警備員のシフト表を作るのが難しい理由とは？作成時のポイントを紹介

警備員は日勤や夜勤など複数の勤務形態が混在するため、シフト表の作成には独特の難しさがあります。シフト表の作成を任された担当者は、どのような点に気をつけたらよいのでしょうか。

そこでこの記事では、警備員のシフト表を作るのが難しい理由を解説しつつ、作成のポイントを紹介します。警備員のシフト表作成にも便利なツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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警備員のシフト表作成が難しい理由

警備員は仕事の特性上、シフト表の作成が難しいとされています。特に難しい理由として挙げられるのが、24時間体制で日勤、夜勤などさまざまなシフトパターンを組み合わせる必要がある点です。ここでは、警備員のシフト表を作るのが難しい理由をより詳しく解説します。

根本的に人手不足である

「警備員はきつい」といったイメージを持つ方が多いこともあり、警備業界は慢性的な人手不足に陥っています。実際、警備員の業務には危険が伴う場面があり、体力も必要です。

人手不足であるがゆえ、大規模なイベントや深夜の施設警備など、人手が特に必要とされる現場に配置できる警備員が限られています。人員の確保が難しく、シフト表の担当者が頭を悩ませるケースは少なくありません。

変形労働時間制でシフトの変更ができない

警備員の仕事は変形労働時間制のシフトを採用していることが多く、休憩や休日の取り方も少し特殊です。変形労働時間制とは、労働時間を月単位や年単位で柔軟に調整する時間制度ですが、一度シフトを決めると原則、変更ができません。したがって、シフト表の担当者は入念に作成する必要があります。

また、変形労働時間制では1日8時間を超える勤務も可能ですが、所定労働時間と残業時間との区別がつきにくくなり、通常の固定労働時間制よりも管理が難しくなります。

勤務形態がさまざまである

警備業界では、「日勤のみ」「夜勤のみ」「2交代制」「3交代制」など、複数のシフトパターンが採用されています。これにより、スタッフの勤務時間や休日の配置が多様化し、シフト表の作成が複雑になります。スタッフによっては日勤と夜勤の両方をこなす場合もあるため、「誰が」「いつ」シフトに入ったのか、管理が困難になりがちです。

満遍なくスタッフを出勤させるのが難しい

警備員の仕事は、フリーターのようなシフトの融通が利きやすい人材が積極的にシフトに組み込まれる傾向にあります。しかし、特定のスタッフにシフトが偏ると、相応の負担がかかることが予想されます。

また、「◯◯さんばかりシフトに入っている」など、他のスタッフから不満が出る可能性もあるでしょう。不公平なシフト配分に不満を持ったスタッフはモチベーションが下がり、最悪の場合は離職してしまうかもしれません。

夜勤を避けたいスタッフがいる

「日勤よりも疲れやすい」「生活リズムが崩れやすい」といった理由から、夜勤を避けたがるスタッフは多くいます。そのようなスタッフが多いほど、シフト表の担当者は頭を悩ませることになります。

その結果、夜勤をお願いしやすいスタッフや融通の利くスタッフが夜勤に組み込まれることとなり、特定のスタッフの負荷が増えます。

欠勤対応を想定する必要がある

警備員の配置人数は、警備業法や関連する規制に基づいて決められています。しかし、スタッフの体調不良や家庭の事情など、急な欠勤による人員不足が発生することも少なくありません。

迅速に人材を補充しなければならないため、予備の警備員を備える人材候補リストは常に用意しておかなければなりません。もちろん、欠勤対応をしてくれるスタッフの体調や労働時間の管理・配慮も忘れないようにしましょう。

警備員のシフト表作成で大事なポイント4つ

警備員のシフト表を作成する際には、押さえておきたいポイントが4つあります。「いつもうまくいかない」「スタッフに良い顔をされない」と頭を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。効率的でバランスの取れたシフト表を作成するコツをつかめるでしょう。

1.警備現場を理解したスタッフを編成する

まずは、スタッフのスキルレベルや経験に応じた人材配置を心がけましょう。新米スタッフばかりだと事故につながる恐れがあり、反対にベテランばかりで固めても他の現場が手薄になります。現場にもよりますが、基本的には経験豊富なスタッフを重要なポジションに配置しましょう。

もちろん、新人や経験の浅いスタッフに業務の機会を与えることも大切です。成長を促すことを心がけ、ベテラン・中堅・新人をバランスよく組みわせましょう。警備現場ではチームワークも重要であるため、スタッフ同士の相性の良さも考慮してみてください。

2.スタッフと良好な関係を構築する

当日になって欠員が出るケースは珍しくありません。その際は別のスタッフに出勤をお願いすることになりますが、良好な関係を築けていないと断られてしまう確率が上がります。

シフト表の担当者が警備スタッフと関わりを持つ機会はそれほど多くないかもしれませんが、機会を設けて積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。業界・業種に限らず、スタッフとの信頼関係を構築しておいて損はありません。

