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COLUMN コラム

シフト作成

店長がシフト管理で気をつけるべきポイント!従業員も納得できるシフト作成とは?

アルバイトやパートさんから頼られ、現場を仕切っていく店長さん。店長の笑顔が職場の士気を高め、よりよいサービスを生み出す源泉であることは間違いありません。従業員達と店長との間で、トラブルの種となりやすいのがシフト作成と運用です。その解決のため、近年急速にAIを活用した、驚くほど便利なシフト管理システムの導入が中小企業にも普及しはじめています。

▼更にシフト作成について詳しく知るには?
シフト表作成に役立つツールとは?メリットやおすすめは?article-banner-hrbest

頭を悩ますシフト管理!店長が気をつけるべきポイント


店長が上手く店舗運営していくのにあたり、キーワードの一つが「シフト管理」ではないでしょうか。アルバイトやパート、正社員などの雇用形態、メンバーの個々のスキル、また慢性的な人手不足など、シフト管理には細かい配慮や悩みがつきもの。店長の皆さんのご苦労を思うと頭が下がるばかりですが、ここであらためてシフト管理において注意が必要なポイントを挙げてみます。

コンプライアンス

労働時間や休日などの法的な基準を示す「労働基準法」のほかにも、「最低賃金法」、「労働契約法」、「男女雇用機会均等法」などの労働に関する法律がたくさんあり、これらを知らずに採用活動をし、シフトを組んでしまうと、結果として違法な労働条件に該当する恐れがあります。残業手当の計算や残業時間の管理も法に基づいて管理する必要があり、「知らなかった」では済まされないのがコンプライアンスです。

アルバイトのシフト提出

スタッフからなかなかシフト希望日が提出されない」ということはないでしょうか。延滞の結果、シフト作成のスケジュール全体が後倒しとなり、今度は「店長のシフト公開が遅い」というクレームにも…。スタッフに円滑に協力してもらい、希望日提出の延滞を防ぐ必要がありますが、人数の多い職場ではなかなかスムーズにいかない実情があるようです。

アルバイトのシフト希望

近年、サービス業では人手不足が続き「かきいれ時の繁忙期に、どうしてもシフトが埋まらない」という状況をほとんどの店長さんが経験し、頭を悩ませています。シフトを埋めるために「この時間帯に人がいないから出勤してくれる?」「はい、大丈夫です」こんな会話をすることになりますが、その際に店長、スタッフの双方が、不和やストレスを感じることは避けて通れません。それぞれお互いの立場や思いが理解できるからこそ、モヤモヤしてしまうケースが後を絶たないのです。

店舗間での管理

中には、「複数店舗のシフト管理を一手に引き受けている」という店長やスーパーバイザーもいることでしょう。複数店舗のシフト作成や人件費を一括で管理でき、他店舗にヘルプ調整ができるシステムがあればいいのですが、多くの場合、メールや電話で調整しているのが現状ではないでしょうか。

正しく、分かりやすいシフト表

ところで、あなたの職場のシフト表はどんなものですか?Excelを使って入力し、出力したものを配る、シフト表の画像をLINEグループで共有する、などが一般的ですが、この方法の問題点として「入力ミス」と「表が見づらい」という2つが挙げられます。ダブルチェックを頼める人がいないことも多いでしょうし、分かりにくい表を読み間違えてしまい、勘違いで「出勤してこない」という事態は十分起こりうることです。

シフト管理が上手な店長とは?


店舗運営において、人件費を勘案しながら人員調整をしていくことの大切さを、店長なら誰もが痛感していることでしょう。そして、そこには必ず人の感情が介在するため、精神的な負担として重くのしかかります。そこで以下では、シフト管理をうまくこなすための理想状態をご紹介します。店長も従業員も助かるしくみのヒントを、ぜひここで見つけてみてください。

アルバイトとの関係

店長の仕事は一にも二にもコミュニケーション力。メンバーと上手にコミュニケーションをとり、よいシフト管理ができなければ、皆の士気低下に繋がってしまい、売上にまで悪影響…そう言われて心当たりのある方もいるのではないでしょうか。裏を返せば、円滑なコミュニケーションを元にしたシフト管理ができる店長こそ、好業績の鍵を握るリーダーだということです。

