複数店舗のシフト管理をする方法は？おすすめのツールも紹介します

飲食店など複数店舗を経営するサービス業にとって、「すべての店舗のシフト管理をまとめて効率化したい」というのは悲願ではないでしょうか。ここでは、そんな複数店舗のシフト管理の方法や、おすすめのツールを紹介していきます。

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複数店舗を一括でシフト管理する方法

現在よく行われている、複数店舗のシフト管理の方法は大きく分けて3つ。ここでその特長やメリット、デメリットをみてみましょう。

Googleスプレッドシートを利用する

「お金をかけずに、パソコンで管理できる複数店舗に対応するシフト表を作りたい」という場合に、リアルタイムでお互いの編集内容を共有できる表計算ツールの「Googleスプレッドシート」が広く使われています。ただし、まったくやったことのない人が「つくってみよう」と着手してもパっとできるものではありません。まわりに尋ねる人がいない状態で手探りが続き、「時間がかかるばかりで上手くいかない」と、頭を抱えて投げ出す例も少なくありません。

シフト管理ツールを利用する

自力での表作成が難しいと感じる場合は、すでにシステム化されて即実用可能な、クラウド型シフト管理システムの導入が視野に入ってきます。複数店舗のシフトを一元管理するための便利で使いやすい機能が搭載されているものがほとんどで、「目からウロコ」「なんでもっと早く導入しなかったのか！」と言われるほど、シフト管理が劇的に進化します。

自社で管理システムを開発する

従業員が多い場合には、自社用の専用システムの開発をメーカーに依頼するのもいいでしょう。現場に合わせた最適なオリジナルフォーマットや機能をカスタマイズできるので、よりユーザビリティの高い管理ツールとなります。しかし開発コストは莫大で、発注から納品までの手間と時間もかなりのもの。発注側にもある程度の知識が必要なので、社内に打ち合わせができる担当技術者がいない場合は、導入のハードルはかなり高くなります。

複数店舗のシフトを一括で管理するメリットは？

さて、実際に複数店舗のシフトを一元管理することで、シフト管理の業務がどのように変化し、ラクになるのでしょうか。その効果を解説します。

店舗全体の状況を管理できる

複数店舗を経営し、店長など現場の責任者にある程度運営を任せている場合、「店舗によってシフトの管理体制が異なる」ということが少なくありません。同じ組織なのに管理方法が幾通りもある状態は、人事異動や新店オープンといった成長過程で混乱の元となり、百害あって一利なし。一元管理をすれば、どの店舗のシフト管理体制も統一できるため現状を素早く確認でき、人事異動の際の引き継ぎもとてもスムーズになります。

コンプライアンスの問題を防げる

労働基準法などの労働法を守ることは、人を雇う上で大切な経営者の責任です。しかし、現場の全店長にしっかり浸透させるのは、人手不足の世の中でなかなか難しいこと。そこで、あらかじめ法律で決めらている、基準がしっかり埋め込まれたアラート機能を利用すれば、違法な状態をシフトづくりの段階で予防できます。シフトのダブルチェックの手間も省けるため、マンパワーや人件費をカットしつつ、法令遵守も自動的にクリアできるのです。

人手不足の解消になる

「導入前には気づかなかったが、複数店舗を一括管理することで、クラウド上だけでなく、実際の店舗間の繋がりが生まれ、実はこれがかなり大きなメリットになった」という好事例が多発しています。 例えば「店舗Aで人員が足りない」という場合、「店舗Bの〇〇さんと店舗Cの△△さんがシフトに入れる」とすぐにヘルプスタッフを確保することができ、お互いの職場を行き来することで絆が生まれ、スタッフの仕事の幅が広がるスキルアップまで叶った。そんなエピソードがあちこちから聞こえてきています。 「自分の職場もそうありたい」と思う方も多いのではないでしょうか。

複数店舗のシフト管理におすすめのツール8選

では具体的に、どんなクラウド型シフト管理システムを導入するのがいいのか。現在メジャーとされる、代表的な8つのシステムの特長を見ていきましょう。

Sync Up

パーソルイノベーションの「Sync Up（シンクアップ）」は、シフト作成から他店舗ヘルプ調整までシフト管理の全てがオールインワン。

• 月単位、週単位などあらゆるシフト作成期間に対応
• 専用アプリを使い、スタッフは「いつでもどこでも」希望シフトを提出可能
• 自動リマインドで出し忘れ防止

などの便利機能を備えています。集めたシフトは自動でシフト表に反映されるため、入力ミスがなくなる、というメリットも。さらに、複数店舗間でのヘルプをワンクリックで調整でき、人が足りないシフトをエリアで共有することが可能。人員調整のための工数削減と人手不足解消を実現し、スタッフの「スキマ時間」の有効活用にも繋がります。

シフオプ

利用ユーザー数が8万人を超える、リクルートの「シフオプ」。人手不足対策、シフト管理効率化など、現場の課題を解決するための工夫に富んでいます。高評価のポイントの一つが「ヘルプ機能」。人手が足らない時に、シンプルな操作でスタッフへの一括連絡ができ、ヘルプを募ることができます。 つまり、メールや電話で一人ひとりと連絡を取る手間がなくなるということ。しかもヘルプ機能は、店舗内のスタッフだけでなく、 他店舗のスタッフに対しても実施可能。ヘルプの効果的な活用で、従業員の稼働率を上げ、労働力不足をスマートに補うことができます。

