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COLUMN コラム

シフト作成

飲食店のシフト作成の悩みとは?組み方のコツを解説します!

飲食店にとって、従業員のシフト管理は大切な業務のうちの1つです。しかしながら、「手間がかかる」「スタッフの要望や不満に細かく対処できない」といった悩みどころが多いのも事実。この記事では、シフト作成の改善に向けて考慮すべき事柄をまとめてみました。

飲食店のシフト作成や管理でよくある悩み


具体的なよくある悩みは以下の通りです。あなたが働くお店でも思い当たることがあれば、1つずつチェックしていきましょう。

シフトの調整に時間や手間がかかる

アルバイトやパートのシフト表をつくるためには、その前段階として日程調整が必要です。ここに時間と手間がかかると感じる管理者は多いでしょう。特に、学生アルバイトがいる場合、テストや部活などの急な予定変更が入り、できあがったシフトの再調整をすることも珍しくありません。そのたびに管理者はまとまった時間をとって、シフト表をつくり直す必要があります。

シフト作成に集中できない

飲食店のシフト表作成にかかる時間は、長くて1週間と言われています。これに加えて、店舗の管理やスタッフとのコミュニケーションの業務も合わせると、そのコストはかなり大きなものになってきます。結果として、「シフト作成に集中できない」といった課題も生まれてきます。

ルールを守ったシフト作成が難しい

シフト表をつくるには、あらかじめ労働基準法などの法令や、社内規定で定められた休日数、勤務時間、連続勤務の上限などを知った上で、さらにお店を運営するために必要な人数を満たさなければなりません。シフト表に入力する時点で、「うっかり上限を上回る連勤になってしまった」「労働時間がオーバーしている」という事態になるのはよくあることです。

急な人手不足に対応しなければならない

シフト希望の提出締切が過ぎても、追加で休みを希望してきたり、急に欠勤するようなことは頻繁に起こりえます。そんな時、シフトの穴を埋めるために電話やメッセージアプリを使って代わりのスタッフを探すのも一苦労です。もともと少ない人数でシフトを回しているお店は、仕方なく店長が長時間労働でカバーするケースも見受けられます。

シフト管理者に精神的な負担がかかる

「人数や能力のバランスを考慮したシフトができた!」と思っても、よく見ると経験の浅いAさんの希望はすべて通り、頼りになるベテランBさんの希望は軽視され過度に負担がかかっていた、という失敗談もよくあります。公平なシフトを組めるかどうかは、スタッフの士気にも関わる重要なことです。その結果、シフト管理者に大きな精神的負担がのしかかります。

前任者と同じようにシフト表を作成できない

多店舗展開するチェーン店では、社員の異動が定期的に行われています。同じ会社の店舗であっても、前任者と新任者のシフト表の作成方法が違うことは珍しくなく、スタッフから「前の店長のやり方のほうがよかった…」と不満の声があがることもあるようです。新任の店長は「前の店舗では上手くいっていたのに、なぜ…」と困惑し、シフトづくりのスキルを一から立て直さなければいけない事態になることもあるのです。

人件費の管理に時間や手間がかかる

飲食店は従業員ごとに勤務時間が異なり、時給もスキルに合わせて1円単位でステップアップすることがあります。残業手当や早朝・深夜勤務手当も加わり、給与計算はとても複雑で手間のかかる作業となります。経営者の方は、人件費を減らしつつ、お客様への充分なサービスの質を保つことを求められますが、その分岐点を判断することはなかなか難しいです。

飲食店のシフト表作成の流れ


ここまでで、飲食店のシフト作成に関わる課題をまとめてきました。次は、シフト作成の手順について見ていきましょう。

1.各従業員からシフトの希望を聞く

事前にスタッフから勤務希望日、時間帯を提出してもらいます。期限に余裕を持ち、「2週間前まで」と決めるパターンが多いです。提出期限が守られない場合、個別に声をかけて提出を促します。