アルバイトの教育

「多くの業務をこなせて、シフトにも柔軟に対応してくれる、信頼のおける中堅のアルバイトの層を厚くしたい」と、どの店長も思っていることでしょう。それにはやはり、時間をかけて教育し、信頼関係を築きながら、時給アップなど頑張りをしっかり評価することが不可欠です。非常に残念なことですが、中には「SNSに職場での不適切な内容を投稿してしまう」といった予想外の行動をするアルバイトもいます。その原因に職場への不満があるとしたら、できるだけ不満を生まないシフト管理を心がけることも事前防止策の一つかも知れません。

システムの活用

何かと負担の多いシフト管理ですが、システムを導入することで、シフトに関する業務負担の軽減ができることをご存じでしょうか。

  • いつでもスマホからシフト希望を提出できる
  • シフト表の作成が自動化でき、入力ミスもなし
  • リアルタイムで共有できる見やすいシフト表
  • サポート体制が充実し、PC作業が苦手でも安心

シフト管理システムは店長だけでなく、アルバイトスタッフの利便性をも向上させるWin-Winのツール、ということに是非注目してみてください。

シフト管理システム導入での気になるコストについて


シフト管理システムを導入したい!と思っても、コストが気になるのは店長として当然のことでしょう。実は、シフト管理システムは色々な種類があり、事業規模や欲しいサービスにより選ぶポイントが違います。ここでは、大まかに2つのタイプがあることを知っておきましょう。

オンプレミス型(パッケージ型)

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして運用するタイプ。初期費用が30万円~100万円ほどかかり、システムの運営と管理を自社内で行う必要があり、専任の技術者が必要です。ランニングコストとして、サーバーの維持管理費、技術者の人件費を要しますが、数千人単位の従業員が働く大企業では、トータルコストや自社で完結できる利便性からこちらを選ぶのが一般的です。

クラウド型

一方クラウド型は、シフト管理システムのメーカーとサービス利用契約を行うタイプで、自社でのサーバー管理がなく技術者も必要ありません。初期費用の無料~50万円に加えて、月額料金としてシフトに加わる従業員1人あたりの利用料が100円から500円ほどに設定されています。初期費用が高めに設定されている場合は、導入時に自社に合う形にカスタマイズしてもらえるプランがあるなど、それなりのメリットがあるので、必ず価格だけではなくサービス面でも比較検討して選ぶようにしましょう。ランニングコストとして、「管理する従業員1人につき、月額数百円から」というメーカーがほとんどで、多くの中小企業が導入し重宝されています。

店長のシフト管理は自動化できるHRBESTにお任せ!

がんばる店長さんを助けるシフト管理システムでありたい。シフト自動作成AIクラウドHRBESTはそんな思いで設計され、かゆいところに手が届く便利な機能が満載です。

HRBESTの特徴

皆さん「おー!」と驚くのが、「スマートフォンからシフト希望を提出→ワンクリックでシフトを自動作成」という超便利な機能。急な欠勤が発生しても再計算がすぐに可能なところも「すごく助かる」と言われるポイントです。

HRBESTの便利機能

あらかじめ労働基準法(労働時間、休日等)に自動的に対応しているので、うっかり違法なシフトを組んでしまうことがありません。パート、アルバイトなど様々な雇用形態に対応し、所定労働時間だけではなく、連勤や公休、各種休暇、社内ルールも考慮してシフトを自動作成します。

HRBESTのコスト

気になるコスト面ですが、導入時の初期費用、基本使用料は無料。登録されているスタッフ一人につき毎月500円がかかるという、分かりやすい月額制です。まずは1か月の無料体験期間があるので、ゆっくり時間をかけて自分の職場に会うシステムかどうか検討することができます。

まとめ

店長になってみてはじめて分かる苦労や、やりがい。その過程で「シフト管理がもっとスムーズだったら…」「シフト管理に割く時間を、サービス向上のために使えたら」と思うことが何度もあることでしょう。HRBESTはまさに、そんな頑張る店長さんたちのために誕生した時短ツールです。人事に先端システムを取り入れることが、実は売上アップにもつながる。そんな素敵な未来こそ、私たちの本望です。

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