Shiftee

スマホ、タブレット、PCに対応した現場志向のクラウド型シフト管理システム、システムサポートの「Shiftee（シフティ）」。

• 複雑・特殊なシフトパターンやテレワークにも対応
• スタッフのスキルを見える化してシフト作成に活用
• LINEと連携できるなど、データ連携でシフトに関連する業務を効率化

などの機能が充実。 Android、iOSに対応した専用アプリも、管理者、スタッフ双方から使い勝手がいいと好評です。さらに、「人件費管理に、独自の手当を加算したい」「来店データ、物流データ、天気データなど、独自の情報を連携して、シフト管理に生かしたい」など、特殊な運用に合わせて個別にカスタマイズできる強みもあります。

MAIDO SYSTEM

まいどソリューションズの「MAIDO SYSTEM（ミカドシステム）」は、シフト作成からタイムカード、給料明細発行までトータルにサポートするのが特徴。タイムカードアプリを使い、交通系ICカードや携帯電話を通してスマートに打刻。不正打刻も防げる優れものです。タイムカードデータは自動的に集計され、給与計算もオートで行えるので、事務処理の労力を大幅にカットできます。給与明細をアプリから確認できるのも便利な利点。「扶養控除内で働きたい」というアルバイト、パートスタッフが年間の給料額をいつでも確認できるので、自己管理が可能となり、「年末が近づくと、心配になって総務に問い合わせていた」そんな手間がゼロになります。

Rshift

オーエムネットワークの店舗向けシフト管理システム「Rshift（アールシフト）」は、各業種の特性を十分に考慮して開発されていることが強み。小売業、サービス業で必要となる機能を豊富に取り揃えています。

• 月間シフト表作成
• 日別シフト表作成

を自動で行い、もちろんスマートフォンとも連携しています。特筆すべきは、世界最高速の数理最適化エンジンを搭載していること。最新のデータ分析技術やマネジメント理論をフル活用しながら、「ムリ・ムダ・ムラの削減」に主眼が置かれ、この時代に求められる先進的なシフト管理を可能にしています。

jinjer

ネオキャリアの「jinjer（ジンジャー）」は人事データを一元管理するためのHRプラットフォーム。これまでバラバラに管理されていた採用活動、人事管理、勤怠管理、経費管理、給与管理などの人事業務を一つのプラットフォームに集約することで、管理者の業務効率を大幅に改善できます。また下記のデータを集積・分析することで、組織経営に必要なデータをアウトプットし、「働きたい」と思われる組織づくりに貢献します。

• ペーパーレス化など、オペレーションの改善
• エンゲージメントや離職率算出などの、従業員データの活用
• 発見された課題を改善など、組織データの活用

Fooding Journal

飲食店のようなサービス業の勤怠管理に特化しているのが、プロスの「Fooding Journal（フーディングジャーナル）」。シフト勤務のアルバイト、パートは、曜日や時間帯で時給が異なることが多く、さらに残業や深夜などの手当が加わると給与計算はとても複雑に。加えて複数の店舗を展開する組織では、総固定費などのコストを集計する際に「ヘルプの付け替え」などが発生し、担当者を悩ませます。その煩雑な業務を一気にシンプル化するシステムとしてFooding Journalは活用されています。人手不足が続くサービス業界では、管理者が常時現場にいないこともあるでしょう。そんな目が届かないところでも、一人ひとりを認識し正確な時間管理を可能にする「不正防止システム」も、経営者のニーズに応えるポイントです。

HRBEST

AIによる「組合わせ最適化」を用いたアルゴリズムを備え、複雑なシフトも一瞬で作成できる、TRYETINGの「HRBEST（ハーベスト）」。他のシフト自動作成ツールには見られない、かゆいところに手が届く、先進的な便利機能が整っています。

• 多店舗展開をする組織に重宝される再計算機能（急な欠勤の発生時、シフト変更がパっ一瞬で再計算できる機能）
• 能力に応じたシフト作成（人員配置が偏らないよう、ペアの組み合わせまで考慮）
• 休暇設定
• キャパ制約
• ヘルプ勤務推定
• 責任者フラグ
• 6連勤ルール
• 所定時間ルール

など、AIを駆使し業種や職種を問わず、どんな企業、勤務形態にもスムーズに対応。一歩先ゆくシフト管理ツールとして、大手企業はもちろん中小企業の経営者のみなさんから選ばれる、トップランナーを目指し躍進中です。

まとめ

「複数店舗のシフト管理を一括でしたい」という場合、案外色々な選択肢があることをお分かりいただけたでしょうか。中でもおすすめしたいのが、とても精巧に考えられたAIを活用する、TRYETINGの「HRBEST」です。AIだけでなく、リアルな「人によるサポート」も手厚いため、導入時の安心感も折り紙付きです。