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シフト作成が難しい3つの理由!管理コストを削減するなら自動化がおすすめ

 

「シフト管理を自動化して、面倒な事務作業を終わらせたい!」。このような思いの経営者は多いのではないでしょうか。店舗運営業務の中でも重要な「シフト作成」。必要な仕事であるものの、シフト制作には時間と手間がかかります。また急な欠勤にも対応する必要があります。今回はこのシフト作成について「なぜ難しいのか」。そして、このシフト管理を自動化する方法について見ていきます。

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シフト作成が難しいといわれる3つの理由


従業員ごとに働ける時間、スキルだけではなく、時に人間関係も意識しなければいけないシフト作成。ここではこのシフト作成が難しいといわれる3つの理由について解説していきます。

公平さが求められる

シフト作成の難しいのは公平性が求められるからです。シフトについて従業員からの最も多い要望の一つが「公平な割り当て」です。しかし土日や夜間など、どうしても埋まりにくい時間帯はあります。シフト作成者は、従業員に頼み込んだ経験も少なくないでしょう。結果として、頼みやすい人の負担が重くなったり、従業員に不満が募ったり、悪循環でしかありません。そのため作成者は公平にシフトを組む必要があります。

従業員が希望を伝えやすい環境が必要

従業員がシフト作成者にシフト希望を伝えやすい環境づくりも重要です。融通がきく人は、シフト作成者を気遣っている場合が多く、始めは問題がないかもしれませんが、何度も我慢する内、不満を抱くかもしれません。そうならないためにも、どの従業員も各々の希望を伝えやすくする工夫が必要です。

満足度に直結する

従業員それぞれが家庭やプライベートなど、様々な事情を抱えています。彼らの私生活への配慮なしに、誰もが気持ちよく働ける職場環境を築くことは困難です。従業員個々の条件を最大限考慮し、シフト作成することに最大限、気を配りましょう。従業員にとって希望通りのシフトで働けることは、満足度向上につながるのです。

シフト作成時に気を付けるべきこと


円滑な店舗経営だけではなく、どの従業員も満足して働ける環境づくりに重要な「シフト作成」。ここでは、このシフト作成時に気をつけるべきことについて3点紹介します。

シフト作成のルール作りができているか

まずはシフト作成のルールです。従業員のシフト提出期限や、休暇申請といったルールが整備されていなければ、最適なシフト作成は難しくなります。中でもシフト提出期限は、従業員がルールを守らなければ、そもそもシフトが作成できません。シフト作成が遅れれば、他の従業員に迷惑がかかってしまうため、こういったシフト作成のルール設定は重要になってくるのです。

1人に負荷がかかるシフトになっていないか

偏りの多いシフトは良いシフト作成ではありません。表面上は必要人数が揃っているシフトでも、中身を見れば新人ばかりや、希望休暇が少ない人に負荷がかかるシフトでは、人員に大きな負荷がかかってしまいます。スキルや経験のある従業員を満遍なく配置し、かつ休日も偏りがないように組む必要があります。特定の従業員に負荷がかかるシフトでは、健全に働くことはできません。

コンプライアンスに違反していないか

コンプライアンス違反にも気をつけましょう。特定の従業員に負荷がかかるシフトは、時間外労働や休日不足につながります。しかしこの問題は、従業員のシフトを個別に把握することが難しいために起こります。コンプライアンスに違反しないためにも、シフト作成時に細かくチェックする必要があるのです。

手作業でのシフト作成が難しいケース


1人の従業員に負荷のかからないシフト作成。コンプライアンス違反をしないシフト作成。そして何十人もの従業員のスキルや出勤可能日を把握し、手作業でシフト作成することは至難の技です。しかし、なぜここまで手作業のシフト作成が難しいのでしょうか。

