかわからないという方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTはAI機能を搭載したシフトの自動作成ができ、急なシフト変更が発生した場合でも自動でシフト管理をしてくれます。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。