シフト管理に重要な「人件費率」の計算方法＆人件費削減のためのポイント

シフト管理をするうえで重要になる指標が「人件費率」です。人件費率は、適切に計算をしてシフト作成をおこなうことで人件費の削減につながります。しかし、人件費率をどのように計算するのか分からない人も多いでしょう。今回は、人件費率の計算方法と人件費削減のポイントを解説します。

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シフト管理に重要な「人件費率」とは？

人件費率と聞いても、言葉だけを知っていて実際にどのようなものかまで理解している人は少ないでしょう。そこで、人件費率について計算方法を含めて解説していきます。

人件費率とは？

人件費率とは、企業の売上に対する人件費の割合のことです。人件費率は、値が小さいほど人件費をかけず売上に結び付いており、値が大きいほど売上に対して人件費がかかっていることになります。人件費率の割合は飲食店業界で約33%、卸売業で約7％と言われており、業種によって変わっているのです。特に、接客などの人の手が介入する業種は、比較的高くなる傾向があります。

人件費率の計算方法

人件費率は、以下の計算で算出できます。

人件費率（％） = 人件費 ÷ 売上 × 100

人件費率は、低いほどいいわけではありません。なぜなら、人件費率が低い状態は売上に対して人件費が少ない状態のため、スタッフへの還元が不十分だったり、スタッフにかかる業務負担が大きい可能性も考えられるからです。人件費率は、業種に応じた適切な比率を目指しましょう。

人件費を削減する！シフト管理のポイント

人件費を削減したい場合、シフト管理がポイントとなります。ポイントを理解したシフト管理をすることで、適切な人員配置が可能となって人件費の削減につながるのです。ここでは、シフト管理のポイントを3つ紹介します。

シフトは時間単位で計算する

1つ目は、シフト管理を日ごとではなく時間単位でおこなうことです。シフト管理者によっては、1日の出勤人数を固定したシフトで運用しているケースがあります。1日単位で計算してしまうと、忙しくなるランチタイムで人が足りなくなり、ランチタイムを過ぎて手が空く時間は暇になってしまいます。そこで、時間ごとにシフトを組むことをおすすめします。忙しい時間帯には人数を多めに配置し、暇になる時間帯は少なめに配置することで人件費の削減につながります。

必要なスタッフ数を把握する

2つ目は、過去の売上や業務内容を考慮したうえで必要なスタッフ数を把握することです。過去のデータを参考にすることで、どの時期に忙しくなるのかが予想できるため、繁忙期に人員を多く投入するなどの対応が可能となります。また、業務内容に応じて必要なスタッフ数の把握をできるため、適切な人員配置ができます。

作成したシフトの見直しをする

3つ目は、作成したシフトで過不足なく業務がおこなわれたのかを振り返ることです。シフト作成は、作成後すぐに効果が出るものではありません。作成したシフトで十分に業務を回せていたか、スタッフの人数や配置が適切だったのかを振り返る必要があります。振り返った後は、次回のシフト作成時に内容を反映させることで精度の高いシフト作成ができるでしょう。

人件費を削減する際の注意点

人件費は、削減することでいくつかの影響が出てしまいます。人件費削減による影響としては下記項目などが挙げられます。

• スタッフへの業務負担増
• 新人教育にあてる時間の減少
• シフト数の低下

人件費の削減は、人数が減ってしまうためスタッフ一人にかかる負担が大きくなってしまいます。負担が重くなることで、スタッフのモチベーション低下を招く危険性があるため注意が必要です。スタッフの負担が大きくなることで、新人教育をする時間も減ってしまいます。スタッフは、業務が忙しいため新人教育に当てる時間の確保が難しくなるのです。また、人件費が減れば今までよりも出勤できるシフト数が減ってしまうため、スタッフは収入の減少につながってしまいます。

人件費削減を目指すならシフト管理ツールがおすすめ

人件費削減はバランスよくおこなう必要があるため、手作業でおこなっていくことが難しいでしょう。そこで、シフト管理ツールを活用することで、人件費削減を効率的におこなえます。

シフト管理ツールとは？

シフト管理ツールとは、シフトの作成や管理ができるツールのことです。今まで手作業でシフト作成をおこなっている場合、ツールの導入によって自動でシフト作成ができます。

シフト管理ツールのメリット

シフト管理ツールを導入するメリットは、大きく3つあります。1つ目は、必要人数や割り当てるスタッフを設定できることです。シフト管理ツールは、業務や曜日ごとに何人配置するのかを設定できます。また、業務に割り当てるスタッフも設定できるのです。2つ目は、シフト作成にかかる時間を削減できることです。手作業でシフト作成をするばあ、スタッフの出勤可能日を調整したり、スタッフのスキルレベルに応じた体制を考慮したり、曜日ごとの忙しさによって出勤人数を調整したりする必要があります。シフト管理ツールでは、自動でシフト作成をしてくれるため、作業負担を大きく減らせます。3つ目は、スタッフの満足度が向上することです。シフト管理ツールは出勤日に偏りが出ないように調整してくれるため、スタッフの不満も募りにくいでしょう。

シフト管理ツールの注意点

シフト管理ツールを導入する場合、今までおこなっていたシフト管理方法が変わってしまうため、適応するためのコストがかかります。また、当然ながらツール導入に伴う金額的なコストもかかってしまいます。ツールを選定する際には、自社の運用にあったツールであるかどうかを重視しましょう。

シフト作成を自動化！シフト管理ツールなら「HRBEST」

シフト管理ツールにはさまざまな種類があります。その中でもおすすめしたいツールが「HRBEST」です。ここでは、HRBESTの機能を4つ紹介します。

複雑なシフトも一瞬で作成

1つ目は、複雑なシフトを一瞬で作成できることです。HRBESTのシフト作成までの流れは以下の通りです。

• ①希望シフトの提出
• ②集計・最適化
• ③共有・確認

希望シフトの提出はスタッフがスマホから入力でき、入力結果をリアルタイムに確認できます。その後、労働基準法やスタッフのスキルを考慮した最適な人材配置をクリック一つで実現します。作成されたシフト表は、時間や場所に問わず確認可能です。

急なシフト変更にも対応

2つ目は、急なシフト変更にも対応できることです。HRBESTは忌引きや病欠など、スタッフの方々の急な欠勤や勉強会や研修などの直前の決定にも、自動で計算して出力することで迅速に対応ができます。

シフト作成にかかせない便利な機能

3つ目は、休暇設定・キャパ設定・ヘルプ勤務推定などの機能が搭載されていることです。休暇設定・キャパ設定・ヘルプ勤務推定を事前に設定しておくことで、設定内容を考慮したシフト作成をおこなってくれます。手作業でシフト作成をおこなう場合、全てを満たすシフトを作るために大きな手間がかかります。HRBESTを導入することで、自動でおこなってくれるため、作業時間の短縮につながるでしょう。

導入コストも最小限

4つ目は、導入コストが最小限で済むことです。また、HRBESTはクラウドのシステムになるので、アカウントの登録が完了した段階ですぐに利用ができます。

まとめ

今回は、人件費率の計算方法と人件費削減のポイントを解説しました。人件費は、削減することでコストカットにつながるため、企業の資産拡大にもつながります。しかし、人件費の削減には多くの注意点が必要となるため、手作業でおこなうと手間がかかってしまうでしょう。そこで、効率的に人件費を削減するために、シフト作成ツールの導入でシフト管理をすると良いでしょう。もし、どのシステムを導入するべきかわからない方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。