従業員数が多い

従業員が多ければ多いほど、シフト作成は難航します。各従業員が持つスキル、勤務年、稼働可能日時で全く同じ人はまずいません。しかし、最適なシフト作成をおこなうには、個々従業員の諸条件を全て把握しなければなりません。従業員の数が増えれば増えるほど、それら全従業員の条件を把握する必要が出てくるため、大変手のかかる作業になることは間違いありません。

業界ごとのルールが複雑

業界ごとにルールが複雑な点も、シフト作成を難しくしています。例えば看護師の場合、大病院や中堅病院では、日勤と夜勤があるケースがほとんどです。中でも夜勤は難しく、日勤と同じ時間でカウントできません。残業やペアの組み合わせ、日勤や夜勤のルールなど、シフト作成で意識すべき条件が多い点も、シフト作成を難しくしています。

複数のシフトパターンがある

シフトで仕事を回す場合、早番や遅番、日勤や夜勤など、業界や企業により多種多様なパターンがあります。例えばコンビニや病院、24時間稼働の工場など、深夜や早朝に働く必要がある場合、労働時間のカウントを変える必要があります。企業ごとに就業規則で定められているものの、労働基準法を考慮した上でシフトを作成しなければいけない点もまた、シフト作成を困難にしているのです。

「HRBEST」なら複雑なシフトも一瞬で作成!

複雑なシフト作成。これを手作業で、様々な諸条件や従業員の要望を聞き入れ、作り続けられるのでしょうか。時間もかかり、できれば自動化したいと考えている方も多いはずです。そこで今回は、この面倒なシフト作成を自動で作成できるTRYETINGの「HRBEST」の特徴について4つ紹介します。

ワンクリックでシフトが完成

諸条件を入力するだけで、最適なシフトをすぐに生み出すことが可能です。HRBESTは、従業員から提出された希望シフトを集計。最適なシフトを作成し、従業員に共有することができます。またクラウドツールなので、常に最新の情報を組み込んでいます。定期的に変更される労働基準法にも対応し、更新手続きやソフト買い替えの必要もありません。

労働基準法(時間・休日)に自動対応

最新の労働基準法に自動で対応しています。パートやアルバイト、契約社員や正社員といった様々な雇用形態も問題なく手掛けることができます。扶養控除のため、年間で稼げる金額に条件がある従業員にも考慮可能。また所定労働時間の管理だけではなく、連勤や有給、社内ルールも考慮し、最適なシフトの作成を叶えます。

急な欠勤もすぐに再計算

現場では突発的な問題がよく発生しますが、従業員の急な欠勤もその一つです。しかし、HRBESTはこれにも即対応します。強みとなる「組合せ最適化」から、空白シフトに入れる従業員を自動で導き出すことができます。手作業でシフト作成をしていた場合、これらは急に対応できないでしょう。また、欠勤した従業員に代役を探させるのも無理な話です。緊急時に対応ができてこその、最適なシフト管理です。

職場の規則・状況に最適化したシフト作成

従業員ごとに保有するスキルは異なります。また時間帯によっては、リーダー業務ができる従業員が必要になるケースもあります。HRBESTはこれら様々な条件や規則を把握し、状況に応じた最適なシフトを自動で作成することができます。必要人数を満たすように計算する「キャパ制約」や、不足人数の算出「ヘルプ勤務推定」などの機能を活用し、現場が困らない最適なシフト作成ができます。

シフト作成を自動化して管理コストを減らそう!

シフト作成は、作成者に膨大な負担がかかります。また、シフトに無駄があれば、それだけ現場は疲弊します。最適かつ自動のシフト作成は管理コストの削減だけではなく、従業員の満足度向上にもつながります。人手不足から人員も足りない中、HRBESTを導入することで煩わしい手作業のシフト作成から脱却しませんか。

まとめ

シフト作成は、その諸条件、従業員の希望、労働基準法などなど、多くの条件から最適に組み上げる必要があります。また、それにはかなりの時間を費やすにも関わらず、従業員からは不満をぶつけられることも多いと思います。この煩わしい、大変なシフト管理から脱却するためにも、最適なシフト管理を自動で生成できるHRBESTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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