2.集まったシフト希望をもとに調整

出揃ったスタッフの希望をもとに、具体的なシフトを調整していきます。繁忙時、閑散時で必要な人数は違うので、時間帯ごとの予定人数と照らし合わせながら進め、最後にトータルの人件費を計算します。

3.シフトの交渉やヘルプを頼む

調整の段階で、どうしてもシフトが埋まらない時間帯があることもあります。その際は「この日に出勤お願いできますか?」と直接スタッフに依頼し、協力を仰ぎます。もし近隣の店舗との相互ヘルプの連携があれば、応援を頼むこともできます。

4.全員にシフト表の情報を共有する

シフト表を組んで最終チェックを終えたら、確定したシフト表を各従業員と共有します。プリントして手渡したり、メッセージアプリで画像を送ったりします。

5.必要に応じて調整や修正をする

スタッフの急な欠勤や、悪天候でイベントの中止といった予定変更はよくあることです。その都度シフトの調整や修正をします。近年SNSなどで話題になるのが、「体調不良でシフトを休む際、自分で代わりを探すように言われた」という従業員の困惑や不満の声です。そのルールがある職場は案外多いですが、本来は急な欠勤には管理者主導で対応するものです。スムーズに対応できる仕組みのある職場で働きたい、という声は、今後さらに高まっていくでしょう。

飲食店のシフト表を作成する際のチェックポイントやコツ


チェックの段階で気を付けるべきことをここで挙げておきます。確認漏れがないよう、担当者用のチェックシートがあるとより運用がスムーズになります。

繁忙期や忙しい時間帯を把握できているか

多店舗をかけ持ちするスーパーバイザーが、シフト管理をすべて担当することもあるでしょう。その場合、自分が現場に立ってオペレーションに加わるわけではないので、店舗ごとの繁忙期の違いや、曜日別の繁忙時間帯をしっかり把握できていない可能性があります。シフト表を現場の責任者に見てもらい現場と管理者とのギャップがないよう、しっかり状況把握することが大切です。

従業員の人数は適切か

適切なマンパワーを計るものさしは、大まかに以下のの2つです。利点が相反するため、どうバランスよく収めるかが管理者の腕の見せ所です。

  • サービスのクオリティを保てるか
  • 売上に対して適切なコストか

役割のバランスを考慮できているか

飲食店は、調理、ホール、レジ、皿洗いといった役割に分かれています。それぞれ適切な人数が充足しているか確認します。職種により繁忙時間帯が違うため、出勤時刻や退勤時刻をフレキシブルに設定するのも、特にコストの面で大切なポイントです。

能力のバランスを考慮できているか

従業員の数だけではなく、能力のバランスを考慮したシフト調整ができているかも重要なチェックポイントです。新店オープン時などに、「人数はたくさんいても、新人ばかりでお客様に迷惑をかけた」という話はよく聞きます。そんな事態が起きないよう、予防策を講じましょう。スタッフ一人ひとりのレベルを可視化できるツールがあることと、新人とベテランが自然にペアを組める仕組みがあれば、この問題の大半は解決することでしょう。

シフトの内容に偏りがないか

同じ職種同士、シフトの内容をつい比べてしまうのが人情です。総労働時間や繁忙時と閑散時のバランス、休憩時間の有無など、なるべく平等になるように調整しましょう。「シフトに入りたくても入れない」「休みたいのに休めない」など小さな不満が積もることで、仕事に対するモチベーションが下がり、離職の原因にもなります。

人間関係の配慮ができているか

人が多い職場だと、従業員同士の人間関係を把握してパフォーマンスの低下を防ぐことも大切です。相性が悪い従業員同士をペアにさせると、サービス低下にもつながることがあるので注意が必要です。

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まとめ

飲食店のシフト作成は、オーナーにとって大変な業務の1つですが、改善することで経営の効率化にも繋がります。TRYETINGのシフト自動作成AIクラウドなら、1ヶ月間無料体験も可能です。この記事を読んだ機会にぜひトライしてみてください。

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