3.スタッフの健康に配慮する

人手不足の警備業界において人材は貴重であり、できる限り長く働いてもらいたいと願うのは当然でしょう。だからこそ、スタッフの健康状態に気を配りながらシフトを組むことは非常に重要です。

特に夜勤勤務は身体への負担が大きく、生活リズムの乱れや睡眠不足を引き起こす可能性があります。日勤であっても、長時間労働になれば疲労がたまるでしょう。警備業界ではシルバー世代も多いため、健康状態への気配りは大切です。

4.労働基準法を守る

労働基準法や就業規則を守ることは当然です。労働基準法は労働者の権利や労働条件を保護するためにあり、違反すると法的リスクや問題が生じます。

「守って当然」ですが、連続勤務や長時間勤務のシフトにより、「いつの間にか法定労働時間を超えてしまった」という事態が起こり得ます。シフト表の担当者、ならびに担当者を管轄する管理者は注意しなければなりません。

警備員のシフト表作成をスムーズにするなら「HRBEST」

複雑で手間や時間がかかりがちな警備員のシフト表は、シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」で作成するのがおすすめです。HRBESTには、複雑な勤務形態でも難なく対応できる機能がたくさんあります。HRBESTの魅力・強みを３つピックアップしてご紹介します。

スタッフの能力に応じたシフト表を作成できる

HRBESTにスタッフの能力やスキル情報を登録しておけば、それを基にシフト表を作成してくれます。各スタッフの能力や経験を考慮しつつも、公平なシフト表を組むことが可能です。適切なスタッフを配置できることで、業務の効率性や品質向上を望めます。

また、企業の就業規則や法令に基づいたルール設定も可能です。例えば、最低休憩時間の確保や連続勤務日数の制限など、労働条件に関するルールをシステムに組み込めます。難しい法令や複雑な規則等に悩まされることはもうありません。

シフト表作成の時間を短縮できる

HRBESTはAIによるシフト自動作成機能を備えています。スタッフの情報や希望を入力するだけで、最適なシフト表が生成されます。Excelやスプレッドシートなどでもある程度の自動化が可能ですが、「手間暇のかからなさ」はHRBESTに軍配が上がるでしょう。

シフト表の担当者は大幅な時間短縮ができ、浮いた時間は他の業務に割くことができます。また、スタッフも最新のシフト情報を迅速に受け取れます。時間の節約と情報共有の円滑化により、効率性の向上やミスの軽減など多くのメリットを享受できるでしょう。

業務の属人化を防げる

HRBESTを使えば複雑なシフトもワンクリックで自動作成できるため、業務の属人化を防げます。一般的に、Excelやスプレッドシートなどを使ったシフト表作成は操作を覚える必要があり、作成担当者に業務が依存してしまう懸念があります。

シフト表の作成業務が属人化すると、担当者が長期休暇や離職などで不在になったときに引き継ぎが困難になるでしょう。しかしHRBESTなら操作はシンプルで覚えやすく、属人化の心配は不要です。

HRBESTの導入事例

HRBESTの特徴や魅力を知っても、具体的にどのように使用されているのかイメージが湧かず、導入を迷っている方も多いのではないでしょうか。ここでは、HRBESTの導入事例を2つ紹介します。導入事例を参考にし、HRBESTを利用するメリットがあるか確認してみてください。

パーソルテンプスタッフ株式会社

パーソルテンプスタッフ様が受託運営するBPO業務の中に、百貨店内のレジ業務があります。約50人分のスタッフのシフト作成を1人の社員が担当しており、シフトの完成には2〜3日費やしていました。

そこでHRBESTを導入した結果、誰でもシフトを作成できるようになり、属人化がなくなりました。ツールの使い方さえ分かれば、急な欠勤時でも別の社員がシフトを作成できるためです。負担は大きく軽減し、浮いた時間は「現場スタッフとのコミュニケーションや繁忙期に備えた人材育成に充てていきたい」と話されています。

株式会社LEO

株式会社LEO様は、起業家やベンチャーの育成拠点として複数の施設を運営しています。シフト作成業務のノウハウが個人に偏っていたため、業務の標準化と引き継ぎの容易さのためにHRBESTを導入しました。特に新たな事業の開始に伴い、施設の運営管理担当者ごとの負荷を軽減する必要がありました。

結果、シフト作成業務の時間が減り、マネージャはスタッフとのコミュニケーションに時間を割けるようになりました。今後はスタッフの働きやすさを重視し、運営スタッフの増員などを検討していくとのことです。

まとめ

警備員の仕事は基本的に24時間体制であり、日勤や夜勤など複数の勤務形態が入り混じることからシフト表は複雑になりがちです。警備業界は人員不足に悩まされていることから、バランス良くスタッフを配置するのが難しい面もあります。

TRYETINGのシフト自動作成AIクラウドの「HRBEST」なら、複雑な警備員のシフト表でもスムーズに作成できます。ご利用までの手続きはアカウントの登録だけです。まずはお気軽にお問い合わせください。